○張效

（湖南財信投資控股有限責(zé)任公司 湖南 長沙 410015）

隨著市場化競爭的日益加劇，企業(yè)為了增加銷售額，擴(kuò)大市場份額，需要積極主動地進(jìn)行銷售推廣，擴(kuò)大產(chǎn)品銷售覆蓋區(qū)域，從而達(dá)到銷售規(guī)模擴(kuò)大的目的。為了達(dá)到戰(zhàn)略目標(biāo)，企業(yè)通常會根據(jù)銷售戰(zhàn)略，逐步在外地建立辦事處，通過辦事處來推動業(yè)務(wù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)銷售戰(zhàn)略。但是在辦事處成立初期，業(yè)務(wù)處于開拓期，市場尚未打開，不能獲得穩(wěn)定充足的銷售收入，同時人員少，缺乏專業(yè)的財務(wù)人員進(jìn)行財務(wù)管理，也沒有歷史可比數(shù)據(jù)進(jìn)行財務(wù)預(yù)算和控制，財務(wù)管理難度大。本文主要就外地辦事處成立初期面臨的財務(wù)管理問題進(jìn)行深入探討，并提出相應(yīng)管理措施。

一、外地辦事處成立初期的財務(wù)管理的特點(diǎn)

辦事處是非獨(dú)立核算的非法人機(jī)構(gòu)，不用報稅和交稅，其所有的一切經(jīng)營活動由總公司行使，包括簽訂銷售合同、開票、收款、報銷費(fèi)用等。辦事處的主要職責(zé)是分析當(dāng)?shù)厥袌?、建立銷售渠道、開展銷售業(yè)務(wù)，相當(dāng)于銷售部門伸向全國的觸角。雖然辦事處一般隸屬于銷售部，但仍然是一個獲得銷售收入、支出成本費(fèi)用的獨(dú)立的利潤中心。辦事處成立初期是指建立辦事處后，到其打開銷售市場獲取相對穩(wěn)定的銷售收入，并可覆蓋辦事處費(fèi)用前的時期。由于這個時期辦事處處于業(yè)務(wù)開拓期，其財務(wù)管理上具有如下特點(diǎn)。

1、人員少，無財務(wù)人員，總公司代管財務(wù)。辦事處成立初期，由于市場尚未打開，不能獲得穩(wěn)定充足的收入，公司一般不會投入大量的人力、物力，辦事處人員較少。新成立的辦事處主要人員構(gòu)成以銷售人員為主，一般會有經(jīng)理1名、銷售人員2名、行政秘書1名?？紤]成本效益原則不會安排專門的財務(wù)人員，財務(wù)管理工作由總公司財務(wù)部門行使。

2、人員缺乏財務(wù)知識和財務(wù)管理理念。由于辦事處以銷售人員為主，大部分不具備專業(yè)的財務(wù)管理知識，同時辦事處成立初期主要目標(biāo)是拓展當(dāng)?shù)厥袌觯瑪U(kuò)大銷售收入，所以總公司對辦事處的業(yè)績考核指標(biāo)主要是銷售收入。為了達(dá)到公司目標(biāo)，辦事處的工作重點(diǎn)是建立銷售渠道、擴(kuò)大銷售份額。而對于成本、費(fèi)用的控制，辦事處經(jīng)理因缺乏財務(wù)管理理念，無法運(yùn)用預(yù)算控制等手段進(jìn)行財務(wù)管理。

3、總公司對辦事處的財務(wù)管理集中在費(fèi)用控制。成立初期，辦事處尚未獲得穩(wěn)定收入，財務(wù)核算事項(xiàng)主要是費(fèi)用，包括房租、辦公設(shè)備、交通費(fèi)、差旅費(fèi)和應(yīng)酬費(fèi)?？偣矩攧?wù)部門負(fù)責(zé)報銷、核算辦事處費(fèi)用，并根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定對費(fèi)用進(jìn)行控制。作為利潤中心，在收入較少的情況下，總公司對辦事處的費(fèi)用控制顯得尤為重要。

二、外地辦事處財務(wù)管理的重要性

外地辦事處是全國性銷售企業(yè)延伸到各地拓展業(yè)務(wù)的前沿，公司業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大、戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)都依賴于辦事處的銷售業(yè)績；同時作為利潤中心，辦事處是公司利潤的來源，對公司經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)具有重要作用。辦事處在公司的發(fā)展中有著重要的地位，特別是隨著辦事處的不斷增加，加強(qiáng)對辦事處的管理顯得尤為重要。

