尹懷志

(天津建筑工程職工大學(xué),天津市 300203)

談項(xiàng)目的組織與管理

尹懷志

(天津建筑工程職工大學(xué),天津市 300203)

現(xiàn)代項(xiàng)目管理是一門綜合的學(xué)科,是通過對(duì)項(xiàng)目方方面面的協(xié)調(diào)管理,而促進(jìn)項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的管理手段,是通過管理人來做成事的方法論。現(xiàn)代項(xiàng)目管理所談及的項(xiàng)目,是廣義的項(xiàng)目,它涉及的范圍非常廣泛。

項(xiàng)目管理;方法;組織;工作流程

項(xiàng)目管理小到一次活動(dòng)的組織,大到航天項(xiàng)目,涵蓋了現(xiàn)代人們生活的各個(gè)方面,與人們的生活密切相關(guān)。

因此,要確保項(xiàng)目成員的各司其職,就要在項(xiàng)目的啟動(dòng)初期明確每個(gè)崗位的責(zé)權(quán)力。領(lǐng)導(dǎo)者有效的授權(quán)和認(rèn)可,對(duì)執(zhí)行者來講是一種支持,一種信任。責(zé)權(quán)對(duì)等是管理學(xué)的基本原則。項(xiàng)目出現(xiàn)問題進(jìn)行檢討時(shí),才發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理并不能對(duì)所出現(xiàn)的問題負(fù)責(zé),而問題的根源往往是高層經(jīng)理在信息不完整的情況下做出的決策造成的。

一、明確目標(biāo)、充分策劃、及時(shí)調(diào)整

項(xiàng)目的目標(biāo),不僅僅是滿足客戶的需求,產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益,還應(yīng)該包括組織財(cái)富的積累、團(tuán)隊(duì)的成長、個(gè)人能力的提高。項(xiàng)目的啟動(dòng)時(shí)應(yīng)該向項(xiàng)目組成員、客戶、共利益者明確項(xiàng)目的目標(biāo),并在項(xiàng)目進(jìn)行過程中及時(shí)糾偏。使項(xiàng)目組成員明確項(xiàng)目的目標(biāo),有助于使每個(gè)成員了解個(gè)人利益和項(xiàng)目利益、組織利益的一致性,可以激發(fā)項(xiàng)目成員的主動(dòng)性和熱情,全力參與項(xiàng)目,發(fā)揮個(gè)人潛力的同時(shí),提高個(gè)人的能力。

項(xiàng)目的策劃是項(xiàng)目必不可少的環(huán)節(jié),但不同的項(xiàng)目在項(xiàng)目策劃階段投入的精力不同。一般來講拆分WBS,進(jìn)行規(guī)模估計(jì)、工作量估計(jì)、進(jìn)度估計(jì)可以幫助項(xiàng)目組對(duì)項(xiàng)目的過程有一個(gè)整體的規(guī)劃,但目前很多項(xiàng)目很難按照項(xiàng)目初期估計(jì)的進(jìn)度安排,往往迫于客戶壓力、組織壓力,而打亂了之前的計(jì)劃。所以計(jì)劃一定要進(jìn)行維護(hù),否則計(jì)劃就名存實(shí)亡了。對(duì)于不確定性很大的活動(dòng)可以把計(jì)劃制訂的粗一點(diǎn),然后隨著項(xiàng)目的推移周期性的滾動(dòng)細(xì)化,這就是所謂的“滾動(dòng)式計(jì)劃方法”,應(yīng)用此法,可有效的減少計(jì)劃的維護(hù)量。總之,即使“計(jì)劃趕不上變化”,但一定要“跟上變化”。

