黨 妮 宋 瑋

摘 要:本文在深入分析我國高校固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,將內(nèi)部控制理論應(yīng)用到高校固定資產(chǎn)管理中,提出建立高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的具體措施,以期對我國高校固定資產(chǎn)管理有所借鑒。

關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制理論 高校 固定資產(chǎn)管理

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷完善和高等教育管理體制改革的逐步深入,高校資金來源突破了以往單純依靠國家財政撥款的局面,形成以財政撥款為主,多渠道籌資辦學(xué)的格局。高校內(nèi)部運行機制發(fā)生了深刻的變化,特別是通過近幾年的擴招,高校規(guī)模和實力都有了很大提高。據(jù)統(tǒng)計,目前全國高校固定資產(chǎn)規(guī)?？傤~達幾千億元人民幣,一般規(guī)模的高校固定資產(chǎn)都在億元以上,規(guī)模較大的高校固定資產(chǎn)甚至達到十幾億元以上。但由于高校長期受傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟的影響,固定資產(chǎn)管理在許多學(xué)校沒有受到應(yīng)有的重視,仍然存在很多問題。因此,如何規(guī)范高校固定資產(chǎn)管理,構(gòu)建適應(yīng)高校發(fā)展的固定資產(chǎn)管理體系是高校亟待解決的一個重要課題,本文將從內(nèi)部控制理論出發(fā),針對當(dāng)前高校固定資產(chǎn)管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題, 提出一些初步的解決方案,以供進一步研究和探討。

一、我國高校固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀

1.高校固定資產(chǎn)的概念

根據(jù)《高校會計制度》和《高等學(xué)校財務(wù)制度》規(guī)定,高校固定資產(chǎn)是指一般設(shè)備單價在500元以上,專用設(shè)備單價在800元以上,且耐用時間在一年以上,在使用過程中能保持其實物形態(tài)的資產(chǎn)。對單價不滿上述起點標(biāo)準(zhǔn),但耐用時間在一年以上的大批同類財產(chǎn),也視為固定資產(chǎn)進行核算和管理。

高校的固定資產(chǎn)根據(jù)高校會計制度的要求,按照以下6大類設(shè)置會計賬目進行核算和管理:(1)房屋、建筑物及附屬設(shè)施;(2)專用設(shè)備;(3)一般設(shè)備;(4) 文物和陳列品;(5)圖書;(6)其他固定資產(chǎn)。按照以下16大類設(shè)置分類賬, 通過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對固定資產(chǎn)進行管理:(1)房屋及構(gòu)筑物;(2)土地及植物;(3)儀器儀表;(4)機電設(shè)備;(5)電子設(shè)備;(6)印刷機械;(7)衛(wèi)生醫(yī)療器械;(8)文體設(shè)備;(9)標(biāo)本模型;(10)文物及陳列品;(11)圖書;(12)工具、量具和器皿;(13)家具;(14)行政辦公設(shè)備;(15)被服裝具;(16)牲畜。

2.高校固定資產(chǎn)管理存在的問題

(1)固定資產(chǎn)底數(shù)不清,賬實不符。由于高校固定資產(chǎn)數(shù)量大、種類繁多,再加上管理不到位,其方法和手段又落后,導(dǎo)致資產(chǎn)管理部門與核算部門、資產(chǎn)管理部門與資產(chǎn)使用部門存在著賬賬、賬實不符。部門之間配合、協(xié)調(diào)性差,管理上相互脫節(jié),致使資產(chǎn)底數(shù)不清。如房屋、建筑物已使用多年,因完工后沒有辦理工程竣工驗收手續(xù),無法對工程項目決算進行審計,財務(wù)部門因手續(xù)不齊全,而無法入賬;系、處、所和院等部門接受捐贈及用科研經(jīng)費購置的固定資產(chǎn)未驗收入庫,也沒有納入學(xué)校統(tǒng)一管理;一些資產(chǎn)由于自然或人為因素早已報廢、損失或完全失去使用價值,未及時辦理報廢手續(xù),長期掛賬未作賬務(wù)處理。

