任生明

【摘要】存貨是企業(yè)的重要資源，存貨管理水平的高低是對(duì)一個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制效果的評(píng)價(jià)標(biāo)尺。它是滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要的重要財(cái)產(chǎn)物資，它能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。因此，加強(qiáng)對(duì)存貨的管理顯得非常重要。本文以理論與案例相結(jié)合的方法，研究了企業(yè)在存貨管理中存在的問題及其解決辦法。研究表明，本文所選擇的某水泥生產(chǎn)企業(yè)在采購、存儲(chǔ)和發(fā)出三個(gè)環(huán)節(jié)存在嚴(yán)重的問題，這些問題的存在會(huì)阻礙企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。所以本文叉根據(jù)不同階段針對(duì)性地提出了對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；存貨管理；對(duì)策

對(duì)企業(yè)存貨管理的研究是企業(yè)發(fā)展的一個(gè)熱點(diǎn)話題。一個(gè)企業(yè)擁有存貨量的多少，反映了資本營運(yùn)的效率。一般來講，存貨占總資產(chǎn)的20％左右，占流動(dòng)資產(chǎn)總額的40％-60％，甚至達(dá)到60％-80％。這一指標(biāo)能反映出企業(yè)管理水平的高低，它直接關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。企業(yè)的存貨管理主要涉及三個(gè)階段：采購——存儲(chǔ)——發(fā)出，現(xiàn)在就從這三個(gè)方面結(jié)合案例分析企業(yè)存貨管理存在的主要問題。此外，本文以某水泥企業(yè)為研究對(duì)象，研究該企業(yè)存貨在采購、存儲(chǔ)和發(fā)出三個(gè)方面存在的問題，并針對(duì)每個(gè)階段相應(yīng)的提出對(duì)策。

一、企業(yè)簡(jiǎn)介

水泥廠創(chuàng)建于1973年，1974年建成投產(chǎn)，僅有0.956米磨機(jī)3臺(tái)，水泥生產(chǎn)以笨重的體力勞動(dòng)為主，年生產(chǎn)能力2 000余噸。1982年開始，該水泥廠投資200余萬元先后改造了原料系統(tǒng)、生料系統(tǒng)、熟料煅燒系統(tǒng)、水泥制成及包裝系統(tǒng)，到1987年底改造工程全部完工，實(shí)現(xiàn)了機(jī)械化生產(chǎn)。到1990年水泥產(chǎn)量已達(dá)到3.3萬噸，同時(shí)325#、425#礦渣水泥被評(píng)為“省優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”。進(jìn)入九十年代后，計(jì)算機(jī)配料、預(yù)加水成球、立窯偏火控制系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)在2.2×7米磨機(jī)和3.5×11米機(jī)立窯上得到充分的應(yīng)用。使水泥產(chǎn)量逐年增長(zhǎng)。到2003年水泥產(chǎn)量達(dá)到12萬噸?？绨诵率兰o(jì)后，該廠積極響應(yīng)國家“加快發(fā)展、淘汰落后”的產(chǎn)業(yè)政策，日產(chǎn)2000噸水泥熟料生產(chǎn)線技改項(xiàng)目于2003年獲得省經(jīng)貿(mào)委核準(zhǔn)，同年底破土動(dòng)工，2005年9月進(jìn)入全線調(diào)試生產(chǎn)。項(xiàng)目總投資3億元，占地100畝。該生產(chǎn)線采用五級(jí)旋風(fēng)窯外分解技術(shù)，由38×10米生料磨機(jī)、3.5×50米回轉(zhuǎn)窯和3.8x 13米水泥磨機(jī)組成的整條生產(chǎn)線全部采用自動(dòng)控制系統(tǒng)，現(xiàn)已達(dá)到年產(chǎn)40萬噸水泥的生產(chǎn)能力。注冊(cè)資本達(dá)3000萬元。

