劉會建

（侯馬市環(huán)境保護監(jiān)測站，山西侯馬043000）

淺析環(huán)境監(jiān)測站質(zhì)量體系內(nèi)部審核

劉會建

（侯馬市環(huán)境保護監(jiān)測站，山西侯馬043000）

環(huán)境監(jiān)測站質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核是監(jiān)測站自我發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，實現(xiàn)質(zhì)量管理體系持續(xù)改進的重要環(huán)節(jié)。通過總結當前環(huán)境監(jiān)測站內(nèi)審時在審核策劃、實施審核、結果評價及跟蹤驗證等4個階段的注意事項，提出了全面細致策劃、嚴格實施審核、客觀公正評價、深入實地驗證等提高內(nèi)部審核質(zhì)量的對策和建議。

環(huán)境監(jiān)測；內(nèi)部審核；實施；策劃；驗證

實驗室內(nèi)部審核簡稱“內(nèi)審”，是實驗室按照管理體系文件規(guī)定，對其管理體系的各個環(huán)節(jié)組織開展的有計劃的、系統(tǒng)的、獨立的檢查活動。內(nèi)部審核是管理體系的組成部分，是管理體系自身的要求，它是內(nèi)審員根據(jù)評審準則和質(zhì)量體系文件要求，對本單位各部門逐項進行對照審核，來檢驗本單位質(zhì)量體系運行與質(zhì)量體系文件的符合性和有效性，評價達到預期目標的程度，確認質(zhì)量改進（包括糾正和預防）的機會和措施。內(nèi)部審核是管理層改進和完善質(zhì)量體系的有效手段，通過內(nèi)審，不僅可以確定整個質(zhì)量體系的有效性，還可以調(diào)動、組織所有部門和人員對薄弱環(huán)節(jié)進行重點管理和改進，對于內(nèi)部管理具有積極的推動作用。[1]

1 環(huán)境監(jiān)測站內(nèi)審的意義

環(huán)境監(jiān)測工作當中的樣品采集、前處理、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)較復雜，樣品檢驗項目繁多，從開始的任務策劃到監(jiān)測報告的形成，周期長、環(huán)節(jié)多，在一定范圍內(nèi)存在不可逆性；有些項目時效性要求高，必須在現(xiàn)場測定。環(huán)境監(jiān)測站內(nèi)審是監(jiān)測站自我發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，實現(xiàn)質(zhì)量管理體系持續(xù)改進的重要環(huán)節(jié)。因此，環(huán)境監(jiān)測站需要適時開展內(nèi)部審核工作，建立自身的評價機制，自我完善、持續(xù)發(fā)展質(zhì)量管理體系，檢查站內(nèi)各項質(zhì)量活動是否符合評審準則與質(zhì)量管理體系文件的要求。[2]監(jiān)測站只有做好內(nèi)部審核工作，使質(zhì)量體系處于動態(tài)更新之中，才能保證出具的監(jiān)測數(shù)據(jù)準確、可靠、可信，才具有競爭力，才會擁有市場，贏得社會各方面的信賴。

2 內(nèi)審中的注意事項[3，4]

環(huán)境監(jiān)測站通過計量認證后，其內(nèi)部管理的重點、手段、程序和方法都或多或少存在一定的改變。監(jiān)測站通過內(nèi)部審核可以在實際工作中持續(xù)改進、不斷完善管理體系。環(huán)境監(jiān)測站內(nèi)審的依據(jù)主要是《實驗室資質(zhì)認定評審準則》、《質(zhì)量手冊》、《程序文件》、《作業(yè)指導書》及與監(jiān)測工作有關的法律法規(guī)、標準、規(guī)程和規(guī)范。內(nèi)審一般有4個階段:審核策劃階段、實施審核階段、結果評價及跟蹤驗證階段。

2.1 審核策劃階段

每年年初，質(zhì)量負責人組織編制《年度內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》，每年內(nèi)審次數(shù)應不少于一次，各部門或各要素的審核頻次應取決于質(zhì)量體系運行的現(xiàn)狀和內(nèi)審的重要性，并考慮前幾次內(nèi)審所發(fā)現(xiàn)的問題，審核計劃需交站長批準，審核活動可安排為全要素集中審核或滾動審核，但應注意審核計劃是否覆蓋監(jiān)測站各部門和評審準則19個要素。另外，監(jiān)測站在內(nèi)部審核中通常采用分部門、抽查要點等方式進行橫向?qū)徍?，這樣做的優(yōu)點是責任明確，便于審核，但無法了解過程與過程以及部門與部門之間的銜接情況，也易造成被審核部門臨時補抄記錄等不良習慣。

