劉家國(guó) 夏紅兵

(四川烹飪高等?？茖W(xué)校，四川 成都 610100)

2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出：“高等學(xué)校檔案是高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！备咝n案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史、發(fā)展過(guò)程，而且是全校師生員工的德、能、勤、績(jī)和學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是歷史、是學(xué)校發(fā)展的見(jiàn)證［1］。如今，檔案管理已經(jīng)提上議事日程，得到了高度重視。但是多數(shù)高職高專學(xué)校由于歷史原因，檔案管理工作相對(duì)較弱，多數(shù)學(xué)校檔案管理尚未達(dá)標(biāo)。本文擬以四川烹飪高等專科學(xué)校檔案達(dá)標(biāo)工作的實(shí)踐為基礎(chǔ)，對(duì)高職高專院校檔案工作的規(guī)范化管理進(jìn)行探討。

1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理

根據(jù)四川省教育廳和四川省檔案局的有關(guān)精神，要求在“十一五”期間四川省高校檔案工作全部達(dá)到規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)，因此四川烹專按照四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法的要求，制定了《四川烹飪高等?？茖W(xué)校檔案達(dá)標(biāo)工作方案》，提出了全面提高檔案工作管理水平，即到2009年檔案工作達(dá)到省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，爭(zhēng)取達(dá)到省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的工作目標(biāo)。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，學(xué)校黨委定調(diào)、校長(zhǎng)親抓，成立了以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組;成立了檔案達(dá)標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校校長(zhǎng)任組長(zhǎng)、黨委副書記任副組長(zhǎng);并成立了以學(xué)校黨委書記為組長(zhǎng)的檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組。有了組織保障和必要的經(jīng)費(fèi)支持，通過(guò)兩年半努力，特別是專兼職檔案員的艱苦努力，四川烹專于2009年6月順利通過(guò)了四川省檔案達(dá)標(biāo)專家組的考核認(rèn)定，成為四川省首家通過(guò)“四川省檔案工作規(guī)范化管理一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”認(rèn)定的高職高專院校。

2 建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，是檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的可靠保證

要順利開(kāi)展檔案管理工作，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。四川烹專參照《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律規(guī)章制度文件，編寫了《四川烹飪高等?？茖W(xué)校檔案工作管理制度匯編》，其中包括《四川烹飪高等?？茖W(xué)校檔案管理辦法》《四川烹飪高等專科學(xué)校部門檔案歸檔范圍》《四川烹飪高等?？茖W(xué)校檔案立卷整理辦法》《四川烹飪高等專科學(xué)校檔案人員職責(zé)》等16個(gè)文件，全面完善了學(xué)校檔案管理工作制度，具有很強(qiáng)的可操作性，真正做到了有法可依、有章可循，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。如“歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施”等，都在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理工作的順利開(kāi)展，系統(tǒng)有序的管理制度，成為了檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。

3 完善專兼職檔案員制度，努力提高專兼職檔案人員素質(zhì)

