廣東工業(yè)大學(xué)華立學(xué)院圖書館

〔廣東省廣州市 450001〕

齊鐵臣*

一、企業(yè)情報(bào)渠道

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的進(jìn)一步加劇,對(duì)企業(yè)來說培養(yǎng)自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力顯得越來越重要。在一個(gè)逐漸成熟的市場(chǎng)里,所有企業(yè)都處于相同的經(jīng)濟(jì)環(huán)境里,核心競(jìng)爭(zhēng)力的競(jìng)爭(zhēng)體現(xiàn)在對(duì)資金、原材料、人才、技術(shù)、市場(chǎng)等資源的爭(zhēng)奪上,而這些資源又是企業(yè)能夠持續(xù)經(jīng)營(yíng)的根本。在爭(zhēng)奪資源的過程中,情報(bào)越來越引起廣大企業(yè)家的重視。據(jù)報(bào)道,世界500強(qiáng)企業(yè)都有自己的情報(bào)機(jī)構(gòu)[1]。但是,在國(guó)內(nèi)對(duì)情報(bào)工作比較重視的企業(yè)卻比較少,無論在情報(bào)搜集、情報(bào)加工、情報(bào)管理,還是在情報(bào)應(yīng)用上,都與國(guó)外企業(yè)存在著很大的差距。因此,在經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)日益明顯、國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈的情況下,要想保持企業(yè)自身強(qiáng)有力的核心競(jìng)爭(zhēng)力,我國(guó)企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)情報(bào)工作的重視,而建立穩(wěn)定、可靠的企業(yè)情報(bào)渠道是所有情報(bào)工作的基礎(chǔ)。

二、企業(yè)情報(bào)渠道的特點(diǎn)

企業(yè)情報(bào)渠道和政治情報(bào)渠道、軍事情報(bào)渠道有一定的相同之處,比如不易獲得、情報(bào)時(shí)效性強(qiáng)等,同時(shí)它也有自己獨(dú)有的特點(diǎn)。

(一)多種媒介交流并存

由于企業(yè)的發(fā)展階段、地理位置、所屬行業(yè)、所屬經(jīng)濟(jì)環(huán)境等具體因素的不同,各個(gè)企業(yè)都會(huì)采用比較適合自己的情報(bào)渠道。在經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的地區(qū),咨詢公司會(huì)成為企業(yè)的良好情報(bào)渠道;而在經(jīng)濟(jì)落后地區(qū),政府相關(guān)部門就會(huì)成為當(dāng)?shù)仄髽I(yè)的情報(bào)渠道。同時(shí),根據(jù)自身的條件,各個(gè)企業(yè)也會(huì)采用不同的交流媒介。大型企業(yè)通常會(huì)有比較固定、正規(guī)的情報(bào)渠道,中小企業(yè)卻采用松散、非正式的合作方式。在企業(yè)內(nèi)部,不同級(jí)別、不同部門也會(huì)采用不同的情報(bào)交流形式。生產(chǎn)部門用的比較多的是上下級(jí)之間口頭的情報(bào)交流,研發(fā)部門則比較多地直接面對(duì)專業(yè)資料機(jī)構(gòu),采用網(wǎng)絡(luò)、電話、傳真、樣本等交流形式。

(二)內(nèi)外并用,綜合運(yùn)用[2]

企業(yè)在實(shí)際操作中往往是同時(shí)應(yīng)用多個(gè)情報(bào)渠道,集中各方面資源為我所用。在高度重視企業(yè)外部情報(bào)資源的同時(shí),企業(yè)也必須注重內(nèi)部情報(bào)資源的開發(fā)。往往一個(gè)來自企業(yè)高層正確而及時(shí)的決策是綜合外部各方面情報(bào)資源,在企業(yè)內(nèi)部實(shí)際情況的基礎(chǔ)上,經(jīng)過多方面論證得出來的。

