摘 要： 隨著國家對中等職業(yè)教育工作的重視，以及國家財(cái)政對中等職業(yè)教育投入的逐年增多，中等職業(yè)教育進(jìn)入了一個快速發(fā)展的時(shí)期，中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的重要性日益凸顯，成為中等職業(yè)學(xué)校建設(shè)發(fā)展不可或缺的基礎(chǔ)保障。作者結(jié)合多年檔案工作經(jīng)驗(yàn)，從當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)出發(fā)，分析了學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀，給出了新時(shí)期加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的對策。
　　關(guān)鍵詞： 檔案管理 中職學(xué)校 對策措施
　　
　　學(xué)校的檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分，是維護(hù)黨和國家歷史面貌的一項(xiàng)重要事業(yè)，也是研究改進(jìn)教育事業(yè)的不可多得的寶貴史料。在改革開放，社會信息量不斷增加的今天，人們的觀念向求發(fā)展、求競爭、求效益方面發(fā)展，對各類信息包括檔案信息的獲取要求越來越大，利用的速度要求越發(fā)快速、準(zhǔn)確。大量的公文函電、檔案信息只有通過先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)處理，才能迅速、高效、超前地為教育科研和學(xué)校各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
　　一、學(xué)校檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)
　　1.學(xué)校檔案是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)樹立學(xué)校形象的依據(jù)。學(xué)校不僅是產(chǎn)生學(xué)校檔案的主體，而且是檔案發(fā)揮使用價(jià)值的重要場所。學(xué)校檔案產(chǎn)生于學(xué)校形成、發(fā)展、變化的全過程，又貫穿于學(xué)校教育教學(xué)工作及其組織、管理的各個方面，它真實(shí)地記錄了學(xué)校的教學(xué)、管理、運(yùn)行的發(fā)展軌跡，是學(xué)校重要的信息資源。綜觀學(xué)校檔案，可以深刻地理解本學(xué)校的特點(diǎn)和發(fā)展的規(guī)律。通過分析學(xué)?，F(xiàn)存檔案，可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的得失、成敗，因此它是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)樹立學(xué)校自身形象的依據(jù)。
　　2.學(xué)校檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，豐富的檔案資料可以更好地為教學(xué)科研服務(wù)。在學(xué)校檔案中，有很大一部分記錄著和保存著學(xué)校教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果，這些檔案浸透著教師多年的辛勤的汗水，記錄了學(xué)校教職員工為學(xué)校的發(fā)展所作出的貢獻(xiàn)和先進(jìn)事跡，反映了學(xué)校總體的教學(xué)水平，是學(xué)校教職員工的勞動結(jié)晶。只有充分利用學(xué)校的檔案信息，才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，更好地為教學(xué)科研服務(wù)，提高教育教學(xué)水平。
　　二、學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀
　　1.教職員工對檔案工作的認(rèn)識有偏差。有些教職員工甚至長期把一些重要文件、科研成果等材料保存在自己手中，不把它們看成是學(xué)校檔案的重要組成部分，不按時(shí)歸檔移交，使之變成“死檔”，無法統(tǒng)一管理，不能提供利用。
　　2.檔案管理設(shè)施滯后。由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，經(jīng)費(fèi)不足，學(xué)校綜合檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施與現(xiàn)代化管理設(shè)施不健全，僅能滿足檔案管理的一般需求，跟不上檔案管理現(xiàn)代化的需要，也跟不上創(chuàng)建現(xiàn)代化學(xué)校的步伐。
　　3.檔案管理人員良莠不齊。檔案工作有著很強(qiáng)的專業(yè)性，不能僅憑經(jīng)驗(yàn)去做。有的兼職檔案管理人員不經(jīng)專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)上崗，無法完全勝任工作，導(dǎo)致工作效率低下；有的檔案管理人員對檔案工作重要性認(rèn)識不足，工作責(zé)任心不夠，導(dǎo)致工作開展被動。
　　三、新時(shí)期加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的對策
　　1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到檔案是具有特殊價(jià)值的信息資源。作為信息資源的一個重要組成部分，它在學(xué)校發(fā)展的過程中起著不可替代的作用。它是廣大教職員工智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是學(xué)校今后發(fā)展不可或缺的重要依據(jù)，是一個成功學(xué)校的寶貴財(cái)富。因此，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視，加強(qiáng)教職員工對檔案管理的認(rèn)識，本職工作中，配合檔案管理人員做好檔案的管理，加大投入，配備專兼職懂業(yè)務(wù)的檔案管理人員。這樣才能將檔案管理工作做到標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、科學(xué)化。
　　2.樹立愛崗敬業(yè)精神，具備良好的職業(yè)道德。職業(yè)道德是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系，具有自身職業(yè)特征的道德準(zhǔn)則和道德規(guī)范。檔案工作作為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的一個重要組成部分，毫無疑問也必須有自身的職業(yè)道德要求。
　　檔案管理人員要做好檔案的管理工作，必須樹立檔案人員敬業(yè)愛崗的精神，具備良好的職業(yè)道德，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，改善服務(wù)手段。要將“周到、熱情、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)”的服務(wù)理念貫穿工作始終，提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量，為學(xué)校各行政部門、教學(xué)部門和學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，使學(xué)校檔案室成為廣大師生員工最信賴的部門。