(2)重購輕管,資產(chǎn)閑置、浪費。我國高校固定資產(chǎn)投資大多是用財政撥款購置的,目前高校尚未進行真正的成本核算,固定資產(chǎn)折舊不計提,沒有納入學(xué)校成本核算。購置固定資產(chǎn)時僅憑需要,事前缺乏調(diào)查、分析和論證,致使資產(chǎn)閑置、浪費和重復(fù)購置嚴(yán)重,利用率不高,重購輕管現(xiàn)象給高校固定資產(chǎn)管理帶來了許多困難。

(3)產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明確。高校的辦學(xué)性質(zhì)決定了其固定資產(chǎn)的所有權(quán)歸屬國家,學(xué)校只擁有管理和使用權(quán),而且具體的固定資產(chǎn)管理權(quán)大多分散在相關(guān)職能部門,使用權(quán)則歸固定資產(chǎn)的占有單位和個人,客觀上形成了固定資產(chǎn)的所有權(quán)、使用權(quán)、管理權(quán)三權(quán)分離。高校的國有資產(chǎn)分布在學(xué)校的各個職能部門,由各個職能部門管理和使用,因而部門就會視國有資產(chǎn)為部門所有,未經(jīng)資產(chǎn)管理部門的批準(zhǔn)隨意在校內(nèi)各個部門中調(diào)配和流動,反映了學(xué)校對這些固定資產(chǎn)處置隨意,產(chǎn)權(quán)不明確,界定不清。

(4)固定資產(chǎn)管理人員流動性強,缺乏專業(yè)培訓(xùn)。在當(dāng)前的高校中,固定資產(chǎn)管理人員多為兼職,他們在做好本職工作之余對固定資產(chǎn)進行管理;同時由于高校加強人事管理,進行人才成本核算,每3、4年就進行全校聘任,造成資產(chǎn)專職和兼職管理人員不穩(wěn)定,流動性大,同時缺乏系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),這也是影響高校固定資產(chǎn)管理的重要原因之一。

(5)管理體制落后,缺乏完整的管理體系。高校固定資產(chǎn)管理機構(gòu)是主體多元化,財務(wù)部門對固定資產(chǎn)進行統(tǒng)一的財務(wù)核算,各類固定資產(chǎn)的實物管理歸口到各職能部門,如教學(xué)科研設(shè)備、房屋建筑物、圖書等分別歸屬國資處、后勤處、圖書館等相關(guān)職能部門管理,而各類固定資產(chǎn)的占用和使用主要集中在各教學(xué)、科研院所和行政部門,使得固定資產(chǎn)的管理與其實物流動、占用使用相互脫節(jié),致使學(xué)校固定資產(chǎn)缺乏統(tǒng)一管理。

針對當(dāng)前高校固定資產(chǎn)管理存在著上述問題, 本文將內(nèi)部控制理論引入高校固定資產(chǎn)管理中,提出建立基于內(nèi)部控制理論的高校固定資產(chǎn)管理新理念。

二、內(nèi)部控制理論介紹

1985年,由美國注冊會計師協(xié)會(AICPA)、美國審計總署(AAA)、財務(wù)經(jīng)理人員協(xié)會( FEI)、內(nèi)部審計人員協(xié)會(IIA) 及管理會計師協(xié)會( IMA)共同贊助成立了全國舞弊性財務(wù)報告委員會(National Commission On Fraudulent Financial Reporting),即Treadway 委員會,該委員會所探討的問題之一就是舞弊性財務(wù)報告產(chǎn)生的原因,其中包括內(nèi)部控制不健全問題。兩年之后,Treadway委員會作出報告,提出了很多有價值的建議,該報告雖未對內(nèi)部控制提出結(jié)論,但卻立刻引起了很多組織的回應(yīng)?；赥readway委員會的建議,其贊助機構(gòu)又組成了一個專門研究內(nèi)部控制問題的委員會,COSO 委員會(Committee Of Sponsoring Organizations Of The Treadway Commission)。1992年,COSO委員會提出報告《內(nèi)部控制——整體框架》,1994年進行了增補。COSO委員會提出,內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、經(jīng)理階層和其他員工實施的,為營運的效率效果、財務(wù)報告的可靠性、相關(guān)法令的遵循性等目標(biāo)的達成而提供合理保證的過程。其構(gòu)成要素應(yīng)該來源于管理階層經(jīng)營企業(yè)的方式,并與管理的過程相結(jié)合。

