李翠屏

(中國民航大學，天津 300300)

人事制度改革背景下高校人事檔案工作創(chuàng)新的思考

李翠屏

(中國民航大學，天津 300300)

高校人事制度的系列變革，給人事檔案工作提出了新的要求。如何抓住人事制度改革的新機遇，加快人事檔案管理工作創(chuàng)新，成為高校人事檔案工作面臨的新課題。解決這一課題可以從工作方法、工作意識及服務(wù)范圍三個方面進行思考。

高等學校；人事制度改革；人事工作；檔案管理

我國事業(yè)單位人事制度改革日益深化，高等學校人事制度改革的進程隨之不斷加快。聘用制度和崗位管理制度的全面推開，實現(xiàn)了事業(yè)單位由身份管理向崗位管理的轉(zhuǎn)變，這對于轉(zhuǎn)換事業(yè)單位用人機制，調(diào)動事業(yè)單位各類人員的積極性、創(chuàng)造性，具有十分重要的意義。

高等學校人事制度的系列變革，給高校人事檔案工作提出了新的要求。應(yīng)對人事制度改革的挑戰(zhàn)，加強人事檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，以更好地發(fā)揮人事檔案的作用，服務(wù)于高校人事工作及其它各部門工作的需求，是高校人事檔案工作面臨的新課題。

一 改進工作方法，完善收集分類

1.加強對業(yè)績檔案和聘用檔案的收集。

完整而豐富的人事檔案材料是人事檔案工作開展的前提。因此，要做好人事檔案收集工作，強化人事檔案的內(nèi)容建設(shè)，才能充分發(fā)揮人事檔案的作用，滿足人事檔案信息查詢的需要。

事業(yè)單位人事制度改革的目的就是為了激發(fā)各類人員的工作積極性和創(chuàng)造性。高等學校是一個人才與智力聚集之地，尤為注重對人員的工作業(yè)績和科研能力以及品德的考評。崗位聘用制度和人事分配制度改革之后，高等學校的人事調(diào)配、績效考評及師資建設(shè)等工作都將以工作能力和業(yè)績?yōu)閷颍慌c此同時，高校工作人員的工作積極性必然得以激發(fā)，教學成果和科研成果等會有較大程度的增長。作為人事工作的輔助工作，人事檔案工作必須緊跟改革步伐，加強業(yè)績材料的收集歸檔。業(yè)績材料是反映高校教職員工的工作能力、科研水平以及師德品行等的綜合業(yè)務(wù)表現(xiàn)材料，具體包括教學成果、科研論著、發(fā)明專利、繼續(xù)教育經(jīng)歷、師德教評等內(nèi)容，多以證書或數(shù)據(jù)的形式出現(xiàn)。

事業(yè)單位崗位聘用制度全面推開，要求把聘用合同作為事業(yè)單位人事管理的基本依據(jù)，通過聘用合同規(guī)范單位和工作人員的人事關(guān)系，建立起以合同管理為基礎(chǔ)的用人機制。聘用合同既能維護用人單位和員工的權(quán)益，又可以為用人單位更好地考核員工提供條件，為員工的續(xù)聘、解聘提供依據(jù)。因此，要加強聘用合同的收集歸檔，并隨著受聘人員的續(xù)聘、崗位調(diào)整及解聘等工作的變化及時收集相關(guān)的聘用材料進行歸檔。

2.以“崗位”為分類依據(jù)，優(yōu)化案卷排序。

依據(jù)《關(guān)于高等學校崗位設(shè)置管理的指導意見》(國人部發(fā)〔2007〕59號)規(guī)定，高等學校崗位分為管理崗位、專業(yè)技術(shù)崗位、工勤技能崗位三種類別。高等學校管理人員(職員)、專業(yè)技術(shù)人員和工勤技能人員，分別納入相應(yīng)崗位設(shè)置管理。崗位設(shè)置之后，高等學校人事管理統(tǒng)一實行崗位管理指導下的分類管理。

這種分類管理的方法可以借鑒到人事檔案保管中案卷的排列中去。具體方法如下：以高等學校的各個二級單位為一個小的保管單位，保管單位內(nèi)按管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員三大類分別排列擺放，然后在類內(nèi)以所聘崗位的高低為排列順序。這樣，在日常的庫房保管中全校各個單位的人事檔案案卷一目了然，便于分類管理和取閱。