二、規(guī)范的工作流程定義,有效裁剪

由于項(xiàng)目的特殊性和臨時(shí)性,很多項(xiàng)目成員(包括項(xiàng)目經(jīng)理)在參與項(xiàng)目的時(shí)候并不具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)水平和技能,這就要求我們的組織有一套規(guī)范的工作流程,明確的過程產(chǎn)出,確保項(xiàng)目組成員知道每個(gè)過程該做哪些事情,做成什么樣子,怎么做。很多情況下員工績效不佳,是由于他們不知道該做什么、應(yīng)該怎么做、應(yīng)該做成什么樣子。

組織在規(guī)定了工作流程和產(chǎn)出后,要有一套裁剪方法,幫助項(xiàng)目組根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模大小,項(xiàng)目的進(jìn)度安排,進(jìn)行必要的裁剪。這樣可以避免造成小項(xiàng)目做一堆不必要的文檔,白白增加了項(xiàng)目的成本。最遲在項(xiàng)目啟動(dòng)的前期,應(yīng)該定義一套適合于具體項(xiàng)目的流程體系,并使流程得到不斷優(yōu)化,使用最簡的優(yōu)化流程。

三、加強(qiáng)評(píng)審、考查執(zhí)行情況、有效獎(jiǎng)懲

很多項(xiàng)目失敗的原因,是由于沒有良好的監(jiān)督機(jī)制。項(xiàng)目在啟動(dòng)初期,每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都希望項(xiàng)目能成功進(jìn)行,往往制定了很多的規(guī)范、制度,但隨著項(xiàng)目的開展,由于各種各樣的原因,規(guī)范制度往往不了了之,造成虎頭蛇尾的現(xiàn)象。堅(jiān)持定期檢查項(xiàng)目進(jìn)展,進(jìn)行有效的評(píng)審,可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)存在的問題和潛在的風(fēng)險(xiǎn),及時(shí)糾偏。使目標(biāo)管理和過程管理相結(jié)合。過程管理要求有適當(dāng)?shù)姆椒ㄌ峁╉?xiàng)目的透明度,消除“項(xiàng)目黑箱”。所謂“項(xiàng)目黑箱”就是管理者只關(guān)心和只能了解到項(xiàng)目的輸入和輸出,項(xiàng)目的運(yùn)作過程不了解,項(xiàng)目缺乏控制。這種狀況會(huì)帶來很大的風(fēng)險(xiǎn),一旦項(xiàng)目運(yùn)行存在偏差,只能在項(xiàng)目完成后被發(fā)現(xiàn),大大增加了糾偏的難度,甚至已無法糾正。項(xiàng)目的監(jiān)控大致按照如下的四個(gè)步驟執(zhí)行:獲取項(xiàng)目過程信息、分析判斷、采取糾偏措施、驗(yàn)證。把責(zé)任、績效與獎(jiǎng)勵(lì)捆綁在一起,實(shí)施目標(biāo)管理,采取必要的激勵(lì)措施。一套行之有效的激勵(lì)考評(píng)體系將極大調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員的積極性。

四、科學(xué)分析、慎重決策

項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目的領(lǐng)軍人物,項(xiàng)目經(jīng)理不僅應(yīng)該具備業(yè)務(wù)、技術(shù)、管理三個(gè)方面的能力,還需要不斷提高自己的學(xué)習(xí)能力、領(lǐng)導(dǎo)能力、業(yè)務(wù)能力、溝通能力,關(guān)注于團(tuán)隊(duì)文化的建設(shè),經(jīng)常自省,敢于承擔(dān)責(zé)任。打造一支優(yōu)秀的、具備戰(zhàn)斗力的項(xiàng)目組,營造一種一個(gè)尊重、互信、協(xié)作、愉快的工作氛圍是項(xiàng)目成功的重要保障之一,是為組織積累的巨大財(cái)富。

項(xiàng)目運(yùn)行過程中,每個(gè)決策都可能引發(fā)整個(gè)系統(tǒng)的變更,因此各種計(jì)劃和決策的制定一定要經(jīng)過縝密的分析,不能靠頭腦風(fēng)暴或迫于用戶壓力一蹴而就。需求的變更不可避免,但要嚴(yán)格控制。凡是需求的討論最好能在開發(fā)之前進(jìn)行,決策者在對(duì)半成品的否定對(duì)開發(fā)人員和團(tuán)隊(duì)士氣來講打擊最大。