1.控制環(huán)境(Control environment)

任何企業(yè)的核心是企業(yè)中的人及其活動。人的活動在環(huán)境中進行,人的品性包括操守價值觀和能力等,它們既是構(gòu)成環(huán)境的重要要素之一,又與環(huán)境相互影響、相互作用。環(huán)境要素是推動企業(yè)發(fā)展的引擎,也是其他一切要素的核心。

2.風(fēng)險評估(Risk appraisal)

企業(yè)必須制定目標(biāo),該目標(biāo)必須和銷售、生產(chǎn)、行銷、財務(wù)等作業(yè)相結(jié)合。為此,企業(yè)也必須設(shè)立可辨認(rèn)、分析和管理相關(guān)風(fēng)險的機制,以了解自身所面臨的風(fēng)險,并適時加以處理。

3.控制活動(Control activity)

企業(yè)必須制定控制的政策及程序,并予以執(zhí)行,以幫助管理階層保證“為保證其控制目標(biāo)的實現(xiàn),其用以辨認(rèn)并用以處理風(fēng)險所必須采取的行動業(yè)已有效落實”。

4.信息和溝通(Information and communication)

圍繞在控制活動周圍的是信息與溝通系統(tǒng)。這些系統(tǒng)使企業(yè)內(nèi)部的員工能取得他們在執(zhí)行、管理和控制企業(yè)經(jīng)營過程中所需的信息,并交換這些信息。

5.監(jiān)督(Monitoring)

整個內(nèi)部控制的過程必須施以恰當(dāng)?shù)谋O(jiān)督,通過監(jiān)督活動在必要時對其加以修正。COSO同時提出,企業(yè)所設(shè)定的目標(biāo)是一個企業(yè)努力的方向,而內(nèi)部控制組成要素則是為實現(xiàn)或達成該目標(biāo)所必需的條件,兩者之間存在直接的關(guān)系。每一個組成要素適用于所有的目標(biāo)類別,每一個組成要素也與每一個目標(biāo)都有關(guān)。對于任何企業(yè)或企業(yè)中的任何部門,內(nèi)部控制都極為重要。

相對歐美等西方發(fā)達國家, 我國內(nèi)部控制理論研究起步較晚, 直至上世紀(jì)80年代, 我國學(xué)術(shù)界才開始對這一領(lǐng)域進行探索。雖然我們起步較晚, 但我們發(fā)揮了后發(fā)優(yōu)勢, 在借鑒和吸取歐美發(fā)達國家的較為成熟的內(nèi)控思想的同時, 自上世紀(jì)90年代以來, 國內(nèi)學(xué)者對內(nèi)部控制的研究取得了豐碩的成果。從上世紀(jì)80年代的內(nèi)部控制理論的初探, 到2000年7月首次以法律的形式將內(nèi)部控制寫入《中華人民共和國會計法》, 到2006年6月5日上海證交所嘗試性的推出《上海證券交易所上市公司內(nèi)部控制制度指引》, 以及同年9月28日深圳證交所出臺《上市公司內(nèi)部控制指引》, 再到2007年3月22日, 財政部頒布《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范——基本規(guī)范》和17項具體規(guī)范(征求意見稿),以上種種大動作引起了眾多上市公司和學(xué)術(shù)界的震動, 均說明內(nèi)部控制的重要性和社會的關(guān)注程度。

根據(jù)我國財政部2004年下發(fā)的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——固定資產(chǎn)(征求意見稿)》,固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的總目標(biāo)是:防范固定資產(chǎn)管理中的差錯和舞弊,保護固定資產(chǎn)的安全、完整,提高固定資產(chǎn)使用效率,從而提高固定資產(chǎn)管理水平。高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的總目標(biāo)與上述目標(biāo)一致,根據(jù)高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的總目標(biāo)進行細(xì)化,構(gòu)建出高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的基本內(nèi)容。

