許藝文

摘要 本文論述了建立和完善醫(yī)用檢測設(shè)備檔案管理，對于保障檢測質(zhì)量起到重要作用。闡述了如何建立醫(yī)用設(shè)備檔案和如何進行醫(yī)用設(shè)備檔案的動態(tài)管理，最后強調(diào)醫(yī)用設(shè)備檔案需要全員參與。

關(guān)鍵詞 檢測設(shè)備 檔案 動態(tài)管理

中圖分類號:R197.39文獻標識碼：A

一、引言

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，醫(yī)用檢測設(shè)備的功能越來越強大，自動化程度越來越高，人們更加依賴檢測設(shè)備。因而，對維護設(shè)備完好的技術(shù)難度越來越大，越來越重要。

醫(yī)用檢測設(shè)備檔案的建立和管理就是為了保證醫(yī)用檢測設(shè)備完好，保障檢測工作正常開展。

本文主要根據(jù)實際醫(yī)用檢測設(shè)備檔案工作情況，論述醫(yī)用檢測設(shè)備檔案的建立和管理，有利于提高醫(yī)用檢測設(shè)備檔案的管理水平。

1. 建立檢測設(shè)備檔案的重要性

醫(yī)用檢測設(shè)備的完整性，直接關(guān)系到檢測數(shù)據(jù)的可靠性，因而，直接關(guān)系到人民生命安全。醫(yī)用檢測設(shè)備檔案的建立和管理是科學保障醫(yī)用檢測設(shè)備完整性的重要手段。

通過醫(yī)用檢測設(shè)備檔案管理，使單位領(lǐng)導及時了解設(shè)備的使用率和完好率，從而規(guī)劃新設(shè)備的引進工作。因此，建立和完善檢測設(shè)備檔案，加強檔案管理工作是檢測工作中重要的環(huán)節(jié)。

醫(yī)用檢測設(shè)備的購買規(guī)劃，技術(shù)指標的制定，購買設(shè)備質(zhì)量驗收，操作和復核程序，操作記錄，每次使用前后的校驗，設(shè)備的定期檢驗，設(shè)備的報廢和更新程序等全過程的規(guī)范化管理，是保證檢測數(shù)據(jù)可靠，檢測數(shù)據(jù)具有法律依據(jù)的前提。不僅保證了人民生命安全，同時，也保障了醫(yī)用檢測設(shè)備的使用人員和使用單位的根本利益。

檢測設(shè)備的引進從提出申請、考察論證、招標談判、簽訂合同、安裝驗收、驗收后付款、使用維修保養(yǎng)到淘汰報廢是一個動態(tài)管理過程，在這個過程中還有設(shè)備的周期檢定/校準。這些環(huán)節(jié)是不可缺少的，而每個環(huán)節(jié)的相應(yīng)資料都應(yīng)存入檔案，其目的是保證檢測設(shè)備采購的合理，提高完好率和使用率，使檢測工作順利進行，為社會提供有價值的檢測數(shù)據(jù)。

檢測設(shè)備屬于檢測機構(gòu)的固定資產(chǎn)，對檢測設(shè)備實施定期檢查和登記入檔，嚴格賬物清查、核對，對保證固定資產(chǎn)的完整可起到有效的促進作用；建立檔案，可防止技術(shù)資料的流失，方便技術(shù)人員和維修人員查閱資料來使用和維修設(shè)備；同時，檔案中的合同、資質(zhì)材料是合法引進與使用設(shè)備的重要依據(jù)。盡可能完整的檔案資料可防止對同功能的檢測設(shè)備的重復引進，又能充分利用設(shè)備，有利于宏觀調(diào)控；根據(jù)檔案中對檢測設(shè)備的檢修記錄及周期檢定/校準資料，可以知道該設(shè)備的工作狀態(tài)，從而為設(shè)備以后的淘汰報廢提供依據(jù)，減少不必要的浪費。

三、新置檢測設(shè)備檔案的建立

（一）建立檔案的基本要求。

建立檢測設(shè)備檔案的基本要求：真實、完整、動態(tài)。檢測設(shè)備從最初購置到淘汰報廢過程中的原始資料存檔備查；在設(shè)備的使用過程中保持檔案的完整性；設(shè)備使用記錄、設(shè)備在使用中的周期檢定、維修等動態(tài)資料存入檔案備查。

（二）設(shè)備的建檔資料。

對于新添置的檢測設(shè)備，需要填寫相關(guān)的登記表，內(nèi)容包括：設(shè)備名稱、型號、出廠編號、產(chǎn)地、生產(chǎn)廠家、價格、購置日期、使用部門、設(shè)備的技術(shù)指標、使用說明書、檢定日期和有效期、合格證、設(shè)備的保管或使用人等。設(shè)備檔案的管理人員要在設(shè)備的現(xiàn)場對所填表進行核實。

