李明

(黑龍江省教育學(xué)院，哈爾濱150080)

淺談秘書人員應(yīng)具備的能力結(jié)構(gòu)

李明

(黑龍江省教育學(xué)院，哈爾濱150080)

秘書人員在行政管理系統(tǒng)中處于承上啟下的位置，起著不可替代的作用。結(jié)合現(xiàn)代社會對秘書人員的要求，綜合分析秘書人員應(yīng)具有的能力結(jié)構(gòu)，有助于秘書人員不斷完善能力結(jié)構(gòu)，加速自我成長的步伐。

能力;能力結(jié)構(gòu);秘書;秘書工作

一、引言

《韋氏秘書手冊》指出:秘書是連接決策者和執(zhí)行者的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。秘書工作在行政管理系統(tǒng)中處于承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐部位，處于政治前沿和指揮中心，具有輔助性、中介性、直接性、全面性、服務(wù)性、被動性和機(jī)密性等工作特征。傳統(tǒng)的秘書工作是以處理書面信息為主要工作內(nèi)容，以書面操作為主要工作方式。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，以“數(shù)字化”、“網(wǎng)絡(luò)化”、“信息化”為主要特征的知識經(jīng)濟(jì)時代的興起，猶如一場無聲的革命，對現(xiàn)有的工作方式、生活方式、思維方式和管理方式等都產(chǎn)生了重大影響，社會也迫切要求領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)決策、科學(xué)管理，進(jìn)而對秘書人員所具備的能力提出了更高的要求。

能力是直接影響活動效率，使活動得以順利完成的心理特征。所謂的秘書人員的能力結(jié)構(gòu)，就是秘書人員從事秘書活動的各種實際本領(lǐng)的有機(jī)結(jié)合，它是一個非常復(fù)雜的系統(tǒng)。秘書人員的能力結(jié)構(gòu)是秘書順利發(fā)揮職能作用，實現(xiàn)個人價值和社會價值的最基本條件。自人類社會有了公共事務(wù)的管理與社會組織分工，出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)人與領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)，也就有了秘書工作。由此，秘書的能力結(jié)構(gòu)也隨著時代的變遷而變化。

秘書人員的能力結(jié)構(gòu)由基礎(chǔ)能力和專業(yè)能力構(gòu)成。兩者構(gòu)成能力系統(tǒng)的立體結(jié)構(gòu)，反映出現(xiàn)代秘書人員大致合理的能力結(jié)構(gòu)。

二、基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)

基本能力是從事秘書工作所應(yīng)具有的根本能力，是從事秘書工作的基本條件。它比較側(cè)重于一個人的智力能力方面，包括觀察力、注意力、記憶力、想象力、思維力等。這些能力是綜合的認(rèn)識的心理特征，在人的智慧活動中發(fā)揮著各自獨特的功能。根據(jù)秘書人員的工作性質(zhì)和特點，基礎(chǔ)能力中的觀察力、思維力、記憶力是最重要的。

1.觀察力是攝取知識的窗口。人類大腦獲得信息的80%～90%是通過視覺攝取的，可見，觀察能力對于一個人獲取信息是如此的重要。秘書的觀察能力是一種全面、深入地觀察領(lǐng)導(dǎo)和社會環(huán)境的能力。秘書位置處于各類信息的交匯點上，處在聯(lián)系上下縱橫的樞紐地位，擔(dān)負(fù)著收集和反饋信息的重大責(zé)任，這就要求秘書人員心明眼亮，環(huán)顧八方，善于發(fā)現(xiàn)和捕捉一切有價值的信息?，F(xiàn)代社會現(xiàn)象紛繁冗雜，社會變革的步伐越來越快，而視野不開闊、目光如豆的人不能勝任秘書工作?，F(xiàn)在的領(lǐng)導(dǎo)一般都具有較高的知識結(jié)構(gòu)，他們的想法和行動都可能在瞬間發(fā)生變化。作為秘書，就要在工作中與領(lǐng)導(dǎo)保持同步，了解領(lǐng)導(dǎo)在想些什么和生活習(xí)慣是什么，發(fā)揮秘書的主動性，當(dāng)好先行軍，辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，這就需要秘書具有敏銳的觀察力。因此，具備敏銳的觀察能力對秘書輔助決策、參與管理至關(guān)重要。

