張靜

［摘 要］全宗的形成規(guī)律決定全宗之間具有客觀、內(nèi)在的歷史聯(lián)系，保持聯(lián)系是全宗管理中的基本原則和根本性要求，必須以科學(xué)的態(tài)度和方法努力地認(rèn)識(shí)它、把握它、揭示它、保持它、利用它。

［關(guān)鍵詞］檔案 全宗 管理

全宗是一個(gè)獨(dú)立的社會(huì)組織或個(gè)人在其社會(huì)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。全宗卷是在管理某個(gè)檔案全宗過(guò)程中形成的能夠說(shuō)明全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專(zhuān)門(mén)案卷，每個(gè)檔案全宗都應(yīng)建立起相應(yīng)的全宗卷，它是檔案管理工作不可缺少的管理工具，也是日后隨全宗檔案移交的必要工具。

一、全宗的形成、來(lái)源、歷史背景及建設(shè)現(xiàn)狀

1.形成、來(lái)源及歷史背景

“全宗” 的概念產(chǎn)生于19世紀(jì)中葉，1834年德國(guó)檔案學(xué)者海因里希·奧古斯特·艾哈德第一次提出類(lèi)似全宗的概念“一個(gè)全宗一般是一種在業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的已經(jīng)結(jié)束的對(duì)歷史情況作為證用的匯集”。1841年，法國(guó)《內(nèi)政部第14號(hào)通令》中，首次將全宗作為檔案分類(lèi)的主要標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)由于檔案整理中，提出“來(lái)自一個(gè)團(tuán)體、組織、家庭或個(gè)人的全部檔案，要集中到一起保存，按其特定的秩序整理各個(gè)不同的全宗，……僅僅與一個(gè)組織、團(tuán)體或家庭有關(guān)的文件一定不能與別的組織、團(tuán)體或家庭的檔案文件相混合”。 1984年，國(guó)際檔案理事會(huì)編印出版的《檔案術(shù)語(yǔ)詞典》中，對(duì)“全宗”作出了解釋。1955年，國(guó)家檔案局發(fā)出通知，“改‘芬特為‘全宗”，并指出 “一定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、部隊(duì)或個(gè)人等在其活動(dòng)所形成的檔案材料的總和”。 這標(biāo)志著“全宗”的法定地位在我國(guó)得到確定。1959年，中國(guó)人民大學(xué)歷史檔案系根據(jù)再版后荷蘭《手冊(cè)》英譯本翻譯成中文，內(nèi)部發(fā)行。從此，“全宗”、“來(lái)源”概念在我國(guó)檔案界更加廣泛的流傳，并引起了普遍的關(guān)注。

2.建設(shè)現(xiàn)狀

1995年我國(guó)頒布了中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《全宗卷規(guī)范》,并要求：檔案館（室）對(duì)其所管的每個(gè)全宗都應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷，但通過(guò)山東省檔案檢查發(fā)現(xiàn)，許多單位部門(mén)，甚至一些歷史悠久的單位都沒(méi)有按照《全宗卷規(guī)范》積累材料和進(jìn)行整理,有的雖建立起全宗卷，但卻沒(méi)有按照《全宗卷規(guī)范》去做，對(duì)全宗卷的內(nèi)容組成、形成特點(diǎn)及整理的把握上存在著許多問(wèn)題，把工作重點(diǎn)放在整理全宗本身上，忽視或放棄了對(duì)全宗卷的形成、收集和整理，把現(xiàn)已形成的一些內(nèi)容放入全宗卷，其他尚待收集的內(nèi)容卻不管不問(wèn)，使全宗卷的內(nèi)容不齊全完整, 甚至很少, 不能全面地反應(yīng)立檔單位的歷史面貌和全宗管理的過(guò)程, 尤其是缺少在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料,將本應(yīng)歸入全宗卷的文件材料歸入到檔案中，有的索性?xún)蛇叾細(xì)w，還有的將檢索工具及沒(méi)有保存價(jià)值的文件材料放入全宗卷內(nèi), 造成該有的內(nèi)容沒(méi)有而不該有的內(nèi)容卻有的混亂狀態(tài), 既不利于全宗的連續(xù)管理, 又不利于檔案的綜合利用，特別是牽涉檔案整理后資源開(kāi)發(fā)的效果、對(duì)全宗本身的研究程度等問(wèn)題。因此，必須把建立全宗卷問(wèn)題與該全宗的整理問(wèn)題作為一個(gè)整體和系統(tǒng)來(lái)考慮，把全宗卷是全宗檔案的檔案理念落到實(shí)處。

