張意麗，高志榮

（1.臺州學院醫(yī)化學院，浙江臺州318000；2.臺州學院醫(yī)學院，浙江臺州318000）

高校教務員工作效率提升的途徑和方法

張意麗1，高志榮2

（1.臺州學院醫(yī)化學院，浙江臺州318000；2.臺州學院醫(yī)學院，浙江臺州318000）

針對隨著時代進步，社會發(fā)展，高等教育改革的不斷深入，辦學規(guī)模、辦學層次的提高對高校教務管理提出的更新、更高的要求，闡述了提高高校教務員工作效率是在高校教務管理工作中深入貫徹落實科學發(fā)展觀、實現(xiàn)自身科學發(fā)展的必然要求。其實現(xiàn)以樹立科學發(fā)展的理念為前提，以遵循教學活動規(guī)律為關(guān)鍵，以構(gòu)建科學及時的反饋監(jiān)督體系和提供充沛的人力物力支持為有力保證和物質(zhì)保障。提高高校教務員工作效率有賴于三者的有機結(jié)合和良性互動。并對如何培養(yǎng)高校教務員的再學習、管理創(chuàng)新、溝通協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌安排能力、建立及時反饋監(jiān)督體系、提供人力物力支持等諸多方面進行了探索和實踐。

高校教務員；教務管理；工作效率；途徑；方法

高校教務員是高校維持教學秩序有序進行、促進教學質(zhì)量不斷得到臻美不可缺少的有組織、有原則、有紀律、有文化組成的群體，是各項教務管理活動的具體實施者。隨著時代進步，社會發(fā)展，高等教育改革的不斷深入，辦學規(guī)模、辦學層次的提高，對教務管理工作也提出了更新、更高的要求，高校教務員如果不努力提升工作效率，就難以適應新形勢的要求。而高效優(yōu)質(zhì)的教務管理能吸引人才并創(chuàng)造成果，促使學校更快更好地發(fā)展。因此，研究高校教務員管理工作不僅是為了總結(jié)教務實踐經(jīng)驗，從而更好地為教學服務，更是為高校教務員進行管理創(chuàng)新、從而更快速地提高工作效率，更好地為學校發(fā)展尋找新的出路。

一、樹立科學發(fā)展觀的理念是提升高校教務員工作效率的前提

（一）培養(yǎng)再學習能力是提升高校教務員工作效率的主要途徑

唯物辯證法認為：“人的認識是要受到主客觀條件制約的，只有經(jīng)過實踐、認識、再實踐、再認識的多次反復才能完成?！保?］高校教務員工作也是這樣，需要通過不斷的實踐和認識，發(fā)現(xiàn)問題，主動尋找解決方法，總結(jié)經(jīng)驗并提高工作效率。

目前，隨著當今時代科學技術(shù)的飛速發(fā)展和教務管理工作的復雜多變，許多新情況、新問題需要了解和探討，許多新知識、新技能需要學習和掌握，許多新觀點、新信息需要獲取和交流。許多經(jīng)驗和事例也表明：“再學習的能力決定管理能力的強弱、水平的高低，也是具備終生就業(yè)能力和成功的起點?！保?］

因此，高校教務員要以科學發(fā)展觀為指導，明確辦學方向，明確以社會需求和就業(yè)為導向的辦學理念、以培養(yǎng)學生學習做人、做事能力、提高專業(yè)技能為主的教學要求、以人為本的服務精神，以可持續(xù)發(fā)展的管理理念來不斷更新與時代不相適宜的管理慣例，在理論和實踐中不斷進步和創(chuàng)新。［3］

高校教務員除了通過自學來提高管理水平外，高校也應積極創(chuàng)造條件，有計劃地安排高校教務員參加技能培訓，鼓勵高校教務員承擔科研課題，在條件允許下，創(chuàng)造與國內(nèi)外進行交流的機會。

除了有目的學習外，高校教務員應與時俱進，使用各種現(xiàn)代辦公設備對信息加以處理，并達到提高工作效率的目的。“工欲善其事，必先利其器。居是邦也，事其大夫之賢者，友其士之仁者?！保?］這說明，高校教務員必須具備最基本的計算機操作知識、網(wǎng)絡使用知識、各種常用軟件使用知識等，以便掌握最基本的操作能力，并通過在工作中不斷使用以增加熟練使用程度，并學會對所獲取的信息進行加工處理，取其精華、去其糟粕。

