朱耀輝

(西北師范大學(xué)知行學(xué)院學(xué)院辦公室,甘肅蘭州730070)

獨(dú)立學(xué)院辦公室秘書工作要旨

朱耀輝

(西北師范大學(xué)知行學(xué)院學(xué)院辦公室,甘肅蘭州730070)

秘書是獨(dú)立學(xué)院管理隊(duì)伍中的一員,獨(dú)立學(xué)院新的運(yùn)行機(jī)制使辦公室秘書在保障學(xué)院日常工作的有序開展方面,具有重要的作用。辦公室只有明確自身工作要旨,具有全局意識、奉獻(xiàn)意識、超前意識、效率意識、服務(wù)意識、求知意識、形象意識,準(zhǔn)確定位秘書工作及其職責(zé),具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力,遵紀(jì)守法,保守工作秘密,才能擺脫工作中的被動、不利的局面,勝任秘書工作。

獨(dú)立學(xué)院;辦公室秘書;要旨

獨(dú)立學(xué)院是國家教育部按照新機(jī)制和新模式舉辦的普通本科大學(xué),獨(dú)立學(xué)院的黨辦、校辦和所屬各職能部門、教學(xué)系(部)下設(shè)的辦公室,一般都設(shè)有秘書等崗位。獨(dú)立學(xué)院新的運(yùn)行機(jī)制使得辦公室秘書在保障學(xué)院日常工作的有序開展方面,具有重要的作用。因此,作為辦公室秘書,只有明確秘書工作的要旨,才能勝任秘書工作。

一、辦公室秘書應(yīng)具有七種意識

獨(dú)立學(xué)院辦公室秘書是貫通上下、銜接左右、協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)、綜合事務(wù)的具體承辦人,有參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)等職能,要履行好這些職能,秘書人員必須具備七種意識。

(一)全局意識

秘書崗位盡管有一定的分工,但由于辦公室工作具有突發(fā)性、偶然性、急辦性和特殊性,往往會有很多無定位、無定時的工作。這就要求秘書人員要從辦公室乃至學(xué)校的全局出發(fā),以大局為重,分工不分家,把個人和集體、局部和全局緊密聯(lián)系在一起,相互理解,相互支持,使整個部門形成一個團(tuán)結(jié)協(xié)作的戰(zhàn)斗集體,以充分發(fā)揮整體功能,把辦公室工作搞好。

(二)奉獻(xiàn)意識

文秘工作人員“不顯榮于人前,卻辛勞于人后”,經(jīng)常需要加班加點(diǎn)超負(fù)荷工作。對此,文秘人員要充分認(rèn)識到秘書活動的輔助性決定了秘書工作名義的假借性、過程的幕后性和成果的潛在性[1]。奉獻(xiàn)是秘書的天職,要甘于奉獻(xiàn),愛崗敬業(yè),始終以事業(yè)為重,認(rèn)真做好每一項(xiàng)工作,不計(jì)較個人榮辱得失,在奉獻(xiàn)中實(shí)現(xiàn)自己的人生價值。要樂于吃苦,無論是起草文件、組織會議,還是處理突發(fā)事件、協(xié)助重大決策,都十分繁雜而具體,時間緊、任務(wù)重、要求高。很多工作看似小事,但沒辦好就出大事。文秘人員整天加班加點(diǎn),甚至節(jié)假日都不能休息,大部分都是默默無聞,很多時候還不被別人理解。文秘工作的這種特殊性,要求文秘人員有樂于吃苦的精神,勇于為單位的發(fā)展?fàn)奚鼈€人利益。

(三)超前意識

獨(dú)立學(xué)院秘書要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀,必須具有一定的超前意識。獨(dú)立學(xué)院的舉辦本身是一個新事物,要密切關(guān)注其發(fā)展動態(tài),要想領(lǐng)導(dǎo)思而未言、思而未舉之問題。有些事雖然領(lǐng)導(dǎo)想到了,往往因事務(wù)較多,頭緒雜亂,以致遺忘;或因還未來得及進(jìn)行更深入思考,事情就發(fā)生了,使領(lǐng)導(dǎo)處于舉步維艱的境地。在這種情況下,秘書如果進(jìn)行了超前思維或早有準(zhǔn)備,就能為領(lǐng)導(dǎo)提供解決問題的最佳方案。超前意識的形成與平時的勤奮努力是分不開的,沒有捷徑可走。因此,秘書人員必須熟悉全局,不斷培養(yǎng)自己洞察和分析問題的能力、駕馭全局的能力和遠(yuǎn)見卓識。

