○蔡園生

（湖北石油潤(rùn)滑油公司 湖北 武漢 430030）

一、ERP的形成背景

ERP最初是由本世紀(jì)60年代的MRP（物料需求計(jì)劃）發(fā)展到80年代的MRPⅡ（制造資源計(jì)劃），到90年代中后期，現(xiàn)實(shí)社會(huì)開始發(fā)生革命性變化，即從工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代開始步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)所處的時(shí)代背景與競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境發(fā)生了很大變化，企業(yè)資源計(jì)劃ERP系統(tǒng)就是在這種時(shí)代背景下面世的。

ERP的中文意思是企業(yè)資源規(guī)劃。ERP是將企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起，對(duì)采購(gòu)、生產(chǎn)、成本、庫(kù)存、分銷、運(yùn)輸、財(cái)務(wù)、人力資源進(jìn)行規(guī)劃，從而達(dá)到最佳資源組合，取得最佳效益。其核心管理思想主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是體現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈資源進(jìn)行管理的思想；二是體現(xiàn)精益生產(chǎn)、敏捷制造和同步工程的思想；三是體現(xiàn)事先計(jì)劃與事前控制的思想。

二、ERP在企業(yè)管理中的作用

1、規(guī)范了企業(yè)基礎(chǔ)管理工作。ERP理順和規(guī)范了企業(yè)業(yè)務(wù)流程，消除了業(yè)務(wù)處理過程中的重復(fù)勞動(dòng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，促使企業(yè)從“人治”走向“法治”，使得企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作得到加強(qiáng)，工作的質(zhì)量進(jìn)一步得到保證。

2、提高了企業(yè)運(yùn)行效率。ERP提供集成的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和資料共享，通過準(zhǔn)確和及時(shí)的信息傳遞，使得企業(yè)能對(duì)人、財(cái)、物、信息等資源進(jìn)行有效管理與調(diào)控，提高了資源運(yùn)作效率。

3、降低了企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。使用ERP系統(tǒng)，管理人員減少10%，企業(yè)庫(kù)存下降30%~50%，企業(yè)的采購(gòu)提前期縮短50%。這些庫(kù)存費(fèi)用下降、勞動(dòng)力節(jié)約、采購(gòu)費(fèi)用節(jié)省等一系列人、財(cái)、物的效應(yīng)，必然會(huì)引起生產(chǎn)成本的降低，從而使企業(yè)管理水平明顯提高。

4、改變了企業(yè)管理方式。使用ERP系統(tǒng)以前，企業(yè)內(nèi)部各自為政和管理滯后的現(xiàn)象屢見不鮮。ERP系統(tǒng)是高度集成化的系統(tǒng)軟件，它強(qiáng)調(diào)企業(yè)的整體觀，把生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、銷售、工程技術(shù)、采購(gòu)等各個(gè)子系統(tǒng)結(jié)合成一個(gè)一體化的系統(tǒng)，使各子系統(tǒng)在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)環(huán)境下工作。ERP系統(tǒng)的使用，一是使得企業(yè)整體合作的意識(shí)和作用加強(qiáng)了，每個(gè)部門可以更好地了解企業(yè)的整體運(yùn)作機(jī)制，更好地了解本部門以及其他部門在企業(yè)整體運(yùn)作中的作用和相互關(guān)系，從而改變了企業(yè)中的部門本位觀。二是實(shí)現(xiàn)了事前控制和及時(shí)反映。ERP通過流程再造，優(yōu)化了企業(yè)業(yè)務(wù)流程，使得每一個(gè)控制點(diǎn)能得到及時(shí)控制，同時(shí)對(duì)每一環(huán)節(jié)所存在的問題都可以隨時(shí)反映出來，系統(tǒng)可以提供績(jī)效評(píng)定所需要的數(shù)據(jù)。