(三)對(duì)情報(bào)人員素質(zhì)要求較高

情報(bào)是對(duì)信息的高度提煉,是集中化了的知識(shí),因此企業(yè)情報(bào)從業(yè)人員必須擁有全面的個(gè)人素質(zhì)和完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)。對(duì)于同一條情報(bào),不同的人對(duì)它考慮的出發(fā)點(diǎn)不同,得出的結(jié)論也不一樣,直接影響著決策質(zhì)量。從這一點(diǎn)講,企業(yè)情報(bào)人員必須是接受過高等教育、擁有完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí),考慮到企業(yè)情報(bào)的不易獲得性,情報(bào)人員也必須擁有比較高的“情商”,能夠很快適應(yīng)各種突然的場(chǎng)合,能夠和各種人士打交道。另外,要想成為一名優(yōu)秀的情報(bào)人員,還必須具備一定的戰(zhàn)略眼光和管理經(jīng)驗(yàn)?？傊?必須是技能全面的高素質(zhì)人才,才能幫助企業(yè)建立可靠的情報(bào)渠道。

(四)企業(yè)情報(bào)渠道并不神秘

提到情報(bào),人們立刻聯(lián)想到的是軍事情報(bào)、“間諜”等概念,這一類情報(bào)渠道是秘密的,通過一般手段是不可能獲得的,也是一般人不能做到的。但是,企業(yè)情報(bào)并非如此,企業(yè)情報(bào)絕大部分是通過公開途徑、利用合法手段獲得的。美國(guó)海軍高級(jí)情報(bào)分析員艾利斯·扎卡利亞曾經(jīng)指出:“情報(bào)的95%來自公開資料,僅1%來自機(jī)密資料?！盵3]軍事類的情報(bào)尚且如此,那么企業(yè)情報(bào)的獲得更是來自于公開渠道。只是這個(gè)情報(bào)渠道的建立是一個(gè)長(zhǎng)期的過程,必須有專門的人員來努力開發(fā)、長(zhǎng)期維護(hù)。

三、建立企業(yè)情報(bào)渠道必須遵循的原則

考慮到企業(yè)情報(bào)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的重大意義,也是由于建立企業(yè)情報(bào)渠道需要很大的經(jīng)濟(jì)投入,因此企業(yè)建立情報(bào)渠道要做好規(guī)劃,從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮,使情報(bào)渠道能夠適合企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。簡(jiǎn)單說來,企業(yè)建立情報(bào)渠道應(yīng)該遵循以下幾條原則。

(一)連續(xù)性

建立企業(yè)情報(bào)渠道需要?jiǎng)佑么罅科髽I(yè)資源,也需要各個(gè)部門相互配合,有時(shí)候也需要借助外部力量的支持與合作。因此,企業(yè)要想擁有自己穩(wěn)定而且可靠的情報(bào)渠道,就必須提前準(zhǔn)備,做好長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)的規(guī)劃。情報(bào)資源具有很大的特殊性,不同于其他資源。合作伙伴在交換情報(bào)時(shí)會(huì)反復(fù)考慮所交換情報(bào)的價(jià)值和用途,給對(duì)方帶來什么收益,是否能對(duì)自己構(gòu)成威脅。由于這種心態(tài)的存在,企業(yè)之間情報(bào)渠道的建立受到了阻礙。只有相互之間表達(dá)出在情報(bào)工作合作的誠意才能有所進(jìn)展。因此,建立企業(yè)情報(bào)渠道需要企業(yè)連續(xù)不斷地投入和持續(xù)經(jīng)營(yíng)。

(二)價(jià)值性

企業(yè)情報(bào)最根本的作用是能夠?yàn)槠髽I(yè)管理人員提供決策依據(jù),以提高企業(yè)決策的質(zhì)量。現(xiàn)在的市場(chǎng)上充斥著各種各樣的信息,要想在浩如煙海的信息海洋中找到對(duì)企業(yè)有用的情報(bào),并非一件易事。所以,企業(yè)在開始建立情報(bào)渠道時(shí)必須反復(fù)判斷這條準(zhǔn)渠道目前和將來的價(jià)值——它能否可以給企業(yè)提供可靠的情報(bào)資源。一條可靠而穩(wěn)定的情報(bào)渠道,能夠使企業(yè)走上快速發(fā)展的道路,甚至使企業(yè)起死回生;否則,一條沒有利用價(jià)值或者價(jià)值不大的渠道,不僅會(huì)浪費(fèi)掉企業(yè)大量的資源投入,而且會(huì)誤導(dǎo)管理者做出錯(cuò)誤的決策,結(jié)果使企業(yè)遭受了巨大地?fù)p失。