(四)效率意識

獨(dú)立學(xué)院管理人員一般非常精簡,而辦公室工作則是頭緒繁雜。文秘人員要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)、社會快速發(fā)展的新要求,就必須講求效率,增強(qiáng)工作的時效性。要提高快速反應(yīng)能力,遇到緊急情況要立即反應(yīng),不能有絲毫拖延。要靈活應(yīng)變,對任何問題的處理都不能墨守成規(guī),要在保證質(zhì)量的前提下減少不必要的環(huán)節(jié)和程序,從而提高效率。

(五)服務(wù)意識

獨(dú)立學(xué)院的管理工作就是服務(wù)。因此,要轉(zhuǎn)變觀念,樹立管理就是服務(wù)的思想。要明確人與人之間的關(guān)系就是服務(wù)與被服務(wù)的關(guān)系,自己在服務(wù)別人的同時也會接受別人的服務(wù)。獨(dú)立學(xué)院的秘書工作,主要是為學(xué)校、系(部)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為學(xué)校、系(部)各職能部門服務(wù),為廣大教職員工和學(xué)生服務(wù)。

(六)求知意識

獨(dú)立學(xué)院辦公室秘書工作是一個知識、信息高度密集的領(lǐng)域,文秘人員知識的深度、廣度,直接影響著文秘人員的工作能力與思維能力。對于獨(dú)立學(xué)院辦公室的文秘人員而言,強(qiáng)化求知意識非常必要。首先,文秘人員要提高學(xué)習(xí)的自覺性。非學(xué)無以廣才,非學(xué)無以明識,非學(xué)無以立德。文秘人員如果僅僅滿足于過去已有的知識,停留在目前的水平,不去攝取新知識,吸收新的營養(yǎng),看問題就不會有新的見解,寫文章就不會有新的觀點(diǎn),辦事情就不會有新的招數(shù),搞調(diào)研就不會有新的成果,服務(wù)也就不會有新的起色。因此,文秘人員要樹立終身學(xué)習(xí)的理念,增強(qiáng)學(xué)習(xí)的自覺性,真正使學(xué)習(xí)成為一種生活習(xí)慣和自覺行為。其次,要保持學(xué)習(xí)的廣泛性。豐富廣博的基礎(chǔ)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)的根基,扎實(shí)的專業(yè)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)中具有職業(yè)特征的主要部分,所在工作部門的專業(yè)知識是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的核心層次,各種相關(guān)輔助知識是秘書知識結(jié)構(gòu)的必要補(bǔ)充。文秘人員必須構(gòu)筑起自己全面的知識結(jié)構(gòu),才能更好地勝任工作。

(七)形象意識

辦公室秘書人員由于在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作或接觸領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)會較多,其言行常常被當(dāng)成領(lǐng)導(dǎo)意志和行為的反映。所以,每個秘書人員都要有塑造自身形象、維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)良好形象的意識。首先,要嚴(yán)格規(guī)范自己的行為。秘書必須把握好自己的角色定位和作用,把自己置于各項(xiàng)制度的有效約束之下,時刻接受組織和群眾的監(jiān)督,自覺維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)和單位的形象。要嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度,謹(jǐn)言慎行。其次,要培養(yǎng)良好的道德品質(zhì)。誠實(shí)正直是做人的基本準(zhǔn)則,也是文秘人員最基本的行為規(guī)范。要是非分明,對人對事不帶主觀偏見,對上對下一個標(biāo)準(zhǔn),以一流的作風(fēng)、一流的業(yè)績來實(shí)現(xiàn)自身的價值。再次,要有良好的儀表舉止。文秘人員無論是在工作還是社交場合都應(yīng)該注意自己的儀表舉止,體現(xiàn)出優(yōu)雅的風(fēng)度和較高的修養(yǎng)。要塑造良好的交際形象,精通交際禮儀,努力為每一個對象提供最佳服務(wù)。