5、提高了決策質(zhì)量。使用ERP系統(tǒng)以后，企業(yè)的各種數(shù)據(jù)處理是由系統(tǒng)自動(dòng)完成，一方面減輕了工作強(qiáng)度，促使企業(yè)管理人員從繁瑣的事務(wù)處理中解放出來，用更多的時(shí)間研究業(yè)務(wù)過程中存在的問題；另一方面企業(yè)的決策層能適時(shí)得到企業(yè)動(dòng)態(tài)的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)和ERP系統(tǒng)的模擬功能來協(xié)助進(jìn)行正確的決策。

三、ERP對(duì)企業(yè)內(nèi)控制度的影響

1、內(nèi)控制度形式的變化。企業(yè)使用ERP系統(tǒng)之前，企業(yè)內(nèi)部控制制度主要是通過人工控制來實(shí)現(xiàn)。ERP系統(tǒng)使得原手工操作下一些內(nèi)控制度措施轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)內(nèi)通過會(huì)計(jì)軟件來實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的內(nèi)控制度也由手工條件下的單一人工控制轉(zhuǎn)為人工控制和程序控制。

2、內(nèi)控制度范圍的變化。ERP系統(tǒng)是一種程序軟件，傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制主要包括管理控制和會(huì)計(jì)控制，而在我國(guó)則特別強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)控制。引入ERP之后，內(nèi)部控制除了上述兩個(gè)控制內(nèi)容外又增加了IT控制。

3、職責(zé)權(quán)限的變化。授權(quán)是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)控制度。在以往的內(nèi)控制度中，對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章，自然形成了層層復(fù)核、道道把關(guān)，具有嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制。但使用ERP系統(tǒng)中，可通過書面授權(quán)，在權(quán)限指引的控制下，可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成控制，審查、復(fù)核等控制就被削弱。

四、ERP系統(tǒng)應(yīng)用的不足

1、存在投資風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)項(xiàng)目應(yīng)用是一項(xiàng)高風(fēng)險(xiǎn)、高投入的工程，在考慮ERP軟件的具體功能時(shí)，要結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境和具體業(yè)態(tài)的特點(diǎn)、企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、組織形式、組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置、職責(zé)分工等，才能確保企業(yè)有一個(gè)科學(xué)、規(guī)范的業(yè)務(wù)流程和管理基礎(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)組織扁平化、小型化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高管理效率和對(duì)市場(chǎng)的快速反應(yīng)能力。而目前的ERP系統(tǒng)一般是以一種預(yù)先固定好的模式結(jié)構(gòu)提供給用戶，企業(yè)在建立其管理系統(tǒng)時(shí)，軟件無法靈活地適應(yīng)個(gè)性化的企業(yè)管理流程要求，這就要求企業(yè)管理流程需按ERP系統(tǒng)中的固有模式去運(yùn)作，否則要經(jīng)過二次開發(fā)才能使用。因此，企業(yè)選用ERP軟件系統(tǒng)時(shí)存在設(shè)備選型不合理、軟件、硬件不配套等投資風(fēng)險(xiǎn)。

2、存在技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。一是ERP系統(tǒng)管理模式與軟件系統(tǒng)不相分離，一旦ERP系統(tǒng)實(shí)施完畢，企業(yè)在需要進(jìn)行管理與業(yè)務(wù)流程重整時(shí)，很難真正達(dá)到從組織結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)流程、業(yè)務(wù)流程全面重整的效果，即現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與功能制約了企業(yè)的動(dòng)態(tài)重整過程。二是ERP系統(tǒng)的發(fā)展起源于制造業(yè)并主要應(yīng)用于制造業(yè)，而ERP在服務(wù)業(yè)的應(yīng)用，特別是在跟蹤客戶服務(wù)和實(shí)現(xiàn)在線客戶服務(wù)方面，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶服務(wù)需求的快速響應(yīng)和高滿意度。三是ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)供應(yīng)鏈上如何建立知識(shí)管理體系與管理手段方面還是一片空白。四是ERP系統(tǒng)中的工作流程與ERP系統(tǒng)功能組成的業(yè)務(wù)流程并沒有緊密融合在一起，從而沒有形成對(duì)業(yè)務(wù)處理過程的控制與管理。