財務(wù)管理是在一定的整體目標(biāo)下，企業(yè)對資產(chǎn)的購置、資本的融通和經(jīng)營中現(xiàn)金流量以及利潤分配的管理，它是企業(yè)管理的重要組成部分，是組織企業(yè)財務(wù)活動、處理財務(wù)關(guān)系的一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)管理工作。辦事處作為公司利潤的重要來源，加強(qiáng)對辦事處的財務(wù)管理對公司提高盈利水平，實(shí)現(xiàn)公司整體經(jīng)濟(jì)效益具有重要意義。

加強(qiáng)辦事處的財務(wù)管理一方面能幫助辦事處提高盈利能力，實(shí)現(xiàn)自身價值和利潤最大化；另一方面可降低風(fēng)險，提高辦事處的市場競爭力。通過財務(wù)預(yù)算管理可對辦事處整個經(jīng)營管理進(jìn)行財務(wù)控制，從而實(shí)現(xiàn)辦事處作為利潤中心的經(jīng)營目標(biāo)。預(yù)算數(shù)與實(shí)際數(shù)的對比能夠反映辦事處的經(jīng)營狀況，體現(xiàn)辦事處經(jīng)營管理過程中隱藏的問題。

辦事處成立初期，辦事處經(jīng)理更重視銷售業(yè)績，而對費(fèi)用控制不重視，但是對于公司管理層，在未能獲得銷售預(yù)期的情況下，基于收入成本配比原則，對辦事處的費(fèi)用支出十分關(guān)注。由此，總公司的財務(wù)部門需要加強(qiáng)對辦事處的財務(wù)管理，分析其經(jīng)營管理情況，控制費(fèi)用，傳遞壓力，刺激辦事處提高業(yè)績，降低成本。由此可見，通過財務(wù)管理手段，可幫助經(jīng)營層實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，加強(qiáng)對成立初期辦事處的財務(wù)管理顯得尤為重要。

三、辦事處成立初期財務(wù)管理存在的問題

由于辦事處人員財務(wù)知識和財務(wù)管理理念的缺失，以及辦事處均在外地，使得總公司財務(wù)部門的管理難度加大?？偣矩攧?wù)部門對辦事處的財務(wù)管理存在以下幾個方面的問題。

1、預(yù)算控制不到位。作為財務(wù)管理的重要控制手段，預(yù)算管理不能很好地發(fā)揮作用。主要表現(xiàn)在：一是辦事處成立初期，由于沒有歷史參考數(shù)據(jù)進(jìn)行比對，同時總公司財務(wù)部門對外地物價水平不了解，很難制定合理適當(dāng)?shù)馁M(fèi)用預(yù)算。如果預(yù)算制定的不合理，執(zhí)行時通過預(yù)算外審批的例外事項(xiàng)增多，預(yù)算控制的權(quán)威性受到質(zhì)疑，預(yù)算控制手段會失效。二是辦事處成立初期收入少而且不穩(wěn)定，不能根據(jù)收入費(fèi)用配比原則來擬制費(fèi)用預(yù)算，費(fèi)用預(yù)算擬制缺少一個重要的擬制方法，給預(yù)算制定帶來了困難，同時很難根據(jù)收入費(fèi)用配比原則來進(jìn)行財務(wù)分析，并對費(fèi)用發(fā)生不合理的地方進(jìn)行費(fèi)用控制。三是由于辦事處在外地，辦事處人員一般會半個月或一個月，甚至幾個月統(tǒng)一郵寄一次單據(jù)給財務(wù)部門，當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用很難當(dāng)月入賬，使得費(fèi)用實(shí)際發(fā)生額與月度預(yù)算不匹配，預(yù)算完成率波動較大，同時很難通過預(yù)算分析發(fā)現(xiàn)辦事處可能存在的問題，并提出提高辦事處經(jīng)營、管理水平的建議。

2、費(fèi)用報銷效率低。由于辦事處在外地，又無財務(wù)部門，費(fèi)用報銷全部要集中到總公司財務(wù)部門進(jìn)行報銷。辦事處一般會半個月或一個月統(tǒng)一收集一次單據(jù)郵寄到總公司進(jìn)行報銷，導(dǎo)致單據(jù)不能及時送回總部報賬，費(fèi)用報銷滯后，報銷時間周期長。同時由于某些單據(jù)不符合財務(wù)報賬的要求，使得單據(jù)在財務(wù)部門和辦事處之間來回折騰，導(dǎo)致報銷時間延長。而且采用郵寄的方式郵寄單據(jù)，一旦單據(jù)丟失，而又無法確定責(zé)任所在時，會增加辦事處與財務(wù)部門的矛盾，加大財務(wù)部門對辦事處管理的難度。