此外,辦公室秘書還應(yīng)該養(yǎng)成說文明話、辦文明事的良好習(xí)慣。多講文明用語,談笑有節(jié)制,處事體現(xiàn)水平,努力做到親切、準(zhǔn)確、得體、誠摯、熱情,充分表現(xiàn)良好的道德素養(yǎng)。

二、準(zhǔn)確定位秘書工作及其職責(zé)

(一)秘書工作定位

獨(dú)立學(xué)院辦公室是學(xué)院的綜合辦事機(jī)構(gòu),辦公室秘書必須對自己的工作有明確定位。

辦公室秘書是在學(xué)校、部門、系(部)主任直接領(lǐng)導(dǎo)下,參與辦文、辦會、辦事,與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人的工作目標(biāo)是一致的。但目標(biāo)的一致性并不意味著職權(quán)的一致性,二者是主從關(guān)系。因此,秘書在日常工作中應(yīng)找準(zhǔn)自己的位置,力求做到思想到位、服務(wù)到位。平時我們常?？吹竭@樣一種現(xiàn)象,有些秘書,在上級布置的任務(wù)或形成的材料完成后,不知向誰匯報請示,材料送給哪位領(lǐng)導(dǎo)審定,甚至不經(jīng)過直接領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示,自作主張,直接上報,釀成錯誤,結(jié)果自己出了力,領(lǐng)導(dǎo)不滿意。歸根結(jié)底是沒有明確自己的定位。

(二)秘書工作職責(zé)范圍

1.處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

不論是獨(dú)立學(xué)院哪一層級的秘書,在工作上都與直接領(lǐng)導(dǎo)有著密切的關(guān)系。因此,處理好與直接領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系非常重要。具體而言:

(1)尊重而不迎合。秘書和直接領(lǐng)導(dǎo)屬于從屬關(guān)系,受直接領(lǐng)導(dǎo)支配,這一點(diǎn)必須明確。既要尊重領(lǐng)導(dǎo),不卑不亢,又要充分發(fā)揮好自己的內(nèi)在潛能和主動性,為實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)而努力工作。尊重領(lǐng)導(dǎo)既要維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)威信,又要尊重領(lǐng)導(dǎo)個性。在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)時,必須從工作實(shí)際出發(fā),維護(hù)班子的團(tuán)結(jié)和威信,不能看人行事,更不能把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)庸俗化。

(2)相處而不相聚。工作中經(jīng)常會有直接領(lǐng)導(dǎo)因年齡、性格、閱歷、氣質(zhì)不同,從事專業(yè)和分管范圍不同,處理問題的方式和風(fēng)格不同,造成領(lǐng)導(dǎo)之間或領(lǐng)導(dǎo)與下屬之間的工作矛盾,有時也導(dǎo)致秘書和辦公室主任產(chǎn)生工作矛盾,從而使秘書左右為難,這時很重要的一點(diǎn)就是保持“等距離關(guān)系”,做到和睦相處,而不相聚議論。

