朱秀華

社會組織檔案管理的新跨越

朱秀華

日前，民政部檔案資料館召開社會組織檔案管理系統(tǒng)評審會，國家檔案局、公安部、工業(yè)和信息化部、國家體育總局、民政部民間組織管理局、規(guī)劃財務(wù)司、信息中心有關(guān)人員參加會議。與會代表對社會組織檔案軟件升級項目給予了高度評價。此項目是《民政部檔案資料館改革發(fā)展五年規(guī)劃》“建設(shè)民政數(shù)字檔案文獻館——從紙質(zhì)檔案到數(shù)字檔案”的目標(biāo)任務(wù)之一，經(jīng)過一年多的努力，提前完成。此系統(tǒng)以民政部、國家檔案局聯(lián)合出臺的《社會組織登記檔案管理辦法》為依據(jù)，采用最先進的技術(shù)規(guī)范，呈現(xiàn)七大亮點：一是實現(xiàn)了庫房實體和數(shù)字檔案的銜接管理；二是實現(xiàn)了查詢出證功能的自動化；三是實現(xiàn)了全文檢索，直接檢索tif或jpg圖像文件中的文字信息；四是實現(xiàn)了批量查詢，批量下載，批量掛接功能；五是實現(xiàn)了在檔案著錄中社會組織個性業(yè)務(wù)的成功流轉(zhuǎn)；六是實現(xiàn)了深層次信息抽取和多層次信息標(biāo)注；七是實現(xiàn)了強大的統(tǒng)計功能，應(yīng)用這個功能，可以對整個社會組織的相關(guān)信息進行歸納、推論，做出科學(xué)預(yù)測。

民政檔案信息化建設(shè)是民政信息化的重要組成部分。近年來，在民政部領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，在相關(guān)單位的通力配合下，民政檔案信息化建設(shè)得到了快速發(fā)展。社會組織檔案管理系統(tǒng)的成功升級，標(biāo)志著三個轉(zhuǎn)變。

從傳統(tǒng)型向現(xiàn)代型轉(zhuǎn)變。社會組織檔案在登記、年檢、執(zhí)法監(jiān)察過程中具有不可替代的作用，隨著社會組織數(shù)量的持續(xù)增加，業(yè)務(wù)范圍的不斷拓展，社會影響力的顯著增強，給社會組織登記檔案管理工作提出了新的更高要求，實現(xiàn)檔案管理從紙質(zhì)化到數(shù)字化、從傳統(tǒng)型向現(xiàn)代型轉(zhuǎn)變是適應(yīng)新形勢的必然要求。社會組織檔案管理系統(tǒng)的成功升級，承載著五年來檔案管理工作人員的心血與艱辛。

2007年，民間組織檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開始起步；2009年4月，民間組織檔案管理系統(tǒng)一期建成并投入使用，實現(xiàn)了民間組織檔案管理數(shù)字化，極大地提高了工作效率；2009年9月，按照館里統(tǒng)一部署，根據(jù)《民政部檔案資料館改革發(fā)展五年規(guī)劃》要求，社會組織檔案系統(tǒng)升級工作正式啟動；2010年7月，民政部、國家檔案局出臺了《社會組織登記檔案管理辦法》，完善了社會組織檔案管理規(guī)范，擴大了社會組織檔案使用范圍；截止2010年11月底，共完成了百萬余頁社會組織檔案的掃描掛接工作，錄入數(shù)據(jù)條目百萬余條，實現(xiàn)了所有社會組織檔案全部入庫；截止2010年11月底，與軟件開發(fā)公司溝通50余次，提出并解決系統(tǒng)運行當(dāng)中的問題300余個，同時形成《社會組織檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》和《社會組織檔案管理系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》；截止2010年11月底，共接收整理歸檔各項變更登記材料20000余份，年檢材料2200余份，接待社會各界查詢50000余人次，出具相關(guān)證明750余份；2010年11月，社會組織檔案系統(tǒng)升級成功，社會組織檔案管理工作全面實現(xiàn)數(shù)字化。