檢測設(shè)備存在技術(shù)上的要求，除了根據(jù)裝箱清單點清設(shè)備的全部配置外，還需要設(shè)備的技術(shù)人員現(xiàn)場調(diào)試。復雜的設(shè)備需要廠家的工程師安裝和調(diào)試，并對使用部門的技術(shù)人員進行技術(shù)培訓。與該設(shè)備相關(guān)的開箱資料包括說明書、技術(shù)圖紙、安裝驗收培訓等資料都應(yīng)在檔案中存放其原件或復印件。對部分廠商提供的電子版說明書、技術(shù)資料，將其存入電腦或保存光盤，以方便使用，這將是以后檔案管理電子化發(fā)展的趨勢。對設(shè)備操作人員需要資質(zhì)的情況，還需要人員取證和換證工作。

新置設(shè)備的來源有各種渠道，有部門自購，有財務(wù)部門聯(lián)合審計、監(jiān)察、管理及使用部門的招標采購，也有通過項目政府采購來的，還有贈送的等等。檔案中就需放入關(guān)于采購方面的資料，這些資料有：招標采購情況說明、標書、合同書、供應(yīng)商的資質(zhì)證明、政府采購文件、財務(wù)預算表等等。如果是進口設(shè)備，還需引入進口設(shè)備的一系列資料，如：需進口該設(shè)備的申請、外貿(mào)合同、免稅證明、商檢報告等等。

四、檢測設(shè)備檔案管理

為了保證設(shè)備資料的完整性和設(shè)備檔案的法律依據(jù)，需建立檔案的借用規(guī)章制定，所有人員借閱檔案，需要有借閱手續(xù)和記錄。設(shè)備檔案內(nèi)容的變更需要按規(guī)范程序進行，并且必須有記錄。

設(shè)備報廢后，設(shè)備檔案仍需按相關(guān)法律和規(guī)章制定有一定保存期，到達保存期后，銷毀設(shè)備檔案也需要按有關(guān)程序進行，并且需要記錄。

設(shè)備的使用記錄應(yīng)定期存檔，設(shè)備的維修、定期檢查和保養(yǎng)、設(shè)備的故障記錄需存檔、設(shè)備部件的更新和升級需記錄。對于需要強制周期檢定的設(shè)備，每年年初應(yīng)制定一個詳細的檢定計劃，保證設(shè)備按時檢定，并將有關(guān)檢定報告和技術(shù)資料存檔。這些動態(tài)資料的收集和整理是檔案管理工作中重要環(huán)節(jié)。

需強制檢定的檢測設(shè)備存在著周期檢定的情況，每次檢定的證書都應(yīng)存入檔案備查，檢測設(shè)備在使用中需要定期檢查和保養(yǎng)，并對出現(xiàn)的故障及時修理，這些檢修資料也應(yīng)存入檔案備查。

五、加強檔案管理的宣傳

檢測設(shè)備檔案管理中存在的誤區(qū)：(1) 很多人對檔案管理工作認識不足 ，最明顯的表現(xiàn)就是在收集資料時，不肯交出資料說明書，認為檔案管理人員拿去了資料就應(yīng)該把設(shè)備也拿去保管。(2) 設(shè)備的初始檔案建立后，管理人員對設(shè)備在運行中的各種資料不再收集，認為檔案就是存放開箱驗收的資料。(3) 檢測設(shè)備的管理工作與檔案的管理工作脫節(jié)，使得設(shè)備的動態(tài)管理資料沒有存入檔案，或有設(shè)備已調(diào)出本單位很長時間了檔案還保存著的情況。

檢測設(shè)備的檔案建立和管理，不僅要檔案管理人員的專業(yè)性，還要求采購、財務(wù)、審計、監(jiān)察、設(shè)備所在科室負責人和使用人員的配合，一份良好的檔案是所有人員共同努力的結(jié)果。因此，需要深入宣傳檔案法，強化各級管理人員依法治檔的意識，制定完善的設(shè)備檔案管理制度。

設(shè)備檔案直接關(guān)系到每個職工的切身利益，定期召開檔案工作會議，向各級管理人員及設(shè)備的使用人員宣傳檔案管理的重要性，現(xiàn)場解決工作人員的疑問，對于檔案管理工作的順利開展必將起到極大促進作用。

六、結(jié)論

（1）建立醫(yī)用檢測設(shè)備檔案是保障正常開展檢測工作的前提條件，可以保障檢測質(zhì)量和檢測結(jié)果的可靠性。

（2）醫(yī)用檢測設(shè)備檔案管理是一個動態(tài)過程，需要全體員工的參與。

（作者單位：湖北省疾病預防控制中心）

注釋：

①李晶.做好醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作.醫(yī)療裝備，2008，（12）：33

②③潘新慶，霍建秋.論醫(yī)療設(shè)備檔案管理.實用醫(yī)藥雜志 ，2008，（12）：1150

④張華，李暄.醫(yī)療設(shè)備檔案管理的探討.西部醫(yī)學，2006，18（2）：256