二、該水泥廠存貨管理中存在的若干問題

(一)存貨的采購環(huán)節(jié)

1內(nèi)部控制制度不完善，職權(quán)劃分不清楚，經(jīng)常出現(xiàn)越權(quán)、越位的現(xiàn)象，“三重一大”制度執(zhí)行不力

(1)采購價(jià)格由采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商然后報(bào)請(qǐng)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)，領(lǐng)導(dǎo)憑感覺決策，經(jīng)常被屬下和供應(yīng)商蒙騙、瞞哄、挾持、威脅，企業(yè)沒有專門人員對(duì)價(jià)格做市場(chǎng)調(diào)研，沒有成立價(jià)格聯(lián)審委員會(huì)，沒有形成價(jià)格管理機(jī)制。單純的憑供應(yīng)商開具的發(fā)票入賬、報(bào)銷，這就容易出現(xiàn)有關(guān)人員與供應(yīng)商之間進(jìn)行勾結(jié)，賺取“回扣”。這是采購成本高的主要原因。

(2)倉庫主管人員在物資管理方面的知識(shí)較為一般，對(duì)設(shè)備的質(zhì)量指標(biāo)知之甚少。在大宗材料、設(shè)備驗(yàn)收這個(gè)環(huán)節(jié)上，只是單純從數(shù)量上進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于質(zhì)量方面是否符合要求也只能從表面上觀察，只有在材料、設(shè)備投產(chǎn)后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)才向上級(jí)反映，要求跟供應(yīng)商退貨，這在很大程度上阻礙了水泥生產(chǎn)的正常進(jìn)行，影響經(jīng)濟(jì)效益的提高。

(3)機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理流程不完善。批準(zhǔn)采購與驗(yàn)收設(shè)備的權(quán)限經(jīng)常由一人說了算。使用部門由于特殊的話語權(quán)，經(jīng)常與供應(yīng)商私下勾結(jié)控制著物資采購的全過程。這就缺乏了權(quán)限的相互制約，容易使有關(guān)人員可能會(huì)利用存貨獲取個(gè)人利益造成不必要的損失。

2長(zhǎng)期與固定的供應(yīng)商合作導(dǎo)致采購成本高

(1)長(zhǎng)期跟幾個(gè)供應(yīng)商合作，缺乏選擇性。長(zhǎng)期與某個(gè)供應(yīng)商合作，從近期來看，不必經(jīng)常調(diào)動(dòng)人員做市場(chǎng)調(diào)查，在一定程度上可以節(jié)省人力成本，然而從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度看，不關(guān)注市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)，這就會(huì)失去在供應(yīng)商之間進(jìn)行比較，選擇高質(zhì)量、低價(jià)格的供應(yīng)商的機(jī)會(huì)。

(2)由于生產(chǎn)任務(wù)、維修計(jì)劃沒有詳細(xì)的安排，造成了采購的無計(jì)劃性。往往總是臨時(shí)發(fā)出采購需求，這樣處理的結(jié)果除了運(yùn)輸成本高之外，分批采購、小批量采購，沒辦法得到大批量采購能享受折讓和折扣的優(yōu)惠。同時(shí)與供應(yīng)商定貨，沒有定立詳細(xì)的合同，沒有規(guī)定具體的條件與責(zé)任。如果發(fā)現(xiàn)貨物不符合要求或在途有意外狀況發(fā)生時(shí)，要想劃清責(zé)任就比較難，并且可能因此停產(chǎn)，最終受損的是企業(yè)。

(3)在計(jì)價(jià)成本方面：部分材料、設(shè)備計(jì)劃價(jià)格的制定往往是一年，當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格出現(xiàn)劇烈的波動(dòng)時(shí)，市場(chǎng)價(jià)格與計(jì)劃價(jià)格出現(xiàn)巨大的偏差，導(dǎo)致計(jì)劃價(jià)格遠(yuǎn)遠(yuǎn)偏離實(shí)際，內(nèi)部控制、考核制度形同虛設(shè)，達(dá)不到控制和降低成本的目的。