四、加強(qiáng)全國性銷售企業(yè)辦事處財務(wù)管理的措施

全國性銷售企業(yè)的總部應(yīng)針對辦事處成立初期的特點(diǎn)，從以下幾個方面采取相應(yīng)的措施加強(qiáng)財務(wù)管理。

1、結(jié)合實(shí)際經(jīng)營情況，完善細(xì)化財務(wù)制度。要加強(qiáng)對辦事處的管理，首先要專門針對辦事處擬制一套有效、可操作性強(qiáng)的新設(shè)辦事處財務(wù)管理操作指引。辦事處收入成本由總公司財務(wù)部門統(tǒng)一核算，開發(fā)票確認(rèn)收入，發(fā)貨確認(rèn)成本，貨款直接回到公司賬戶，倉庫統(tǒng)一發(fā)貨，所以總部對辦事處經(jīng)營收入、成本可控。針對辦事處的財務(wù)管理，主要集中在加強(qiáng)對費(fèi)用的控制。辦事處費(fèi)用包括房租、辦公設(shè)備、交通費(fèi)、差旅費(fèi)和應(yīng)酬費(fèi)，應(yīng)根據(jù)費(fèi)用類型不同，在制度中分別對各費(fèi)用建立報銷標(biāo)準(zhǔn)，可按以下思路建立費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)。一是房租，對個人租用面積、地段、小區(qū)檔次進(jìn)行限定，明確房租限額，鼓勵員工共同租房或拼租；二是辦公設(shè)備，擬制辦公設(shè)備配置清單，明確標(biāo)準(zhǔn)配置設(shè)備的品種和數(shù)量，并對單個設(shè)備價值進(jìn)行限定；三是交通費(fèi)、差旅費(fèi)，根據(jù)城市規(guī)模和所處位置，對城市進(jìn)行分類，按一定比率調(diào)整報銷額度，不同城市設(shè)置不同報銷限額；四是應(yīng)酬費(fèi)，可采用年度預(yù)算總額和收入費(fèi)用配比相結(jié)合的方法來確定應(yīng)酬費(fèi)，對于超額完成收入的辦事處，可設(shè)立一定比率適當(dāng)調(diào)整應(yīng)酬費(fèi)用額度。

制度中除了對相關(guān)規(guī)定進(jìn)行細(xì)化外，還應(yīng)專門針對辦事處的特點(diǎn)，擬制專門的報銷流程，將單據(jù)從費(fèi)用報銷人填寫報銷單據(jù)到最后報銷完畢的全過程以流程的形式固化，使得報銷發(fā)票或單據(jù)的流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)無縫對接，避免單據(jù)丟失等問題再次發(fā)生。同時要對發(fā)票及相關(guān)單據(jù)的合法、合規(guī)性標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確描述。

2、加強(qiáng)對辦事處人員財務(wù)管理制度的培訓(xùn)。新設(shè)辦事處財務(wù)管理操作指引發(fā)布后，辦事處人員對制度相關(guān)內(nèi)容并不熟悉，需要通過培訓(xùn)來強(qiáng)化辦事處人員的財務(wù)管理理念，通過對指引的詳細(xì)解讀，使辦事處人員熟悉并掌握費(fèi)用報銷規(guī)定和報銷流程。由于辦事處在外地，培訓(xùn)可采用電視會議形式或者錄制培訓(xùn)錄像發(fā)放到辦事處進(jìn)行遠(yuǎn)程培訓(xùn)。同時可在財務(wù)部門設(shè)立咨詢電話，隨時解答費(fèi)用報銷中遇到的問題。培訓(xùn)后可采用考試的形式使辦事處人員重視財務(wù)制度，熟悉相關(guān)規(guī)定，避免報銷時由于不熟悉制度規(guī)定造成單據(jù)來回折騰，從而提高報銷效率。

