孫俊 陳京苗 朱芹 馮可欣

[摘 要]高校院系辦公室秘書日常工作繁重而瑣碎，為了提高工作效率，獲得更高的工作滿意度，應該學會使用時間管理工具與技巧進行自我管理，從而提高工作效率。

[關鍵詞]高校院系辦公室；時間管理；效率；秘書工作

[中圖分類號]G472 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2012）40-0114-03

1 高校院系辦公室工作的特點

高校院系辦公室秘書作為高校管理中的基層人員，是一個必不可少的人群，往往人數(shù)不多，卻承擔著較多較重而瑣碎的行政與管理工作，如教學、財務、科研、文書、安全保衛(wèi)等工作，每天還要處理大量諸如統(tǒng)計數(shù)據(jù)、整理文檔、撰寫材料、接聽咨詢電話、接待來訪人員等工作。而在實際工作中，高校辦公室秘書還面臨許多突發(fā)事件的處理與執(zhí)行，例如，教學評估、學位申報、接待、信訪與處理等繁重的工作。這些工作類型繁多，缺乏關聯(lián)性、連續(xù)性。高校辦公室這種工作性質導致辦公室工作人經常加班，精神與身體長期超負荷運轉；而同時高校以教學為中心的主導思想又決定了辦公室人員只能作為教輔人員，在高校的地位只能處于服務的性質，工資待遇相對較低、勞動強度大、工作時間長，從而較嚴重地影響了他們的生活質量和幸福感，甚至影響了他們對工作的認可。

另外，辦公室工作人員常常情不自禁掉入時間陷阱。譬如坐在辦公桌前做白日夢、發(fā)呆、跟同事閑聊等等這些浪費時間、毫無效率的活動。而有時辦公室人員因為工作壓力大，注意力總是被周圍的雜志、電腦和不相干的報紙給分散了，有時一些突發(fā)事件需要辦公室人員去處理，所以工作往往拖拖拉拉到最后才完成，從而嚴重影響了工作效率，浪費了大量寶貴的時間。

而時間是一種珍貴的無形資源：我們無法購買、討要、借用、偷竊、儲存和延長；相反，它容易消逝，不可替代。無論我們是渺小還是偉大，貧窮還是富有，我們每天只有24小時，每周只有168小時。

2 時間管理的必要性

一切的管理如要實現(xiàn)，都需要時間管理，現(xiàn)代時間管理學也應運而生?！艾F(xiàn)代管理學之父”德魯克就曾說過“不能管理時間，便什么也不能管理”。高校辦公室工作人員作為高校基層服務人員，要從繁忙的工作中解放出來，杜絕陷入時間陷阱，為了提高工作效率和管理效能，就應該學會科學的原則和策略，對自己進行管理，對自身時間進行有效地管理，合理、科學地利用時間，成為時間的主人。

高校院系秘書承擔的工作任務繁雜瑣碎，如果不能對時間進行有效管理，往往就會造成疲于奔命、大事抓不了、小事抓不到的浪費時間的現(xiàn)象，從而造成時間浪費工作效率低下等問題的廣泛存在。

造成辦公室時間浪費的原因是多方面的，從客觀上說，可能因為工作確實繁雜瑣碎，但主觀上來說可能在于管理者缺乏明確的目標，沒有科學區(qū)分時間的輕重緩急，沒有對工作任務進行優(yōu)先排序，根本原因則在于沒有學會使用時間管理工具對自己的日常工作進行有效的管理，從而浪費大量的時間而效果卻甚微。

為了避免時間浪費、提高高校院系辦公人員的工作效率，就必須要對自身的時間進行管理。

管理大師德魯克就認為，要成為有效管理者就是從有效利用時間開始的?！皳?jù)我觀察，有效的管理者不是從他們的任務開始，而是從掌握時間開始的。”德魯克還提出管理時間的三個步驟：記錄時間、安排時間和集中時間，是管理者有效性的基礎。

3 高校院系辦公室人員工作時間管理的方法

只有掌握了自己的時間，才能掌握自己的未來。時間管理，是管理者落實工作目標、提高工作效率的重要方法和手段，也是自我管理的重要組成部分。作為高校辦公室工作人員面對大量煩瑣的常規(guī)工作和非常規(guī)工作，要迅速、高質量完成工作，就必須學習時間管理理論、運用時間管理，從而對工作時間進行有效的控制、安排和計劃。