二 創(chuàng)新工作意識，提高服務(wù)質(zhì)量

1.提高競爭意識和創(chuàng)新意識。

高等學校實行崗位聘用制度之后，要求精簡效能、按需設(shè)崗、競聘上崗、按崗聘用。這就強化了高校的競爭機制和激勵機制，教職員工的業(yè)績成長會使其人事信息不斷更新，人事檔案材料的更新也會加快，從而加大了人事檔案工作的強度和難度。作為人事檔案工作者，要繼續(xù)以強烈的工作責任感和職業(yè)道德指導自己做好本職工作。同時，單位也應(yīng)加強對人事檔案工作人員的激勵和考核，認可并重視人事檔案工作者的勞動和付出，激發(fā)人事檔案工作人員的積極性和創(chuàng)造性，使其不斷探索和創(chuàng)新人事檔案工作的方法和手段，提高工作水平。

2.強化崗位意識，淡化身份概念。

高等學校人事制度改革的推行，改變了傳統(tǒng)上“身份管理”本位的人事管理制度，實現(xiàn)了由“身份管理”向“崗位管理”的根本轉(zhuǎn)變。崗位管理淡化了身份概念，在人事管理上不再有干部與工人身份的區(qū)分。在人事檔案管理工作中，也應(yīng)強化崗位意識，對所有類別工作人員的人事檔案同等重視。在以前的人事檔案工作中，工人檔案的管理工作常常做的不夠細致和深入?，F(xiàn)在應(yīng)將所有工作人員的人事檔案同等對待，注重對以往疏漏的工勤人員的德、能、勤、績等人事材料的收集和歸檔，完善其人事檔案的管理和服務(wù)工作。

3.樹立人才自由流動的新觀念。

人事制度改革的實施，促進了事業(yè)單位用人機制的轉(zhuǎn)變，大大提高了事業(yè)單位選人、用人方式的靈活性。高等學校更是倡導開放和自由，積極引進人才、培養(yǎng)人才，人才的自由流動也是高等學校的活力之源。在傳統(tǒng)的高等學校人事工作中，往往以扣押人事檔案為由，限制人員的流動。當然，這也是為了給單位留住人才而采取的不得已而為之的方法。但隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和人事制度改革的不斷深化，人才的自由流動是社會發(fā)展的必然。所以，在人事檔案工作中，不能再受傳統(tǒng)的工作方式方法的禁錮，人事檔案工作人員要轉(zhuǎn)變觀念，積極配合人員調(diào)動工作，以高度的職業(yè)責任感做好每一份人事檔案的轉(zhuǎn)遞和接收工作。

三 擴大開放范圍，滿足利用需求

事業(yè)單位人事制度改革激發(fā)了事業(yè)單位的活力，身份管理向崗位管理的轉(zhuǎn)變，消除了傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟時代人事檔案工作過于封閉被動的狀況。隨著人事檔案信息利用需求的逐漸加大和人事檔案知情權(quán)呼聲的日益高漲，人事檔案的神秘面紗也逐漸揭開。擴大人事檔案的開放范圍成為必然趨勢。

人事檔案是反映個人經(jīng)歷、德能勤績、個性特點及專長愛好等情況的原始記錄，是單位和組織選人用人的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。它既涉及有關(guān)工作的重大事項，又涉及公民的個人隱私。出于保護國家機密的安全和維護個人隱私權(quán)不受侵犯的需要，人事檔案在較長時間內(nèi)是保密的，不宜對外開放。①《干部檔案工作條例》(1990年修訂)中規(guī)定：“在干部檔案管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保干部檔案的完整與安全?！?長期以來，人事檔案工作形成了“重保管、輕利用”“重保密、輕開放”的工作氛圍，不利于人事檔案的開放利用，限制了人事檔案作用的充分發(fā)揮。

人事檔案的服務(wù)對象是十分廣泛的，個人、單位、國家機關(guān)及其他社會組織都會有人事檔案的查閱需求。新形勢下我們要將人事檔案視為一種重要的人事信息資源，在法律法規(guī)允許的前提下適度地擴大人事檔案的開放范圍。這種適度是指因服務(wù)對象不同而有條件的、部分的開放人事檔案。