三、基于內(nèi)部控制理論的高校固定資產(chǎn)管理新理念

1.完善高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制環(huán)境

加強高校固定資產(chǎn)管理是高校自身持續(xù)、健康發(fā)展的需要。高校領(lǐng)導(dǎo)、職能管理部門、資產(chǎn)使用部門等應(yīng)增強固定資產(chǎn)管理意識和水平,營造一個良好的固定資產(chǎn)管理的氛圍。高校應(yīng)強化對固定資產(chǎn)管理重要性的認(rèn)知,建立、完善固定資產(chǎn)管理的相關(guān)制度,成立專門的管理委員會統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理;財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)使用部門應(yīng)設(shè)立專人專職或兼職具體負(fù)責(zé),每位教職員工為自己所使用的學(xué)校財產(chǎn)承擔(dān)責(zé)任;形成一個領(lǐng)導(dǎo)重視、制度保障、統(tǒng)一管理、專人負(fù)責(zé)、全員參與的管理體系,為加強內(nèi)部控制奠定堅實的基礎(chǔ)。

2.建立健全高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的基本內(nèi)容

(1)確保辦理固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。其核心是“內(nèi)部牽制”,它要求每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都要經(jīng)過兩個或兩個以上部門或人員的處理,使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系,并受其監(jiān)督和制約。

(2)建立完善的固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度并有效執(zhí)行。授權(quán)批準(zhǔn)制度是指高校在固定資產(chǎn)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生之前,明確規(guī)定涉及相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、權(quán)限、程序和責(zé)任,然后根據(jù)所授權(quán)的范圍和大小,按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn),對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合理性、合法性和合規(guī)性進行審核,進而做出是否批準(zhǔn)開展該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的決定而實施的一種內(nèi)部控制。其要求高校在處理固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)時必須經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)以便進行控制。

(3)建立固定資產(chǎn)預(yù)算制度與驗收制度。要求高校購建固定資產(chǎn)應(yīng)納入預(yù)算,確保預(yù)算的編制、調(diào)整與審批程序適當(dāng),已購建的固定資產(chǎn)應(yīng)及時進行驗收,確保固定資產(chǎn)實物及時到校、及時入賬。

(4)建立固定資產(chǎn)日常保管制度并有效執(zhí)行。要求高校應(yīng)明確固定資產(chǎn)管理部門、使用部門和財會部門的職責(zé)權(quán)限,確保固定資產(chǎn)管理權(quán)責(zé)明晰,責(zé)任到位,并建立健全固定資產(chǎn)賬簿登記制度、固定資產(chǎn)維修保養(yǎng)制度、固定資產(chǎn)清查盤點制度等。

(5)建立固定資產(chǎn)處置制度,確保處置固定資產(chǎn)嚴(yán)格履行手續(xù),作價合理。高校固定資產(chǎn)的處置是指高校對其占有、使用的固定資產(chǎn)進行產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓及注銷產(chǎn)權(quán)的一種行為,包括無償調(diào)出、出售、報廢及報損等。

3.以人為本,保證高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行

在新的形勢下,高校固定資產(chǎn)管理必須與時俱進,更新管理理念,適時地轉(zhuǎn)變工作思路與方法,充分認(rèn)識到作為社會活動和經(jīng)濟活動主體的“人”的重要性,提高管理人員素質(zhì),充分調(diào)動管理人員的積極性,將“以人為本”的管理模式引入其中,建立學(xué)習(xí)型組織,培養(yǎng)高素質(zhì)的固定資產(chǎn)管理工作團隊。高校通過內(nèi)部學(xué)習(xí)的溝通交流機制,創(chuàng)造共同學(xué)習(xí)環(huán)境,樹立團隊學(xué)習(xí)觀念,通過學(xué)習(xí)培養(yǎng)使個人學(xué)習(xí)與部門改革需要相適應(yīng)。通過建立暢通的信息傳導(dǎo)與溝通機制,不斷發(fā)現(xiàn)和解決問題的循環(huán)往復(fù)的動態(tài)過程,實現(xiàn)知識創(chuàng)新,使固定資產(chǎn)管理人員的綜合素質(zhì)和工作績效得以迅速提升,一個好的信息系統(tǒng)有助于提高內(nèi)部控制的效率和效果,保證內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行。

總之,隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展,高校固定資產(chǎn)管理工作的職能、內(nèi)涵以及管理方法與管理手段都將發(fā)生巨大的變化,只有對高校固定資產(chǎn)進行更深層次的內(nèi)部控制管理,才能使固定資產(chǎn)管理更加完善,更好地為高校的發(fā)展服務(wù)。

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