王志麗

（赤峰學(xué)院 人事處，內(nèi)蒙古 赤峰 0 2 4 0 0 0）

淺談干部人事檔案材料的整理

王志麗

（赤峰學(xué)院 人事處，內(nèi)蒙古 赤峰 0 2 4 0 0 0）

干部人事檔案工作的整理就是將收集起來的每個人的檔案材料進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成冊，并在此基礎(chǔ)上不斷對檔案內(nèi)容進(jìn)行補充.根據(jù)《干部檔案整理工作細(xì)則》要求每個人的檔案材料，必須裝訂成卷，裝訂后的檔案，要做到卷面整潔，全卷整齊、平坦，對于過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，則要在左邊縫一條紙邊．不符合標(biāo)準(zhǔn)的每份材料，或要逐頁進(jìn)行剪裁、縫紉、加工，或要把材料用襯紙托裱成魚鱗形或梯形.在目前人事檔案管理工作中呈現(xiàn)出許多不足，急需我們采取新措施去解決.

干部人事檔案；檔案材料；整理

干部人事檔案是組織、人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔、任用干部等工作中，形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等各方面內(nèi)容的歷史的、全面的、詳細(xì)的個人資料.干部人事檔案工作的整理就是將收集起來的每個人的檔案材料進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成冊，并在此基礎(chǔ)上不斷對檔案內(nèi)容進(jìn)行補充的工作，但目前人事檔案管理工作呈現(xiàn)出許多不足，急需我們采取新措施去解決.

1 干部人事檔案的整理工作

1.1 干部人事檔案整理的類型

（1）新人事檔案的整理，是比較系統(tǒng)、全面的整理，主要是對新分配的大學(xué)生等轉(zhuǎn)崗或新走上工作崗位的人員的檔案進(jìn)行的整理.（2）對檔案補充新內(nèi)容的整理，是將新產(chǎn)生的一些新的干部人事檔案材料補充到檔案中去的整理.（3）對檔案進(jìn)行清理的整理，是對檔案人事檔案按有關(guān)文件規(guī)定進(jìn)行清理，是在特定的歷史條件下產(chǎn)生的發(fā)球特殊種類，一般不常用.整理的主要目的是按有關(guān)規(guī)定清出歷次運動中形成的冤假錯安材料.

1.2 干部人事檔案整理的方法

（1）集中時間、集中人力的整理.這種方法是管理檔案單位在一定的時間內(nèi)，抽調(diào)有關(guān)人員集中進(jìn)行整理.（2）日常工作中的整理.就是檔案管理人員在日常工作中，對新接收檔案或新形成的材料所進(jìn)行的收集、歸檔等工作.

1.3 干部人事檔案整理的要求

（1）整理干部人事檔案要做到：對收集的檔案材料鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊、層次分明，使每卷檔案達(dá)到完整、真實、條理、規(guī)范、達(dá)標(biāo)的要求.（2）整理干部人事檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部人事檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的副本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作.

1.4 整理干部人事檔案工作中的注意事項

整理工作中，集中了大量的檔案材料，只有做好安全保密工作，才能保證整理工作的順利進(jìn)行，因此要求整理檔案的人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部人事檔案工作的有關(guān)法律規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密.（1）在整理工作中，不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料.（2）不得擅自處理或銷毀檔案材料.對按規(guī)定剔除的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后區(qū)別情況予以處理.（3）在整理檔案過程中，要切實做好防火和安全保密工作，加強對檔案材料的管理.

1.5 干部人事檔案整理的準(zhǔn)備工作

在整理干部人事檔案之前，要做好準(zhǔn)備工作對保證整理工作順利地進(jìn)行有十分重要的意義.具體包括（1）干部人事檔案材料的準(zhǔn)備，即在整理之前對所管理的檔案進(jìn)行材料的全面收集.（2）人員的準(zhǔn)備.管檔卷數(shù)多，人員配備少的單位，在整理任務(wù)較重時需要抽調(diào)人員集中整理.要挑選政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)較好的黨員干部，并具有一定的干部人事工作業(yè)務(wù)知識的人員參加.整理前要進(jìn)行嚴(yán)格的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)文件、熟悉業(yè)務(wù)、掌握有關(guān)的政策規(guī)定，明確工作要求和整理工作的各道工序、步驟及實際操作技術(shù).可采取先試行整理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)后再正常開展整理工作.（3）物質(zhì)準(zhǔn)備.首先整理干部人事檔案需要專門的工作室，以便安全保密工作.其次，工具、用品要齊全，即整理檔案材料要備齊必需的物品和設(shè)備，如檔案盒、裝訂機、修補膠、修補紙、切紙機、碎紙機等.