3、存在管理風(fēng)險(xiǎn)。一是ERP實(shí)行的是流程化的管理，會(huì)打破原來的條塊分割，勢(shì)必導(dǎo)致企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的改變，甚至是對(duì)業(yè)務(wù)流程的重新思考。二是ERP系統(tǒng)使用會(huì)改變企業(yè)員工的職權(quán)。這種工作角色的轉(zhuǎn)變和適應(yīng)過程同樣具有不確定性，當(dāng)外部環(huán)境需要他或她自身改變時(shí)，就容易出現(xiàn)抵觸情緒。三是個(gè)別流程執(zhí)行不到位，影響ERP系統(tǒng)整體功能的發(fā)揮。ERP系統(tǒng)流程化的管理進(jìn)一步密切了部門與部門之間的關(guān)系。過去職能化的管理也許還有繞過變通的方法，而使用了ERP系統(tǒng)后就非得通過每個(gè)流程。在這種情況下，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出差錯(cuò)，就直接影響到后續(xù)流程的實(shí)施，顯然風(fēng)險(xiǎn)特征與過去大不相同了。四是ERP系統(tǒng)使數(shù)據(jù)的捕捉一次性完成。所有的數(shù)據(jù)采取一次性單點(diǎn)輸入，數(shù)據(jù)輸入過程中如果出錯(cuò)，將會(huì)生成錯(cuò)誤的結(jié)果。

4、存在安全風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)的使用涉及到整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)一方面使企業(yè)員工以更大的靈活性去處理問題、提高效率，但另一方面如果對(duì)這種靈活性缺乏有效的控制，那么ERP的高度集成性和分布式的系統(tǒng)技術(shù)結(jié)構(gòu)同樣會(huì)為企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)。一是ERP系統(tǒng)中高度集成的功能模塊使得任何一點(diǎn)出現(xiàn)問題都會(huì)影響到其他模塊的正常運(yùn)行。二是傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)采用的是客戶端/服務(wù)器結(jié)構(gòu)。但是，這種分布式的技術(shù)架構(gòu)使系統(tǒng)管理的難度增大，系統(tǒng)更容易暴露在有意和無意的系統(tǒng)攻擊的風(fēng)險(xiǎn)中。三是ERP系統(tǒng)任何數(shù)據(jù)的輸入都是單點(diǎn)的。這一方面保證了ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性，減少了重復(fù)勞動(dòng)，使各個(gè)部門能夠共享信息。另一方面，在這樣的環(huán)境中，數(shù)據(jù)的所有權(quán)和維護(hù)成為一個(gè)問題。如果存在不合適的訪問權(quán)限的定義，缺乏有效的法規(guī)對(duì)系統(tǒng)使用的控制，那么系統(tǒng)中的一些機(jī)密數(shù)據(jù)將會(huì)變得非常透明，將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的重大損失。

五、完善ERP在企業(yè)管理中的應(yīng)用

1、完善ERP功能。ERP是一個(gè)管理軟件，管理軟件需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化不斷調(diào)整和完善功能，這樣才能真正發(fā)揮管理軟件的作用，使管理軟件與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。

2、加強(qiáng)ERP系統(tǒng)日常操作管理控制。ERP系統(tǒng)操作管理控制主要表現(xiàn)為操作權(quán)限控制和操作規(guī)程控制兩個(gè)方面。操作權(quán)限控制就是要求每個(gè)崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行作業(yè)，不得超權(quán)限接觸系統(tǒng)，以保證系統(tǒng)的安全。操作規(guī)程控制就是要求系統(tǒng)操作必須遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)、操作程序和注意事項(xiàng)等。標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程還包括：軟、硬件操作規(guī)程、工作運(yùn)行規(guī)程、上機(jī)時(shí)間記錄規(guī)程等。