2.2 實施審核階段

從首次會議開始，根據(jù)審核計劃的安排，內(nèi)審員進入現(xiàn)場檢查、核實，并得出審核結論，此過程即為實施審核階段。在現(xiàn)場審核時內(nèi)審員經(jīng)常要面對自己的同事和領導，而且內(nèi)審員還是質(zhì)量改進的成員之一，內(nèi)審的結果往往涉及到每個員工的工作，因而有時會發(fā)生推諉扯皮現(xiàn)象。不符合項的類型有體系性不符合、實施性不符合和效果性不符合。通常在不符合報告中多為實施性和效果性不符合，容易忽略體系性不符合，即體系文件與準則、有關法律法規(guī)等要求不符合。因為通常內(nèi)審都是按照質(zhì)量體系文件進行審核，審核各部門是按照體系文件運行的，此時就容易忽視體系文件與評審準則是否一致。質(zhì)量體系文件是各部門運行的基礎，若體系文件與準則不一致，其他的一切都是空談。

2.3 結果評價階段

在審核檢查工作完成后和末次會議前，由審核組長召開審核組會議，評議所有的審核結果，當審核中發(fā)現(xiàn)的問題導致對運作的有效性或?qū)ΡO(jiān)測結果的正確性或有效性產(chǎn)生懷疑時，應作為不合格提出報告；對于客觀證據(jù)不充分，疑點多，尚未構成不合格的應列為觀察項，口頭向受審方提出，引起注意。

2.4 跟蹤驗證階段

跟蹤驗證是對被審核部門采取的糾正及糾正措施進行評審、驗證，并對糾正結果進行判斷和記錄的一系列審核活動的總稱。在此階段應驗證糾正措施的有效性，是否可以消除不符合項，注意其在消除目前不符合項的同時是否能夠杜絕今后不再發(fā)生此類不符合項或者產(chǎn)生其他的不符合項。

3 對策和建議

3.1 全面細致策劃

審核前，需要由質(zhì)量負責人指定內(nèi)審組長。內(nèi)審組長最好輪流擔任，以使每個內(nèi)審員都能夠經(jīng)歷一次完整的內(nèi)審過程，在具體實踐中提高整個內(nèi)審隊伍的素質(zhì)。由內(nèi)審組長完成內(nèi)審策劃，包括內(nèi)審計劃、審核組成員名單、審核用工作文件和資料等。內(nèi)審策劃應做到:計劃落實，包括審核計劃批準，為內(nèi)審組和受審核部門所充分了解；責任落實，包括內(nèi)審組明確分工，通知受審部門做好準備；工作文件落實，包括編制檢查表，所有文件均能有效應用。為使內(nèi)審組素質(zhì)均衡全面，內(nèi)審員應從各科室中挑選，并經(jīng)專業(yè)培訓合格取得內(nèi)審員資格證。在確定內(nèi)審員審核部門時，應避免審核“自身工作”，還應經(jīng)常變換其審核部門，使內(nèi)審員有機會接觸到不同的部門，熟悉程序文件中的不同程序，接觸質(zhì)量體系的不同工作，以利于提高內(nèi)審員的自身水平。在編寫內(nèi)審檢查表時應注意分布的合理性，即抽樣要有客觀性、代表性、隨機性，點面結合，能滿足全面地、系統(tǒng)地評價監(jiān)測站質(zhì)量管理體系的需要。[5]

監(jiān)測站內(nèi)審時不能脫離本站的質(zhì)量體系文件，要突出被審核部門的特點，注意其可操作性。另外，內(nèi)審策劃應經(jīng)常變換審核方式，采用縱向?qū)徍说确绞?，從任務下達、樣品采集、樣品交接、樣品檢測直至結果報出等進行整個過程的審核，以彌補橫向?qū)徍说牟蛔恪?/p>

3.2 嚴格實施審核

內(nèi)審員在開展內(nèi)審工作時，一方面要嚴格實施審核，要善于在被審查部門中發(fā)現(xiàn)問題，并掌握與其溝通的技巧，使整個內(nèi)審活動在大家配合下順利完成；另一方面，在內(nèi)審中也要注意發(fā)現(xiàn)被審核部門活動中與《評審準則》相符的地方，了解質(zhì)量體系在各部門的運行情況。內(nèi)審員應注意以客觀證據(jù)為依據(jù)，不能進行個人猜想、推測，以避免個人感情影響判斷結果的公正性。在審核方式上，不能僅憑被審核者的口頭回答得出結論，要多動手查閱原始紀錄和文件，同時要時刻不忘審核依據(jù)，根據(jù)審核依據(jù)得出符合與不符合的結論。內(nèi)審員對現(xiàn)場檢查審核結果進行評價，出具不符合項報告。但并不是每個不符合項都需要出具不符合項報告，有些可以合并的項，可以統(tǒng)一出具不符合項報告；有些現(xiàn)場可以馬上糾正的事項（如衛(wèi)生情況不符合等）則可以現(xiàn)場糾正，不需出具不符合報告。