1.6 整理檔案的基本步驟

整理干部人事檔案一般有八個步驟，即：鑒別、分類、排序、編目、復(fù)制、技術(shù)加工、裝訂、驗收.

2 干部人事檔案管理存在的主要問題

干部人事檔案不僅直接服務(wù)于干部人事工作，還為開發(fā)人力資源、培養(yǎng)、選拔、任用干部等方面提供可靠的依據(jù)，但是，傳統(tǒng)的檔案管理方法在保護(hù)和利用檔案中存在許多不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面.

2.1 干部人事檔案載體不統(tǒng)一

《干部檔案整理工作細(xì)則》要求每個人的檔案材料，必須裝訂成卷，裝訂后的檔案，要做到卷面整潔，全卷整齊、平坦，對于過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，則要在左邊縫一條紙邊.不符合標(biāo)準(zhǔn)(每頁長為2 6.5 c m，寬為1 9.5 c m)的每份材料，或要逐頁進(jìn)行剪裁、縫紉、加工，或要把材料用襯紙托裱成魚鱗形或梯形.（1）近幾年，經(jīng)常有A 4紙規(guī)格大小的材料歸檔，例如：考生報考的材料，各高校畢業(yè)生登記表、成績單、授予學(xué)位審批表，晉升職稱審批表等，這類材料，非常難剪裁，一份材料要進(jìn)行四邊裁剪，也很難保證做到裝訂線適中，不損壞字，真是使檔案員左右為難，費時費力.（2）干部人事檔案專用的打孔機，在裝訂時把每份材料都人為地打出3個圓孔，造成了檔案的破損，對每份材料的裁剪更是嚴(yán)重地破壞了檔案的原貌.

2.2 人事檔案的保護(hù)和保密不到位

干部人事檔案在裝訂成冊過程中，打孔穿線必然要傷害到檔案紙張，而且干部人事檔案裝訂后不能固定下來，每年都江堰市在不斷補充新材料，按現(xiàn)行干部人事檔案不早不晚辦法規(guī)定，對悼念的干部人事檔案材料要在半個月內(nèi)歸入檔案袋（盒）內(nèi)，每兩年歸檔一次，材料歸檔時，必須把已裝好的檔案拆開，將補充的新材料與原案卷的相關(guān)材料歸類，打孔裝訂成為一冊.反復(fù)拆裝嚴(yán)重縮短干部檔案的壽命.另外大量積壓材料檔案，在庫房容易衩灰塵腐蝕，還容易使有害昆蟲和微生物傳播，污染檔案.另外，由于干部人事檔案是按人員組卷裝訂面冊的，當(dāng)查閱其中某一份或某一類檔案材料時須將全冊檔案提供給查閱者，雖然干部人事檔案有嚴(yán)格控制的借閱保密規(guī)定，但很有可能利用者看了不該看的材料，不利于檔案的保密，同時由于對借閱者是整冊提供利用，利用時光線、灰塵、自然磨損呀無意摩擦，對檔案損壞程度加大，都不利于檔案的保護(hù).

2.3 重復(fù)的整理工作使管檔人員無暇顧及檔案信息

干部人事檔案最大的特點是每個人的檔案內(nèi)容是不斷充實豐富的.隨著干部個人實踐活動的逐步增加，每個人每年都會形成新的材料.如果按一個人從開始工作，到退休，按現(xiàn)行規(guī)定每兩年裝訂一次，一個人檔案在退休前就要反復(fù)拆、裝近二十次，有特殊情況需要查看檔案材料，拆裝檔案的次數(shù)就會增多.如此重復(fù)性勞動，浪費大量的人力、物力、財力，不僅破壞了檔案的原始面貌，還使管檔人員整天忙于體力勞動，不暇顧及人事檔案信息，減弱工作積極性，還使管理工作停留在淺層基礎(chǔ)上，無法深入開發(fā)取得突破性發(fā)展.

2.4 傳統(tǒng)整理方法不利于檔案的利用

由于借閱者在裝訂成冊的案卷中查找材料時,至少要將整個案卷翻閱一遍，無數(shù)個借閱者就將案卷翻閱無數(shù)遍，增加了對檔案的磨損，減少檔案壽命.另外裝訂成冊的檔案也不利于復(fù)印，反復(fù)拆裝檔案將會破壞檔案材料.

