王珍

（濰坊學(xué)院，山東濰坊261061）

簡論電算化下會計檔案管理存在的問題及對策

王珍

（濰坊學(xué)院，山東濰坊261061）

會計電算化的實行產(chǎn)生了許多機讀數(shù)據(jù)與文件，賦予了會計檔案管理許多新的特點，同時也產(chǎn)生了新的問題。應(yīng)從健全法規(guī)制度、提高管理人員素質(zhì)、定期整理拷貝會計數(shù)據(jù)、完善硬件設(shè)施建設(shè)方面而入手加以解決。

會計檔案管理；問題；對策

電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)）和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)，以及計算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設(shè)備類型及其增減變化，計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號，會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

一、電算化下會計檔案管理存在的問題

1.電算化會計檔案管理制度尚不完善。很多單位認(rèn)為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，對電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統(tǒng)的制度。沒有對會計電算化信息系統(tǒng)檔案保管人員的職責(zé)作出相應(yīng)的規(guī)定，也沒有采取相應(yīng)的保障措施來改善保管會計檔案的環(huán)境等。

2.人員培訓(xùn)和管理不到位。由于從業(yè)人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的缺乏，個別會計電算化檔案管理人員不熟悉電算化業(yè)務(wù)，加之對計算機知識知之甚少，不能獨立備份數(shù)據(jù)和定期檢驗數(shù)據(jù)，致使調(diào)用這些數(shù)據(jù)時出現(xiàn)備份不全、存儲介質(zhì)損壞、備份數(shù)據(jù)與當(dāng)前軟件版本不符等問題。

3.電子會計檔案不完整。會計電算化雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

4.會計載體本身性質(zhì)帶來的問題。電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可使用，因此目前許多單位因為沒有將會計軟件的版本及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用?！稌嫏n案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計算機進(jìn)行會計核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印的紙質(zhì)會計檔案，并對保存期限作出規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份；未實行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)損壞或丟失。

二、存在問題的原因分析

1.缺乏明確的規(guī)章制度。由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老辦法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。

2.對會計電算化本身理解的偏差。許多單位的會計人員僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會計分析、預(yù)測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。

3.尚未引起有關(guān)部門的重視。不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴(yán)重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。

三、電算化下會計檔案管理對策

1.建立健全法規(guī)和制度。建立切實可行的管理制度，如制定細(xì)化的《電算化會計檔案管理辦法》、《電算化會計檔案崗位責(zé)任制》、《電算化會計檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度》等內(nèi)部管理制度，是管理好電算化會計檔案的保障。

2.提高會計檔案管理人員素質(zhì)。由于會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性與嚴(yán)密性的特點，作為一種專門檔案，不能按一般檔案的管理辦法進(jìn)行管理，而應(yīng)該按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)具備會計專業(yè)知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用各種管理軟件。培養(yǎng)和引進(jìn)一批既掌握各種現(xiàn)代技術(shù)知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會計工作業(yè)務(wù)，專門從事會計檔案管理的工作人員，才能適應(yīng)新時期會計檔案管理的要求。

3.定期拷貝整理系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)。在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好并記錄以下內(nèi)容:檔案形成的時間、會計數(shù)據(jù)的內(nèi)容及備份，需要對備份磁盤進(jìn)行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應(yīng)制作復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。

4.完善硬件設(shè)施建設(shè)，提供優(yōu)良的存儲介質(zhì)存放環(huán)境。要提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具；選用功能符合本單位實際業(yè)務(wù)的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；對存放在存儲介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好“保護”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標(biāo)明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識，以便查找；對使用時間較長的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換。

5.加強電算化會計系統(tǒng)的保密工作。針對電算化會計檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點，從計算機程序方面考慮，應(yīng)設(shè)置包括輸入、輸出控制，將源程序與數(shù)據(jù)加密，設(shè)置密碼口令；強化系統(tǒng)的安全防護功能，要注意進(jìn)行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

[1]姚玉芬.完善電算化會計檔案管理的思路[J].山西財稅,2007,(9).

[2]周輝,賈亞男.會計電算化與網(wǎng)絡(luò)化工作在實踐中的思考[J].會計之友,2007,(1).

[3]白曉軍.會計檔案工作中存在的問題及對策[J].檔案天地，2003,(1).

責(zé)任編輯：陳冬梅

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2010-04-20

王珍（1980—），女，山東臨朐人，濰坊學(xué)院宣傳部教師。