在秘書遇到“多層次領(lǐng)導(dǎo)”的情形下,比如系(部)秘書有時和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處、學(xué)生處等部門領(lǐng)導(dǎo)以及本院系的直接領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生工作關(guān)系,有時會使秘書感到無所適從,此時首先要做到都予尊重,但切忌出現(xiàn)按照一級管一級的原則,只服從直接領(lǐng)導(dǎo),而怠慢學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo);或者因?yàn)榕c學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)接觸多了以后目無直接領(lǐng)導(dǎo)。其次是勤工作?！岸鄬哟晤I(lǐng)導(dǎo)”往往造成多頭布置工作的現(xiàn)象,使秘書任務(wù)重疊、工作繁忙。作為秘書,要盡可能完成各級領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)。如時間不允許,秘書可主動向領(lǐng)導(dǎo)說明情況,由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)緩急做出定奪,不可擅自壓掉領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)。三是多聯(lián)系。獨(dú)立學(xué)院秘書日常工作一般由直接領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任安排,但有時學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)和其他人員也會突然安排一些工作。這時秘書就要設(shè)法與他們聯(lián)系,使他們知道情況。另一方面,也好了解領(lǐng)導(dǎo)行動,以便及時請示匯報。四是少議論。秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊,掌握大量的機(jī)密。因此,對外對內(nèi)都應(yīng)做到少說話、多做事,少議論、多工作。五是講分寸。秘書人員在工作中要把握好一個“度”字。領(lǐng)導(dǎo)召集的會議,秘書要少說;辦公室主任請示領(lǐng)導(dǎo)的工作,秘書不可越俎代庖、喧賓奪主;對待服務(wù)工作,秘書則不可退縮;對所有領(lǐng)導(dǎo)都要一視同仁,努力做到服務(wù)得體,妥當(dāng)適度。

(3)辦事而不虛夸。執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)要把握兩個環(huán)節(jié),一是接受任務(wù)要知道領(lǐng)導(dǎo)意圖,明確要辦什么事。二是明確領(lǐng)導(dǎo)的具體要求,包括工作質(zhì)量要求、時間要求、注意事項(xiàng)等。如果領(lǐng)導(dǎo)交待任務(wù)零亂冗雜,要加以歸納,提出一個簡要方案請領(lǐng)導(dǎo)審定;如果領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)過于簡單,要作出部分補(bǔ)充,請領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可;如果認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)的要求超越現(xiàn)實(shí)條件,完成任務(wù)困難太大,不要輕易提否定意見,要從指標(biāo)調(diào)整上提出自己的見解,供領(lǐng)導(dǎo)參考。明確任務(wù)后,應(yīng)作肯定的答復(fù);如果把握性不大,可以說“我盡力去辦好”。切忌無論有無辦好的把握,事先在領(lǐng)導(dǎo)面前說大話。辦事一般有三種形式:一是單一辦事,只完成一項(xiàng)工作任務(wù);二是交叉辦事,同時接受兩項(xiàng)工作任務(wù),需要在同一時間完成或交叉完成;三是穿插辦事,三項(xiàng)以上工作任務(wù),穿插在同一時間流程中進(jìn)行。不論那種形式,首先,要明確重點(diǎn),做好關(guān)鍵性工作。其次,要明確工作質(zhì)量與速度的關(guān)系,既保質(zhì)保量,又要在規(guī)定時間內(nèi)完成。工作任務(wù)全部結(jié)束,或告一段落后,應(yīng)向布置任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命,匯報完成任務(wù)的效果、時間,講明遇到的問題,以及對后續(xù)工作的看法和打算等,匯報要實(shí)事求是。

(4)深入而不飄浮。獨(dú)立學(xué)院辦公室秘書工作繁雜,大多是事務(wù)性的具體工作,但不能只當(dāng)收發(fā)員、傳聲筒,而應(yīng)積極主動地圍繞學(xué)校的中心工作,全面了解各方面的情況,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供建議和方案。調(diào)查研究是務(wù)實(shí)與務(wù)虛的最佳結(jié)合點(diǎn),也是檢驗(yàn)參謀服務(wù)水平高低的一個重要標(biāo)志。要把調(diào)查研究搞得更加扎實(shí)深入、更有成效,應(yīng)從以下幾個方面加強(qiáng)。

一是勤學(xué)多想,善于從大量的文件資料中捕捉調(diào)研信息。秘書人員每天都要收到大量文件資料,有些秘書對如何充分利用這些文件資料沒有引起足夠的重視,對文件資料往往只看標(biāo)題,不看內(nèi)容,更談不上聯(lián)系實(shí)際進(jìn)行思考。因此,對上級十分關(guān)注的重大問題,對下級反映強(qiáng)烈的問題,對外地解決比較好的問題,知之甚少,心中無數(shù)。只有以正在做的事情為中心,著眼于對實(shí)際問題的理論思考,著眼于新的實(shí)踐和新的發(fā)展,才能從上情、外情和下情的結(jié)合上捕捉到大量的新情況、新問題。

