摘 要： 高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，管理中的保密工作至為重要。加強(qiáng)高校檔案保密工作不僅具有較強(qiáng)的戰(zhàn)略意義，而且有利于給人才提供公平競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境，是高校維護(hù)檔案安全的基本保障。高校檔案管理工作需要嚴(yán)格的保密措施，必須加強(qiáng)制度建設(shè)，提高檔案管理人員的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，完善監(jiān)督體系，明確監(jiān)督職責(zé)，確立回避制度，建立健全保密工作責(zé)任制。
　　關(guān)鍵詞： 高校檔案 保密工作 重要性 保密措施
　　
　　高校檔案是衡量個(gè)人業(yè)績(jī)的重要標(biāo)志，因此，做好高校檔案的保密工作，是推進(jìn)高校檔案事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展的基本保障，也是促進(jìn)高校教育體制改革和教育事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。做好高校檔案的保密工作，不僅具有較強(qiáng)的戰(zhàn)略意義，有利于處理好保密與利用的關(guān)系，促進(jìn)人才培養(yǎng)，而且有利于給人才營(yíng)造公平競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境，是高校維護(hù)檔案安全的基本保障。
　　一、高校檔案保密工作的重要性
　　高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案館是收集和管理高校教學(xué)、科研財(cái)富，傳播檔案信息，為教學(xué)、科研提供原始憑證，維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要基地。近年來(lái)，作為高校檔案部門(mén)，尤其是綜合性大學(xué)的檔案館每年都收入大量的、具有很高的學(xué)術(shù)研究和科技開(kāi)發(fā)價(jià)值的科研項(xiàng)目、學(xué)術(shù)論文和上級(jí)文件等，其中有不少涉及國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、重點(diǎn)科研項(xiàng)目及軍事等方面的保密內(nèi)容。因此，做好高校檔案的保密工作至關(guān)重要。
　　1.高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，具有較強(qiáng)的戰(zhàn)略意義。
　　我國(guó)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條規(guī)定：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃?！笨梢?jiàn)，高校檔案管理工作至關(guān)重要，高校檔案保密工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，具有較強(qiáng)的戰(zhàn)略意義。加強(qiáng)高校檔案保密工作，一方面，有利于推動(dòng)高校的教育體制改革和科學(xué)研究事業(yè)的發(fā)展，從國(guó)家角度來(lái)看，不少資料涉及國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事方面機(jī)密；從個(gè)人的角度來(lái)看，這些資料都涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題，因此，對(duì)其必須重點(diǎn)保護(hù)。另一方面，高等學(xué)校是知識(shí)生產(chǎn)、傳播和應(yīng)用的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，有許多重點(diǎn)學(xué)科、重大項(xiàng)目的研究與開(kāi)發(fā)，涉及國(guó)防軍工、科技公關(guān)、公共安全等重點(diǎn)項(xiàng)目，這些科學(xué)技術(shù)含量較高的檔案記述和反映了科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的全部過(guò)程和具體成果，一旦丟失或失密，將會(huì)給整個(gè)科學(xué)研究造成不可低估的重大損失。保密工作關(guān)系到黨和國(guó)家的安全，關(guān)系到經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的大局。保密工作做得不好，會(huì)直接影響到改革開(kāi)放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程。
　　2.加強(qiáng)高校檔案保密義務(wù)，有利于給人才提供公平競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境。
　　高校學(xué)生檔案是高校針對(duì)學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，客觀、真實(shí)地記載學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)的原始資料。從學(xué)生檔案上可以充分了解到學(xué)生在校期間思想、政治、學(xué)習(xí)等方面的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，從而判斷學(xué)生素質(zhì)優(yōu)劣的最佳憑證。因此，高校檔案是他人了解學(xué)生綜合素質(zhì)最直接、最客觀的記載。正是基于這樣的重要性，高校檔案管理工作必須要采取高度的保密措施，確保檔案安全。因?yàn)楦咝n案管理和保密工作一旦出現(xiàn)失誤，將很可能導(dǎo)致他人篡改學(xué)生信息，從而不利于公平競(jìng)爭(zhēng)。從這種意義上而言，采取嚴(yán)格的保密措施，有利于給人才提供公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。
　　3.加強(qiáng)高校檔案保密工作是維護(hù)檔案安全的基本保障。