同樣，學校也應對軟件進行維護、升級。由于教務工作的管理模式、內(nèi)容等不是一成不變的，它是隨著學校的改革發(fā)展而變化的。教務管理軟件只有與之相適應，不斷完善、提高和升級，才能適應學校的發(fā)展。

（二）在教務管理中，有目的、有步驟的對過時、落后的管理方法、方式進行創(chuàng)新

教務管理方面的創(chuàng)新是高校教務員因自身特有的認識能力和實踐能力，敏銳發(fā)現(xiàn)教務管理中的問題和缺陷，經(jīng)過深思熟慮，大膽提出設想，提出更適應目前教務管理的新方案，通過教務管理實踐，在新的矛盾不斷調(diào)整中，從而獲得比過去更適應目前管理工作的新方式、新辦法，一旦成功就堅決付諸實施。總之，倘若高校教務員在教務管理活動中發(fā)現(xiàn)原有的工作方式已不完全適應目前實際情況，就應從實際出發(fā)，敢于質(zhì)疑，因為質(zhì)疑是教務管理創(chuàng)新的途徑。此外，這里的創(chuàng)新不是要拋棄優(yōu)良傳統(tǒng)，不是要否定科學的慣例。我們的態(tài)度是：對于歷史經(jīng)驗、傳統(tǒng)美德，規(guī)章制度，合理的就是要堅持和維護。《史記·曹相國世家》：“參代何為漢相國，舉事無所變更，一遵蕭何約束?！睗h·揚雄《解嘲》：“夫蕭規(guī)曹隨，留侯畫策。”［5］因此，要珍惜、維護好已有的科學管理方案，而對于不合理的做法，就要另辟途徑，直到解決問題為止。

二、遵循教學活動規(guī)律是提升高校教務員工作效率的關(guān)鍵

高校教務員要做好教務管理工作，就必須遵循教學活動規(guī)律，教學活動規(guī)律就是教學活動過程中固有的本質(zhì)的必然的聯(lián)系，它不以個人的意志為轉(zhuǎn)移。高校教務員要想在教學活動中獲得預期的目的，就要從實際出發(fā)，堅持實事求是，認識和尊重客觀教學活動規(guī)律，按照客觀規(guī)律辦事，否則就會受到客觀規(guī)律的懲罰。

（一）應具有溝通協(xié)作的能力是由高校教務員崗位的性質(zhì)、職責、角色，決定的

首先，高校教務員需宏觀把握學校總體目標，并進一步深刻領會學校對學生、老師具體的方針、政策、規(guī)章制度等原則，結(jié)合其實際情況，做出快速準確的判斷，為良好的溝通打好堅實的鋪墊。由于教學管理工作涉及面廣，內(nèi)容繁雜，無法單獨一次性完成工作，需和其他各部門以及同部門不同職責的同事建立良好聯(lián)系，互通有無，相互支持，出謀劃策，及時解決教學管理活動碰到的各種問題。因此，高校教務員在做好本職工作的同時，互相之間應建立良好的橫向、縱向聯(lián)系，及時溝通信息和解決出現(xiàn)的問題，保持一個穩(wěn)定、和諧的教學管理環(huán)境；在明晰教務管理結(jié)構(gòu)的基礎上，達到“責、權(quán)、利”的和諧統(tǒng)一，同時兼顧內(nèi)部管理的“效率”和“效益”的原則，在處理問題時綜合內(nèi)外因素，多方面考慮，及時溝通了解，團結(jié)協(xié)作，妥善處理好教務管理過程中遇到的問題，這樣才能取得事半功倍的工作效果。

其次，具有較強語言表達能力是有效溝通的加速器。由于高校教務員承擔著上情下達、下情上達的任務，需要其用簡潔明了的語言或文字與相關(guān)部門和人員進行陳述、表達，語言文字表達能力強的人，能清楚地、快速地將思想和意圖表達到位，能讓對方在短時間內(nèi)理解其意，并獲得良好溝通效果，提高辦事效率。因此要求高校教務員在表達上力求觀點鮮明、是非清晰、褒貶明確，語句得體、清晰、連貫，語意概括、簡潔、精煉，語言準確、貼切、犀利，并能夠熟練規(guī)范書寫使用頻率高的一般應用文。