2.記憶力是經(jīng)驗的存儲。它能夠識記、保持、再認(rèn)識和重現(xiàn)客觀事物所反映的內(nèi)容和經(jīng)驗。秘書的記憶能力及秘書的大腦儲存過去經(jīng)驗和知識的能力，是秘書輸入、處理、儲存、提取信息的能力。較強(qiáng)的記憶力是秘書人員必備的基本功。秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事，強(qiáng)記博取，應(yīng)對自如。秘書的工作千頭萬緒，既要管理事務(wù)，又要參與政務(wù)，既有綜合性又有業(yè)務(wù)性，需要記憶的東西很多，因此，具有良好的記憶力是秘書順利開展工作和提高工作效率的必要前提。

3.思維力是智慧的核心。它是人腦對客觀事物間接的、概括的反映能力。秘書的思維能力是秘書在感性認(rèn)識的基礎(chǔ)上，通過大腦對輔助對象、工作環(huán)境、工作目標(biāo)的間接概括的反映，以及運(yùn)用所學(xué)知識進(jìn)行推理和解決工作實際問題的能力。思維能力在秘書的基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)中占有非常重要的地位，不會思維的秘書，不能透過現(xiàn)象抓住事物本質(zhì)，無法正確地認(rèn)識和判斷事物，不能做出理性的分析和思考，也就不能提出切實可行的建設(shè)性意見和建議。只有具有較強(qiáng)的思維能力，才會在工作中進(jìn)行分析綜合、抽象概括和判斷預(yù)測，才會更好地發(fā)揮秘書的參謀助手的作用。

三、專業(yè)能力結(jié)構(gòu)

專業(yè)能力是秘書從事秘書工作所應(yīng)具備的職業(yè)能力，是秘書能力結(jié)構(gòu)中的核心部分，也是完成秘書工作的重要條件和保證，更是秘書區(qū)別于其他職業(yè)人員的重要方面，它包括文字表達(dá)能力、溝通協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)造開拓能力、調(diào)查研究能力、辦公自動化能力、自我成長能力等諸多能力。

1.文字表達(dá)能力

文字表達(dá)能力是人們運(yùn)用語言文字的形式溝通信息、相互交往、表現(xiàn)客觀事物和事理的能力。秘書人員工作中的一個重要任務(wù)就是從事大量的文字工作，向上請示報告工作，向下傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)要求，對內(nèi)溝通協(xié)調(diào)，對外搜集信息，都需要“寫”來完成。面對各種公文寫作、事務(wù)文書寫作等應(yīng)用文寫作，秘書人員必須掌握一定的寫作規(guī)律，熟練掌握各類應(yīng)用文的特點、寫作要求和語言表達(dá)技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平，培養(yǎng)精練的文字表達(dá)能力。

2.溝通協(xié)調(diào)能力

秘書人員的溝通協(xié)調(diào)能力是秘書在職權(quán)范圍內(nèi)運(yùn)用協(xié)調(diào)原理和溝通方法使組織系統(tǒng)的各個方面保持秩序化和科學(xué)化的能力。秘書人員在溝通協(xié)調(diào)關(guān)系中，必須很快理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，用正確思維方式和有效解決方案為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，并能簡練、精確、順暢地傳遞相關(guān)信息，發(fā)揮好承上啟下的橋梁作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)有效推進(jìn)工作。這要求秘書具有一定的親和力，以積極的心態(tài)溝通，不斷換位思考，及時反饋各方意見，有意識地在組織中搭建溝通平臺，以達(dá)到調(diào)動各方面的工作積極性的目的。在溝通協(xié)調(diào)關(guān)系的過程中，秘書人員還要遵循政策指導(dǎo)、客觀公正、平等協(xié)商、注重整體、靈活適度等原則。

