郭志寶

【摘要】控制采購成本對企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的完成至關(guān)重要。對采購成本進(jìn)行控制，必須建立完善的采購制度，做好采購成本控制的基礎(chǔ)性工作，同時要采取行之有效的降低采購成本的方法和手段，從戰(zhàn)略的高度加強(qiáng)對采購成本的控制。

【關(guān)鍵詞】淺論；企業(yè)；采購成本；控制

市場經(jīng)濟(jì)時代，產(chǎn)品競爭十分激烈，產(chǎn)品價(jià)格不斷下滑，而物資采購價(jià)格卻居高不下，嚴(yán)重影響了企業(yè)盈利的增加。在這種情況下，企業(yè)要想生存、發(fā)展，除了努力開拓市場、擴(kuò)大產(chǎn)品銷路之外。最主要的是要緊扼采購這一重要環(huán)節(jié)，把采購成本控制住?？刂撇少彸杀緦ζ髽I(yè)經(jīng)營目標(biāo)的完成至關(guān)重要，采購成本下降不僅體現(xiàn)在企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品成本的下降、利潤的增加，以及企業(yè)競爭力的增強(qiáng)。因此加強(qiáng)采購成本的管理與控制，完善采購管理制度，使總體采購成本下降，對企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益是非常重要的。汾西礦業(yè)租賃設(shè)備配件采購在過去的幾年里，創(chuàng)新模式，加強(qiáng)控制，實(shí)行戰(zhàn)略管理，配件成本差異率一直保持在-5％～－8％之間，而且大大降低了使用單位儲備資金占用，取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益。本文結(jié)合汾西礦業(yè)租賃設(shè)備配件采購的一些具體做法，論述如何對采購成本進(jìn)行控制。

一、建立完善采購制度，做好采購成本控制的基礎(chǔ)性工作

采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道。因此，如果企業(yè)不制定嚴(yán)格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。物質(zhì)采購中“暗箱操作”會給企業(yè)造成很大的損失，往往一個采購員得到1000元的回扣。企業(yè)就損失10萬元，甚至幾十萬元。所以企業(yè)必須花大力氣建立完整的物質(zhì)采購監(jiān)督保障體系。完善采購制度要注意以下幾個方面：

(一)必須建立嚴(yán)格的采購制度

建立嚴(yán)格、完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動，提高效率，杜絕部門之間的責(zé)任推委，還能預(yù)防采購人員的不良行為。采購制度應(yīng)規(guī)定物料的計(jì)劃，授權(quán)人的批準(zhǔn)、物料采購的流程、相關(guān)部門(特別是財(cái)務(wù)部門)的責(zé)任和關(guān)系，各種材料采購的規(guī)定和方式，報(bào)價(jià)和價(jià)格審批，付款計(jì)劃等。比如：汾西礦業(yè)集團(tuán)公司對租賃設(shè)備配件采購建立了一套完整的采購制度。下發(fā)了“汾西礦業(yè)集團(tuán)公司租賃設(shè)備配件管理辦法”的通知、《配件超市管理標(biāo)準(zhǔn)》、《租賃設(shè)備配件管理辦法的補(bǔ)充管理標(biāo)準(zhǔn)》等文件；制定了《配件付款辦法》、《倉庫管理制度》、《合同管理制度》等制度。并且簽訂合同、付款實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)會簽制，配件出入庫實(shí)行財(cái)務(wù)簽單、稽核制，合同實(shí)行法律顧問審核制。

(二)建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度

對企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬號等，每一個供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格地審核才能歸檔。企業(yè)的采購范圍必須在已歸檔的供應(yīng)商中選擇，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并有專人管理。同時要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。供應(yīng)商必須經(jīng)有關(guān)職能部門聯(lián)合考核后才能進(jìn)入檔案。汾西礦業(yè)集團(tuán)公司租賃設(shè)備配件建立了嚴(yán)格的供應(yīng)商準(zhǔn)八機(jī)制，供應(yīng)商必須是主機(jī)生產(chǎn)商及其授權(quán)的代理商，且經(jīng)過競標(biāo)產(chǎn)生。另外，企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，需要的話還應(yīng)實(shí)地到供應(yīng)商生產(chǎn)地進(jìn)行考核，要對考核的問題逐一評分，只有達(dá)到或超過評分標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商，從而避免中間商混水摸魚。