3、強(qiáng)化預(yù)算管理，加強(qiáng)費(fèi)用控制。辦事處成立初期在預(yù)算管理上雖然存在很多問題，但是作為重要的財務(wù)管理方法——預(yù)算管理仍然是必不可少的控制手段，所以強(qiáng)化預(yù)算管理，加強(qiáng)費(fèi)用控制對于新設(shè)辦事處尤為重要。要做好新設(shè)辦事處的預(yù)算管理，首先要編制好預(yù)算，預(yù)算編制有別于傳統(tǒng)預(yù)算編制方法，需要采用整體控制、單個費(fèi)用靈活控制的方法確定預(yù)算數(shù)。比如對差旅費(fèi)、房租、辦公設(shè)備、交通費(fèi)按照新設(shè)辦事處財務(wù)管理操作指引規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立單位費(fèi)用預(yù)算額度，單個費(fèi)用的年度總額度不做單獨(dú)設(shè)定，而是根據(jù)年度收入指標(biāo)設(shè)定年度費(fèi)用預(yù)算總額。如果收入超過年度指標(biāo)，費(fèi)用預(yù)算可按一定比例提高，同時預(yù)算執(zhí)行結(jié)果與辦事處經(jīng)理的績效考核結(jié)果掛鉤。將預(yù)算的剛性和柔性結(jié)合起來，并兼具了激勵性，可促使辦事處經(jīng)理主動進(jìn)行預(yù)算管理：一方面努力拓展業(yè)務(wù)擴(kuò)大銷售收入，另一方面縮減不必要的開支，控制費(fèi)用總額?？偛控攧?wù)部門在進(jìn)行預(yù)算管理時，要嚴(yán)格按建立的費(fèi)用預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，并及時統(tǒng)計分析預(yù)算完成情況，將費(fèi)用總額控制在預(yù)算總額內(nèi)，同時對于完成收入指標(biāo)的辦事處應(yīng)及時調(diào)整其費(fèi)用預(yù)算總額，靈活地進(jìn)行預(yù)算管理。

4、設(shè)置費(fèi)用報銷共享中心。為了更好更快地對辦事處的費(fèi)用進(jìn)行報銷，應(yīng)在總部設(shè)立辦事處費(fèi)用報銷共享中心，共享中心由財務(wù)部和銷售部人員組成。兩部門分別安排專人專門對接處理辦事處費(fèi)用報銷問題。銷售部直接對接辦事處行政秘書，財務(wù)部直接對接銷售部。銷售部作為報銷的中間環(huán)節(jié)，一方面可將報銷的常規(guī)問題在遞交財務(wù)部之前解決，避免單據(jù)在辦事處與財務(wù)部之間來回折騰，提高費(fèi)用報銷的效率；另一方面可減少財務(wù)部與辦事處之間的矛盾沖突，使得報銷流程更加順暢。辦事處通過費(fèi)用報銷共享中心進(jìn)行費(fèi)用報銷的流程如圖1所示。

其操作細(xì)則如下：一是報銷人根據(jù)費(fèi)用類型填寫報銷單，注明費(fèi)用類型、發(fā)生時間和事由，并按新設(shè)辦事處財務(wù)管理操作指引規(guī)定將報銷單據(jù)進(jìn)行整理、粘貼后交至辦事處行政秘書；二是辦事處行政秘書按新設(shè)辦事處財務(wù)管理操作指引規(guī)定對報銷單據(jù)進(jìn)行初步審核，對不符合規(guī)定的票據(jù)和不符合報銷標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用提請報銷人員予以改正，在票據(jù)尚未寄出前解決好費(fèi)用報銷的基本問題，避免單據(jù)來回折騰；三是辦事處行政秘書將審核合格的單據(jù)報辦事處經(jīng)理簽字確認(rèn)后，寄送單據(jù)至銷售部費(fèi)用報銷接口人，寄出前對單據(jù)進(jìn)行登記，記錄報銷人、費(fèi)用類別、票據(jù)金額和張數(shù)，并與報銷人簽字確認(rèn)，最后將票據(jù)登記單復(fù)印一份放在快遞中一并寄給接口人。單據(jù)寄送應(yīng)選擇信譽(yù)好的快遞公司。四是總部銷售部費(fèi)用報銷接口人接到費(fèi)用單據(jù)后，首先核對單據(jù)是否與票據(jù)登記單上記錄的情況一致，然后才在快遞簽收單簽字確認(rèn)。一旦發(fā)現(xiàn)單據(jù)不符的應(yīng)及時與辦事處行政秘書溝通，分析是屬于記錄錯誤還是快遞公司原因造成的，如果是快遞公司的原因，應(yīng)及時與快遞公司溝通協(xié)商解決。同時接口人應(yīng)根據(jù)新設(shè)辦事處財務(wù)管理操作指引規(guī)定對費(fèi)用報銷單據(jù)進(jìn)行審核，如果發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的，應(yīng)與行政秘書或報銷人溝通，可以代為解決的，就地解決，否則退回行政秘書。審核通過的單據(jù)則交至財務(wù)部費(fèi)用報銷接口人。五是財務(wù)部費(fèi)用報銷接口人審核單據(jù)合規(guī)合法性，根據(jù)費(fèi)用所屬辦事處的預(yù)算和實(shí)際發(fā)生額的情況，對費(fèi)用是否超預(yù)算進(jìn)行審核，并填寫財務(wù)意見。然后將審核后單據(jù)交銷售部費(fèi)用報銷接口人，由銷售部費(fèi)用報銷接口人按照授權(quán)規(guī)定，分層分級簽字確認(rèn)，對于超預(yù)算的費(fèi)用，應(yīng)按預(yù)算外流程進(jìn)行審批。六是銷售部費(fèi)用報銷接口人將審批通過的單據(jù)交財務(wù)部出納，出納檢查單據(jù)是否已按授權(quán)經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，并對已按規(guī)定審批的單據(jù)及時進(jìn)行支付。