(二)存貨的存儲(chǔ)環(huán)節(jié)

1存貨管理不科學(xué)，保管環(huán)境差，造成設(shè)備毀損

購買設(shè)備和相關(guān)維修備件擺放紊亂，混淆在一起，甚至有時(shí)直接存放在使用部門，導(dǎo)致設(shè)備、備件的存取、清查難度大大提高，效率低下。同時(shí)，不注意設(shè)備保管倉庫環(huán)境的改善，在潮濕的天氣時(shí)不注意室內(nèi)除濕。或不經(jīng)常清理倉庫，致使一些設(shè)備容易變質(zhì)和毀損。

2驗(yàn)收的環(huán)節(jié)混亂，經(jīng)常由生產(chǎn)部門代替，無法取得真正的盤點(diǎn)表

對(duì)材料、設(shè)備的驗(yàn)收流于形式。往往由使用部門代替，形不成監(jiān)督機(jī)制。同時(shí)，沒有安排專門的人員與時(shí)間對(duì)倉庫里的原材料、設(shè)備、維修備件、低值易耗品進(jìn)行定期盤點(diǎn)，檢查賬實(shí)是否相符，對(duì)發(fā)生質(zhì)量問題的設(shè)備不能做出及時(shí)的處理。致使出現(xiàn)了大量的閑置物資。占用了資金，增加了壞賬的機(jī)率。對(duì)于數(shù)量不符的情況，不能有效的追究責(zé)任。

(三)存貨的發(fā)出環(huán)節(jié)

1根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定

存貨的計(jì)價(jià)方法確定后不得擅自改動(dòng)，這樣有利于“比較”。但是長(zhǎng)期固定選用先進(jìn)先出的計(jì)價(jià)方法，加重了企業(yè)的稅收負(fù)。長(zhǎng)期使用先進(jìn)先出法，由于先進(jìn)先出法下發(fā)出存貨的計(jì)價(jià)成本是以最先購入的材料、設(shè)備的價(jià)格為依據(jù)的，在如今價(jià)格持續(xù)上漲的環(huán)境下，持續(xù)采用先進(jìn)先出法，會(huì)導(dǎo)致虛增利潤(rùn)，多繳納稅金。

2維修用備品備件、低值易耗品按采購計(jì)劃領(lǐng)取，不與實(shí)際使用情況相結(jié)合，備件的實(shí)物管理很混亂；原材料的出庫按微機(jī)數(shù)量+水分?jǐn)?shù)量辦理出庫，無消耗定額管理機(jī)制

在存貨管理過程中，各部門按各自所需(采購計(jì)劃)提取貨物，沒有經(jīng)過實(shí)際需求辦理，也沒有規(guī)定消耗定額。各部門每期允許提取存貨的數(shù)量，往往只是批準(zhǔn)的采購計(jì)劃。雖然有設(shè)置倉庫主管的職務(wù)，但由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)隨意領(lǐng)料，難以管理到位，同時(shí)，員工可以經(jīng)常隨意進(jìn)出倉庫，導(dǎo)致細(xì)小元件的經(jīng)常丟失，而卻無法追究責(zé)任，給企業(yè)造成了不必要的損失。