第一，記錄時間、了解自己時間的應用。

管理好時間的第一步首先應該是了解自己日常時間的運用和分布情況，從中發(fā)現(xiàn)問題，找到自己的優(yōu)缺點，然后發(fā)揚優(yōu)點、改正缺點，制定出適合自己的時間安排策略。因此，我們應該詳細記錄每天的時間使用情況，每天向院系領導匯報工作花了多少時間，每天辦文花了多少時間，財務報銷花了多少時間……從而明了自己每天時間的使用情況和分布特點，查明自己花費時間在重要事情和一般事情上的比重。找出浪費時間的根源，堅定做好時間管理的想法。

第二，拒絕拖延，是贏得時間管理的法寶。

我們經常深陷拖沓或者做事不分輕重緩急的習慣。拖沓是一種很普遍的浪費時間的行為。在高校辦公室工作人員中，有些人在一天工作開始時滿腔熱情，給自己一天的工作訂下了遠大的目標，決心從早上八點時開始努力工作，一天完成很多任務。但是，身邊太多的事情使他找到了各種各樣拖延工作的借口，結果可想而知，一天下來一事無成，結果就造成時間的浪費，不僅使得個人毫無成就感，而且可能會影響后續(xù)工作的開展，甚至對院系常規(guī)工作的正常運行造成負面影響和不可挽回的損失。正如人們所說的“壞習慣就是躺在溫床上，上去容易，下來難”。這樣看來，為了制定有效的時間管理辦法，我們很重要的一步就是拒絕拖延，找出自己弱點，找出干擾自己的外界因素，把它們記錄下來并時刻提醒自己。

第三，明確自己的目標，制訂時間安排表。

雖然有人說，計劃不如變化，雖然高校院系辦公室工作人員不是學校的決策者，工作性質相對比較被動，但是如果我們沒有明確的目標和計劃，那時間更是無法管理。因為時間管理的目的，就是讓我們在更短的時間內達成更多的目標，否則我們只能被動地應付工作，讓自己成為了工作的奴隸。確定目標制訂有效的計劃，我們就可以掌握工作的主動性，可以有效開展工作，從而提高工作的效率。不過，在安排計劃時要保證計劃要有操作性、切實可行，難度系數(shù)不適合都會對工作的開展和效率產生負面影響。

作為院系辦公室秘書，要根據(jù)學校學院年度和學期工作計劃，根據(jù)自己的崗位需求和工作性質，確定好自身的工作范圍，全面羅列自身崗位每年必須完成的最可能進行的工作，而有些常規(guī)工作更是便于安排。再將自己的工作細化到學期、月、周、日，合理安排和分解任務，層層細化，從而制訂自己詳細的工作計劃安排。因為復雜的工作，都是由簡單的工作組成，如能很好的做到任務分解，將顯而易見節(jié)省大量的時間。這里可以參考目前比較流行的“番茄工作法”，或者采用管理學者艾倫稱作“瑞士奶酪”的技巧，將其分解為若干小塊，先易后難，從簡單的地方突破，每次做一點，最后積少成多，這必然能取得較好的工作效果。

第四，帕累托原則的運用。

帕累托法則是以意大利經濟學家帕累托命名的，該法則稱80%的工作可以用20%的努力完成，剩下的20%的工作才是最占用我們時間和精力的部分。因此，對于這最重要的部分我們要投入更多的時間、精力和資源。我們日常工作中哪些是重要的少數(shù)呢，這就需要對我們手頭的工作進行必要的排序，確定優(yōu)先次序。

第五，要對工作進行合理的排序。

要想不成為時間的奴隸，我們有必要對工作進行排序，但是我們不能先做喜歡的、熟悉的、容易做的事情，我們應該把重要的事情放在第一位。至于緊急的事情，則要根據(jù)具體情況決定。首先，需要界定好自己的工作范圍，很多人整天忙得團團轉，實際上處理的不是自己的工作而是別人的工作，因為無原則地接受工作，所以每個人都認為可以將工作交給他做。為了區(qū)別重要的和不重要的事情，我們可以把工作進行區(qū)分：重要/不重要和緊急/不緊急，以此來劃分四種不同的工作任務。

根據(jù)工作任務，確定優(yōu)先次序。根據(jù)時間管理理論的ABCD法則，將各種任務分類：A類，重要又緊急的任務，如對于教學秘書而言，教學工作才是最重要的。這部分工作非常重要而又緊急，所以需要快速完成，但匆忙完成該任務會引發(fā)嚴重的負面效果。所以，這些有價值的問題要早安排早籌劃，花更多的精力與時間在當天將它們完成。

