在教學(xué)時，我們經(jīng)常想當(dāng)然地處理PPT的排版問題。但是，如果你仔細研究圖文格式和排版的藝術(shù)，就會發(fā)現(xiàn)它們不僅僅能影響美觀，還具有能更清晰、快速地傳達信息的實際意義。課件頁面的功能主要是展示文字和圖片，它們是版式設(shè)計中最主要的視覺元素，課件的版式設(shè)計就是通過科學(xué)合理地組織這兩種元素，達到清晰地組織信息、提高文字可讀性的目的，使學(xué)生與頁面信息能有效交流。
　　● 為最后一排學(xué)生設(shè)計
　　排版和格式必須使頁面上的信息變得更加清晰，而不是讓學(xué)生花時間在格式上揣測其含義。版面設(shè)計時首先要重視文字和圖片的可視性，讓最后一排學(xué)生也能快速、輕松地閱讀。
　　1.字號大一些
　　大多數(shù)課件的問題在于文字太小。根據(jù)普通教室大小和班級學(xué)生人數(shù)，文字字號設(shè)置一般不小于28號，除非整段文字很多，沒辦法把字號設(shè)置這么大。如果頁面不超過4行，每行文字不超過10個字，哪怕把字號設(shè)置為60號大小也不為過。文字更少時，請大膽地把字號設(shè)為更大。
　　2.避免擁擠不堪
　　沒有人喜歡文字很多的頁面，如果不是迫不得已，盡量減少每行字的數(shù)量和文字行數(shù)。字與字、行與行、段與段之間的距離會影響PPT頁面空間的合理性，距離過大或過小都會增加文本的閱讀難度。在PPT中，文本框中文字的行間距一般默認(rèn)為字號的120%。例如，字號設(shè)置為28磅，那么行間距通常默認(rèn)為33.6磅（28×120%），也就是“單倍行距”的磅值。段落行數(shù)較多時，默認(rèn)行間距會看起來偏小，需要增大行距固定值，一般設(shè)置為1.2～1.5倍行間距；隨著文本字號磅值的增加，行間距也會看起來偏大，相關(guān)內(nèi)容就顯得比較分散，這時就需要減小行距固定值。當(dāng)字號很大時，如果文字間顯得擁擠，就適當(dāng)在“字體—字符間距”選項中加寬字間距磅值。列表項一般被當(dāng)作獨立的段落，因此有必要調(diào)整段前距和段后距。為使頁面看起來更加簡潔，不要給文字設(shè)置傾斜和陰影，也不要添加下劃線。
　　3.選擇你的字體
　　設(shè)計課件時選擇何種字體取決于文本內(nèi)容、文字?jǐn)?shù)量和性格偏好。有些人會特別偏好某幾種字體，而有些人在選擇字體時有很大的隨意性。在考慮選擇何種字體的時候，應(yīng)考慮該字體被投影到幕布上的識別度和易讀性。對于中文來說，問題、答案、注釋性文字、多行段落文本、列表文字等通常使用宋體、微軟雅黑、幼圓等字體，黑體、粗體微軟雅黑、方正粗倩等比較適合標(biāo)題或需要強調(diào)的文字。隸書、楷體、仿宋等字體源于書法，有一定的藝術(shù)特征，遠距離辨認(rèn)性較差，不適合用于課件中。對于英文，sans serif系字體的投影效果最好，較合適的還有Helvetica、Caslon、bodoni等系列字體。當(dāng)然，也可以使用其他類型的字體，如指明教學(xué)環(huán)節(jié)的標(biāo)題文字、封面課題、字號較大的關(guān)鍵字或者出于特殊需要的文字等，可以使用美術(shù)體、書法體、行書和魏碑等，但通常不宜使用在普通的教學(xué)信息文本上。為使課件整體上協(xié)調(diào)統(tǒng)一，建議教師遵循“三種字體原則”，即一個課件使用不超過三種字體。
　　● 讓圖像上的文字更清晰
　　在情境式的教學(xué)課件中，需要把圖片全屏，然后加上對話或字幕。但由于兒童比較喜歡色彩豐富的卡通圖片，小學(xué)和幼兒園教師經(jīng)常會使用一些韓國壁紙作為課件背景，這類圖片色彩和紋理豐富，圖像或紋理與文字之間缺少強烈的對比，直接影響到文字的可讀性。解決方法是在文字下方添加一個圓角矩形，調(diào)整其圓角半徑，然后選擇“設(shè)置形狀格式”，調(diào)整形狀的線條顏色為“無線條”，填充效果為“純色填充”，顏色選擇白色，然后調(diào)整透明度。這樣處理后足以將文字與背景圖像分開，使文字與圖像和諧、自然地融合在一起（如圖1、圖2）。
　　
　　● 提高圖片可讀性