二是統(tǒng)籌兼顧,善于從大量的信息中篩選調(diào)研課題。現(xiàn)在的社會已處于信息社會,信息技術(shù)特別是傳輸手段十分發(fā)達(dá);信息資源空前豐富。大量原始信息是做好調(diào)研工作的基礎(chǔ),但是原始信息具有零碎、動態(tài)、淺層次的特點(diǎn),其深層次的信息價值還有待于進(jìn)一步開發(fā)。只有經(jīng)過鑒別、篩選、提煉、綜合、加工等環(huán)節(jié),通過深入調(diào)研,才能從動態(tài)中把握規(guī)律性,從苗頭中發(fā)現(xiàn)傾向性,從偶然性中揭示必然性,從而提煉出對領(lǐng)導(dǎo)決策具有參考價值的情況、觀點(diǎn)、意見和建議。

三是善抓要領(lǐng),善于從紛繁復(fù)雜的事物中找準(zhǔn)問題。任何事物都有現(xiàn)象和本質(zhì)兩個方面,因此研究問題時,要學(xué)會去粗取精,去偽存真,由此及彼,由表及里。在紛紛復(fù)雜的事物中,秘書人員必須學(xué)會全面地、辯證地、發(fā)展地看問題,善于透過現(xiàn)象看本質(zhì),在個性中找共性,在現(xiàn)象中找本質(zhì)。

2.正確處理與其他部門的關(guān)系

獨(dú)立學(xué)院辦公室秘書的工作離不開與其他處室、系(部)的配合,講求溝通藝術(shù)十分重要。

(1)要牢記服務(wù)宗旨,彼此尊重。秘書既有為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的職責(zé),更有為學(xué)校、其他處室、系(部)服務(wù)的職責(zé),思想認(rèn)識不能有偏差,不能對上熱情有余,對下嚴(yán)肅過度。無論那個部門、那一級人員,那怕是學(xué)生,都應(yīng)以誠相待,保持正常的人際關(guān)系,廣泛團(tuán)結(jié)同志,絕不能搞人身依附,把個人的前途寄托在個別領(lǐng)導(dǎo)身上。

(2)相互交流,取長補(bǔ)短。要經(jīng)常與學(xué)校其他部門、系(部)的秘書聯(lián)系,交流從事秘書工作的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)。這樣,既可取長補(bǔ)短,又能增進(jìn)同行之間的彼此了解,保持工作中的經(jīng)常協(xié)作關(guān)系。

(3)經(jīng)常聽取群眾意見,自覺接受群眾監(jiān)督。待人要有禮貌,要尊重群眾;一個自負(fù)清高、對校領(lǐng)導(dǎo)或直接領(lǐng)導(dǎo)以外的人員持不屑一顧態(tài)度的秘書,只會斷絕和人們的交往,最終孤立自己。

(4)克服溝通過程中的自卑心理。對獨(dú)立學(xué)院辦公室秘書來說,要全方位地為領(lǐng)導(dǎo)、師生服務(wù),工作任務(wù)重、責(zé)任大、難度高,因而強(qiáng)烈地渴望得到人們的理解和尊重。但是,獨(dú)立學(xué)院辦公室秘書既沒有黨政機(jī)關(guān)秘書顯要的地位和身份,也不如其他系列如教師等人員的工作有主動性,加之學(xué)校內(nèi)部對行政人員包括秘書人員的偏見,秘書人員極易產(chǎn)生自卑心理。因此,在搞好協(xié)作關(guān)系的同時,要盡力克服自卑心理。

