張曉苒

摘要： 教務(wù)秘書的工作崗位平凡，卻在高校教學(xué)管理工作中發(fā)揮著極其重要的作用。本文分析了教務(wù)秘書服務(wù)者和管理者的雙重角色，提出在日常工作中既要充分體現(xiàn)服務(wù)意識(shí)，又要提升綜合素質(zhì)，提高管理水平。

關(guān)鍵詞： 高校教務(wù)秘書雙重角色服務(wù)者管理者

教務(wù)管理工作是高校管理工作的重要組成部分，是良好教學(xué)秩序的重要保證。教務(wù)管理水平影響到高校的教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平，并直接影響到高校的生存和發(fā)展。目前，我國普通高等學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)已經(jīng)步入了大眾化教育階段，教學(xué)管理日趨信息化、現(xiàn)代化，高等教學(xué)管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。教務(wù)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的一支重要力量，身處教務(wù)管理的第一線，工作性質(zhì)平凡而具體，工作內(nèi)容繁雜而瑣碎，但工作崗位至關(guān)重要且必不可少。其工作效率和對(duì)自身的工作定位，都對(duì)教學(xué)改革的深化和教學(xué)水平的提高有著至關(guān)重要的作用。

一、服務(wù)者

作為院系教務(wù)工作具體執(zhí)行者，教務(wù)秘書直接服務(wù)于教學(xué)，而這種服務(wù)直接體現(xiàn)在“以人為本”的落實(shí)上。教務(wù)秘書工作環(huán)節(jié)眾多，在行政上隸屬于學(xué)院管理，在業(yè)務(wù)上接受學(xué)校教務(wù)處的統(tǒng)一安排，這種雙重的被領(lǐng)導(dǎo)的身份決定了教務(wù)秘書的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)范圍較大，即：學(xué)院與教務(wù)處、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與教師、學(xué)生等。教學(xué)的常規(guī)工作面廣量大，如：排課工作、開學(xué)初的準(zhǔn)備工作、教材征訂和發(fā)放、教學(xué)計(jì)劃的制訂、教學(xué)檢查、實(shí)習(xí)見習(xí)安排、期末考試安排、補(bǔ)考重修工作、聽課安排、學(xué)籍異動(dòng)管理、工作量計(jì)算及各種統(tǒng)計(jì)匯總等。在這種繁雜的工作壓力下，在目前教學(xué)資源還不夠豐富、相關(guān)的教學(xué)規(guī)定不夠完善的前提下，“以人為本”的落實(shí)在更多的情況下就表現(xiàn)在為教師和學(xué)生提供個(gè)性化的服務(wù)，滿足不同人群的不同需求上。如，在排課工作中部分教師對(duì)上課時(shí)間段的要求、特殊專業(yè)的課程安排等。在實(shí)際教務(wù)工作中，遇到的問題多種多樣，具體情況各不相同，要做好“以人為本”，就要先做好服務(wù)者的角色。

1.要明確服務(wù)對(duì)象。教務(wù)工作的服務(wù)，基礎(chǔ)是學(xué)生，核心是教師。高校教務(wù)工作中的一切活動(dòng)都應(yīng)圍繞育人、用人展開，既要強(qiáng)調(diào)學(xué)生的主體地位，以促進(jìn)學(xué)生的全面發(fā)展為根本目標(biāo)，又要強(qiáng)調(diào)教師在教學(xué)工作中的重要作用，把教師作為服務(wù)的主體。

（1）為學(xué)生服務(wù)要做到一視同仁、平易近人、態(tài)度和藹，甘為人梯，設(shè)身處地地為他們著想?，F(xiàn)在的學(xué)生相當(dāng)一部分是“90后”，他們追逐個(gè)性，重視自我，依賴性強(qiáng)，遇事解決問題的能力較差，雖然成才愿望強(qiáng)烈，但是由于社會(huì)閱歷較淺，容易產(chǎn)生自卑、失望、無助甚至強(qiáng)烈的逆反心理和挫折感等。對(duì)待這樣的學(xué)生，要耐心細(xì)致，在堅(jiān)持原則的同時(shí)從學(xué)生的角度出發(fā)解決問題。例如：重修補(bǔ)考的學(xué)生的考試安排要親自、當(dāng)面通知到每一個(gè)參加考試的同學(xué)，不要經(jīng)由其他班委轉(zhuǎn)告或者直接將參考人員的名單張貼至公告欄。親自當(dāng)面通知既能保護(hù)學(xué)生的自尊心，又能告知其考試的注意事項(xiàng)，提醒學(xué)生及時(shí)復(fù)習(xí)，體現(xiàn)人本主義的關(guān)懷精神。