3 干部人事檔案整理改進(jìn)措施

按照《干部檔案整理工作細(xì)則》的規(guī)定要求，整理干部人事檔案，做到：真實、完整、規(guī)范.整理好的干部人事檔案應(yīng)以實用、方便、利用為主要目的，根據(jù)以上所述傳統(tǒng)檔案管理方法存在的不足，應(yīng)采取有效的改進(jìn)方法，下面簡單說一下自己在干部人事檔案整理過程中的一點看法.

3.1 檔案盒的改進(jìn)

目前采用的干部人事檔案盒為略大于1 6開，因為在整理中執(zhí)行干部和職工檔案整理工作有關(guān)要求，案卷內(nèi)紙張全部要采用1 6開紙型.對大于1 6開紙型的材料要進(jìn)行折疊、裁剪，小于1開紙型的材料要進(jìn)行托裱.為了保證案卷的整齊美觀，檔案人員對這些大小不一的紙張要進(jìn)行全方位的技術(shù)加工：或進(jìn)行剪切，或折疊，有些小的紙張還要進(jìn)行裱糊，對那些因字跡而影響裝訂的還要進(jìn)行加邊處理.而近幾年所形成的檔案材料多數(shù)為A 4紙，這類材料，非常難剪裁，一份材料要進(jìn)行四邊裁剪，也很難保證做到裝訂線適中，不損壞字，因此建議采用檔案盒長寬稍大于A 4紙的，其大小為長3 1 0 m m、寬2 2 0 m m、厚4 c m的干部檔案專用盒.

3.2 干部人事檔案案卷不裁剪，不裱糊，不拆借，保持原貌

由于干部人事檔案材料立卷裝訂方法繁瑣、復(fù)雜，標(biāo)準(zhǔn)過于苛刻，每頁都要裁剪，使得拆卷裝訂成為檔案人員一項沉重負(fù)擔(dān).在《歸檔文件整理規(guī)則》已正式實施的情況下，我們應(yīng)該用新的思維、新的理念來思考人事檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，要改變束縛了我們幾十年的傳統(tǒng)的整理裝訂方法.將干部人事檔案材料以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號及編目，然后按十大類材料（履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷和職稱材料、政治歷史審查材料、參加黨員材料、獎勵材料、處分材料、工資變動干部調(diào)動任免等材料、其他供組織參考的材料）分類，采用“文件級”整理的方法，在每大數(shù)碼中按照文件材料歸檔的先后順序編制一個件號，每件上加蓋檔號、件號章，同時每一類的首頁前附上一頁“類別內(nèi)目錄”然后使用一個特制的不銹鋼夾子夾住，這樣既可與其他類別區(qū)分，同時了方便查找提高效率.如此整理好后，將該人的所有檔案材料裝入檔案盒內(nèi)，一卷人事檔案就可放至檔案架上了.這種整理方法與案卷整理法相比較有很多優(yōu)點，既有利于檔案材料的保護(hù)也加強了人事檔案的安全與保密工作，減少檔案整理過程中的繁瑣工序，提高工作效率.

3.3 采用“代件卡”方法

借鑒文書檔案的“代卷卡”的方法，干部人事檔案的借閱也可采用此方法，印刷出代件卡，借走了檔案材料中的哪份材料除了在借閱登記本上進(jìn)行嚴(yán)格登記外，還要認(rèn)真填寫一份代件卡，插入在被借走材料的位置上，以便查看及歸還材料時查找，借出的檔案材料不論多少必須用檔案專用袋封口，以防丟失，也有效解決了利用和保密的矛盾.

3.4 提高管檔人員素質(zhì)，提高辦事效率

一個干部職工檔案是由各個不同時期、不同內(nèi)容的檔案材料積累形成的，如果管檔人員重復(fù)拆分和裝訂檔案則會降低其積極性，這就要求一方面要改變傳統(tǒng)檔案管理方法，按“文件級”整理、靈活查找、節(jié)省人力、物力、勞力，提高管檔人員的辦事效率，另一方面提高管檔人員自身素質(zhì)，培養(yǎng)他們?nèi)蝿谌卧?、勤勤懇懇的?yōu)秀品質(zhì)，擁有一批具有不急不躁、對工作不挑三揀四、認(rèn)真負(fù)責(zé)、生活作風(fēng)優(yōu)良的優(yōu)秀管檔人員，這將是干部人事檔案的管理工作一個制勝的法寶.

〔1〕高湘洪.人事檔案管理工作的幾點思考[J].檔案時空，2007(12).

〔2〕呂春影.人檔案管理中存在的問題及完善措施[J].蹼陽職業(yè)技學(xué)學(xué)報，2004（11）.

〔3〕潘姝.人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].麗水學(xué)院學(xué)報，2009（6）.

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