　　檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，這要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神。檔案事業(yè)的發(fā)展要求檔案工作人員各方面素質(zhì)的全面提高，而職業(yè)道德素質(zhì)的提高應(yīng)擺在突出的位置。因?yàn)闆]有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，再好的發(fā)展機(jī)遇也會錯過，再好的發(fā)展條件也會喪失，再好的業(yè)務(wù)能力也不能很好地發(fā)揮作用。
　　3.健全制度，強(qiáng)化規(guī)范。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，利用有目標(biāo)，保證檔案管理工作的順利開展。各種制度的制定，促使各部門人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。在工作中，不該說的不說，不該扔的不扔，不該借的不借。
　　4.開展編研工作，進(jìn)行深度開發(fā)。學(xué)校檔案工作者要加強(qiáng)學(xué)校檔案編研工作，改變過去“看攤守業(yè)”的狀況，用前瞻性眼光研究利用者的需求，積極主動地提供方便、快捷的信息服務(wù)。要努力提高編研成果的質(zhì)量，不僅局限于學(xué)校的檔案資源，還應(yīng)該拓寬渠道，擴(kuò)大編研工作基本素材的來源，在充分了解室藏和用戶需求的基礎(chǔ)上，通過縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務(wù)等方式，有針對性地開展學(xué)校檔案編研工作，如編制學(xué)校沿革、大事記匯編、教學(xué)科研成果匯編、專業(yè)技術(shù)職稱匯編和專題文件資料索引、個人學(xué)術(shù)動態(tài)學(xué)術(shù)思想或部門史料等。此外，還可廣泛收集國內(nèi)外知名學(xué)校教育、教學(xué)和教改文獻(xiàn)，從中了解和掌握國內(nèi)國外同行業(yè)的水平。通過對本學(xué)校檔案和國內(nèi)外同行檔案史料的綜合分析、研究對比，作出評價(jià)，編寫出具有一定深度的編研成果。因此，學(xué)校檔案部門除加強(qiáng)內(nèi)部文件資料的收集和整理外，還應(yīng)注重收集與高校有關(guān)的各種教育、教學(xué)和教改文獻(xiàn)，不斷豐富編研工作的素材，適應(yīng)學(xué)校檔案編研工作的需要。
　　5.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作提供物質(zhì)保障。必要的物質(zhì)條件是檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)保障。特別是近幾年來，隨著社會科技的發(fā)展，快捷方便的電子信息化、數(shù)字化、智能化在社會各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的檔案信息保管辦法已不能滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。電子文件的廣泛應(yīng)用，要求中等職業(yè)學(xué)校要加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，尤其對電子檔案管理提供相應(yīng)的防護(hù)條件，具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)、病毒監(jiān)控、密碼防盜、軟硬件保護(hù)等能力，加強(qiáng)檔案的信息安全管理。
　　6.應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段是學(xué)校檔案管理的發(fā)展方向。開發(fā)利用檔案信息資源不僅是檔案工作的目的，而且是信息社會的需要。鄧小平同志曾提出“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”的要求。當(dāng)今社會，競爭的勝負(fù)在很大程度上取決于對信息的掌握?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步和生產(chǎn)力的發(fā)展，促使世界開始向信息化邁進(jìn)，信息已成為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的戰(zhàn)略資源和社會管理的基本要素，因此檔案管理手段也要與時(shí)俱進(jìn)。我們必須改革舊的檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化學(xué)校檔案信息開發(fā)工作，建立檔案信息開發(fā)機(jī)制，溝通信息渠道。在管理手段上做到傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合，在檔案材料上做到紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案和電子檔案相結(jié)合，在館室上做到文字館、圖片館、音響?zhàn)^和實(shí)物館相結(jié)合，使檔案信息發(fā)揮應(yīng)有的作用。
　　7.加強(qiáng)對檔案管理人員的繼續(xù)教育，提高綜合素質(zhì)。隨著時(shí)代進(jìn)步和科技發(fā)展，以及信息化的引入，學(xué)校檔案工作對管理人員提出了更高要求，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)的一項(xiàng)新課題。檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)直接影響檔案工作的質(zhì)量，檔案管理人員應(yīng)該提高認(rèn)識水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育，加強(qiáng)制度建設(shè)，建立相關(guān)運(yùn)行機(jī)制。針對新任檔案管理工作人員，學(xué)校有必要定期開展檔案管理工作的基礎(chǔ)知識及基本技能的培訓(xùn)；針對相對穩(wěn)定的檔案管理人員隊(duì)伍，由于他們從事檔案工作時(shí)間較長，具備一定檔案專業(yè)的理論知識和操作技能，但在一段的工作時(shí)間后需要補(bǔ)充一些新技術(shù)、新方法，因此，有必要更新知識，加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高綜合素質(zhì)。新檔案員可參加各地檔案局舉辦的檔案工作人員崗位培訓(xùn)班的培訓(xùn)，掌握檔案的基礎(chǔ)知識并獲取從事檔案工作的上崗證。老檔案員同樣可以參加市檔案局檔案工作人員繼續(xù)教育培訓(xùn)，選擇課程，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，全面提升自身專業(yè)素質(zhì)。
　　總之，學(xué)校檔案工作是學(xué)校管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色的真實(shí)記錄和見證，在學(xué)校管理中起著舉足輕重的作用。我們必須改進(jìn)工作思路，拓展工作對象，創(chuàng)新工作手段，豐富學(xué)校檔案資源，提高檔案資源開發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率，使其更好地服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于社會。
　　
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