B類，重要不緊急的任務。譬如，秘書自己的學習培訓、專業(yè)成長等。盡管這些工作很重要，卻可以暫時忽略，因為任務并不緊急。這些工作，可以將它們推后幾天處理。但是若只是盯著眼前事，這些任務就是不斷被推遲從而變成了A類，給自己工作帶來被動。

C類，不重要但緊急的工作，如接待不速之客、文件、電話、出席某些必要而不重要的會議。這些工作雖然不重要，但是因為緊急，我們常常將過多的注意力放在這些短暫的工作上，因而這些工作常常成為我們浪費時間的元兇。人們總是在緊急的情況下作出讓步，從而讓緊急的事情阻礙了重要的事情的進行。

D類，既不重要也不緊急的任務，因為這樣的性質，這些任務常常被忽視甚至遺忘，但是拖延和時間的推移會讓這些事情變得緊急，而緊急情況下，人容易作出錯誤的決定。

第六，學會運用辦公室中節(jié)省時間的小竅門。

在日常的辦公室工作中，總能找到一些節(jié)省時間的小竅門，掌握這些竅門可以使我們能夠更高效地開展工作，提高辦事效率。

（1）集中一天中的前兩個小時的黃金時間處理手頭的工作，并且辦事時盡量做到不接電話、不開會、不接待、不受干擾，這樣可以事半功倍。

（2）立刻回復重要的郵件，將不重要的刪除。

（3）做個每天的任務清單和近期工作安排，將重要的事情和約定記載在日志內，按照計劃行事。

（4）把瑣碎的工作寫在記錄本上，以便利用零碎的時間來做。

（5）學會高效利用零碎時間，譬如等車時間、排隊時間、會前時間可以用來寫點東西或構思一個文件，不要發(fā)呆或做白日夢。

（6）巧妙并勇于回避干擾，高校院系辦公室作為院系工作的窗口，承擔著接電話和接待的任務，但有時卻會遇到來客喋喋不休地講話，應該禮貌而果斷地結束談話。

（7）前一天下班前列出第二天的工作清單，以便第二天清早就能很快地投入到工作中。

（8）精簡文件。高校辦公室承擔著公文收發(fā)、傳達、存檔和寫作的諸多任務，從而導致大量文件的產生，如果文件不能及時、合理的整理、分類、歸檔、就可能造成自己在文件中翻滾，給自己日常工作造成被動。

（9）整理好我們的桌子，保持整潔。辦公室井然有序，在一個干凈、有序的環(huán)境中，大多數(shù)人能夠提高工作效率。如果平時疏于或拙于整理辦公室，致使辦公室雜亂無章，桌子上堆滿大量文件并不意味你工作勤奮，紛繁復雜的文檔與瑣事只會繼續(xù)分散我們的注意力，還可能會浪費大量時間尋找所需文件或用品，不僅浪費時間造成效率低下，甚至影響心情，降低效果。

第七，適當增加休閑時間，平衡生活與工作。

如果我們在工作上感到壓力，抽出一些時間休息一下或者做一些自己感興趣的事情。沒有平衡就意味著沒有希望，參加一些戶外運動，釋放憂郁、煩惱，平衡一下我們的精神狀態(tài)，正是通過有效的時間安排與掌控，我們就可以游刃有余地支配時間，不斷提高自己的能力。

4 結 論

一個人越是善于利用時間，就越能發(fā)揮能力，工作起來就越能游刃有余。大文豪莎士比亞就曾經說過“放棄時間的人，時間也放棄了他”。所以，對于工作時間，作為高校院系基層辦公人員有必要想辦法掌控、管理自己的時間，從而提高工作效率和對工作的滿意度，而不是讓自己淪為時間的奴隸。

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[作者簡介]孫?。?974—），女，安徽桐城人，碩士，講師，上海金融學院會計學院院辦秘書。研究方向：行政管理；陳京苗（1979—），河北石家莊人，碩士，助理研究員，上海金融學院會計學院秘書。研究方向：教學管理；朱芹（1986—），女，上海市人，本科，上海金融學院會計學院秘書。研究方向：行政管理；馮可欣（1989—），男，上海市人，本科，上海金融學院會計學院秘書。