[摘要]目前科技檔案管理中存在著一些問(wèn)題。改進(jìn)科技檔案管理，要把檔案利用價(jià)值與憑證作用結(jié)合起來(lái)，把科技檔案材料的系統(tǒng)性和完整性結(jié)合起來(lái)，把加強(qiáng)檔案編研與提高檔案資源的集成管理能力和利用能力結(jié)合起來(lái)，把檔案管理的組織創(chuàng)新、方法創(chuàng)新和服務(wù)一創(chuàng)新結(jié)合起來(lái)。
　　[關(guān)鍵詞]檔案管理；問(wèn)題分析；對(duì)策措施；檔案資源
　　[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-6432(2010)27-0026-02
　　
　　1　科技檔案管理中存在的問(wèn)題
　　
　　1.1　重憑證文件收集，輕技術(shù)文件歸檔
　　檔案的價(jià)值包括憑證作用和利用價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理與檔案工作似乎更注重憑證作用，科技檔案都講究真憑實(shí)據(jù)。技術(shù)參考利用價(jià)值是科技檔案的最根本的屬性，然而，在各種歸檔管理要求中都毫無(wú)例外地要求歸檔原件，如果有人歸檔的文件材料為復(fù)印件，在檢查、審核中被發(fā)現(xiàn)，就是工作失誤，導(dǎo)致人們?yōu)榱朔蠚w檔要求，歸檔材料非原件不要。這似乎滿足了歸檔要求，但卻使一些重要的非原件的技術(shù)文件不能歸檔，影響了檔案材料的內(nèi)在質(zhì)量，使檔案資源的參考利用價(jià)值大打折扣。
　　
　　1.2　重管理文件收集，輕檔案資源建設(shè)
　　科技檔案作為一種信息資源，具有獨(dú)特的應(yīng)用價(jià)值，但必須通過(guò)應(yīng)用開(kāi)發(fā)才能實(shí)現(xiàn)。檔案信息的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確是檔案資源開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。完整，要求歸檔文件材料要齊全、要成套。系統(tǒng)，要求所收集的反映科研活動(dòng)過(guò)程的文件材料輸入／輸出因果清晰、層次分明，項(xiàng)目系統(tǒng)文件構(gòu)成完整，整理有序。準(zhǔn)確，要求文件材料必須客觀反映科研活動(dòng)的真實(shí)過(guò)程，保證項(xiàng)目的依據(jù)充分、方法正確、試驗(yàn)科學(xué)、結(jié)論正確。歸檔技術(shù)文件的完整性主要落實(shí)在歸檔收集過(guò)程中，在以往的歸檔管理實(shí)踐中，由于歸檔管理人員理工科和工程技術(shù)知識(shí)的欠缺以及對(duì)歸檔項(xiàng)目整體了解的不足，往往使其在歸檔中不能很好地把握歸檔文件的完整性，導(dǎo)致歸檔文件不少技術(shù)類文件有遺漏，最終導(dǎo)致所歸檔文件不能反映科研項(xiàng)目的技術(shù)全貌、進(jìn)程，造成技術(shù)路線的不連續(xù)。
　　
　　1.3　檔案分類不完善影響了檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)架
　　科技檔案資源的利用程度與作用發(fā)揮，取決于檢索查詢體系的效率，檔案分類是建立檢索目錄體系的基礎(chǔ)。在以往的檢索利用中，經(jīng)常發(fā)生這樣的現(xiàn)象，例如：知道館藏里有某一份技術(shù)文件或資料，而不知道放在什么位置；或者要找一份內(nèi)容非常具體的技術(shù)文件或資料，而不知道歸于哪一類，不知道屬于哪一個(gè)型號(hào)或項(xiàng)目，導(dǎo)致無(wú)法索取到需要的文件資料。這都是由于檔案管理中分類不合理導(dǎo)致館藏排架混亂造成的。分類是一個(gè)看似簡(jiǎn)單實(shí)際卻較為復(fù)雜的問(wèn)題，其復(fù)雜性主要體現(xiàn)在分類在很大程度上影響檔案業(yè)務(wù)管理和資源利用。
　　
　　1.4　編目不完善影響了檢索利用
　　科技檔案資源的利用率、檢索效率高低在很大程度上取決于對(duì)檔案文件所進(jìn)行的編目是否完善。如無(wú)法找到需要的館藏文件資料的現(xiàn)象，與檔案文件的編目有關(guān)。檢索是檔案資源利用的基礎(chǔ)，而檔案編目是檢索利用的基礎(chǔ)，通過(guò)編目，建立多種查找檢索檔案文件資料的途徑，編目著錄項(xiàng)的多少、標(biāo)引深度是影響檔案資源檢索查全率和查準(zhǔn)率的主要因素，檔案編目是檔案資源能否得到充分利用的重要前提。目前，信息資源檢索多采用主題詞檢索，檔案資源檢索也是如此。而一些檔案文件編目中卻缺少了主題詞標(biāo)引，這是檔案資源檢索利用的明顯缺dFScnZ9vQ+gTGfnO+Hc1nVkoDbEUgm5vXpfyFQFFzt0=陷。
　　
　　2　改進(jìn)科技檔案管理的對(duì)策
　　
　　2.1　把檔案利用價(jià)值與憑證作用結(jié)合起來(lái)
　　完善檔案管理制度，制定切實(shí)可行的檔案資料收集、歸檔、分類和編目的程序與方法。在日常歸檔過(guò)程中，要按照歸檔要求，保證歸檔文件原始性要求。在管理上，應(yīng)給歸檔復(fù)印件“松綁”，在原件尚未收集到的情況下，考慮用復(fù)印件替代，應(yīng)對(duì)字跡清晰可供利用的復(fù)印件暫時(shí)收集歸檔，待原件收集到后再作替換，以保證檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，使相關(guān)的技術(shù)文件材料之間既互相對(duì)應(yīng)，又彼此協(xié)調(diào)一致，真實(shí)地記載和反映科研生產(chǎn)活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果。