(三)準(zhǔn)確性

企業(yè)情報(bào)的價(jià)值體現(xiàn)在它的準(zhǔn)確性上,只有準(zhǔn)確而且客觀的情報(bào)才能為企業(yè)管理者帶來決策幫助。能否提供準(zhǔn)確的情報(bào)是衡量一條情報(bào)渠道有無價(jià)值的重要標(biāo)準(zhǔn)。尤其在涉及到一些內(nèi)容需要定量描述的情報(bào)時(shí),準(zhǔn)確就是企業(yè)情報(bào)的靈魂。一些內(nèi)容需要定性描述的情報(bào),也必須要求詳細(xì)、全面。在建立企業(yè)情報(bào)渠道時(shí),該渠道能否提供準(zhǔn)確的情報(bào),是企業(yè)情報(bào)工作人員必須遵循的一條重要原則。

(四)適用性

無論是在企業(yè)外部還是在內(nèi)部,各種信息良莠不齊,讓情報(bào)人員很是頭疼。尤其信息提煉而來的情報(bào),雖然在數(shù)量上很大,但是質(zhì)量就不能全部保證了。企業(yè)沒有必要收集到所有的情報(bào),只需要獲得自己所需要的、能夠幫助決策的情報(bào)就可以了。因此,企業(yè)在建立情報(bào)渠道時(shí),一定要從企業(yè)實(shí)際情況出發(fā),因地制宜、因時(shí)制宜,建立適合自己需要的情報(bào)渠道。

(五)目標(biāo)性

由于建立企業(yè)情報(bào)是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工程,對(duì)企業(yè)有著非比尋常的意義,一旦失敗,難以重新開始,再加上資金、人員等各方面資源的投入,這項(xiàng)工程不能允許失敗。所以,在開始之前,做好科學(xué)的規(guī)劃,明確該項(xiàng)情報(bào)工作的目標(biāo)是很重要的。一個(gè)明確而實(shí)際的目標(biāo),不僅可以引導(dǎo)情報(bào)工作人員朝正確的方向努力工作,同時(shí)也為所有情報(bào)相關(guān)工作人員提供了一個(gè)美好的愿景,也就形成了積極向上的工作氛圍。

(六)經(jīng)濟(jì)性

任何一個(gè)項(xiàng)目都要控制成本,建立企業(yè)情報(bào)渠道也不例外。因?yàn)?建立情報(bào)渠道是一項(xiàng)高投入的活動(dòng)。比如,想要得到一些非公開的情報(bào),必須通過非正式渠道才能成功,這個(gè)時(shí)候不僅要達(dá)到目的,情報(bào)人員還要努力控制相關(guān)活動(dòng)的費(fèi)用。在項(xiàng)目開始前的項(xiàng)目規(guī)劃中,可通過財(cái)務(wù)預(yù)算盡量準(zhǔn)確地控制相關(guān)的費(fèi)用。一旦控制了成本,也就體現(xiàn)出有利于企業(yè)情報(bào)渠道的巨大收益。

四、企業(yè)情報(bào)渠道的幾種常見形式

企業(yè)要建立自己的情報(bào)渠道,必須要有一定的基礎(chǔ),通常是較大型企業(yè)才有這樣的條件。首先,企業(yè)的信息化工作必須達(dá)到一定的水平,能夠利用先進(jìn)的信息技術(shù)來開發(fā)利用各種信息資源。其次,必須有相關(guān)的情報(bào)工作人員。除了設(shè)置 CIO這樣一個(gè)職位以外,必須有情報(bào)專員來專門負(fù)責(zé)企業(yè)情報(bào)工作,建立自己的情報(bào)數(shù)據(jù)庫。還要給予情報(bào)部門充足的資源和足夠的條件,來建立一個(gè)以企業(yè)情報(bào)部門為中心的良好的公共關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。