3.開拓創(chuàng)新能力

秘書人員的開拓創(chuàng)新能力是秘書根據(jù)確定的目標(biāo)與需要靈活地、創(chuàng)造性地運(yùn)用已知的知識與信息產(chǎn)生出具有獨到見解的、新穎的、具有開拓性地解決或完成組織及領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作的綜合能力。作為置身于組織管理系統(tǒng)的秘書人員，其工作千頭萬緒，如果單憑一股工作熱情或舊有經(jīng)驗，已經(jīng)不能適應(yīng)新世紀(jì)秘書工作的要求。要堅持從實際出發(fā)，從本單位自身的特點和領(lǐng)導(dǎo)工作的需求出發(fā)，有針對性地完成組織和領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。秘書人員要在工作學(xué)習(xí)中善于積累知識，增長才干，培養(yǎng)自身的想象力和發(fā)散性思維能力，從而提升開拓創(chuàng)新能力。

4.調(diào)查研究能力

調(diào)查研究能力是運(yùn)用各種方法客觀真實反映實際情況并加以分析綜合的能力。調(diào)查研究是人們認(rèn)識世界的基本方法，也是秘書部門的重要業(yè)務(wù)和經(jīng)常性工作。為了發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)做出正確決策、制定政策提供依據(jù)以及起草報告、處理公文、處理來信來訪等都必須做好調(diào)查研究工作。秘書人員要制定詳盡的調(diào)研計劃，運(yùn)用多種調(diào)查研究手段，最大限度地捕捉多方信息，積極進(jìn)行恰當(dāng)?shù)臏贤ǎ_保反映真實的客觀事實。因此，秘書人員必須熟練掌握調(diào)查研究的各項程序、調(diào)查研究的方式方法和處理調(diào)查材料的能力。

5.辦公自動化能力

秘書人員的辦公自動化能力是秘書將現(xiàn)代化辦公設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)和計算機(jī)軟件運(yùn)用在秘書工作中的能力。秘書人員不僅要熟練掌握計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、錄音筆等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，還要掌握office辦公軟件、圖像處理、音頻播放、即時通訊、電子郵箱等常用計算機(jī)軟件的使用。特別是辦公自動化協(xié)同軟件的出現(xiàn)，它集數(shù)據(jù)處理、文字處理、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)于一體，使秘書工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化、自動化、信息化，進(jìn)而最大限度地提高工作效率，將辦公和管理提高到一個嶄新的水平。

6.自我成長能力

自我成長與優(yōu)質(zhì)服務(wù)是一個互動的整體，良好的自我成長能力有利于推進(jìn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)也有利于促進(jìn)文秘人員成長。文秘人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，與領(lǐng)導(dǎo)相處的機(jī)會和時間較多，有著得天獨厚的優(yōu)勢，理應(yīng)成長更快。因此，要見賢思齊，虛心向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)處理問題的方式方法;要求真務(wù)實，努力向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，不斷反思工作，汲取經(jīng)驗教訓(xùn)。具有良好的進(jìn)取心和事業(yè)心，才能始終保持蓬勃向上的工作熱情，沉下心去鉆業(yè)務(wù)工作。缺乏進(jìn)取心，工作就會缺乏熱情和動力，自我成長就無從談起。要注重回顧總結(jié)，在總結(jié)中提升發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的能力，提升邏輯思維能力和理性思維能力。很多實踐證明，在文秘工作崗位能夠取得突破的人，不論今后從事何種工作，都是一種難得的能力儲備。

事物固有的結(jié)構(gòu)影響著這一事物功能的性質(zhì)和程度，限制著它作用的發(fā)揮，也就是說有什么樣的結(jié)構(gòu)就有什么樣的功能。文秘人員應(yīng)該不斷地通過學(xué)習(xí)來建構(gòu)合理的能力結(jié)構(gòu)，使自身適應(yīng)社會發(fā)展的需要，發(fā)揮秘書的職能，更好地實現(xiàn)人生價值和社會價值，為社會的發(fā)展貢獻(xiàn)出一份力量。

［1］張惠群，彭道海.淺談辦公室文秘人員的能力結(jié)構(gòu)［J］.湖北體育科技，1991，(4):6－10.

［2］李麗虹.淺談高校系級教學(xué)秘書的能力結(jié)構(gòu)［J］.青海師范大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版)，2002，(2):100－102.

G913.4

A

1001－7836(2012)08－0201－02

10.3969/j.issn.1001－7836.2012.08.078

2012－06－13

李明(1981－)，男，黑龍江哈爾濱人，助理研究員，從事行政秘書工作研究。