　　
　　2.2　把科技檔案材料的系統(tǒng)性和完整性結(jié)合起來(lái)
　　檔案人員應(yīng)當(dāng)采取前端界人、過(guò)程控制的方法，根據(jù)各類檔案的歸檔范圍，結(jié)合項(xiàng)目、課題的實(shí)際，與項(xiàng)目、課題負(fù)責(zé)人共同完成該項(xiàng)目的歸檔文件清單，清單應(yīng)細(xì)化地反映出在每一個(gè)不同階段，應(yīng)該形成哪些文件，比如，在立項(xiàng)階段，應(yīng)形成調(diào)研報(bào)告、立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告等類文件，而在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，應(yīng)形成技術(shù)總結(jié)、工作總結(jié)等類文件，使技術(shù)人員和檔案人員對(duì)該項(xiàng)目、課題所要形成、歸檔的文件材料做到心中有數(shù)，并做到邊形成邊歸檔，從根本上保證科技檔案技術(shù)文件材料的系統(tǒng)性和完整性。要完善檔案管理辦法，建立完整的分類體系，使檔案的管理、歸檔做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。根據(jù)國(guó)家或行業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)，制定具體的分類類目，體現(xiàn)自己的資源特色和管理特色。
　　
　　2.3把加強(qiáng)檔案編研與提高檔案資源的集成管理能力和利用能力結(jié)合起來(lái)
　　在檔案資源開(kāi)發(fā)利用中，充分了解用戶需求，針對(duì)各類不同用戶的需求，查閱館藏檔案資料，進(jìn)行二次整理綜合，使檔案資源信息從零散到綜合，從無(wú)序到有序，方便各類人員對(duì)檔案編研成果的利用。必須更新觀念，提高認(rèn)識(shí)。牢固樹立檔案編研工作為單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)的指導(dǎo)思想，圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策、科研生產(chǎn)管理、綜合管理等重點(diǎn)工作，有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)研究。檔案人員要善于從全局去觀察、思考，提供有效的檔案編研資料，及時(shí)主動(dòng)地了解單位科研生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)狀況，了解需求，圍繞中心工作確定編研題目，提供編研成果，有效地發(fā)揮服務(wù)保障作用。
　　
　　2.4　把檔案管理的組織創(chuàng)新、方法創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新結(jié)合起來(lái)
　　在檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)上，企業(yè)要設(shè)置專門的綜合檔案室，配備配齊專職檔案工作人員，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將科技檔案管理作為一項(xiàng)重要內(nèi)容抓好。在檔案人員隊(duì)伍建設(shè)上，要大力引進(jìn)檔案、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等相關(guān)專業(yè)管理人才；要加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，開(kāi)展計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)，使檔案人員熟練掌握計(jì)算機(jī)基本知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和操作技術(shù)，不斷提高檔案人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理手段由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。
　　在管理體制上，企業(yè)科技檔案工作要實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的體制。在管理方式上，要做好科技檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，大力加強(qiáng)科技檔案信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案實(shí)體的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理。
　　在檔案服務(wù)上，通過(guò)局域網(wǎng)為本單位各部門提供科技檔案查詢服務(wù)。開(kāi)展科技檔案在線服務(wù)，可以跨越時(shí)空，突破地域限制，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源高度共享，充分保證科技檔案的安全性和保密性，有效預(yù)防和杜絕網(wǎng)上泄密、侵權(quán)或違法行為，更好地保護(hù)和利用科技檔案，促進(jìn)溝通交流，提高工作效