二、全宗、全宗卷的問(wèn)題分析

檔案工作的對(duì)象是檔案以及形成檔案與利用檔案的部門(mén)和人，這是區(qū)別于其他工作的明顯標(biāo)志，近年來(lái)，隨著企事業(yè)單位和大中專(zhuān)院校的發(fā)展戰(zhàn)略的貫徹實(shí)施，為適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，優(yōu)化資源配置，許多單位實(shí)行優(yōu)化組合，組合后的單位格局和組織架構(gòu)發(fā)生重大變化，作為科學(xué)概念、文化遺產(chǎn)、歷史記錄的檔案，內(nèi)涵外延都有了不同，從而使檔案管理事業(yè)也發(fā)生了較為顯著的變化，由單一的檔案實(shí)體保管向既管實(shí)體檔案又進(jìn)行虛擬檔案的控制；工作重點(diǎn)由檔案保管轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)發(fā)和提供利用；在業(yè)務(wù)范圍上逐漸延伸到檔案材料的形成階段；為維護(hù)檔案全宗完整性，便于統(tǒng)一管理，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)代化手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理保存檔案和提供利用，促使檔案工作部門(mén)進(jìn)行改革和職能轉(zhuǎn)變。

1.全宗原則穩(wěn)定、數(shù)量增加

隨著時(shí)代的發(fā)展，單位兼、合、撤、分離等改革促進(jìn)了業(yè)務(wù)交叉, 實(shí)現(xiàn)了資源共享, 提高了單位層次和經(jīng)濟(jì)效益, 這是我國(guó)許多單位體制改革的重要模式，單位改革，檔案管理工作也要隨之發(fā)生變化，單位形成的紙質(zhì)檔案、非紙質(zhì)檔案的部門(mén)和個(gè)人以及檔案管理人員在行駛職責(zé)權(quán)限，處理和解決職能問(wèn)題活動(dòng)中形成的材料，只有增或減的數(shù)量異動(dòng)，不會(huì)有職能任務(wù)的質(zhì)的變化，而圍繞各個(gè)部門(mén)或個(gè)人職能活動(dòng)形成的檔案雖然載體有些不同，但必然有著歷史的內(nèi)在的聯(lián)系，是自然的，絕不是編造的，在保管和整理過(guò)程中，需尊重和堅(jiān)持全宗原則，保持和體現(xiàn)檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，維護(hù)檔案的原始性、完整性、系統(tǒng)性，才能有效地提供利用，因此全宗數(shù)量增加了。