　　圖片是教學(xué)課件中除文本之外的第二大元素。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及、大量圖片資源網(wǎng)站的產(chǎn)生以及PPT課件資源的日益豐富，越來越多的圖片被使用在課件中，使教學(xué)更加生動、直觀。但不幸的是，很多教師在使用圖片時常犯一些共性的錯誤，導(dǎo)致PPT難以達到預(yù)期的觀賞效果和教學(xué)效果。
　　1.圖片模糊不清
　　圖片模糊是由圖片像素低導(dǎo)致的，當(dāng)圖片成為教學(xué)的一部分時，模糊的圖片是不可容忍的。教學(xué)用多媒體投影機的分辨率一般是1024×768像素，建議圖片的寬度一般不低于500像素，如果圖片需要充滿整個屏幕，圖片大小應(yīng)不低于800×600像素，否則圖片放大后就會影響視覺效果。教師在百度、Google和必應(yīng)（bing）搜索圖片時，可以根據(jù)圖片的大、中、小尺寸搜索，甚至還可以自定義所搜索圖片的精確大小，找到清晰的圖片。
　　2.圖片尺寸過小
　　對學(xué)生來說，需要瞪大雙眼去看一張圖片是很痛苦的事，尤其是坐在后排和距離投影一側(cè)較遠的學(xué)生。以在頁面并排放兩張圖片為參考，圖片寬度最小應(yīng)略小于幻燈片頁面的一半較為合適。
　　3.圖片沒有填滿整個屏幕
　　如果圖片很大，但由于圖片比例不是4∶3，造成圖片上下或左右兩邊沒能到達頁面邊緣，這樣的頁面看起來非常扎眼。所以要么使圖片全屏；要么裁剪圖片，讓頁面四周都留出空間。
　　4.圖片變形
　　圖片縱向或橫向延伸是很普遍的事情。當(dāng)教師希望圖片能夠縮放滿足屏幕大小，但又忽視了原始比例的時候，圖片就會變形。變形的圖片看起來會很奇怪也會分散學(xué)生的注意力。當(dāng)需要縮放圖片時，應(yīng)選中圖片并拖動圖片四角上的句柄進行縮放。
　　5.圖片有水印
　　帶有水印文字的圖片會分散學(xué)生的注意力，而且反映出教師是個懶惰、不敬業(yè)的人。如果實在找不到合適的圖片，放棄是最好的選擇。
　　6.使用與教學(xué)內(nèi)容毫無關(guān)聯(lián)的圖片
　　課件中與教學(xué)內(nèi)容無關(guān)的圖片好比教師含糊不清的教學(xué)指令，會使學(xué)生迷失學(xué)習(xí)方向，影響學(xué)生正常的思維。教師有意識地放幾張幽默生動的圖片，會增加課堂趣味性，但也必須恰當(dāng)巧妙。
　　● 對齊原則使頁面統(tǒng)一而有條理
　　任何元素都不能在頁面上隨意安放。每個元素都應(yīng)當(dāng)與頁面上的另一個元素有某種視覺聯(lián)系。教師應(yīng)充分利用左對齊或右對齊，建立一種清晰、精巧而且清爽的視覺空間。左對齊的文本最容易閱讀。當(dāng)文本需要組織成幾行時，最好將文本塊向左對齊，并在整個課件中使用這種對齊方式。如果是圖文并茂的頁面，圖片在左側(cè)，右側(cè)文字與圖片頂端對齊，并且堅持左對齊原則；圖片在右側(cè)，段落文字左對齊，單行文字則以圖片為基準(zhǔn)右對齊。當(dāng)然，版式設(shè)計本身是一門藝術(shù)，沒有絕對的原則，只有一般性規(guī)律。例如，背景圖案位于左下方，把文本整體移動到右上側(cè)，頁面會更加平衡、通透，有很強的空間感。
　　對齊是美觀的基礎(chǔ)，熟悉PowerPoint 2010自帶的對齊工具，對齊將輕而易舉。一是智能參考線。當(dāng)我們在頁面上拖拽一個對象向另一個對象靠近時，拖拽的對象會自動感知參考對象的邊緣或中央，出現(xiàn)一條智能參考線。釋放鼠標(biāo)，此時拖拽的對象就會在參考線的位置快速居中對齊或邊緣對齊參考對象。二是網(wǎng)絡(luò)線和參考線。單擊右鍵，選擇“網(wǎng)絡(luò)和參考線”，選中“屏幕上顯示網(wǎng)格”和“屏幕上顯示繪圖參考線”。當(dāng)對象移動到網(wǎng)絡(luò)或參考線時，會自動吸附到網(wǎng)絡(luò)或參考線上。默認(rèn)橫豎各一條參考線，按下Ctrl鍵拉動參考線，可以增加到橫豎各8條，這個功能很實用，對版面布局很有幫助。網(wǎng)格線特別適用于理科教師繪制圖形時參考。三是格式對齊。位于“格式”功能區(qū)的“對齊”可以將所選多個對象的邊緣對齊，也可以將這些對象居中對齊或在頁面中均勻地分散對齊。圖3、圖5為未修改幻燈片，圖4、圖6為按對齊原則修改后的幻燈片。
　　● 重復(fù)性原則加強課件簡潔統(tǒng)一
　　