　　檔案安全是高校檔案管理工作的重中之重，加強(qiáng)高校檔案保密工作則是維護(hù)檔案安全的基本保障。因?yàn)?，檔案安全與否，在管理工作中加強(qiáng)對(duì)檔案的保密義務(wù)是關(guān)鍵，檔案保密工作到位，則是對(duì)檔案安全的基本保障，反之，就可能存在潛在的隱患，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)疏漏，最終影響到檔案安全。
　　基于高校檔案管理工作中保密工作的重要性，我認(rèn)為，高校檔案作為國(guó)家機(jī)密的一部分，具有較強(qiáng)的政治意義，因此，在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)高度重視檔案保密工作，恪盡職守、盡職盡責(zé)，采取一系列切實(shí)可行的措施予以嚴(yán)格保密。只有這樣，才能保證高校檔案的安全和真實(shí)性。
　　二、加強(qiáng)高校檔案保密工作的主要措施
　　檔案管理是高校檔案部門(mén)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，與保密工作有著密切的關(guān)系。因此，要在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，切實(shí)做好保密工作，以保證檔案實(shí)體和檔案信息的安全。只有管好檔案，才能用好檔案。在檔案開(kāi)放過(guò)程中，保密工作顯得尤為突出。我認(rèn)為，加強(qiáng)高校檔案保密工作，需采取如下措施。
　　1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的管理。
　　檔案庫(kù)房的管理，是檔案安全保密的重點(diǎn)。檔案庫(kù)房的建設(shè)，從檔案保密的角度來(lái)看，按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，應(yīng)單獨(dú)建設(shè)，不宜設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)，或是將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門(mén)窗等應(yīng)專(zhuān)門(mén)加固，以防盜竊還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定負(fù)責(zé)人，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員禁止入內(nèi)。
　　2.提高檔案管理人員的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)。
　　高校檔案管理關(guān)系到國(guó)家和民族的人才戰(zhàn)略，高校檔案管理工作者對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高政治、業(yè)務(wù)和文化素質(zhì)，還要有較強(qiáng)的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。我國(guó)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十一條規(guī)定：“高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能?！备咝n案管理工作人員必須具有較高的政治素質(zhì)，即以國(guó)家和民族高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，恪盡職守，嚴(yán)格保密。嚴(yán)格遵守檔案法規(guī)、保密法規(guī)是對(duì)管理人員的基本要求。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。檔案管理人員要有高度的政治責(zé)任心，工作認(rèn)真踏實(shí)；要樹(shù)立嚴(yán)格的法律法規(guī)觀念，以維護(hù)檔案的完整性與安全性，為高校教學(xué)和科研的發(fā)展提供準(zhǔn)確完整的信息服務(wù)為己任。為此，要經(jīng)常性對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，不斷提高其綜合素質(zhì)和管理水平。引導(dǎo)檔案工作人員與全體教職員工了解相關(guān)法律法規(guī)，明確各自權(quán)利和義務(wù)及相關(guān)法律責(zé)任，增強(qiáng)他們?cè)陂_(kāi)發(fā)利用檔案中的保密意識(shí)，確保檔案安全和完整。檔案管理人員是檔案開(kāi)發(fā)利用的執(zhí)行者和落實(shí)者，對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用和保密工作負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的政治覺(jué)悟和業(yè)務(wù)能力。一是要把做好檔案的開(kāi)發(fā)利用和保密工作上升到政治的高度，通過(guò)組織政治學(xué)習(xí)對(duì)他們進(jìn)行教育，提高他們的政治覺(jué)悟。二是要采取派出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)等方法，請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行專(zhuān)業(yè)講座，送檔案管理人員出去參加進(jìn)修深造、培訓(xùn)及參觀學(xué)習(xí)，努力提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)他們的保密意識(shí)。三是要從檔案管理人員自身發(fā)展角度出發(fā)，替他們著想，在職務(wù)升遷、學(xué)歷提升等方面為他們開(kāi)綠燈，注重提高他們的思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。
　　3.完善檔案管理人員的監(jiān)督體系，明確監(jiān)督職責(zé)。