2.延續(xù)的復(fù)雜性增強(qiáng)了

全宗是管理檔案的基本單位，檔案管理的原則是一個(gè)全宗不能分散，不同全宗不能混淆，全宗管理的連續(xù)性，需要借助于全宗卷，全宗卷的內(nèi)容存儲(chǔ)反映了全宗檔案的發(fā)展和變化，記錄了全宗管理活動(dòng),一個(gè)全宗的檔案，無(wú)論是收、整、鑒、管等工作，通常都不是一次完成和一勞永逸的，而是隨著全宗管理的不同環(huán)節(jié)延續(xù)而逐漸增加不斷積累形成的，隨著我國(guó)機(jī)構(gòu)改革的不斷深化，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、高校、企事業(yè)單位的增、撤、合，更改名稱(chēng)，職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系的調(diào)整等方面的變化，常常影響到全宗的劃分，如何正確地區(qū)分全宗、進(jìn)行全宗設(shè)置，是檔案管理人員需研究的新問(wèn)題，如以山東理工大學(xué)為例，隨著山東工程學(xué)院、淄博大學(xué)（淄博學(xué)院、建材學(xué)院等）全宗轉(zhuǎn)移而在山東理工大學(xué)產(chǎn)生新的檔案時(shí), 又記錄了山東理工大學(xué)的全宗管理活動(dòng)（既客觀反映了不同歷史時(shí)期的全宗管理的各項(xiàng)工作活動(dòng)），但是對(duì)改組前山東工程學(xué)院、淄博大學(xué)（淄博學(xué)院、建材學(xué)院等）全宗的一些管理活動(dòng),仍應(yīng)分別放在山東工程學(xué)院、淄博大學(xué)（淄博學(xué)院、建材學(xué)院等）全宗內(nèi), 而不應(yīng)放在山東理工大學(xué)全宗內(nèi)。只有把全宗區(qū)分清楚，檔案整理的一系列程序才能順利進(jìn)行，才能為整個(gè)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)提供科學(xué)、條理和系統(tǒng)的體系，便于人們?nèi)嫦到y(tǒng)地查考利用檔案，研究歷史上單位和個(gè)人創(chuàng)造和積累的豐富經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為各項(xiàng)工作提供系統(tǒng)、準(zhǔn)確的憑證和參考資料。

3.內(nèi)容豐富、方法靈活

改組單位，不僅檔案門(mén)類(lèi)眾多, 且立檔單位與全宗歷史考證以及從檔案形成開(kāi)始檔案業(yè)務(wù)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的全宗材料都有所增加, 反映了全宗收、管、用等的各個(gè)形成環(huán)節(jié),近年來(lái)國(guó)家對(duì)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的推廣普及,對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)體控制和智能控制的現(xiàn)狀及水平，改組單位管理上實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件雙套制的保存管理, 這都使全宗卷的內(nèi)容更加豐富，內(nèi)容真實(shí)齊全的全宗卷，是綜合利用檔案的輔助材料，也折射出立檔單位檔案管理工作是否規(guī)范，當(dāng)利用者通過(guò)一般性的檢索手段，還不能滿(mǎn)足需要或發(fā)生疑難時(shí)，或需要對(duì)檔案綜合利用時(shí)，通過(guò)查閱全宗卷可以幫助利用者更快更好地達(dá)到自己的目的。

4.長(zhǎng)久的周期積累性

在實(shí)際工作中全宗卷內(nèi)容廣泛,全宗管理歷程長(zhǎng)，全宗卷不是同時(shí)產(chǎn)生或一次性產(chǎn)生的, 是在長(zhǎng)期地對(duì)全宗管理工作中，一點(diǎn)一滴地積累,到一定的階段,經(jīng)過(guò)整理定型, 然后進(jìn)行下一個(gè)階段的積累, 周而復(fù)始,由少到多、由簡(jiǎn)到繁、逐漸積累、不斷增加和完善起來(lái)的，這個(gè)積累的過(guò)程伴隨著全宗及其管理的無(wú)限期延續(xù)而一直走下去，是不固定的，因此導(dǎo)致全宗卷內(nèi)文件材料不斷增加, 數(shù)量越積越多，但同一卷內(nèi)不同文件材料數(shù)量增長(zhǎng)差別多大,最終能達(dá)到多少，無(wú)法預(yù)計(jì), 這給立卷帶來(lái)極大的不便，所以，整理組卷時(shí)，必須認(rèn)真檢查、鑒定文件材料的完整程度及其保存價(jià)值，對(duì)于有重要遺缺或無(wú)保存價(jià)值的應(yīng)補(bǔ)齊或剔除，數(shù)量多的可分立一卷或多卷。