　　所謂重復(fù)性原則是指讓課件設(shè)計中的某些元素在整個課件中重復(fù)出現(xiàn)，既增加課件元素的條理性，又加強了組織性和一致性。重復(fù)的元素可以是顏色、字體、形狀、項目符號、材質(zhì)、大小、圖片、線寬、空間關(guān)系等，可以是某種元素在所有幻燈片上重復(fù)，也可以是一張幻燈片上某種元素的重復(fù)。例如，所有的教學(xué)環(huán)節(jié)標(biāo)題字體、顏色、字號和樣式保持一致；每張幻燈片的左邊距保持一致；同一幻燈片上重點強調(diào)的關(guān)鍵字設(shè)置為相同大小和相同顏色。許多教師通常犯錯誤是將多種顏色、字體、藝術(shù)字和圖案放在不同的幻燈片中，看上去風(fēng)格變化太大，缺少整體的和諧統(tǒng)一。
　　
　　● 表格使信息更直觀
　　表格的特點是使信息的結(jié)構(gòu)更加清晰，讓文字內(nèi)容更加容易閱讀與理解。對于教學(xué)內(nèi)容中存在的對比、并列等序列信息或者分組信息，使用表格是最理想的選擇。通過表格，使用行或列組織列表信息，有利于建立類別之間的關(guān)系，從而使教學(xué)內(nèi)容結(jié)構(gòu)更加清晰，有助于學(xué)生理解和記憶。
　　在把純文本內(nèi)容轉(zhuǎn)換為表格前，需要根據(jù)教學(xué)要求準(zhǔn)確精煉地規(guī)劃好表格標(biāo)題和內(nèi)容。用表格組織教學(xué)信息時，不適合寫入太多文字，要努力把句子簡化，盡量用短語或關(guān)鍵詞。表格也需要美化，其目的不僅僅是為了提高視覺效果，重要的是提高文字的可讀性。美化表格的方法很多，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，筆者在此提供幾點思路。
　　1.選對模板
　　相比PowerPoint 2003，Power Point 2010表格模板得到了增強，新建的表格默認(rèn)首行、奇偶行的格式不同，選中表格，在“設(shè)計功能區(qū)”選擇喜歡的表格模板。建議不選深背景色的模板，不選同時帶有內(nèi)外邊框的模板，內(nèi)置的模板格式往往需要調(diào)整。
　　2.強調(diào)類別標(biāo)題
　　為突出分類，可以加粗類別標(biāo)題文字，或者為標(biāo)題行或標(biāo)題列填充背景色。在“設(shè)計功能區(qū)”左側(cè)選擇“標(biāo)題行”或者“第一列”，可以快速設(shè)置類別標(biāo)題所在行列格式。
　　3.改內(nèi)框線型
　　PowerPoint 2010中的一些表格模板沒有明顯的內(nèi)框線，難以清晰區(qū)分行列關(guān)系。選中表格，選擇筆劃粗細和筆顏色，然后選擇“內(nèi)部框線”。筆顏色的明暗度一般略高于表格行或列的背景色。
　　4.換行、列背景
　　在以文字為主的表格中，奇偶行或奇偶列間隔設(shè)置背景色使文字可讀性更強（如下頁圖7）。選中表格，選擇“設(shè)計功能區(qū)”左側(cè)的“鑲邊行”或者“鑲邊列”，結(jié)合系統(tǒng)自動推薦的“表格樣式”，可以快速設(shè)置奇數(shù)行（列）和偶數(shù)行（列）格式互不相同。為了加強與背景色的對比度，統(tǒng)一課件風(fēng)格，或者根據(jù)個人喜好，也可通過“表格樣式”組中的“底紋”按鈕設(shè)置行列背景色。
　　
　　5.為表格配圖片
　　圖片的可讀性總是勝于文字。教師可根據(jù)教學(xué)的需要，結(jié)合教學(xué)內(nèi)容，為標(biāo)題欄或內(nèi)容欄配上圖片，或者直接以圖片代替文字，即標(biāo)題欄圖片化和內(nèi)容圖片化（如圖8）。例如，用圓點、三角等圖形符號替代“是”、“否”、“正確”、“錯誤”等邏輯型文字。
　　
　　值得一提的是，有些規(guī)則必須注意：背景與文字對比要大；文字一般用白色或黑色；標(biāo)題文字要中部居中；內(nèi)容文字至少要中部對齊；要適當(dāng)調(diào)整行高和列寬。
　　時尚類報刊的目錄或者導(dǎo)讀經(jīng)常使用類似表格的設(shè)計，它具有表格的行列結(jié)構(gòu)，卻沒有邊框。這種設(shè)計的特點是標(biāo)題文字很少，一般不超過3個字，字號較大，位于內(nèi)容的左側(cè)，縱向跨2行或3行；標(biāo)題和內(nèi)容文字顏色對比強烈；整體在頁面上分左右兩欄，并用豎線隔開。這種設(shè)計在項目和文字較少的情況下有很理想的效果，既美觀又具可讀性。