□任琍

醫(yī)院檔案管理必須適應(yīng)醫(yī)院工作創(chuàng)新發(fā)展的新形勢，不斷優(yōu)化檔案管理環(huán)境，創(chuàng)新檔案管理的手段，建立檔案管理科學(xué)體系，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，更好地服務(wù)于醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作。管理環(huán)境就像土壤，管理體系就好比樹的枝干，而服務(wù)工作就是枝葉、花朵和果實。沒有好的土壤，長不出茁壯的樹木，也就結(jié)不出好的果實。我們應(yīng)努力為醫(yī)院檔案管理營造良好的管理環(huán)境，構(gòu)建規(guī)范的管理體系，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)工作。

1、更新觀念，實現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化。正確的現(xiàn)代化檔案管理理念對于檔案資源利用和醫(yī)院信息化具有重要的指導(dǎo)意義。檔案事業(yè)面臨著電子檔案的出現(xiàn)、信息技術(shù)的應(yīng)用、新型檔案載體的保管等諸多的挑戰(zhàn)，都亟待檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新，以新的觀念去迎接新的挑戰(zhàn)，努力從過去長期封閉、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，從過去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變。

2、營造良好的檔案工作環(huán)境。一方面，檔案管理人員必須著眼于現(xiàn)實，不斷創(chuàng)新檔案管理理念，提高自身素質(zhì)和工作水平，自覺加強檔案資源的存儲、加工、傳遞和共享工作，并且在資源優(yōu)勢理念的作用下充分發(fā)揮檔案資源在管理、創(chuàng)新中的巨大潛能。另一方面，廣大醫(yī)務(wù)工作者應(yīng)提高對醫(yī)院檔案管理的認識，尤其是信息科、醫(yī)教科、人事科等職能科室的兼職檔案管理人員，要具備一定的檔案管理意識和技能。

3、加強硬件建設(shè)，促進管理手段現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的檔案管理手段很難適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要，應(yīng)投入必需的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，實現(xiàn)電子化、自動化管理，發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢，提高工作質(zhì)量和效率。根據(jù)檔案館室建設(shè)標(biāo)準，配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室、庫房，購置工作必備的計算機、復(fù)印機、檔案密集架；解決保護檔案必需的空調(diào)、除塵器、消防器材、安全監(jiān)控器等設(shè)備裝置，為目標(biāo)管理工作創(chuàng)造物質(zhì)條件。同時，選擇適合醫(yī)院檔案管理的軟件，并在檔案工作人員中開展計算機操作和軟件使用培訓(xùn)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。在為醫(yī)院檔案管理努力營造良好的管理環(huán)境的基礎(chǔ)上，還應(yīng)積極構(gòu)建規(guī)范的管理體系，充分利用現(xiàn)代科技的優(yōu)勢，用科學(xué)發(fā)展的眼光來對原有的體系進行完善和改革。

(1)引入ISO9000質(zhì)量管理體系。我國的一些檔案館根據(jù)檔案管理國家法律法規(guī)及本單位實際，結(jié)合ISO9000質(zhì)量管理體系運行模式，按照ISO“八項原則”特別是圍繞以“顧客為關(guān)注的焦點”與“持續(xù)改進”兩個基本原則，明確檔案管理目標(biāo)，落實科室和個人責(zé)任，操作性評比性更強。醫(yī)院檔案管理引入全面質(zhì)量管理體系是完全可行的。檔案室作為醫(yī)院的一個部門，要參與到ISO9000國際質(zhì)量管理體系的建設(shè)中，結(jié)合科技事業(yè)單位檔案管理的有關(guān)文件、制度，編寫質(zhì)量體系文件，融合標(biāo)準，實現(xiàn)管理程序文件化，定期接受全院內(nèi)審和外部評審，使檔案管理逐步走上規(guī)范、科學(xué)化、現(xiàn)代化軌道。

(2)完善制度，規(guī)范管理。隨著信息時代的到來和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，一些檔案管理制度需要進行修改和完善，可將檔案工作的“三納入”、“四同步”管理(即納入計劃規(guī)范、管理制度、部門負責(zé)人及專兼職人員職責(zé)范圍；與布置、檢查、總結(jié)、驗收鑒定各項工作同步)列入規(guī)章制度，付諸實施。制訂和完善醫(yī)院檔案管理實施辦法等制度；制定電子文檔、零散文件收集歸檔制度；明確檔案工作職責(zé)范圍及專兼職檔案人員崗位責(zé)任制；完善醫(yī)院檔案的收集、整理、保密、保管、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、庫房管理、檔案的補充修改等項制度，將檔案管理工作正式納入醫(yī)院工作議事日程，全面系統(tǒng)地納入規(guī)范化、制度化管理的軌道。

(3)創(chuàng)新手段，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。醫(yī)院檔案科學(xué)化管理，是一項實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準系統(tǒng)工程，是檔案工作人員面臨的新課題。檔案管理的現(xiàn)代化形勢，迫使檔案工作人員要采用系統(tǒng)工程、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)目標(biāo)管理等科學(xué)的管理方法創(chuàng)造性地開展工作。

4、創(chuàng)新服務(wù)方式，發(fā)揮檔案價值作用，使之轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的經(jīng)濟效益和社會效益。醫(yī)院檔案部門必須由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域、擴大服務(wù)范圍、創(chuàng)新服務(wù)方式，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的資源作用。

(1)擴大服務(wù)范圍，充分利用檔案資源。醫(yī)院檔案部門要充分應(yīng)用現(xiàn)代科技，多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，開展網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)。醫(yī)院檔案部門要適應(yīng)新形勢的要求，適應(yīng)日益增長的社會需要，擺脫單純的業(yè)務(wù)觀點，充分利用檔案資源，努力拓展服務(wù)領(lǐng)域，多角度、多層次地為醫(yī)務(wù)人員、患者及社會公眾服務(wù)。

(2)創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，提高檔案利用價值。在檔案工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)型時期，傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式與現(xiàn)代檔案服務(wù)方式之間并非是“脫胎換骨”，而是“相輔相依”，兩者之間呈現(xiàn)出強烈的互補性。因此，醫(yī)院檔案部門應(yīng)根據(jù)社會檔案需求發(fā)展演變的客觀趨勢，在不斷優(yōu)化傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，與時俱進地促進檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。