（2）為教師服務(wù)要做到禮貌待人，工作耐心、細(xì)致、周到［１］，為教師的教學(xué)和科研提供便利。與教師日常相處時(shí)要互相尊重，互相理解，互相幫助，加強(qiáng)與教師的溝通。例如，跨校區(qū)教學(xué)給教師帶來了很多不便，教務(wù)秘書在排課時(shí)應(yīng)考慮到這些因素，合理安排教師的上課時(shí)間段，遇到實(shí)在不能兼顧的情況，要對(duì)教師耐心解釋。又如，現(xiàn)在在高校中普遍推行管理現(xiàn)代化，學(xué)生選課、成績錄入往往通過教務(wù)系統(tǒng)，而很多老教師對(duì)計(jì)算機(jī)操作不甚熟練，教務(wù)秘書要細(xì)致講解，給教師提供方便。

（3）教務(wù)秘書的服務(wù)對(duì)象還包括學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)主要是為學(xué)院的發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。要結(jié)合本院的實(shí)際情況總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在具體的實(shí)踐管理中不斷發(fā)現(xiàn)問題，積極探索改革發(fā)展方案，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握教學(xué)第一線的最新情況，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供及時(shí)的信息支持。如，教學(xué)計(jì)劃落實(shí)的實(shí)際操作中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，這時(shí)就要向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)反饋信息，同時(shí)保持清醒的頭腦，為領(lǐng)導(dǎo)提出切實(shí)可行的措施和建議。

2.要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。教務(wù)秘書需要始終樹立“服務(wù)師生”的指導(dǎo)思想，注重自身建設(shè)，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外樹形象，積極加強(qiáng)為教學(xué)主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。

（1）要在教務(wù)工作中徹底深入貫徹“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)持以學(xué)生為本，圍繞學(xué)生的學(xué)習(xí)活動(dòng)和教師的教學(xué)開展工作，把傾心服務(wù)學(xué)生和教師作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。教務(wù)秘書在工作中要深入了解師生不同利益群體及群體內(nèi)部的利益訴求，縮小分歧，擴(kuò)大共識(shí)，及時(shí)有效地給予幫助，為后續(xù)工作的開展創(chuàng)造良好的條件。在實(shí)際的教務(wù)工作中，難免會(huì)遇到很多的困難、問題甚至誤解，有時(shí)還會(huì)遇到?jīng)_突和刁難，容易得罪人。但是不管遇到什么情況，教務(wù)秘書需要牢固樹立“教務(wù)無小事”的理念，虛心聽取意見、耐心解釋、及時(shí)處理，加強(qiáng)平時(shí)與師生的溝通，贏得師生的理解。

（2）要努力提高工作效率。教務(wù)秘書如果做事拖拉，效率低下，將無法適應(yīng)快速發(fā)展的教改形勢(shì)，應(yīng)在日常的教學(xué)管理工作中改進(jìn)工作方法，探尋提高工作效率的途徑。例如，所有的教學(xué)準(zhǔn)備工作在教學(xué)活動(dòng)實(shí)施之前必須準(zhǔn)備就緒，不做無用功和重復(fù)勞動(dòng)，爭取教學(xué)資源的最有效配置和教學(xué)效果的最佳發(fā)揮。還要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作，利用現(xiàn)代化的辦公手段，總結(jié)好的方法、措施和程序，并及時(shí)付諸實(shí)踐，用高效率的工作來服務(wù)廣大師生。

二、管理者

教務(wù)秘書在充當(dāng)服務(wù)者角色的同時(shí)，也是管理者。教務(wù)秘書在教學(xué)管理中處于承上啟下的地位，是連接學(xué)院和教研室的橋梁，協(xié)調(diào)各有關(guān)部門關(guān)系的紐帶，保持院系教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞。教務(wù)秘書管理水平直接影響到學(xué)院的教學(xué)水平，高水平、高素質(zhì)的教務(wù)秘書是學(xué)院教學(xué)質(zhì)量的有效保證。要扮演好管理者的角色，新時(shí)期高校教務(wù)秘書要具備多方面的素質(zhì)，培養(yǎng)各種能力。

1.提高思想素質(zhì)。高校擔(dān)負(fù)著為社會(huì)培養(yǎng)優(yōu)秀建設(shè)和發(fā)展人才的重大使命，這就要求高校的教學(xué)管理人員具備過硬的思想道德素質(zhì)。思想道德素質(zhì)又包括以下兩個(gè)方面：

