摘要：隨著學(xué)校的升格，新建本科院校的行政機(jī)構(gòu)隨之完善健全，分工明確細(xì)致。在推行校系兩級管理的同時(shí)，二級機(jī)構(gòu)人員配置相應(yīng)得到完善。行政秘書作為二級機(jī)構(gòu)辦公室的窗口，已成為新建本科院校不可或缺的崗位，發(fā)揮著越來越重要的作用，完善提高行政秘書隊(duì)伍建設(shè)，提升行政秘書素養(yǎng)在促進(jìn)和諧校園建設(shè)中有著不可忽視的作用。

關(guān)鍵詞：和諧校園；本科院校建設(shè)；行政秘書素養(yǎng)

中圖分類號：G434文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-2374（2009）06-0112-02

伴著黨中央“十七大”的勝利召開，中國各個領(lǐng)域吹來一股新鮮的氣息。新建本科院校迎著這股氣息，推行一系列行之有效的政策。隨著校系兩級管理的完善，各系部逐步成為一個集科研、教學(xué)、行政為一體的獨(dú)立機(jī)構(gòu)。行政秘書作為系部辦公室工作的窗口，已成為新建本科院校不可或缺的崗位，并且發(fā)揮著越來越重要的作用。伴隨學(xué)校的升格，學(xué)士學(xué)位點(diǎn)的授權(quán)，以及本科教學(xué)質(zhì)量評估等涉及到一系列技術(shù)及專業(yè)含量較高的工作給行政秘書帶來新的挑戰(zhàn)。行政秘書工作隨著學(xué)校的發(fā)展，已經(jīng)脫離了傳統(tǒng)意義上單純的抄寫收發(fā)，而是融合了各類專業(yè)知識背景。本文就如何在促進(jìn)和諧校園建設(shè)中完善提升行政秘書素養(yǎng)進(jìn)行探討。

一、和諧校園建設(shè)的內(nèi)涵

第十五屆全國高校黨建工作會議明確指出建設(shè)和諧校園的任務(wù)和要求。明確和諧校園建設(shè)的內(nèi)涵是首要任務(wù)。我們所構(gòu)建的和諧校園應(yīng)該同和諧社會一致的，也是一個講求民主法治、公平正義、誠信友愛、充滿活力、安定有序、和諧發(fā)展的文明校園。具體而言，民主法治就是民主辦學(xué)得到充分發(fā)揚(yáng)，依法治校得到切實(shí)落實(shí)，各方面積極因素得到廣泛調(diào)動；公平正義就是學(xué)校各方面的利益關(guān)系得到妥善協(xié)調(diào)，各種矛盾得到正確處理，學(xué)校公平和正義得到切實(shí)維護(hù)和實(shí)現(xiàn)；誠信友愛就是師生員工互幫互助、誠實(shí)守信、平等友愛、融洽相處；充滿活力就是能夠使一切有利于學(xué)校發(fā)展的創(chuàng)造愿望得到尊重，創(chuàng)造活動得到支持，創(chuàng)造才能得到發(fā)揮，創(chuàng)造成果得到肯定；安定有序就是學(xué)校組織機(jī)制健全、學(xué)校管理完善、學(xué)校秩序良好、師生員工安居樂業(yè)、學(xué)校保持安定團(tuán)結(jié)；和諧發(fā)展就是教學(xué)科研水平提高、師生員工生活富裕、工作學(xué)習(xí)生活環(huán)境良好。學(xué)校是由學(xué)生、教師、管理人員和其他教輔人員組成的，并且按照一定規(guī)范相互聯(lián)系的一種特殊的社會組織。由此可見，建設(shè)和諧校園與校園中的每個人息息相關(guān)，包括二級機(jī)構(gòu)的行政秘書。

二、高校行政秘書的崗位職責(zé)及作用

（一）高校行政秘書的定義

在現(xiàn)行高校管理機(jī)構(gòu)中，一般都設(shè)有行政秘書這一崗位。高校行政秘書即在部門主管的領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助部門主管做好系部辦公室行政事務(wù)以及有關(guān)管理工作的行政人員。其內(nèi)涵寬廣，具有多樣性、復(fù)雜性、傳遞性、交叉性、承上啟下等特點(diǎn)。行政秘書工作在一個系部的發(fā)展建設(shè)中起著重要的作用，它在宣傳貫徹學(xué)校工作精神、保證日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、部門內(nèi)部及部門之間的協(xié)調(diào)合作、學(xué)院整體合力的發(fā)揮中都是不可或缺的。

