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高校圖書館業(yè)務(wù)外包模式與方法*

2012-02-15 14:11:05閆靜怡季瑞光陳新潔齊艷娟
圖書館學(xué)刊 2012年3期
關(guān)鍵詞:編目外包館員

閆靜怡 季瑞光 陳新潔 劉 杰 齊艷娟

(1.哈爾濱醫(yī)科大學(xué)大慶校區(qū)圖書館;2.黑龍江八一農(nóng)墾大學(xué)圖書館,黑龍江 大慶 163319)

閆靜怡 女,1982年生。碩士,館員,綜合部主任。研究方向:個性化信息服務(wù)、讀者信用體系建設(shè)。

近年來,高校圖書館基本實現(xiàn)了從傳統(tǒng)圖書館向數(shù)字圖書館的轉(zhuǎn)型,圖書館的服務(wù)功能不斷完善、服務(wù)質(zhì)量不斷提高,由原來的簡單分工演變?yōu)槎鄬哟?、多角度的服?wù)模式,在高校的教學(xué)、科研中扮演著重要的角色,但圖書館有些常規(guī)性工作重復(fù)率高、工作量大,而高校圖書館人力資源有限,因而絕大多數(shù)高校圖書館都采取了業(yè)務(wù)外包的形式,從而平衡了人力資源、服務(wù)功能及服務(wù)質(zhì)量之間的矛盾。

1 高校圖書館業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀及其優(yōu)勢

1.1 業(yè)務(wù)外包的概念

業(yè)務(wù)外包,也稱資源外包、資源外置,它是指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源,從而達(dá)到降低成本、提高效率、充分發(fā)揮自身核心競爭力和增強(qiáng)企業(yè)對環(huán)境的迅速應(yīng)變能力的一種管理模式。企業(yè)為了獲得比單純利用內(nèi)部資源更多的競爭優(yōu)勢,將其非核心業(yè)務(wù)交由合作企業(yè)完成。[1]其實質(zhì)是企業(yè)重新定位,重新配置各種資源,將資源集中于最能反映企業(yè)相對優(yōu)勢的領(lǐng)域,塑造和發(fā)揮企業(yè)自己獨特的、難以被其他企業(yè)模仿或替代的核心業(yè)務(wù),構(gòu)筑自己的競爭優(yōu)勢,獲得使企業(yè)持續(xù)發(fā)展的能力。

圖書館業(yè)務(wù)外包是通過委托外部企業(yè)或團(tuán)體提供本應(yīng)由圖書館內(nèi)部操作的各種業(yè)務(wù)活動和服務(wù),以起到降低成本、節(jié)省時間、提高效率和改進(jìn)質(zhì)量的效果。

1.2 高校圖書館業(yè)務(wù)外包的現(xiàn)狀

目前,我國高校圖書館基本采取業(yè)務(wù)外包的服務(wù)模式,形式多樣,質(zhì)量不斷攀升,業(yè)務(wù)外包種類也由簡入繁,甚至將圖書館的參考咨詢等技術(shù)含量較高的核心業(yè)務(wù)也有規(guī)模地外包。尤其是近5年來,該方面的研究更是突飛猛進(jìn),以萬方數(shù)據(jù)檢索為例,輸入“圖書館”、“外包”兩個檢索詞,共檢索到文獻(xiàn)592條,而近5年的文獻(xiàn)為521條,說明外包服務(wù)逐漸成為圖書館研究的熱點問題。而用“圖書館”、“高校”、“外包”檢索到文獻(xiàn)241條,其中近5年的文獻(xiàn)為228篇,由此可見,外包服務(wù)已經(jīng)滲透到高校圖書館中。

1.3 高校圖書館業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢

1.3.1 業(yè)務(wù)外包能夠使圖書館專注于核心業(yè)務(wù)。圖書館實施業(yè)務(wù)外包,可以將非核心業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移出去,借助外部資源的優(yōu)勢來彌補(bǔ)和改善自己的弱勢,從而使高學(xué)歷人員將主要精力放在圖書館的核心業(yè)務(wù)上。從讀者角度出發(fā),多研發(fā)出有利于讀者應(yīng)用的服務(wù)功能,從而形成自己的核心競爭力。

1.3.2 業(yè)務(wù)外包能夠使圖書館提高服務(wù)質(zhì)量。實施業(yè)務(wù)外包,圖書館將集中資源到核心業(yè)務(wù)上,而外包專業(yè)公司擁有比圖書館員更有效、更經(jīng)濟(jì)地完成某項業(yè)務(wù)的技術(shù)和知識。這樣既可以避免業(yè)務(wù)骨干分身乏術(shù)的現(xiàn)狀,又可以保證工作的質(zhì)量。

1.3.3 業(yè)務(wù)外包可以降低服務(wù)成本。高校圖書館可以在保證讀者閱覽的基礎(chǔ)上開展各種文獻(xiàn)服務(wù),而開展外包業(yè)務(wù),我們可以根據(jù)合同和協(xié)議中的條約對其進(jìn)行限定和要求,以確保服務(wù)的時間和質(zhì)量,從而降低服務(wù)成本。