三、全宗、全宗卷的解決途徑

要整理好檔案全宗卷，就必須從全宗材料的具體特點(diǎn)與管理的要求出發(fā)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)全宗卷規(guī)范》和《行業(yè)檔案實(shí)體分類(lèi)法》，制定出《行業(yè)檔案全宗卷分類(lèi)方案》，并據(jù)此進(jìn)行全宗卷的立卷與管理工作。

1.注重全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成

無(wú)論從系統(tǒng)地了解全宗檔案狀況，還是從研究全宗檔案的發(fā)展變化情況，全宗卷的建立都是一項(xiàng)十分有益的而不可慢待的工作，建立它，對(duì)檔案管理工作和檔案工作人員都是一個(gè)較大的提高，全宗卷的內(nèi)容一般由兩部分構(gòu)成：一部分是在檔案管理和利用過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料；另一部分是對(duì)立檔單位的考證及對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行研究分析編寫(xiě)的材料。同時(shí)，關(guān)于內(nèi)容的規(guī)范應(yīng)當(dāng)遵循兩個(gè)原則：一是“尊重實(shí)踐”的原則，要實(shí)現(xiàn)檔案全宗卷的齊全、完整和真實(shí)、準(zhǔn)確，要求制定的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)具有較強(qiáng)的可操作性，在全宗卷的收集和整理過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持“隨時(shí)形成、隨時(shí)整理歸檔”的原則，還要勤于用文字記錄，因?yàn)槿诰韮?nèi)的文件材料是在檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生的，必須及時(shí)形成文字記錄，才能豐富全宗卷內(nèi)容，這是不可或缺的重要手段；二是“以利用為中心”的原則，隨著檔案工作由實(shí)體管理向信息管理的轉(zhuǎn)變和社會(huì)公眾對(duì)檔案利用需求的發(fā)展，我們必須轉(zhuǎn)變?cè)械臋n案管理思維模式，轉(zhuǎn)向以用戶(hù)利用為中心，在整理全宗卷內(nèi)文件材料實(shí)踐中，必須緊緊抓住文件材料的形成特點(diǎn)，按照其固有的特點(diǎn)，保持材料之間的歷史聯(lián)系，反映全宗管理的歷史面貌，充分認(rèn)識(shí)和分析全宗卷整理與積累、保管與利用之間的關(guān)系，做到準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，以發(fā)展的眼光尋求兼顧保管與利用的合理整理方法，實(shí)現(xiàn)保管與利用的統(tǒng)一。

2.科學(xué)合理的設(shè)置全宗卷分類(lèi)編號(hào)

全宗卷材料會(huì)隨著全宗管理活動(dòng)的進(jìn)行與延續(xù)，數(shù)量逐漸增多，門(mén)類(lèi)也趨繁復(fù)。面對(duì)這必然出現(xiàn)的情況，靠簡(jiǎn)單的收集，散裝入盒的方法，而不進(jìn)行整理、分類(lèi)、分卷，是不可能適應(yīng)全宗卷的頻繁利用的，所以，整理全宗卷時(shí)，應(yīng)根據(jù)全宗材料的實(shí)際和形成的特點(diǎn)，按照《全宗卷規(guī)范》，選擇恰當(dāng)?shù)姆诸?lèi)方法，然后按照選定的分類(lèi)方法進(jìn)行具體操作，以山東理工大學(xué)全宗為例，對(duì)全宗卷內(nèi)的文件材料按其相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)、分卷，并加以編號(hào)、編目，每個(gè)類(lèi)目積累的材料按照問(wèn)題——時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列，編號(hào)模式如圖。

3.利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段管理利用全宗卷

全宗卷是檔案管理不可缺少的一種工具，在檔案管理中，全宗卷的管理也是一項(xiàng)重要內(nèi)容,對(duì)于館藏量大且多個(gè)全宗的改組單位，在現(xiàn)有的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，建立一個(gè)全宗卷總庫(kù)，在總庫(kù)下再建立每個(gè)全宗的子庫(kù)，選定你所需要的字段輸入有關(guān)項(xiàng), 檢索到所需要的資料，由于數(shù)據(jù)庫(kù)具有方便靈活的計(jì)算功能，可以跨全宗的統(tǒng)計(jì)出所需要的數(shù)據(jù)。