人事檔案開放的內(nèi)容范圍，可以借鑒美國的人事檔案信息管理制度，將人事檔案信息分為三個等級：第一級是自由查閱的人事檔案信息；第二級是申請查閱的人事檔案信息；第三級是嚴格保密的人事檔案信息。②美國1974 年頒布的《隱私權(quán)法案》中將人事檔案分為公共信息和保密信息。公共信息包括姓名、年齡、所在單位、工作時間、上次薪金調(diào)整的日期和數(shù)目、上次升職、降職、調(diào)動、停職、退職等職位變動日期。而關(guān)于個人鑒定、評價、處分、懲罰及與醫(yī)療有關(guān)的殘疾、心理、精神疾病記錄等涉及個人隱私的材料都是保密的。③

關(guān)于人事檔案開放的對象范圍，目前人事檔案的服務(wù)對象主要是以單位為主，本文著重討論向個人開放檔案的問題?！陡刹繖n案工作條例》(1990年修訂)中規(guī)定：任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。而現(xiàn)在的實際工作中，個人在出國出境、繼續(xù)教育、戶口遷移等等事項中都對人事檔案有著迫切的需求。在美國，所有現(xiàn)正任職或已離職的雇員都可以在正常工作日出于合理的需要申請查閱本人除鑒定、考核、錄用等材料外的人事檔案，檔案部門必須為查閱者提供免費的復(fù)印件。

人事檔案中的很多內(nèi)容有的是本人親自填寫的；有的是組織填寫，本人認可的；有的是組織根據(jù)本人情況如實填寫的；有的是本人知道最終結(jié)果的。這些材料中大部分內(nèi)容本人已經(jīng)知道或可推斷出來，根本沒有對本人保密的必要。鑒定、考核、考察、政審、民主評議等材料才是本人真正想要了解和需要了解的內(nèi)容，是對知情權(quán)的滿足。這些材料中有的是以組織的身份形成的，代表組織的決定，并非某個人對本人的評價、考核、鑒定，不代表個人觀點，因此也可以對本人開放，使本人找到自身缺點和不足，及時改正。而代表個人觀點由某個人形成的民主評議、鑒定、檢舉、揭發(fā)等材料，涉及到人際關(guān)系、群體團結(jié)、保護他人，避免人與人的矛盾等問題，因而不宜向本人開放。但這僅是一小部分。因此，對本人開放部分人事檔案是可行的。

注釋

①鄧紹興，陳智為.檔案管理學(修訂本)[M].北京：中國人民大學出版社，1996：335.

②王丹.淺談如何深入開展人事檔案信息服務(wù)[J].黑龍江檔案，2011(3)：130.

③王鳳芝.國外人事檔案管理模式淺述[J].黑龍江檔案，2011(2)：62.

[1]劉福芹.談人事制度改革背景下的人事檔案管理[J].黑龍江檔案，2011(2).

[2]郭大明.人事檔案內(nèi)容建設(shè)應(yīng)強化的三個方面[J].黑龍江檔案，2011(2).

[3]《關(guān)于印發(fā)lt;事業(yè)單位崗位設(shè)置管理試行辦法gt;的通知》(國人部發(fā)〔2006〕70號).

[4]《關(guān)于印發(fā)高等學校、義務(wù)教育學校、中等職業(yè)學校等教育事業(yè)單位崗位設(shè)置管理的三個指導意見的通知》(國人部發(fā)〔2007〕59號).

ClassNo.:G472.3DocumentMark：A

(責任編輯：蔡雪嵐)

InnovationofPersonnelArchivesWorkinUniversitiesUndertheBackgroundoftheReformofPersonnelSystem

Li Cuiping

Reform of the personnel system in universities have raised many new requirements to the personnel archives work. It is necessary for the personnel archives work to accelerate innovation to meet the challenges.There are three aspects we should consider to reform the personnel archives work，namely the working method, consciousness of service and the scope of services.

universities; reform of personnel system; personnel work; archives work

李翠屏，碩士，研究實習員，中國民航大學。

1672-6758(2012)09-0003-2

G472.3

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