三、秘書應(yīng)具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力

獨(dú)立學(xué)院的特殊運(yùn)行機(jī)制決定了對辦公室秘書素質(zhì)和工作能力上的高要求。

獨(dú)立學(xué)院辦公室秘書要起到領(lǐng)導(dǎo)助手的作用,不僅要懂得秘書專業(yè)知識,而且要懂得教育科學(xué)、社會科學(xué)和自然科學(xué)的基本知識。其中,掌握并熟悉教育管理科學(xué)知識和獨(dú)立學(xué)院發(fā)展?fàn)顩r,是獨(dú)立學(xué)院秘書的必備素質(zhì),理論水平和文字水平是必須具備的看家本領(lǐng)。秘書在工作實(shí)踐中,只有不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí),努力提高文字水平,才能適應(yīng)高校秘書工作。秘書人員除加強(qiáng)平時積累之外,在具體寫作實(shí)踐中,要從三個方面入手鍛煉文字表達(dá)的能力[2]。一是在大型會議文稿撰寫過程中,采取“集中討論、分頭起草、統(tǒng)一串聯(lián)”的方式。堅(jiān)持在擬定提綱時,通過集中討論,準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)思路、表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)主張、體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)要求,做到“文如其人”;在分頭起草時,各位秘書堅(jiān)持大量搜集資料,各自在觀點(diǎn)、格式、語言上創(chuàng)新,集思廣益,形成初稿;文章雛形定型后,由一名語言綜合能力較強(qiáng)的秘書進(jìn)行串聯(lián),通過加工、提煉、歸納,使文章前后渾然一體,讓大家聽后或看后能受到教育和啟迪。二是在日常文稿的起草過程中,采取“以老帶新”的方式。由一名經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書與一名新進(jìn)同志結(jié)對子,通過優(yōu)勢互補(bǔ),既擴(kuò)充了知識的全面性,又講求了文章的系統(tǒng)性,提高了表達(dá)能力,達(dá)到彰顯合力的目的。三是在文稿修改過程中,采取“校讀”的方式,力求文章表達(dá)準(zhǔn)確。在文稿初步形成以后,由一人作為演講者,其他人員作為聽眾,進(jìn)行現(xiàn)場演講,通過身臨其境的模擬,對文章的語句順序、詞語搭配進(jìn)行調(diào)整,增強(qiáng)文稿的感染力,使其表達(dá)的領(lǐng)導(dǎo)意圖更為準(zhǔn)確、精辟。

四、遵紀(jì)守法,保守工作秘密

保守秘密特別是保守黨和國家的秘密,是每個公民應(yīng)盡的基本義務(wù)。對于秘書人員來說,保守秘密則是一條重要的紀(jì)律。如果泄露了應(yīng)保守的秘密,違反了《保密法》之規(guī)定,就應(yīng)當(dāng)追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。獨(dú)立學(xué)院辦公室秘書除遵守黨和政府的各項(xiàng)大政方針外,最需要重視的是遵守保密紀(jì)律、做好保密工作。機(jī)要秘書要熟悉保密法規(guī),積極防范、確保國家和學(xué)校的秘密安全。校(院)辦秘書,往往會接觸黨中央、國務(wù)院、省委、省政府的文件,盡管文件的內(nèi)容與學(xué)校的關(guān)系不密切,看起來不重要,但是傳閱完畢須及時上交,丟失或泄密,秘書要負(fù)責(zé)甚至受到處分。因此,傳閱、收發(fā)密級文件和材料都必須按規(guī)定程序進(jìn)行,絕不可走捷徑而造成文件泄密或丟失,要處處以保密守則約束自己。做到不該說的機(jī)密絕對不說;不該問的機(jī)密絕對不問;不該看的機(jī)密絕對不看;不該記錄的機(jī)密絕對不記錄;不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密。

[1] 向國敏.現(xiàn)代秘書學(xué)與秘書實(shí)務(wù)[M].第3版.上海:華東師范大學(xué)出版社,2006:38-41.

[2] 張大成.秘書工作實(shí)務(wù)[M].北京:中國人民大學(xué)出版社, 2008:7-11.

[責(zé)任編輯] 徐月欣

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1673-5935(2011)01-0052-04

2010-12-08

朱耀輝(1980—),男,甘肅平?jīng)鋈?西北師范大學(xué)知行學(xué)院學(xué)院辦公室助教,碩士,主要從事高教管理、秘書學(xué)教學(xué)與研究。