（二）應具備超前意識，培養(yǎng)統(tǒng)籌安排的能力

“教務管理工作從工作性質(zhì)上看，是一項時間性很強而又繁瑣的工作；這就要求高校教務員應對教學管理工作有一定的超前把握，對相關(guān)工作早考慮、早研究、早動手，掌握主動權(quán)，爭取在限期前勝利完成任務?！保?］為確保教務工作快速有效地運轉(zhuǎn)，高校教務員要養(yǎng)成一接任務就立馬解決的好習慣。然而，教學管理工作并非單一有序，它既有常規(guī)、有計劃、主動、有序性的工作和任務，也有非常規(guī)、臨時決定、被動、無序性的工作和任務。因此，高校教務員應在好幾個任務同時下達時，注意不能眉毛胡子一把抓，越弄越亂，應發(fā)揮自己的主觀能動性，分清工作的主次、緩急，合理運籌，不斷優(yōu)化工作次序，使教務管理工作效率在實踐中得到提升，使整個工作流程有條不紊，達到最大化的優(yōu)化。而教務管理的程序化就是通過實踐證明是有效科學正確的，用明文規(guī)定的教務管理工作步驟的組合方式與操作方法，它能大大節(jié)省時間、人力、物力，避免因粗心造成的錯誤和遺漏，促進教學管理活動的良性循環(huán)，確保教務管理工作總目標的實現(xiàn)。［7］此外，教務管理工作追求高效率時，不能僅從量上追求，更應從質(zhì)上把關(guān)。因為有些細枝末節(jié)看起來似乎不重要，但一旦弄錯卻會給教學工作造成很大麻煩，使工作陷入被動，投入更多時間去查漏補缺。學會耐心仔細、不懈怠地認真做好每一件事，才能保證教學秩序的正常、高效的運轉(zhuǎn)。

三、構(gòu)建科學及時的反饋監(jiān)督體系，提供充沛的人力物力支持是提升高校教務員工作效率的有力保證和物質(zhì)保障

（一）建立科學及時的反饋監(jiān)督體系，是提高高校教務員工作效率的有力保證

反饋是否正確及時直接關(guān)系到教務管理能否達到預期效果，如反饋信息出錯，實施效率越高，造成其不良后果也就越嚴重，而監(jiān)督力度不夠，也就無法實現(xiàn)鞭策激勵效果，達到預期效果。［8］高校教務員需根據(jù)各方反饋來的信息，不斷地對教學管理活動進行客觀的評價，若內(nèi)外條件未變，反饋顯示良好，則應繼續(xù)貫徹執(zhí)行；若外部條件發(fā)生變化，反饋顯示錯誤、偏離執(zhí)行方向，就必須及時對原有的管理計劃進行修正、補充、調(diào)整。［9］

因此，高校教務管理的效率是以正確及時的反饋系統(tǒng)和以雷厲風行的監(jiān)督力度為保證，使教務管理能更符合高校發(fā)展目標的要求。

（二）根據(jù)學校發(fā)展需要，應加大對教學資源的資金投入、并不斷優(yōu)化資源分配，這是提升高校教務員工作效率的物質(zhì)保障

教學資源建設應與學校發(fā)展的需要相協(xié)調(diào)。教學資源建設若與學校發(fā)展需要脫節(jié)太大，就會給教學活動的展開帶來一系列麻煩，它是提高高校教務員工作效率的絆腳石。然而，在現(xiàn)階段，大部分的學校教學條件、教學環(huán)境的改善是滯后于學校的發(fā)展和招生規(guī)模的擴大，這給教學管理工作帶來了許多困難。如排課時遇到的多媒體教室、實驗室的緊缺，查找資料時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有圖書、網(wǎng)絡信息資料的有限、開設必修課發(fā)現(xiàn)所要用到的相關(guān)現(xiàn)代設施現(xiàn)有庫存稀少，申請優(yōu)勢專業(yè)和重點學科卻面對相關(guān)現(xiàn)代設施不足，聘請名師講座卻遭遇科研經(jīng)費不足的尷尬以及社會熱點課程引起個別課程師資的緊缺等等，都會給教學管理工作帶來很多困難，高校教務員不得不要花大量的精力去調(diào)配協(xié)商。因此，加大對教學資源的經(jīng)濟投入力度，是保證高校教務員為廣大師生提供更好服務，促進工作效率有效提高的物質(zhì)保障。

