朱　潔

【摘要】本文首先提出了高校檔案管理的主要任務(wù)是積極、及時地開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，滿足學(xué)校教學(xué)、科研等方面需要。然后分別從高校檔案信息化管理的現(xiàn)實意義、高校檔案信息化管理的必要性、高校檔案信息化的管理工作三個方面展開陳述，指出了高校檔案信息化建設(shè)與管理，將促進(jìn)檔案管理技術(shù)與方法的變革，同時也促進(jìn)檔案管理工作方法的創(chuàng)新，使得檔案業(yè)務(wù)向服務(wù)型方向發(fā)展，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源有效利用和共享。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；信息化；管理

College archives information management

Zhu jie

【Abstract】This paper first of all colleges and universities made the main task of records management is a positive and timely development and use of archival information resources and innovative mechanisms for file services to meet the needs of teaching, research and other needs. And then file information from colleges and universities of the practical significance of the management of higher education information management file of the need to file information on colleges and universities of the three aspects of the management statement, pointing out that the University Archives of the construction and management of information, will promote the records management technology and Methods change, but also the working methods of file management to promote innovation, making the files to a service-oriented business development,Maximize the effective use of archival information and share resources.

【Key words】University archives; Information technology; Management

高校檔案工作要想在學(xué)校管理中體現(xiàn)出自身價值，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的需要，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，就必須在管理上創(chuàng)新體系建設(shè)。目前高校管理逐步實行無紙化、信息化管理，那么促使高校檔案管理也隨之發(fā)展。高校檔案管理的主要任務(wù)是積極、及時地開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，滿足學(xué)校教學(xué)、科研等方面需要。通過對檔案信息化建設(shè)，更好地為師生提供服務(wù)，加強各項事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

1．高校檔案信息化管理的現(xiàn)實意義

1.1隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開展，特別是隨著計算機(jī)管理檔案軟件的開發(fā)、利用、升級、以計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在各層次檔案管理系統(tǒng)廣泛地應(yīng)用。但是從目前實際情況看，作為高校檔案主管部門的院辦檔案室，由于多種條件的制約，利用的廣度和深度遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有系統(tǒng)外廣泛和普遍。故檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)，使得檔案部門將充分利用校園網(wǎng)制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上校園網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲存的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也就能產(chǎn)生更廣泛的社會效益。各種信息資源在所有的科室都可以外發(fā)利用；領(lǐng)導(dǎo)也可以通過微機(jī)調(diào)閱各種信息，指揮生產(chǎn)，開展工作，所需材料很快就能打印出來，體現(xiàn)了現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢。

1.2以標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件為基礎(chǔ)。所謂標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件是指符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的，適用于政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和各級各類檔案館用于對檔案信息和檔案實體進(jìn)行輔助管理的各種類型的計算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)。目前市場上的檔案管理軟件實在是太多了，由于各軟件公司的開發(fā)水平存在著差異，因而造成了檔案管理軟件的良莠不分。不少軟件在功能設(shè)置方面存在著缺陷，造成應(yīng)具備的功能短缺，很少用到的次要功能又過多過繁，甚至有的為趕時髦采用了一些不成熟的技術(shù)造成較大的隱患。檔案軟件的這些缺點給檔案人員的信息化管理帶來了種種不便。因此，配置標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件是基礎(chǔ)。

1.3傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。同時提高整個部門的工作效率。檔案管理的實施信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。更加有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是學(xué)校內(nèi)部的信息中心。

據(jù)了解，許多高校檔案館（室）都已經(jīng)利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，成為了為學(xué)校提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。以網(wǎng)站建設(shè)為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2．高校檔案信息化管理的必要性

2.1工作效率的提高。

信息化管理，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.2普及率的提高。

檔案信息化建設(shè)，是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用基礎(chǔ)之上，利用信息化手段，對檔案信息資源進(jìn)行處理及有效管理，通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)施互連和提供利用，以實現(xiàn)檔案資源共享。這樣促使檔案資源普及率提高，同時也讓利用者感到方便快捷的服務(wù)。雖然檔案涉及到安全性和保密性等諸多問題，但是這并不影響檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展。

2.3利用率的提高。

檔案工作的直接目的就是為有需求者提供服務(wù)。檔案不是文物，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理也是為了“用”而不是為了“存”。從“用”這個角度來說，檔案信息化大大提高了用的有效率和使用率。所以在檔案信息化建設(shè)過程中，要考慮到是否能為學(xué)校各類利用者通過準(zhǔn)備、系統(tǒng)、具有參考價值的檔案信息。

2.4發(fā)展的必然性。

檔案產(chǎn)生的基礎(chǔ)是高校日常工作中所產(chǎn)生的有價值資源。現(xiàn)高校管理實現(xiàn)辦公自動化，資源信息化、數(shù)字化，所以在檔案采集工作必然是要隨之信息化的。通過信息化手段更好地管理高校檔案資源。

3．高校檔案信息化的管理工作

3.1引進(jìn)人本管理理念

加強知識管理的核心為人本管理。發(fā)揮館員主觀能動性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推向新層次、新臺階。

3.2加強信息資源建設(shè)，開展資源整合

3.2.1館藏優(yōu)化組合，提高檔案利用率。

館藏檔案信息化主要是對館藏檔案實體進(jìn)行統(tǒng)一性的信息化重現(xiàn)，利用多媒體、數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代信息處理技術(shù)，將收到的檔案實體轉(zhuǎn)化為計算機(jī)可識別并能對其處理的工作。在高校館藏檔案實體信息化過程中主要是對紙質(zhì)檔案信息化，現(xiàn)主要是采用通過計算機(jī)輸入檔案材料。

3.2.2高?，F(xiàn)行文件信息化管理。

當(dāng)今，辦公自動化已逐漸成為高校機(jī)關(guān)公文的主要形式?？梢哉f高?，F(xiàn)行文件信息化管理就是對于電子文件的管理。對于電子文件管理的主要采用電子文件的自動上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。同時要建立收發(fā)文件管理系統(tǒng)以及全文管理電子文件系統(tǒng)。以便在辦公自動化系統(tǒng)中所生成的電子文件能夠順利轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中，同步實現(xiàn)電子文件全文自動采集、鑒定、歸檔、著錄、標(biāo)引等多項功能。

3.2.3強化信息技術(shù)利用。

及時購買檔案管理軟件，擴(kuò)大對于電子及數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織及使用，設(shè)計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。

3.2.4高校檔案數(shù)據(jù)庫的管理。

數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與管理是檔案信息化建設(shè)的一個非常重要的組成部分，有了檔案信息資源是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還必須建立與之相匹配的檔案資源數(shù)據(jù)庫。檔案信息資料如不及時放入數(shù)據(jù)庫中，那么采集到的檔案性信息如同一盤散沙，不利于管理和使用。建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫能做到統(tǒng)一管理檔案信息資源，并為用戶提供方便查詢的工作。

3.3人才資源管理

要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

高校檔案信息化建設(shè)與管理，將促進(jìn)檔案管理技術(shù)與方法的變革，同時也促進(jìn)檔案管理工作方法的創(chuàng)新，使得檔案業(yè)務(wù)向服務(wù)型方向發(fā)展，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源有效利用和共享。對高校檔案信息化管理，使其能更好的為學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理和其他各項工作服務(wù)。

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收稿日期：2009-06-03