2 高校圖書館業(yè)務(wù)外包的模式

目前高校圖書館的外包業(yè)務(wù)現(xiàn)有模式較公共圖書館來說還不夠全面,主要是以下幾種類型,這些業(yè)務(wù)實現(xiàn)外包后,為圖書館節(jié)約了大量的人力、物力資源,而且大大提高了高校圖書館文獻(xiàn)資源存儲的質(zhì)量,保證了文獻(xiàn)的時效性。

2.1 數(shù)據(jù)采集

主要指數(shù)據(jù)預(yù)先檢索、查重、連續(xù)出版物數(shù)據(jù)核對等外包。圖書館可以將文獻(xiàn)購進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)、金額、數(shù)量制定后,以此要求有關(guān)部門。

采訪業(yè)務(wù)外包主要有兩種模式,一種是綱目訂購,它實際上是一種圖書館與書商之間的采書合約,書商根據(jù)圖書館采訪人員圈訂的綱目控制范圍(如專業(yè)范圍、主題控制、出版社控制、閱讀水平控制等)和圖書館的經(jīng)費預(yù)算,將選出的圖書送到圖書館,圖書館采訪人員通過驗收將適合的圖書留下,不需要的圖書退回給書商。這種方式可以節(jié)約采訪人員選書的時間,也能保證所購圖書具有針對性。另一種方法是由圖書館采訪人員根據(jù)征訂書目進(jìn)行圈選,交由書商訂購。近幾年,地區(qū)采編中心和圖書公司不斷涌現(xiàn),在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響下,圖書供應(yīng)商要能發(fā)展下去,就必須以客戶為中心,滿足客戶的需求,這種競爭給圖書館帶來了更多的優(yōu)惠和附加服務(wù),其中包括書目數(shù)據(jù)的配送以及裝防盜條、蓋館藏章、貼條形碼和書標(biāo)等手工處理過程,從而達(dá)到降低成本、減少人員,并取得一定經(jīng)濟(jì)效益的目的。

2.2 編目業(yè)務(wù)

編目外包是國外圖書館業(yè)務(wù)外包中應(yīng)用最廣且最具成效的一種。早在上世紀(jì)七八十年代,美國、日本等國圖書館已開始將編目業(yè)務(wù)部分外包,1967年OCLC成立之后,由于它費用低、質(zhì)量高,OCLC更是成了世界各地圖書館編目外包的服務(wù)商。在中國,隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展,全國聯(lián)合編目中心、CALIS、地區(qū)采編中心的建立,從90年代開始,各圖書館普遍采用了編目外包方式。編目外包,一方面可以減少編目人員的負(fù)擔(dān),加快文獻(xiàn)處理的速度,在不降低質(zhì)量的前提下節(jié)省開支,解決諸如待編積壓圖書、工作負(fù)荷不均、專業(yè)人員不足等問題;另一方面,可以減少重復(fù)勞動,在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)統(tǒng)一編目,使圖書館書目數(shù)據(jù)達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 回溯建庫

數(shù)據(jù)庫建設(shè)是圖書館自動化工作的重要組成部分,也是圖書館在自動化建設(shè)進(jìn)程中最繁重的一項業(yè)務(wù),需要投入大量的人力和物力。由于它耗時耗力,很多圖書館都將此業(yè)務(wù)外包給建庫承包商。圖書館館藏書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)的外包,包括依據(jù)卡片上的信息進(jìn)行業(yè)務(wù)外包和到現(xiàn)場依據(jù)文獻(xiàn)實體上的信息進(jìn)行業(yè)務(wù)外包兩種形式。前一種方法簡便、經(jīng)濟(jì),但卡片信息不全,依此制作出來的書目數(shù)據(jù)不能達(dá)到準(zhǔn)確、全面的效果。后一種方法是較為徹底的做法,雙方通過簽訂合約,由承包方派工作人員進(jìn)駐圖書館,按館藏文獻(xiàn)建庫,同時還要按照現(xiàn)在的標(biāo)準(zhǔn)全面重新加工。

2.4 后勤物業(yè)管理

高校圖書館的行政和后勤雖然沒有公共圖書館復(fù)雜,但事務(wù)性工作很多。近年來,圖書館事業(yè)發(fā)展較快,各地政府都投入巨資建設(shè)新館,新建的圖書館面積都較大,如華南師范大學(xué)新館面積為23500平方米,湛江海洋大學(xué)圖書館為23000平方米。新館的各種設(shè)施,包括公共衛(wèi)生、消防、綠化、空調(diào)、機(jī)電設(shè)備的維護(hù)和管理任務(wù)很重。通過后勤外包可以使管理層從事務(wù)性工作中解脫出來,將更多精力用于業(yè)務(wù)建設(shè)中。后勤外包可以采用部分外包和全部外包兩種模式,全部外包可以面向社會招標(biāo),選聘物業(yè)管理公司對圖書館所有物業(yè)及設(shè)施、設(shè)備實施統(tǒng)一一體化管理,圖書館只設(shè)一名物業(yè)管理人員,負(fù)責(zé)物業(yè)的宏觀管理及與管理處的聯(lián)絡(luò)即可,深圳南山圖書館就采用了此種形式。

