摘 要： 中職學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校的一個(gè)重要組成部分，但是，目前中職學(xué)校檔案管理還存在一些問題：管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低；檔案管理制度不健全；檔案信息開發(fā)不足，檔案管理效率不高；檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足；檔案管理人員素質(zhì)不高；學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。為了更好地完善學(xué)校檔案管理充分挖掘檔案的利用價(jià)值，本文提出了解決這些問題的對(duì)策：規(guī)范和完善學(xué)校檔案管理制度；提高檔案管理人員的素質(zhì)；做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平；采用信息化管理手段；加大學(xué)習(xí)宣傳力度，強(qiáng)化師生檔案意識(shí)；建立歸檔材料收集制度。
　　關(guān)鍵詞： 中職學(xué)校 學(xué)生檔案管理工作 問題 對(duì)策
　　
　　中職學(xué)校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)生家庭社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況的主要原始材料，也是中職學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷，學(xué)生檔案是學(xué)校與社會(huì)聯(lián)系的渠道紐帶。因此，做好學(xué)生檔案管理，為用人單位使用人才時(shí)提供重要參考，是做好組織人事工作不可缺少的依據(jù)。為人才的開發(fā)提供信息和數(shù)據(jù)，但目前中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作還存在很多問題，管理水平亟待提高，應(yīng)引起我們的高度重視。
　　一、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作存在的問題
　　1.管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低。
　　檔案管理工作對(duì)各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是許多單位長(zhǎng)期以來重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對(duì)檔案利用效益知之甚少。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，因此檔案利用率不高。
　　2.檔案管理制度不健全。
　　檔案管理不夠規(guī)范，管理體制不完善。中職學(xué)校往往只重視教學(xué)和其他管理的檔案工作，對(duì)于學(xué)校檔案工作的重要性沒有認(rèn)識(shí)到位，沒有將學(xué)校檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理中有些學(xué)校根本沒有配備專職人員，沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，沒有將檔案管理工作的好壞與業(yè)績(jī)掛鉤，沒有進(jìn)行有關(guān)的制度建設(shè)，檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。
　　3.檔案信息開發(fā)不足，檔案管理效率不高。
　　目前，許多中職學(xué)校中存在信息開發(fā)不足的問題。檔案的管理互相封閉，無法相互借鑒和交流。21世紀(jì)是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時(shí)代，這對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。而現(xiàn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)雖然被普遍應(yīng)用，但檔案管理還未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，導(dǎo)致檔案管理效率低下。
　　4.檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足。
　　近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用，管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋。
　　5.檔案管理人員素質(zhì)不高。
　　目前，中職學(xué)校檔案管理員的素質(zhì)普遍偏低，具體表現(xiàn)在：一是大多數(shù)檔案管理員不是科班出身，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，對(duì)歸檔文件及檔案價(jià)值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性；二是有些學(xué)校的檔案工作是由辦公室的干事兼任的，沒有專門的檔案管理人員，這些兼職人員一方面由于平時(shí)忙于辦公室等事務(wù)性工作，沒有多余的時(shí)間和精力坐下來學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)。另一方面沒有機(jī)會(huì)接受專門的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無法實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理。
　　6.學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。
　　目前中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理一般由學(xué)生管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將學(xué)生檔案的整理交由院系來完成。由于學(xué)生管理部門沒有配備專職人員，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過程沒有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，出現(xiàn)這樣或那樣的錯(cuò)誤，如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯(cuò)別字、學(xué)年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失，等等。
　　二、加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策
　　1.規(guī)范和完善學(xué)校檔案管理制度。
　　學(xué)校要進(jìn)一步制定、完善檔案管理的規(guī)章制度，并確定檔案管理人員的職責(zé)范圍，使檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任心，調(diào)動(dòng)積極性。工作制度的建立要由學(xué)校分管的校長(zhǎng)負(fù)責(zé)組織，通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范檔案工作行為，使檔案管理工作步入制度化、正規(guī)化的軌道。
　　2.提高檔案管理人員的素質(zhì)。
　　要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的質(zhì)量，在很大程度上取決于檔案工作人員。檔案工作人員要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。
　　3.做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。
　　檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的質(zhì)量是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是檔案工作者的責(zé)任。
　　4.采用信息化管理手段。
　　信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。
　　5.加大學(xué)習(xí)宣傳力度，強(qiáng)化師生檔案意識(shí)。
　　通過學(xué)習(xí)宣傳，提高師生對(duì)學(xué)生檔案工作的認(rèn)識(shí)，積極關(guān)心支持學(xué)生檔案工作。讓大家認(rèn)識(shí)到，學(xué)生檔案是關(guān)系到中職學(xué)校全面推進(jìn)素質(zhì)教育、向社會(huì)輸送合格人才和中職生畢業(yè)就業(yè)的大事。一份高質(zhì)量的檔案，對(duì)用人單位是具有強(qiáng)烈的誘惑力和吸引力的。每一位學(xué)生都應(yīng)該重視檔案材料的填寫，做到如實(shí)填寫、書寫清楚、格式規(guī)范，檔案制成材料符合要求。同時(shí)，在校期間努力爭(zhēng)取創(chuàng)造優(yōu)良的業(yè)績(jī)，書寫自己的歷史。
　　6.建立歸檔材料收集制度。
　　雖然中職學(xué)校學(xué)生檔案材料的形成渠道多、來源廣，但材料形成大多是比較有規(guī)律的，只要你留心去觀察，就不難掌握。如中職學(xué)校學(xué)生檔案材料的收集工作，大致可以分為三個(gè)階段：第一個(gè)階段是收集招生時(shí)形成的和中職學(xué)校入學(xué)前的檔案材料，這些檔案材料應(yīng)在招生錄取時(shí)和學(xué)生入學(xué)時(shí)就著手抓緊收集。第二個(gè)階段是檔案材料的收集，除了平時(shí)有規(guī)律地收集學(xué)生在學(xué)期間的所形成的德智體能、各類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、各種競(jìng)賽及各類證書復(fù)印件等材料外，還要從黨、團(tuán)組織收集他們加入黨、團(tuán)組織的材料，向教務(wù)處、團(tuán)委和學(xué)生會(huì)收集評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)等材料。第三階段是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對(duì)學(xué)生在中職學(xué)校期間德智體能的總結(jié)和評(píng)價(jià)材料，大致可形成的材料有：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績(jī)總表和積分表、中職學(xué)生體育合格登記卡、畢業(yè)生體檢表等。此外，還應(yīng)建立學(xué)生檔案收集歸檔制度，形成收集網(wǎng)絡(luò)。形成學(xué)生檔案材料的單位都要明確一位負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對(duì)各階段形成的檔案材料及時(shí)收集與傳遞。這樣既有利于學(xué)生檔案材料的及時(shí)收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。
　　總之，學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校工作的重要組成部分，我們需要不斷地從思想上和行動(dòng)上去追求、去創(chuàng)新，這是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作。只要我們對(duì)現(xiàn)在存在的問題有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，并堅(jiān)持不懈地去尋求改進(jìn)途徑，中職學(xué)校檔案管理水平就必將有一個(gè)質(zhì)的飛躍。
　　
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