三、針對(duì)以上情況提出的建議與對(duì)策

(一)進(jìn)一步完善內(nèi)部控制制度，劃清

職責(zé)權(quán)限

首先應(yīng)該劃分原材料、設(shè)備、備品備件、低值易耗品的審批權(quán)、采購權(quán)、驗(yàn)收權(quán)和保管權(quán)，分別授權(quán)于不同的管理人員、不同部門，明確各部門之間的職責(zé)權(quán)限，形成各部門之間的相互制約。建立健全價(jià)格聯(lián)審制度，定期的組織開展廠務(wù)公開活動(dòng)，定期地進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查。其次，人員的素質(zhì)高低，直接影響企業(yè)的運(yùn)行，這就要求企業(yè)定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，包括采購員如何跟供應(yīng)商討價(jià)還價(jià)、驗(yàn)收員如何識(shí)別材料物資的質(zhì)量高低，保管員如何對(duì)存貨進(jìn)行管理等。建立健全輪崗制度，通過定期與不定期的輪崗發(fā)現(xiàn)管理中的漏洞。最后是定期安排人員對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查，了解存貨的市場(chǎng)價(jià)格，完善價(jià)格聯(lián)審制度。如果需要采購設(shè)備的數(shù)量比較大，則可以通過競(jìng)標(biāo)的方式，提出所需設(shè)備的規(guī)格與數(shù)量，吸引供應(yīng)商，通過供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)。比值比價(jià)。對(duì)于大宗材料的采購，可以采用代儲(chǔ)式采購方式。努力降低儲(chǔ)備資金的占用。

(二)根據(jù)實(shí)際情況。制定適合于本企業(yè)的采購方式

存貨過多會(huì)占用資金，降低資金使用效率；存貨過少會(huì)影響水泥生產(chǎn)的工藝要求、周轉(zhuǎn)要求，都會(huì)給企業(yè)造成不必要的損失。根據(jù)企業(yè)本身的情況，采用適當(dāng)?shù)亩ㄘ浄椒?。在條件許可的情況下，通過利用經(jīng)濟(jì)批量法計(jì)算出最恰當(dāng)?shù)牟少彅?shù)量。再以此為依據(jù)，進(jìn)一步改善儲(chǔ)存環(huán)境，降低儲(chǔ)存成本與定貨成本。同時(shí)，在保質(zhì)保量的前提下，選擇價(jià)格最優(yōu)且運(yùn)輸最便利的廠家進(jìn)行采購定貨，從而降低采購成本。

(三)實(shí)施科學(xué)合理的保管方式

1驗(yàn)收要及時(shí)

及時(shí)驗(yàn)收，以便發(fā)現(xiàn)所購的材料物資是否存在質(zhì)量問題，及時(shí)解決問題，避免發(fā)生不必要的經(jīng)濟(jì)損失。在驗(yàn)收物資的過程中，必須對(duì)應(yīng)采購合同、供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量保證書與運(yùn)輸部門的運(yùn)輸單進(jìn)行核對(duì)，并查看采購物資是否相符，再填寫入庫單，以便以后發(fā)出時(shí)相互核對(duì)，負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作的人員必須具備高度的責(zé)任心。

2做好原材料、設(shè)備等物資的保管工作

原材料的保管必須存放在指定的堆棚內(nèi)，防止雨淋、潮濕，保持原料的干燥。

設(shè)備、備件的保管方法有很多種，但必須以合理存放和科學(xué)保養(yǎng)為前提，以保證在合理擺放的條件下，設(shè)備的質(zhì)量不會(huì)因?yàn)樽匀画h(huán)境的變化(機(jī)械因潮濕銹化)。如溫度、濕度、空氣等而使鋼鐵設(shè)備變質(zhì)。

(四)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整原材料、設(shè)備、備件、低值易耗品的計(jì)劃價(jià)格，以便有效地分析采購成本的變化情況，從而達(dá)到控制的目的。

當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格出現(xiàn)劇烈的波動(dòng)時(shí)，市場(chǎng)價(jià)格與計(jì)劃價(jià)格出現(xiàn)巨大的偏差，需要財(cái)務(wù)人員及時(shí)根據(jù)主要設(shè)備的實(shí)際價(jià)格。對(duì)主要購買設(shè)備的計(jì)劃價(jià)格按月或按半年調(diào)整一次，以便比較準(zhǔn)確地分析設(shè)備實(shí)際成本與計(jì)劃成本發(fā)生差異的原因，從而采用有效的對(duì)策來控制采購成本。