3、加強(qiáng)ERP數(shù)據(jù)日常監(jiān)控。ERP系統(tǒng)是一個(gè)高度集成的管理軟件，并且任何數(shù)據(jù)的輸入都是單點(diǎn)的，ERP數(shù)據(jù)如果錄入信息不準(zhǔn)或出現(xiàn)差錯(cuò)，那么ERP提供的也是一個(gè)錯(cuò)誤的分析。因此，ERP系統(tǒng)應(yīng)用過程中要加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的日常監(jiān)控和管理，尤其是對(duì)虛擬庫(kù)存、應(yīng)收賬款等數(shù)據(jù)要嚴(yán)格監(jiān)管。

4、加強(qiáng)ERP系統(tǒng)維護(hù)控制。ERP系統(tǒng)的維護(hù)就是日常為保障系統(tǒng)正常運(yùn)行而對(duì)系統(tǒng)硬、軟件進(jìn)行的安裝、修正、更新、擴(kuò)展、備份等方面的工作。系統(tǒng)維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù)。硬件維護(hù)主要包括對(duì)硬件定期進(jìn)行檢查并做好記錄，在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)故障要及時(shí)排除并做好故障分析記錄。軟件維護(hù)包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)和完善性維護(hù)。在軟件修改、升級(jí)過程中，要保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。

5、強(qiáng)化ERP系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的安全控制。ERP系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全控制主要是ERP數(shù)據(jù)和程序控制。ERP數(shù)據(jù)控制的目標(biāo)是要做到在任何情況下數(shù)據(jù)都不丟失、不泄露、不被篡改。通常采用的控制包括接觸控制、丟失數(shù)據(jù)的恢復(fù)與重建等，而數(shù)據(jù)的備份則是數(shù)據(jù)恢復(fù)與重建的基礎(chǔ)。程序的安全控制是要保證程序不被修改、不損毀、不被病毒感染。常用的控制包括接觸控制、程序備份等。接觸控制是指非系統(tǒng)維護(hù)人員不得接觸到程序的技術(shù)資料、源程序和加密文件，從而減少程序被修改的可能性。程序備份則是指有關(guān)人員在注明程序功能后備份存檔，以備系統(tǒng)損壞后重新安裝之需。程序的安全控制還要求系統(tǒng)使用單位制定具體的防病毒措施，包括對(duì)來歷不明的介質(zhì)在使用前進(jìn)行病毒檢測(cè)，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢測(cè)，使用網(wǎng)絡(luò)病毒防火墻等。

6、加強(qiáng)人員隊(duì)伍培訓(xùn)。ERP系統(tǒng)的每一模版的每一項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都需要人工輸入，如果錄入不及時(shí)或錄入錯(cuò)誤，那么ERP集成的數(shù)據(jù)將得到一個(gè)錯(cuò)誤的結(jié)果。加強(qiáng)人員培訓(xùn)既要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)關(guān)鍵用戶來培訓(xùn)和指導(dǎo)每一名操作用戶，確保每一項(xiàng)數(shù)據(jù)的錄入及時(shí)、準(zhǔn)確，從而提高整個(gè)員工隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。同時(shí)又要注重員工職業(yè)道德教育，增強(qiáng)員工的工作責(zé)任心。

[1]馮仁德、邵傳毅、劉海英：實(shí)施適宜的ERP系統(tǒng)提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力[J].商業(yè)研究，2002（5）.

[2]2001年度中國(guó)內(nèi)地ERP市場(chǎng)聯(lián)合調(diào)查活動(dòng)報(bào)告[Z].電子商務(wù)技術(shù)，2002（1）.

[3]張福海：用ERP促進(jìn)企業(yè)管理變革與創(chuàng)新[J].企業(yè)管理，2002（5）．