3 高校圖書館業(yè)務(wù)外包存在的問題

3.1 技術(shù)外包的尺度

技術(shù)外包的尺度一直是圖書館人爭議的重點,有人認(rèn)為若將技術(shù)服務(wù)外包,圖書館將失去存在的意義。這是一種極端化的認(rèn)識,覺得將一向被劃為圖書館重要工作內(nèi)容的信息技術(shù)外包后,圖書館還有什么不能外包,整個圖書館是不是也可外包出去,圖書館基本功能是否將要喪失?這些質(zhì)疑說明對業(yè)務(wù)外包或信息技術(shù)外包理解上有誤區(qū),是一種恐懼和抵觸心理。技術(shù)服務(wù)外包不是圖書館逃避新技術(shù)、新知識,不是將技術(shù)服務(wù)內(nèi)容與圖書館完全割離,而是把成本過高而自己又不擅長做的或投入與產(chǎn)出比例不夠經(jīng)濟(jì)的業(yè)務(wù)交給有經(jīng)驗的專業(yè)公司去做,是共享社會各方資源、促進(jìn)互動、實現(xiàn)雙贏的舉措。作為圖書館人,尤其是圖書館高層管理者,要更新觀念,明確圖書館信息技術(shù)外包的目的所在,要有發(fā)展的戰(zhàn)略眼光和追求變革的心態(tài),要使圖書館發(fā)展與當(dāng)今社會開放、民主、協(xié)同發(fā)展的趨勢相適應(yīng)。

3.2 外包服務(wù)質(zhì)量控制

高校圖書館特別是醫(yī)學(xué)院校圖書館,文獻(xiàn)專業(yè)性較強(qiáng),要求編目人員有相應(yīng)的醫(yī)學(xué)基本知識,才能保證文獻(xiàn)分類的準(zhǔn)確性,而普通編目人員對于比較復(fù)雜且陌生的分類結(jié)構(gòu)能否依然保證高準(zhǔn)確率的編目質(zhì)量,也是我們常見的問題。

3.3 館員職能

外包服務(wù)的開展,使圖書館很多機(jī)構(gòu)人員冗余,圖書館員需要做的工作由傳統(tǒng)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)到專業(yè)及驗收業(yè)務(wù),這對館員的業(yè)務(wù)知識、職能轉(zhuǎn)換和心理適應(yīng)都提出了更高的要求,而所有高校圖書館普遍存在的問題就是館員知識技能、年齡層次多樣,如何合理地協(xié)調(diào)這些矛盾是一個必須面對的問題。

4 對策分析

4.1 完善服務(wù)功能,提高服務(wù)質(zhì)量

做好業(yè)務(wù)外包工作的宣傳,使館員真正了解外包的優(yōu)勢,針對不同素質(zhì)的館員設(shè)置科學(xué)、合理的工作崗位,加強(qiáng)對館員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),完善圖書館的服務(wù)功能,使館員意識到數(shù)字圖書館的發(fā)展現(xiàn)狀及服務(wù)模式,進(jìn)一步提高服務(wù)質(zhì)量。

4.2 對外包業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的控制及評價

外包工作的開展,要求管理人員具有更高的責(zé)任感,對于外包服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行隨時、隨地的抽查,而且檢查工作應(yīng)該是具有常規(guī)性的。及時了解外包服務(wù)質(zhì)量,給予外包機(jī)構(gòu)科學(xué)、合理的評價。對于不同的外包服務(wù)要有明確的負(fù)責(zé)人員,建立起科學(xué)、合理的檢驗制度。

4.3 建立競爭機(jī)制

長久的安逸狀態(tài)使多數(shù)圖書館人淡忘了競爭的存在,不在意社會細(xì)化分工給各行各業(yè)帶來的便利,外包在某種程度上可喚醒館員沉睡的進(jìn)取心,激起其危機(jī)意識,這對館員來說或許是一個新的機(jī)遇。技術(shù)外包后,隨著圖書館核心業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)移及確立,館員不再是信息資源的守護(hù)者和傳遞者,而逐步成為信息分析員、信息推銷員、信息導(dǎo)航員、外包協(xié)調(diào)管理者和核心主人翁。角色的轉(zhuǎn)變要求館員要從以前被動地接受學(xué)習(xí),變?yōu)榉e極主動地探索新知以適應(yīng)整個競爭環(huán)境。

[1]何戰(zhàn).新加坡圖書館事業(yè)的發(fā)展[J].東南亞縱橫,2004(4):65-67.

[2]library 2000(《2000 年的圖書館報告》摘要)[EB/OL].[2009-11-08].http:/www.nlb.gov.sg/fr-abtUs-libry2000.html.

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