另外，在有限資源條件制約下，如何調(diào)配資源的方式對提升教務管理工作效率也很重要。高校教務員要按照教學管理活動規(guī)律的要求，結(jié)合教學資源的現(xiàn)狀，把教學活動中的各種可利用現(xiàn)有資源盡可能以最優(yōu)合理方案組合起來，為師生提供便利的條件，為提高教學質(zhì)量發(fā)揮最大的效用，達到為教學服務的目的。［10］

（三）減少重復勞動，適當安排學生到辦公室做助理，是提高高校教務員的工作效率的人力保障

首先，由于合校、擴招，學校本科生的規(guī)模比較大，許多教學工作需要層層下移。在下移的過程中，高校教務員不能為了減輕自身的負擔，簡單地將事情推給他方。要考慮這樣做會不會出現(xiàn)重復勞動、重復設置，浪費人力、物力的現(xiàn)象，應利用高校辦公自動化系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、QQ在線等現(xiàn)代設施和軟件，將文件、通知、發(fā)文、工作交流、管理辦法等等各種教學活動、教學任務、教學成果、教學的方方面面發(fā)布于辦公系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、網(wǎng)頁的公共欄、QQ共享，實現(xiàn)資源共享，減少各方的重復工作，盡可能提高各方工作效率，并注意涉及隱私問題不能因為怕麻煩而隨意公布泄露。

其次，適當安排學生做高校教務員的助理，可有效地提高高校教務員工作效率。雖然通過各種能力的培養(yǎng)，能大大提高高校教務員工作效率，但是由于教務管理工作量大而繁瑣，高校對高校教務員編制的限制，以及各種其他客觀條件的限制，使得校內(nèi)有限的高校教務員仍只能高負荷地運轉(zhuǎn)。而若要通過再增加高校教務員名額來減輕高校教務員的負擔，在目前而言，顯然是不現(xiàn)實的。目前，大部分高校都給輔導員辦公室配輔導員助理，而給高校教務員配助理的做法卻少之又少。唯有個別院校打破常規(guī)，將體制推廣到教務一線，并通過學校團委安排學生到教務辦公室值班。顯然，這種做法是個雙贏的過程，對高校教務員而言，有更多的時間去思考、整理、總結(jié)、創(chuàng)新、充電；對學生而言，則是個不斷獲得進步，更好地適應社會的鍛煉機會，對服務對象而言，更是能獲得更好、更細致的服務。

［1］馬克思恩格斯選集（第4卷）［M］.北京：人民出版社，1972：75－78.

［2］陳志平.行政管理學［M］.北京：北京工業(yè)大學出版社，1995：23－26.

［3］王沈.提升高校教務管理部門執(zhí)行力的思考［J］.成都理工大學學報（社會科學版），2010，18（4）：23－25.

［4］張燕嬰.論語［M］.北京：中華書局，2006：38－42.

［5］王靖.武帝以前漢家君主與儒家倫理政治學說［D］.福建師范大學碩士學位論文，2008.

［6］寇金香.淺談高校教學秘書工作［J］.中南民族大學學報（人文社會科學版），2005，25（12）：124－125.

［7］黃燕.淺談新形勢下如何提高教務管理質(zhì)量［J］.江蘇科技大學學報（社會科學版），2006，25（4）：31－32.

［8］林愛菊.新時期高校教務管理與效率［J］.求索：2004，28（9）：19－20.

［9］郭炳君.科學發(fā)展觀視野下的高校教務管理探析［J］.咸寧學院學報，2008，35（4）：34－35.

［10］鞠成曉.關(guān)于強化獨立學院系級教學管理的思考［J］.今日科苑，2008，22（2）：11－12.

（編輯：佘小寧）

Promoting the Efficiency of University Academic Administrators

ZHANG Yi－li1，GAO Zhi－rong2
（1.School of Pharmaceutical and Chemical Engineering，Taizhou University，Taizhou Zhejiang 318000，China；2.Medical School，Taizhou University，Taizhou Zhejiang318000，China）

Improving the efficiency of university academic administrators is an inevitable need of implementing scientific development concept.Management logos：premise of emphasizing the scientific development idea，key of following the education rules，building up scientific and immediate feedback system and providing rich human and material resources.Raising working efficiency of academic administrators rely upon their organic combination and positive interaction.

Academic administrator；Educational administration；Efficiency；Way；Method

G471.7

A

1671－816X（2012）06－0619－04

2012－03－18

張意麗（1980－），女（漢），浙江溫州人，碩士，實習研究員，主要從事教育管理方面的研究。