圖1 辦事處費(fèi)用報銷共享中心進(jìn)行費(fèi)用報銷流程圖

5、借助網(wǎng)絡(luò)和財務(wù)電子化報賬系統(tǒng)。辦事處的財務(wù)管理難度大，很大一部分原因是由于其地處外地，距離遠(yuǎn)、溝通不方便造成的。如果實(shí)現(xiàn)財務(wù)信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化則可以解決這一問題。將業(yè)務(wù)流程和管理過程在網(wǎng)絡(luò)上完成，規(guī)避了距離帶來的管理障礙，使總部與辦事處溝通零距離，提高了管理效率，減少了矛盾沖突。通過電子信息化系統(tǒng)，將總部與辦事處處在同一個界面上，雙方的溝通更暢通，業(yè)務(wù)處理時效也會更高。單據(jù)不需要頻繁寄送，節(jié)省了費(fèi)用。報銷時由辦事處行政秘書審核單據(jù)合法合規(guī)性，不需要立即寄送單據(jù)到財務(wù)部，只需掃描單據(jù)上傳給財務(wù)審核，財務(wù)及時審核并支付，同時相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)通過網(wǎng)上審批，可充分利用領(lǐng)導(dǎo)空閑時間，及時處理日常事務(wù)，提高了工作效率。財務(wù)部門根據(jù)報銷人的報銷記錄，建立信用庫，對員工進(jìn)行信用評級以此制約虛假的費(fèi)用報銷行為。

五、結(jié)束語

隨著全國經(jīng)濟(jì)活動的日益頻繁，全國性銷售企業(yè)越來越多，他們都紛紛設(shè)立辦事處，從而將銷售范圍覆蓋全國，擴(kuò)大市場份額。這些企業(yè)在設(shè)立辦事處的初期都會遇到文中描述的問題，并且為此付出經(jīng)濟(jì)和效率的代價。但是只要他們找到一套行之有效的財務(wù)管理辦法，財務(wù)管理方式得當(dāng)，不但可幫助辦事處降低辦事處成立初期在財務(wù)管理摸索中的資源浪費(fèi)，減少總部的管理壓力，擺脫管理困境，而且還可以幫助辦事處盡快進(jìn)入正軌，獲得有力的支持，從而提高銷售業(yè)績，實(shí)現(xiàn)公司整體銷售戰(zhàn)略。

[1]王伏濤：論石油銷售企業(yè)便利店財務(wù)管理[J].當(dāng)代財經(jīng)，2011（6）下.

[2]于虎：也談企業(yè)駐外辦事處[J].中國石油企業(yè)，2009（8）.

[3]李如新：企業(yè)集團(tuán)財務(wù)管理模式的探討[J].會計之友（上旬刊），2010（11）.

[4]徐瑾：企業(yè)辦事處常見問題分析與解決方案[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010（22）.

[5]王麗鳳：企業(yè)集團(tuán)財務(wù)管理問題研究[J].經(jīng)濟(jì)縱橫，2012（8）.