(一)建立內(nèi)部情報(bào)通道

建立企業(yè)內(nèi)部情報(bào)通道主要是針對(duì)企業(yè)內(nèi)部情報(bào)而做出的對(duì)策。企業(yè)內(nèi)部的情報(bào)工作是企業(yè)情報(bào)工作最主要的部分,只有在完全掌握內(nèi)部情報(bào)的基礎(chǔ)上,外部情報(bào)才能發(fā)揮作用。一個(gè)企業(yè),不論大小都有固定的幾個(gè)部門組成,各個(gè)部門之間、上下級(jí)之間的信息流通必須保持通暢,否則就會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。尤其在發(fā)生重大危機(jī)的時(shí)候,如果相關(guān)負(fù)責(zé)人不能及時(shí)掌握詳細(xì)的實(shí)際情況,不能及時(shí)做出對(duì)策,后果將難以想象。企業(yè)內(nèi)部的情報(bào)主要包括以下幾種:經(jīng)營(yíng)管理情報(bào)、生產(chǎn)技術(shù)情報(bào)、產(chǎn)品情報(bào)、銷售情報(bào)、人力資源情報(bào)等。這些日常情報(bào)雖然很瑣碎,但是能夠從中總結(jié)出對(duì)管理者有用的情報(bào)來。比如,連續(xù)幾周某區(qū)域銷售業(yè)績(jī)下滑,是不是該區(qū)域出現(xiàn)了新的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手;某一型號(hào)產(chǎn)品多次出現(xiàn)質(zhì)量問題,到底是什么原因造成的。要想了解企業(yè)全部?jī)?nèi)部情報(bào),必須建立一套完善的情報(bào)傳遞制度,使得“上情下達(dá),下情上達(dá)”[4]。這套制度包括:某一個(gè)部門出現(xiàn)了問題應(yīng)該找哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)解決,最終由誰可以做出決策;在緊急情況下,哪個(gè)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)可以臨時(shí)決定;等等內(nèi)容。另外,在平行部門之間有什么問題或者突然情況也必須相互說明、相互之間信息資源必須共享,保持情報(bào)網(wǎng)狀的傳輸渠道。

(二)借用“外腦”,擁有穩(wěn)定的顧問合作伙伴

最近十幾年,咨詢業(yè)在我國(guó)蓬勃發(fā)展起來,尤其是在經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的東南沿海地區(qū)。咨詢公司和咨詢從業(yè)人員主要的服務(wù)對(duì)象是企業(yè)。當(dāng)企業(yè)面臨一些難以解決的問題時(shí),咨詢公司會(huì)利用自己優(yōu)秀的人力資本和經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢(shì),針對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況,雙方共同制定出解決方案。在長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)積累的基礎(chǔ)上,一些咨詢公司的實(shí)力迅速得到了提升,集中了一大批在各個(gè)領(lǐng)域都造詣?lì)H高的專家。這些專家經(jīng)驗(yàn)豐富,理論功底深厚,知識(shí)結(jié)構(gòu)完善,同時(shí)也熟知各個(gè)行業(yè)的基本情況和發(fā)展趨勢(shì)。在和企業(yè)的相互交流中,這些咨詢公司和咨詢從業(yè)人員當(dāng)之無愧地成為了廣大企業(yè)的“外腦”。因此,企業(yè)可以和適合自己的咨詢公司保持恰當(dāng)?shù)暮献麝P(guān)系,當(dāng)自己有哪一方面的情報(bào)需求時(shí),求助于咨詢公司是一個(gè)很好的渠道。企業(yè)也可以把本行業(yè)或者本地區(qū)的知名專家、學(xué)者聘任為自己的長(zhǎng)期顧問,這樣“外腦”就更加熟悉企業(yè)的實(shí)際情況,甚至可以當(dāng)作“內(nèi)腦”使用?！巴饽X”還包括一些科技情報(bào)機(jī)構(gòu)。這些機(jī)構(gòu)可以提供某一領(lǐng)域以往絕大部分歷史資料和最新的情報(bào),而且非常全面、權(quán)威。如果企業(yè)需要這些文獻(xiàn)資料的話,可以利用這條正式情報(bào)渠道。

(三)政府相關(guān)部門

隨著我國(guó)“以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心”政策的引導(dǎo),地方政府都非常重視當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展,當(dāng)?shù)仄髽I(yè)的發(fā)展都受到了當(dāng)?shù)卣年P(guān)注和支持。同時(shí)政府相關(guān)部門也千方百計(jì)地為企業(yè)提供各種服務(wù),創(chuàng)造企業(yè)發(fā)展的條件。在當(dāng)?shù)卣闹С窒?一些商品展銷會(huì)、技術(shù)交流大會(huì)、商品博覽會(huì)、商品交易會(huì)層出不窮,為廣大企業(yè)提供了采購、尋找客戶、引進(jìn)技術(shù)的豐富情報(bào)。如果企業(yè)能夠和政府相關(guān)部門保持溝通,經(jīng)常參與國(guó)內(nèi)甚至國(guó)外的此類活動(dòng),這方面的情報(bào)必然會(huì)使企業(yè)受益頗多。同時(shí),和政府相關(guān)部門保持良好地溝通,甚至可以提前知曉某一政策的頒布(畢竟有些情報(bào)是通過良好的人際關(guān)系獲得的),可以讓企業(yè)有提前準(zhǔn)備的時(shí)間。當(dāng)然,企業(yè)建立政府情報(bào)渠道必須遵守法律,不能違背“游戲規(guī)則”。