　　檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既利用檔案，又保證檔案的完整與安全。我國(guó)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十四條規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平?！蔽艺J(rèn)為，檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，又是檔案保管工作的目的，更是檔案保密工作的重要保證。它能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并制止檔案利用過(guò)程中出現(xiàn)的不利于檔案保密的各種不良行為，為檔案的利用、檔案的完整與安全打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。首先要加強(qiáng)涉密檔案調(diào)閱管理，對(duì)沒(méi)有上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)批示的涉密檔案，任何人都無(wú)權(quán)調(diào)閱。調(diào)閱完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查找原因，進(jìn)行補(bǔ)救。要對(duì)查閱者明確閱覽須知和有關(guān)規(guī)定，做好監(jiān)督工作，以減少和杜絕不良習(xí)慣的查閱者對(duì)檔案資料的損壞。對(duì)因?yàn)^職造成檔案泄密或造成不良后果者，追究相應(yīng)的責(zé)任。其次要加大檢查的力度，可采取專(zhuān)項(xiàng)檢查、綜合檢查、突擊性檢查等多種形式的檢查方法，對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中的每一個(gè)步驟、每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查和督促，加大監(jiān)管的力度，嚴(yán)格查處違法違紀(jì)行為，督促檔案管理人員和檔案利用者做好保密工作，確保保密工作在開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中落到實(shí)處。在檔案利用中，要根據(jù)不同利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)，有條件的高校對(duì)檔案館（室）還可以安裝攝像監(jiān)視器。檔案管理人員還要做到嘴勤、眼勤、手勤，要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處，以防檔案的損壞和丟失。
　　
　　4.確立回避制度。
　　以往高校檔案管理工作中難免遇到工作人員同時(shí)管理自己及與自己有親密關(guān)系的人的檔案，在此情況下，很難保證工作人員嚴(yán)格遵守保密義務(wù)，致使管理人員難以恪盡職守，篡改、泄密事件時(shí)有發(fā)生。鑒于此，我認(rèn)為，高校檔案管理工作中應(yīng)確立回避制度，即當(dāng)檔案工作人員遇到自己或與自己有親密關(guān)系人員的檔案時(shí)，要求其回避，而將這些檔案交由與本人無(wú)利害關(guān)系的其他人員或機(jī)構(gòu)管理。鑒于高校檔案管理工作的實(shí)際，建議高校設(shè)立檔案管理委員會(huì)，當(dāng)出現(xiàn)上述情況時(shí)，將檔案工作人員及與其有親密關(guān)系人員的檔案交由學(xué)校檔案管理委員會(huì)管理。
　　5.建立健全保密工作責(zé)任制。
　　在以往的檔案保密工作中，由于沒(méi)有建立和健全一套切實(shí)可行的責(zé)任追究制，在高校檔案管理工作中出現(xiàn)了許多重大的瀆職事件，給相關(guān)工作帶來(lái)了不可估量的損失。而對(duì)失職的管理人員，由于沒(méi)有建立保密工作責(zé)任制，往往對(duì)其瀆職行為視而不見(jiàn)，其直接助長(zhǎng)了檔案管理人員的瀆職行為。我國(guó)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第四十條規(guī)定：“有下列行為之一的，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷(xiāo)毀檔案的；（二）違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）擅自出賣(mài)、贈(zèng)送、交換檔案的；（五）不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；（六）其他違反檔案法律法規(guī)的行為。”從上述規(guī)定來(lái)看，我國(guó)《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)高校檔案的直接負(fù)責(zé)人和其他責(zé)任人的違法行為課以較重的責(zé)任。檔案直接責(zé)任人如果違反上述規(guī)定，將受到處分甚至依法追究刑事責(zé)任。就高校檔案管理工作者來(lái)說(shuō)，其對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)，進(jìn)一步加強(qiáng)業(yè)務(wù)基本功訓(xùn)練，包括熟悉掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、折疊、撤換檔案。落實(shí)責(zé)任制，科學(xué)管理，確保檔案管理萬(wàn)無(wú)一失。
　　綜上，高校檔案管理工作人員的保密工作至關(guān)重要，需采取嚴(yán)格有效的措施予以保障。正確處理好檔案保密工作對(duì)高校教育事業(yè)的發(fā)展具有重要的意義，應(yīng)從做好檔案開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中的監(jiān)管和提高管理人員素質(zhì)等方面入手，加強(qiáng)制度建設(shè)，完善監(jiān)督體系，明確監(jiān)督職責(zé)，制定回避制度及建立健全保密工作責(zé)任制，正確處理好檔案利用與保密之間的關(guān)系，從而保證檔案工作的順利開(kāi)展，為高校發(fā)展和社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
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