為了更好更快地開(kāi)展檔案管理工作，學(xué)校采取了責(zé)任到人的措施，即校長(zhǎng)是學(xué)校檔案管理工作責(zé)任人，系主任、各處室領(lǐng)導(dǎo)是系部處室檔案管理工作責(zé)任人，學(xué)校綜合檔案室有專職檔案員，各系部處室都設(shè)有兼職檔案員。為了讓專兼職檔案員正常開(kāi)展工作，學(xué)校制定了《四川烹飪高等?？茖W(xué)校檔案工作人員職責(zé)》《四川烹飪高等?？茖W(xué)校兼職檔案員職責(zé)》，力求做到：第一，領(lǐng)導(dǎo)重視，各級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)都是檔案管理工作責(zé)任人，因此檔案工作開(kāi)展無(wú)障礙。第二，部門檔案材料的收集、積累、保管、整理立卷和歸檔工作有專人管理，保障了檔案材料來(lái)源的真實(shí)性和可靠性，提高了檔案材料的可信度和利用價(jià)值。第三，為了提高專兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們盡快進(jìn)入角色，正常開(kāi)展檔案工作，學(xué)校定期和不定期地對(duì)專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)(一年1次－2次)，還采取“走出去請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方式，學(xué)習(xí)兄弟單位的經(jīng)驗(yàn)和管理方法，走訪了西南財(cái)大、西南石油大學(xué)、成都體育學(xué)院、成都電子機(jī)械高等?？茖W(xué)校等兄弟院校的檔案館，以及成都市規(guī)劃局檔案館。同時(shí)，請(qǐng)檔案專家來(lái)校講課，傳授有關(guān)檔案工作的新知識(shí)、新技術(shù)、新技能，使檔案工作人員及時(shí)了解檔案界的研究動(dòng)態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，進(jìn)一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。第四，專兼職檔案員要有良好的政治思想素質(zhì)、良好的職業(yè)道德;熱愛(ài)本職工作，忠于職守;具有吃苦耐勞、無(wú)私奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神;要牢固樹(shù)立“服務(wù)第一”，一切服從、服務(wù)于學(xué)校中心工作，全心全意為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)。

4 加快檔案信息化步伐，做好電子信息檔案管理工作

2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確提出了高等學(xué)校檔案包括“有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來(lái)所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實(shí)物等傳統(tǒng)檔案載體的藩籬，突出了電子或數(shù)字載體在新時(shí)代檔案物理載體中的重要地位［2］。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，學(xué)校制定了《四川烹飪高等專科學(xué)校電子文件歸檔與管理試行辦法》，力圖做到：第一，所有校內(nèi)文件電子化，各系部和處室在交紙質(zhì)文件的同時(shí)必須上交文件電子版;近五年來(lái)的上級(jí)文件和校外文件電子化，通過(guò)掃描的方式把近五年來(lái)的上級(jí)文件和校外文件輸入“南大之星”檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。第二，圖像、聲像資料數(shù)字化，將近五年學(xué)校所有的圖像、聲像資料都刻入光盤，放入防磁柜保存。

5 檔案庫(kù)管理

為了對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理，學(xué)校制定了《四川烹飪高等專科學(xué)校檔案庫(kù)房管理制度》，并按要求購(gòu)置了消毒柜、防磁柜、除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備。同時(shí)，做好電子檔案和紙質(zhì)檔案的安全防護(hù)工作，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到存放有序、排列整齊，切實(shí)做好“十防”工作(即防盜、防火、防光、防蟲、防潮、防水、防塵、防霉、防磁、防鼠)，室溫控制在攝氏14度－24度，濕度控制在45%－60%。

6 檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

檔案是一種信息產(chǎn)品和人才信息資源庫(kù)，合理利用，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，是檔案管理的宗旨［3］。因此，學(xué)校制定了《四川烹飪高等專科學(xué)校檔案借(查)閱制度》，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和指定人員可直接在網(wǎng)上查閱檔案，對(duì)內(nèi)、對(duì)外全面提供非保密檔案文件的查詢、利用服務(wù)(秘密、機(jī)密、絕密檔案應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，方可查閱)。而學(xué)校的綜合檔案室還為學(xué)校年鑒的編撰提供了大量資料，編輯了2006－2010年《四川烹飪高等專科學(xué)校黨字號(hào)文件匯編》《四川烹飪高等?？茖W(xué)校校字號(hào)文件匯編》等，為教學(xué)和學(xué)校的建設(shè)發(fā)展作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

［1］鄭登文，王薇.新時(shí)期提高高校檔案工作管理能力探析［J］.北京教育(高教版)，2005(3)：30－31.

［2］盧清富.新形勢(shì)下如何提高高校檔案管理工作水平［J］.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2008(21)：90－91.

［3］趙淑琴.論新時(shí)期高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要求［J］.沿海企業(yè)與科技，2005(10)：195－196.