（二）高校行政秘書的崗位職責(zé)

行政秘書的主要工作職責(zé)是協(xié)助系部辦公室主任做好系部的各項(xiàng)行政工作，處理日常行政事務(wù)。其主要工作有以下幾個方面：（1）文書工作：負(fù)責(zé)起草、校對系部的有關(guān)文件和上報(bào)材料及系部各類會議的準(zhǔn)備和記錄工作；（2）人事工作：協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)做好系教職工的考勤、考核和職稱申報(bào)等工作；（3）行政工作：負(fù)責(zé)系部文件收發(fā)及檔案管理、綜治工作、對外接待及辦公用品保管發(fā)放工作等。

（三）高校行政秘書的作用

高校的院系辦公室在各院系中起著重要的樞紐作用，行政秘書作為具體事項(xiàng)的執(zhí)行者，在具體事項(xiàng)的處理中所體現(xiàn)的專業(yè)素質(zhì)，工作效率，輔助參謀等既關(guān)系系部工作成效及學(xué)校形象，同時(shí)對領(lǐng)導(dǎo)決策也產(chǎn)生很大影響。

三、強(qiáng)化行政秘書綜合素質(zhì)，促進(jìn)和諧校園建設(shè)

完善行政秘書隊(duì)伍建設(shè)，首要是強(qiáng)化行政秘書綜合素質(zhì)，這對促進(jìn)和諧校園建設(shè)有著重要的意義。本文認(rèn)為高校行政秘書除了履行一般行政秘書崗位職責(zé)外，在新的時(shí)代背景下，還應(yīng)注重以下方面的提升：

（一）提高個人信息素養(yǎng)

高校行政秘書的信息素養(yǎng)是指他們在高校實(shí)際工作中能夠根據(jù)組織內(nèi)外信息環(huán)境的發(fā)展要求，自覺接受教育訓(xùn)練而逐步形成的對待信息活動的修養(yǎng)與能力。提高個人信息素養(yǎng)，首先，行政秘書要具備先進(jìn)的信息觀念，積極地熟悉和使用網(wǎng)絡(luò)；其次，高校行政秘書要具備強(qiáng)烈的信息意識，能夠敏銳地感受社會信息變化對高校行政工作帶來的有利和不利影響，從而積極主動地挖掘、搜集、利用有利于領(lǐng)導(dǎo)決策和秘書工作開展的各種信息；第三，行政秘書要具備較強(qiáng)的信息運(yùn)用能力，其主要體現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、連續(xù)性、針對性和有效性上。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升個人業(yè)務(wù)能力

隨著信息時(shí)代的來臨，辦公自動化已成為各領(lǐng)域行政工作的一種模式。傳統(tǒng)的手工及one-to-one即“一對一”工作模式已經(jīng)受到挑戰(zhàn)。高校作為新時(shí)代前沿陣地，無論是高職稱的教師，還是一般的行政人員，都應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，與時(shí)代接軌，走在時(shí)代前列，逐漸轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化辦公，切實(shí)提高個人業(yè)務(wù)能力。此外，作為高校行政隊(duì)伍的一分子，思想政治素質(zhì)也應(yīng)提升。大到關(guān)心國家大事，小到了解本系教師的思想動態(tài)及需求，做到及時(shí)有效地向部門主管匯報(bào)，協(xié)助部門主管做出正確的決策。

（三）開拓視野，完善相關(guān)系專業(yè)知識

高校是人才薈萃、知識密集之地。如果辦公室秘書自身專業(yè)知識貧乏，對相關(guān)系知識一無所知，在具體實(shí)踐中，就會有障礙。因此，作為相關(guān)系的一名行政人員，應(yīng)該要具備相關(guān)系的一般專業(yè)知識。例如，作為外語系的行政秘書，就會涉及到外教、語言實(shí)驗(yàn)室等具有專業(yè)特色的領(lǐng)域，那么與外教在辦公方面的語言交流及了解實(shí)驗(yàn)室基本情況都是必需的。因此，高校行政秘書首先應(yīng)該開拓視野，接觸各類專業(yè)知識背景。同時(shí)，辦公室作為系部面向社會、學(xué)校、師生的窗口，在日常行政工作中，會面臨各類專業(yè)調(diào)研、領(lǐng)導(dǎo)視察、社會各界人士參觀指導(dǎo)、學(xué)生專業(yè)問詢等涉及到相關(guān)系專業(yè)性較強(qiáng)的工作任務(wù)，作為接待來賓的行政秘書若具備了相關(guān)系基本的專業(yè)知識，就能應(yīng)對自如，這有利于提升系部整體形象，提高教輔隊(duì)伍知識結(jié)構(gòu)及文化層次。