此外，在內(nèi)部審核中作為組織的最高領導者——監(jiān)測站長也應首先端正思想，認識到內(nèi)審組是代表自己執(zhí)行審核的，放下架子把自己擺在與其他監(jiān)測人員平等的位置上主動接受審核，匯報工作。只有站長起到模范作用，才能大量減少審核過程中的爭議，鼓勵審核人員大膽工作，直言質(zhì)量體系中的不符合項，確保審核結果的真實有效。[6]

3.3 客觀公正評價

審核組應確保不合格報告客觀公正，內(nèi)容清晰，描述準確，有證據(jù)支持，并形成記錄；應按審核所依據(jù)的標準、質(zhì)量手冊、程序文件中相應條款的具體要求指出不合格項，并填寫《不符合項報告》，末次會議上請受審核部門負責人簽名確認。必要時，審核組成員應會同受審核方負責人對觀察結果進行復審，所有認為不合格的觀察結果都應得到受審核方負責人的確認，并商定一個解決不合格項的日期。如果雙方各執(zhí)己見，不能取得一致意見，可報質(zhì)量負責人進行仲裁。

3.4 深入實地驗證

內(nèi)審員一定要對現(xiàn)場工作的糾正和預防措施進行現(xiàn)場審核驗證，不能僅憑被審核方的書面或口頭報告直接得出驗證結論。實施跟蹤審核的人員最好是原先提出該不符合項的內(nèi)審員，以便其在驗證時能與被審核方更好地交流溝通，使跟蹤審核更具有針對性，更加具體。若實施效果不理想或者無法糾正不符合項，應與被審核方共同研究分析，找出其中原因，制定新的糾正措施。跟蹤審核一般僅限于驗證內(nèi)審中的不符合項的糾正措施實施情況，無需再將審核范圍擴大，增加多余的工作量。

4 結語

環(huán)境監(jiān)測站質(zhì)量體系的內(nèi)部審核是鞏固和運行質(zhì)量體系的重要手段。通過內(nèi)部審核，可以對監(jiān)測站質(zhì)量管理體系的符合性和有效性進行評價，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理工作中存在的問題與不足，對質(zhì)量管理體系的有效運行起到積極的督促作用。但內(nèi)審畢竟是短暫的，為了保持質(zhì)量體系的有效運行，各部門、各環(huán)節(jié)要嚴格按照質(zhì)量體系文件進行運作，在日常工作中及時發(fā)現(xiàn)問題或不足，及時進行糾正。只有采取重點檢查和日常自查相結合的方法，才能對質(zhì)量體系進行持續(xù)的檢查、改進，才能不斷發(fā)現(xiàn)問題并及時解決問題，對環(huán)境監(jiān)測質(zhì)量體系的運行起到積極的推動作用。

[1]崔永生.質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核中的常見問題及對策[J].科技廣場，2009（2）:148-149.

[2]李婉茹.環(huán)境監(jiān)測實驗室內(nèi)部質(zhì)量審核之我見[J].分析試驗室，2007，26（S1）:55-57.

[3]張仁泉.實驗室質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核的實施[J].中國環(huán)境監(jiān)測，2005，21（6）:49-51.

[4]王揚，唐露苗，姜斌.資質(zhì)認定實驗室如何進行管理體系內(nèi)部審核[J].中小企業(yè)管理與科技:下旬刊，2011（1）:21-22.

[5]劉現(xiàn)收，張瑩，鄒虹.淺論質(zhì)量管理體系內(nèi)審和內(nèi)審員[J].科技信息，2010（18）:763，765.

[6]張群齊.區(qū)縣環(huán)境監(jiān)測站如何開展質(zhì)量體系內(nèi)部審核[J].廣州環(huán)境科學，2002，17（3）:39-40.

Analysis on Internal Audit of Quality System of Environmental Monitoring Station

Liu Huijian
（Environmental Protection Station of Houma City， Houma Shanxi043000， China）

Internal audit of quality management system of environmental station is an important part of self-discovering， analyzing and solving problems， and realizing continuous improvement of the quality management system.By summarizing the cautions in the four phases of planning，implementation，result evaluation and tracking tests in current quality management system internal audit of environmental monitoring station，the article proposed the countermeasures and suggestions on improving the quality of management system internal audit，such as thoroughly and carefully planning， strictly implementing of the audit， objectively and fairly evaluating， in-depth field verification.

environmental monitoring； internal audit； implementation； planning； verification

X84

A

1008-813X（2012）05-0014-03

2012-09-19

劉會建（1973-），男，山西人，畢業(yè)于太原理工大學有色冶金專業(yè)，工程師、經(jīng)濟師，主要從事環(huán)境監(jiān)測工作。

10.3969/j.issn.1008-813X.2012.05.005