(三)建立價(jià)格檔案和價(jià)格評價(jià)體系

企業(yè)采購部門要對所有采購材料建立價(jià)格檔案，對每一批采購物品的報(bào)價(jià)應(yīng)首先與計(jì)劃價(jià)格進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價(jià)格不能超過計(jì)劃價(jià)格，否則要作出詳細(xì)的說明。對于重點(diǎn)材料的價(jià)格，要建立價(jià)格評價(jià)體系，由企業(yè)有關(guān)部門組成價(jià)格評價(jià)組，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價(jià)格信息，來分析、評價(jià)現(xiàn)有的價(jià)格水平，并對歸檔的計(jì)劃價(jià)格進(jìn)行評價(jià)和更新。這種評議視情況可一季度或半年進(jìn)行一次，如遇特殊情況，也可按需要進(jìn)行。建立的材料標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格。財(cái)務(wù)部門要嚴(yán)格把關(guān)執(zhí)行，促使供應(yīng)部門積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價(jià)格。這一點(diǎn)非常重要，現(xiàn)在許多企業(yè)的財(cái)務(wù)部門的監(jiān)控作用沒有更好地發(fā)揮出來，使預(yù)算監(jiān)督有名無實(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對供應(yīng)部門進(jìn)行嚴(yán)格的價(jià)格控制。

(四)建立采購人員的考核評價(jià)體系

企業(yè)對物質(zhì)供應(yīng)部門的考核應(yīng)建立明確的采購質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格考核指標(biāo)體系，并實(shí)施“采購成本、采購質(zhì)量”否決制，分評考核到每一個采購員，凡質(zhì)量和采購成本沒有達(dá)到要求的，視情況按比例否決其工資。并對采購人員進(jìn)行評價(jià)，制定《采購人員業(yè)務(wù)評價(jià)管理》和規(guī)定，建立采購人員業(yè)務(wù)檔案，采購員的每一筆業(yè)務(wù)執(zhí)行情況都記入微機(jī)，編制成個人檔案，以備抽查考核。除按月考核采購物資質(zhì)量、價(jià)格等指標(biāo)外，還應(yīng)由紀(jì)委監(jiān)察部門與采購人員簽訂廉政責(zé)任書，規(guī)范采購人員的行為。實(shí)行采購人員末位管理，年終業(yè)績評價(jià)排名最后的采購人員要實(shí)行換崗。對不稱職或嚴(yán)重違紀(jì)、違法的采購人員實(shí)施調(diào)崗、下崗或開除以至追究法律責(zé)任，使企業(yè)采購業(yè)務(wù)人員的責(zé)任心得到明顯加強(qiáng)。

二、降低采購成本的方法和手段

(一)通過付款手段的選擇降低采購成本

如果企業(yè)資金充裕，或者銀行利率較低，可選擇現(xiàn)金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價(jià)格折扣。此外，對于大宗材料占用資金太多的，通過訂立協(xié)議?？刹捎醚悠诟犊睢⒎制诟犊畹姆绞絹砭徑赓Y金緊張。也可降低材料成本。比如，開具銀行承兌匯票或商業(yè)承兌匯票，既能使客戶給企業(yè)價(jià)格折扣，又可緩解企業(yè)流動資金的不足。

(二)把握價(jià)格變動時機(jī)

價(jià)格經(jīng)常會隨著季節(jié)、市場供求情況而變動，因此，采購人員應(yīng)注意價(jià)格變動的規(guī)律，把握好采購時機(jī)。如有些原材料，煤炭企業(yè)用的木材，國家沒有頒布禁采條例以前，價(jià)格相對低廉。國家限制無限開采、實(shí)施有計(jì)劃采伐以來，市場木材價(jià)格便上漲了很多。如果采購部門能夠把握好時機(jī)和采購數(shù)量，會給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟(jì)效益。

(三)以競爭招標(biāo)的方式來牽制供應(yīng)商

對于大宗物料采購，一個有效的方式是實(shí)行競爭招標(biāo)，對于零星用的材料也可采用此種方法，那便是將一階段如一個季度或半年用的材料或辦公用品匯總起來，使其成為一個金額大的采購單位而實(shí)行競爭招標(biāo)，這樣做往往能通過供應(yīng)商的相互比價(jià)，最終得到底線的價(jià)格。此外，對同一種材料應(yīng)多找?guī)讉€供應(yīng)商，通過不同供應(yīng)商的選擇和比較，使其互相牽制，從而使企業(yè)在談判中處于有利地位。汾西礦業(yè)集團(tuán)公司租賃設(shè)備配件的采購?fù)菩懈倶?biāo)方式，現(xiàn)已基本形成了一種產(chǎn)品至少有兩到三個供貨商的良好競爭格局。