（四）最大限度地發(fā)揮個人協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)關(guān)系是秘書工作的一項(xiàng)重要職能和長期任務(wù)，系行政秘書是全系對外交流、協(xié)調(diào)關(guān)系的橋梁。協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)工作的重要組成部分，也是進(jìn)行有效管理的重要手段。而在實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)者不可能事無巨細(xì)地親歷親為，系部大量的協(xié)調(diào)工作一般由秘書完成。秘書的協(xié)調(diào)職能有利于領(lǐng)導(dǎo)工作的正常進(jìn)行，有利于提高單位的工作效能。因此，行政秘書作為學(xué)校與系部、領(lǐng)導(dǎo)與教師的聯(lián)絡(luò)員，要具備很強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力?，F(xiàn)行的兩級管理制度，已經(jīng)把高校行政秘書擺到了高校管理的樞紐部位。行政秘書要接觸領(lǐng)導(dǎo)、同事、教師、學(xué)生和其他社會上形形色色的人。為使上下左右全滿意，就需要高超的協(xié)調(diào)藝術(shù)。

此外，在當(dāng)前構(gòu)建和諧社會的背景下，高校行政管理中的協(xié)調(diào)工作對于構(gòu)建和諧大學(xué)環(huán)境格外重要。因此，高校行政秘書必須具備八面玲瓏的協(xié)調(diào)能力，善于分析和處理各種錯綜復(fù)雜的關(guān)系，原則堅(jiān)定而又策略靈活，行動果斷而又處事穩(wěn)妥，才能輔助系部領(lǐng)導(dǎo)處理好系部各種矛盾，調(diào)動一切積極因素，形成和諧有序的工作局面。

（五）強(qiáng)化服務(wù)意識

高校行政秘書應(yīng)當(dāng)樹立良好的服務(wù)意識。不僅要做好“你交我辦”的任務(wù)，更要加強(qiáng)預(yù)見性.增強(qiáng)主動性，提高服務(wù)的質(zhì)量和效率。對于高校行政秘書而言，除了要盡職盡責(zé)、細(xì)心周到、積極主動地為系領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手和參謀之外，還要在協(xié)調(diào)工作中堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)宗旨，做好對系部廣大師生的管理服務(wù)工作，尊重學(xué)術(shù)群體的創(chuàng)造性和積極性，用積極主動的服務(wù)為學(xué)術(shù)發(fā)展提供服務(wù)和支持。同時(shí)，行政秘書應(yīng)始終貫徹“服務(wù)第一”的理念，轉(zhuǎn)換角色定位，以服務(wù)行業(yè)專業(yè)人員的高標(biāo)準(zhǔn)、高要求來要求自己，提高自己的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率及服務(wù)質(zhì)量。以一種更加和諧的姿態(tài)，更加平和的心態(tài)，更加平靜的情緒來為系部服務(wù)。

四、結(jié)語

高校行政秘書隊(duì)伍作為新建本科院校一支正在發(fā)展的隊(duì)伍還有待于提高與完善。在中共中央提出構(gòu)建和諧社會的大背景下，在學(xué)校實(shí)行校系兩級管理的新體制下，高校行政秘書正在茁壯成長。學(xué)校和系部應(yīng)給予重視，并為行政秘書提供培訓(xùn)與繼續(xù)教育的機(jī)會，行政秘書個人更應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高個人業(yè)務(wù)能力及信息素養(yǎng)、完善相關(guān)專業(yè)知識、發(fā)揮協(xié)調(diào)能力、強(qiáng)化服務(wù)意識，使行政秘書在高校這一人才薈萃的殿堂成為一個和諧的人，行使一項(xiàng)和諧的任務(wù)，促進(jìn)和諧校園的建設(shè)。

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作者簡介：吳艷紅（1982－），女，三明學(xué)院外語系助教，行政秘書。