從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。社會組織檔案管理系統(tǒng)軟件，始終以創(chuàng)先為目標(biāo)，堅持開放路線，從滿足各方面需求出發(fā)，以開放的視角，經(jīng)過全方位、深層次、多角度調(diào)研論證，廣泛聽取各方意見，在一期軟件基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了重點對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行智能化、安全化、集約化升級的目標(biāo)。智能化就是在檔案著錄中對數(shù)字內(nèi)容進行多層次信息標(biāo)注；安全化就是對數(shù)字產(chǎn)品的權(quán)限管理、內(nèi)容監(jiān)控等方面實施有效管理；集約化就是實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的便捷、快速、高效。在后期軟件推廣利用工作中，將繼續(xù)保持全方位開放的態(tài)勢，本著“為民服務(wù)”的宗旨，為社會組織以及業(yè)務(wù)主管單位服務(wù)。

從技術(shù)規(guī)范來講，系統(tǒng)設(shè)計理念先進，社會組織檔案管理系統(tǒng)采用JAVA開發(fā)編寫，用B/S的技術(shù)架構(gòu)，參照OAIS參考模型，OAIS即open archival information system，開放式檔案管理系統(tǒng)，由美國太空數(shù)據(jù)系統(tǒng)資訊委員會（簡稱CCSDS）開發(fā)的最先進的模型。全文檢索功能主要使用LUCENE工具，lucene是一個開放源代碼的全文檢索工具包。系統(tǒng)界面構(gòu)建主要用extjs技術(shù)，extjs是用javascript寫的，主要用于創(chuàng)建前端用戶界面，是一個與后臺技術(shù)無關(guān)的前端ajax框架。系統(tǒng)的報表設(shè)計工具是ireport，其主要作用是用來以可視化的方式設(shè)計生成jasperreport所使用的報表格式文件。系統(tǒng)有三大框架，structs，spring，和hibernate，xdoclet為structs生成配置文件。ACEGI security是spring的子項目，作為系統(tǒng)的基礎(chǔ)的驗證框架。三大框架體現(xiàn)了JAVA各司其職的特性。

從被動型向主動型轉(zhuǎn)變。近年來，社會組織檔案始終堅持科學(xué)發(fā)展，不斷創(chuàng)新，站在新起點，攀登新高度，實現(xiàn)新飛躍。隨著社會組織檔案管理系統(tǒng)升級的完成，社會組織檔案服務(wù)社會組織、服務(wù)業(yè)務(wù)主管單位、服務(wù)登記機關(guān)、服務(wù)公檢法、服務(wù)個人的能力顯著提高，實現(xiàn)了從檔案被動查詢到軟件主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變。系統(tǒng)的成功升級，得益于民政部黨組對民政檔案信息化的高度重視和大力支持。民政部領(lǐng)導(dǎo)曾幾次親臨檔案資料館，給予檔案工作重要指導(dǎo)。時任民政部部長李學(xué)舉曾指出：“很好。檔案是歷史，檔案是財富，做活檔案，用活檔案，檔案工作才能大有作為?！?/p>

目前，社會組織檔案管理與查詢工作全面駛?cè)敫咚贁?shù)字化軌道。與紙質(zhì)檔案時代相比，現(xiàn)在一個人的服務(wù)能力相當(dāng)于過去的三個人，現(xiàn)在一個人一小時的工作量相當(dāng)于過去全年的工作量。

社會組織檔案管理系統(tǒng)軟件作為為民服務(wù)的高端電子產(chǎn)品，是現(xiàn)代高科技和檔案的完美結(jié)合，是提高政府部門文化軟實力的重要標(biāo)志。檔案資料館將主動為社會組織以及業(yè)務(wù)主管單位提供社會組織檔案軟件安裝服務(wù)，并隨時更新，為社會組織的發(fā)展提供有力的檔案保障，為社會組織之間的學(xué)習(xí)交流搭建廣闊的平臺。

（作者單位：民政部檔案資料館）