(四)向制造商直接采購或結(jié)成同盟聯(lián)合訂購

向制造商直接定購，可以減少中間

環(huán)節(jié)，降低采購成本，同時制造商的技術(shù)服務(wù)、售后服務(wù)會更好。另外，有條件的幾個同類廠家可結(jié)成同盟聯(lián)合訂購，以克服單個廠家訂購數(shù)量小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾。比如租賃設(shè)備配件由集團(tuán)公司集中采購，就可獲得不少優(yōu)惠，從而降低采購成本。

(五)選擇信譽(yù)佳的供應(yīng)商

選擇信譽(yù)佳的供應(yīng)商并與其簽訂長期合同。與誠實(shí)守信的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量和交貨期，還可得其付款及價(jià)格方面的關(guān)照。特別與其簽訂長期合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。

(六)進(jìn)行充分采購市場的調(diào)查和信息收集

一個企業(yè)的采購管理要達(dá)到一定水平，就應(yīng)充分注意對采購市場的調(diào)查和信息的收集、整理。只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價(jià)格的走勢，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)可設(shè)專人從事這方面的工作，定期形成調(diào)研報(bào)告。

三、加強(qiáng)戰(zhàn)略管理來指導(dǎo)采購成本控制

(一)創(chuàng)新采供模式，推行新型物流采供體系

引進(jìn)全新的物流模式，實(shí)行超市化管理。與各供應(yīng)商及代理商開展代儲代銷業(yè)務(wù)，及時滿足生產(chǎn)需要，協(xié)調(diào)好供需雙方的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)供需雙方合作共贏。代儲物資在未使用前所有權(quán)歸代儲廠商所有，不擠占企業(yè)的儲備資金，各二級單位或車間根據(jù)需要自行選擇所需材料，提貨使用后按實(shí)際使用量結(jié)算，并且要求供貨商“三包”，實(shí)現(xiàn)隨用隨提，用后付款。

(二)估算供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本

汾西礦業(yè)(集團(tuán))公司以前的采購管理過多強(qiáng)調(diào)了企業(yè)內(nèi)部的努力，而要真正做到對采購成本全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應(yīng)該對供應(yīng)商的成本狀況有所了解。只有這樣才能在價(jià)格談判中占據(jù)主動地位?？梢酝ㄟ^參觀供應(yīng)商的設(shè)施，觀察并適當(dāng)提問以獲得更多有用的數(shù)據(jù)。甚至為了合作，明確要求供應(yīng)商如實(shí)提供有關(guān)資料，以估算供應(yīng)商的成本。在估計(jì)供應(yīng)商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后?？砂才乓恍┦棺约涸趦r(jià)格上有利的談判。并盡可能加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，即與供應(yīng)商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料成本。進(jìn)行這種談判，要始終爭取雙贏的局面。要與供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系，就不能在談判中把供應(yīng)商逼到賠錢的地步。在委托供應(yīng)商加工物料的業(yè)務(wù)中，采用此種方法，絕對可將采購成本降到最低。

(三)對競爭對手進(jìn)行分析

對競爭對手進(jìn)行分析的目的是要明確我方與競爭對手相比的成本態(tài)勢如何。我方的優(yōu)勢在哪里，優(yōu)勢和劣勢的根源是什么，是源自于我方與競爭對手戰(zhàn)略上的差異，還是源自于各自所處的不同環(huán)境，或是企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、技術(shù)、管理等～系列原因。然后從消除劣勢、保持優(yōu)勢入手，制定在競爭中戰(zhàn)勝對手的策略。通過對競爭對手的分析，找到努力的方向，在競爭中保持先機(jī)。

同時，單一從采購環(huán)節(jié)控制了采購成本，但是如果忽視了領(lǐng)用環(huán)節(jié)，無論多么低的采購成本也控制不了材料成本的攀高，所以和材料采購相輔相成的材料領(lǐng)用，也應(yīng)該用動態(tài)的手段來管理。應(yīng)把住材料領(lǐng)用這一關(guān)，有計(jì)劃、有限制地使用原材料，這樣才可從各個環(huán)節(jié)控住材料成本。