五、識(shí)別風(fēng)險(xiǎn),及時(shí)應(yīng)對(duì),確保項(xiàng)目穩(wěn)定

項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)無處不在,作為項(xiàng)目管理者一定要有強(qiáng)烈的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)管理能力。《與熊共舞》一書將風(fēng)險(xiǎn)形象的比喻成一只熊,項(xiàng)目經(jīng)理管理項(xiàng)目就像和一只性情難料的熊一起跳舞,充分說明了風(fēng)險(xiǎn)的不可避免。風(fēng)險(xiǎn)可以按照可能性和嚴(yán)重性分等級(jí)劃分,形成風(fēng)險(xiǎn)矩陣。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)可以采取規(guī)避、轉(zhuǎn)化、接受等方式,根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的特征進(jìn)行不同的處理。

雖然存在不同項(xiàng)目管理者的管理風(fēng)格差異,但是總體來說,在項(xiàng)目中引入大的變革盡量要采取漸進(jìn)的方式。這包括過程的改進(jìn)、新技術(shù)的引進(jìn)和組織架構(gòu)調(diào)整等。類似的變革應(yīng)該進(jìn)行足夠的影響分析。必要時(shí),可以進(jìn)行試點(diǎn)和評(píng)估,然后再大面積引進(jìn)。

六、與共利益者密切配合

項(xiàng)目的共利益者包括高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門、客戶等。項(xiàng)目的客戶顯然對(duì)項(xiàng)目的成功負(fù)有一定的責(zé)任,特別是項(xiàng)目需求分析階段。多數(shù)項(xiàng)目應(yīng)該任命甲方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,明確合同雙方的責(zé)任,確定溝通渠道和溝通方式,確保和客戶方的密切合作。而高層領(lǐng)導(dǎo)作為組織中可以協(xié)調(diào)資源、最關(guān)注項(xiàng)目質(zhì)量的角色,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該保持和高層領(lǐng)導(dǎo)的密切溝通,對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展、問題、風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)向高層領(lǐng)導(dǎo)通報(bào),必要時(shí)請(qǐng)高層領(lǐng)導(dǎo)介入?yún)f(xié)調(diào)一些資源,或者使用商務(wù)手段,確保項(xiàng)目的順利工作。

隨著項(xiàng)目管理現(xiàn)代化、專業(yè)化發(fā)展,組織對(duì)項(xiàng)目管理重要性的關(guān)注程度加深,項(xiàng)目經(jīng)理能力的提高,IT項(xiàng)目的質(zhì)量會(huì)逐步增加。項(xiàng)目管理涉及眾多方面,僅靠認(rèn)識(shí)是不夠的,還需要項(xiàng)目經(jīng)理將理論靈活應(yīng)用于實(shí)際,在項(xiàng)目中總結(jié)經(jīng)驗(yàn),在項(xiàng)目中成長提高。

[1]施瓦爾貝,鄧世忠譯.IT項(xiàng)目管理[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社,2004.

[2]馮國珍,王云璽.管理學(xué)[M].上海:復(fù)旦大學(xué)出版社,2006.

On Organization and Management of Projects

YIN Huai-zhi

(Tianjin Construction Engineering Staf f and Workers University,Tianjin 300203 China)

Modern project management is a comprehensive discipline which manages the project coordinately in all aspects.The management means to make the project achieve the expected target is the methodology of doing something well via managing the person.The concept of project in modern project management is the generalized project whose range is very wide.

project management;method;organization;work flow

F273

A

1673-582X(2010)01-0156-02

2009-10-13

尹懷志(1981-),天津市人,天津建筑工程職業(yè)大學(xué)教師,主要從事計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)專業(yè)。