(四)善于利用行業(yè)協(xié)會(huì)的資源

我國(guó)國(guó)內(nèi)市場(chǎng)存在著各個(gè)領(lǐng)域的行業(yè)組織。同一行業(yè)的多個(gè)企業(yè)為了尋找自己各自的發(fā)展空間,避免相互惡性競(jìng)爭(zhēng),就相互妥協(xié)組成了行業(yè)協(xié)會(huì)(當(dāng)然也可能是在政府的倡議和要求下形成的)。行業(yè)協(xié)會(huì)匯聚了各個(gè)企業(yè)的相關(guān)資料,要想了解某個(gè)企業(yè)的基本資料,行業(yè)協(xié)會(huì)是一個(gè)很好的途徑。對(duì)自己主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和供應(yīng)商的持續(xù)關(guān)注,也可以讓企業(yè)能夠在第一時(shí)間內(nèi)預(yù)測(cè)到將要發(fā)生的事情。企業(yè)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手之間不僅是競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)系,還有合作的關(guān)系。相互之間可能會(huì)共享部分信息資源,防范共同的“敵人”(潛在競(jìng)爭(zhēng)者),這種合作的意愿使得企業(yè)會(huì)選擇同行、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手這條情報(bào)渠道。

(五)客戶、消費(fèi)者

顧客不僅是上帝,顧客也是企業(yè)的情報(bào)來源之一。對(duì)于企業(yè)來說,自己所提供的產(chǎn)品、服務(wù)和工程最終要由消費(fèi)者和客戶來檢驗(yàn),客戶和消費(fèi)者在企業(yè)面前是最有發(fā)言權(quán)的。有時(shí)他們的一言半語就能夠讓企業(yè)的產(chǎn)品水平和服務(wù)質(zhì)量有很大地提高。有的企業(yè)任用大量的促銷員,不僅是為了提升銷售業(yè)績(jī),也是為了得到消費(fèi)者的反饋信息;讓客戶留下批評(píng)和建議,是為了讓企業(yè)有更進(jìn)一步地提高。企業(yè)的客戶服務(wù)部門,就是利用客戶和消費(fèi)者來取得相關(guān)情報(bào)的一個(gè)渠道。

五、結(jié) 束 語

企業(yè)情報(bào)渠道的建立是一個(gè)復(fù)雜而長(zhǎng)期的過程,它不僅需要企業(yè)有持續(xù)的投入,同時(shí)也要求情報(bào)人員具備比較高的綜合素質(zhì)。它要求企業(yè)根據(jù)自己的實(shí)際情況來建立自己的情報(bào)渠道,也要求情報(bào)從業(yè)人員能夠隨機(jī)應(yīng)變地應(yīng)用多種方(下轉(zhuǎn)第53頁)式來獲得自己所需要的情報(bào)。因此,企業(yè)情報(bào)渠道的建立需要情報(bào)從業(yè)人員在實(shí)際操作中繼續(xù)摸索和在理論上不斷創(chuàng)新。

[1]吳祚哲.長(zhǎng)三角開始培養(yǎng)“企業(yè)情報(bào)”人員 [J].中國(guó)改革報(bào),2007-06-05(1).

[2]蘇敬勤 ,蔡潔.企業(yè)情報(bào)交流中的組織障礙 [J].情報(bào)學(xué)刊,1992,(1):70～72.

[3]廖劍嵐.論企業(yè)的情報(bào)搜集[J].情報(bào)雜志,2001,20(6):45～46.

[4]馬費(fèi)成.現(xiàn)代企業(yè)信息開發(fā)利用策略 [M].武漢:武漢大學(xué)出版社,1987:204～217.