4.規(guī)范編寫(xiě)全宗指南和立卷說(shuō)明

改組單位在了解單位歷史沿革、主要職能活動(dòng)、熟悉檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫(xiě)不同全宗的全宗指南,包括改組單位概況、全宗內(nèi)的檔案介紹、立卷依據(jù)、原則與方法、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹等方面的內(nèi)容,由于改組單位合并后全宗增加，有的全宗檔案已經(jīng)終止，這部分全宗的介紹材料要進(jìn)行重新編寫(xiě)和修改,編寫(xiě)立卷說(shuō)明要保證其完整性，不同門(mén)類(lèi)的檔案，檔案類(lèi)型不同，其立卷方法也不同，在編寫(xiě)立卷說(shuō)明時(shí)，不能僅僅編寫(xiě)一份立卷說(shuō)明，要將各個(gè)門(mén)類(lèi)檔案的立卷原則、立卷方法編寫(xiě)清楚，同時(shí)也要強(qiáng)調(diào)其側(cè)重性，要側(cè)重說(shuō)明全宗內(nèi)占較大比例檔案的立卷情況。

5.正確劃分全宗卷、各類(lèi)檔案及檢索工具

全宗卷體現(xiàn)了所有檔案管理環(huán)節(jié)的重要信息，是全宗所有檔案信息內(nèi)涵及其載體運(yùn)動(dòng)(管理)的全過(guò)程，如何科學(xué)地、合理地整理、劃分全宗卷，這體現(xiàn)了檔案工作者科學(xué)管理檔案的水平，在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)有工作過(guò)程而沒(méi)有形成文字材料或?qū)⑽募牧蠚w入各類(lèi)檔案中而沒(méi)有正確地劃分到全宗卷內(nèi)的情況。如：對(duì)檔案的利用效果、安全檢查等工作是經(jīng)常性的，但是往往沒(méi)有形成文字材料；檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組、報(bào)告等應(yīng)放入全宗卷內(nèi)，而不應(yīng)歸入文書(shū)檔案內(nèi)等等；還有的將案卷目錄等檢索工具作為全宗卷內(nèi)容的組成部分，是不科學(xué)的，檢索工具是檢索檔案信息的手段，服務(wù)于檔案利用工作；而全宗卷則是檔案管理的一種工具，是提供利用的基礎(chǔ)，是編制檢索目錄的依據(jù)，是在管理檔案過(guò)程中形成的以備考的檔案材料，它是服務(wù)于檔案管理工作，二者性質(zhì)是完全不同的。

全宗卷是檔案管理工作中不可缺少的一種工具，是檔案全宗的“首卷”，我們必須糾正那種“全宗卷可有可無(wú)”的錯(cuò)誤觀念，規(guī)范檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理程序，重視管理過(guò)程中文件材料的形成，注意從日常全宗管理的各方面收集材料，根據(jù)實(shí)際整理情況、整理方法、進(jìn)行記錄，前后保持一致，不斷充實(shí)全宗卷的內(nèi)容，形成豐富的二次文獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]譚琤培.《當(dāng)代中國(guó)檔案學(xué)熱點(diǎn)評(píng)析》.電子科技大學(xué)出版社，2003年

[2]米歇爾·迪香,孫綱 譯.檔案管理中的來(lái)源原則 —理論原則和實(shí)際問(wèn)題.檔案學(xué)參考，1987，1

[3]丁文進(jìn),許士平等編譯.《檔案術(shù)語(yǔ)詞典》.中國(guó)檔案出版社，1988年

[4]劉國(guó)能.檔案工作的根本法則.檔案學(xué)研究，2002，4

[5]檔案界網(wǎng)站：http/www.danganj.net/bbs/viewthread.phptid