（1）正確的政治思想。教務(wù)秘書作為教學(xué)管理的具體執(zhí)行者，實(shí)施管理時(shí)應(yīng)當(dāng)具有高度的政治覺悟和高尚的道德情操，必須堅(jiān)持以馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想作指導(dǎo)，貫徹和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀和教育方針政策，忠誠黨的教育事業(yè)。

（2）高尚的職業(yè)道德。職業(yè)道德，是同人們的職業(yè)活動(dòng)緊密聯(lián)系的符合職業(yè)特點(diǎn)所要求的道德準(zhǔn)則、道德情操與道德品質(zhì)的綜合，它既是對(duì)本職人員在職業(yè)活動(dòng)中行為的要求，同時(shí)又是職業(yè)對(duì)社會(huì)所負(fù)的道德責(zé)任和義務(wù)。［２］良好的職業(yè)道德是做好各項(xiàng)工作必須具備的前提條件，而對(duì)于教務(wù)秘書更有其具體的要求。

（1）要堅(jiān)持實(shí)事求是的精神。教務(wù)秘書是高校教學(xué)管理制度的執(zhí)行者，在工作時(shí)要嚴(yán)格貫徹實(shí)施教學(xué)管理文件的精神，熟練掌握教學(xué)管理各個(gè)環(huán)節(jié)的程序。如在畢業(yè)資格審核中，教務(wù)秘書應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依據(jù)應(yīng)屆畢業(yè)生的教學(xué)計(jì)劃，全面核查每個(gè)畢業(yè)生的成績，按照畢業(yè)及學(xué)士學(xué)位的授予條件，審核每個(gè)畢業(yè)生的畢業(yè)和學(xué)位資格，對(duì)于有特殊情況需要破格授予學(xué)位的學(xué)生應(yīng)單獨(dú)提出申請(qǐng)，對(duì)于不具備畢業(yè)和學(xué)位資格的學(xué)生，要實(shí)事求是地提出理由，據(jù)實(shí)上報(bào)教務(wù)處和學(xué)位評(píng)定委員會(huì)。

（2）要愛崗敬業(yè)，具備高度的責(zé)任心。教務(wù)工作復(fù)雜而瑣碎，從排課到學(xué)籍管理再到考試安排，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要一絲不茍地完成。而其繁瑣、勞累的特點(diǎn)決定了教務(wù)秘書必須有認(rèn)真細(xì)致、甘為人梯、自我奉獻(xiàn)的精神，只有熱愛本職工作，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任心，才能盡職盡責(zé)，干出成績。

2.要提升管理素質(zhì)，高層次的管理素質(zhì)是高校教務(wù)秘書從事教學(xué)管理工作必備的條件。在教務(wù)工作中難免會(huì)遇到大大小小的問題和困難，如何解決問題、戰(zhàn)勝困難，需要教務(wù)秘書具備高層次的管理能力和管理水平。總的來說，高校教務(wù)秘書應(yīng)具備以下管理素質(zhì)。

（1）與教學(xué)管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。高校的教學(xué)活動(dòng)是一個(gè)有序、連續(xù)的過程，具有鮮明的周期性和極強(qiáng)的時(shí)間性等特點(diǎn)。其每一個(gè)環(huán)節(jié)都有一定的程序，教務(wù)秘書必須深入鉆研業(yè)務(wù)，掌握教學(xué)活動(dòng)的工作流程，熟記學(xué)院各專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃，熟練掌握各教學(xué)活動(dòng)的管理方法，能運(yùn)用各種現(xiàn)代化辦公軟件和教務(wù)綜合系統(tǒng)，抓住重點(diǎn)，分清輕重緩急，有計(jì)劃、有組織、有步驟、有重點(diǎn)地開展工作。

（2）溝通協(xié)調(diào)能力。教務(wù)秘書要善于與人溝通：與教師溝通，能及時(shí)了解教師在教學(xué)中對(duì)教學(xué)管理的要求、管理中存在的問題；［３］與學(xué)生溝通，向?qū)W生宣傳新頒布的教學(xué)法律、法規(guī)，讓學(xué)生清楚自己的學(xué)校的權(quán)利和義務(wù)，保障學(xué)生的身心健康，介紹本專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃，讓學(xué)生了解自己的專業(yè)課程特點(diǎn)，增強(qiáng)專業(yè)意識(shí)，提高專業(yè)興趣；［４］與領(lǐng)導(dǎo)溝通，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)布置工作的精神實(shí)質(zhì)，妥善處理好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情。

（3）處理突發(fā)事件的能力。對(duì)教學(xué)中出現(xiàn)的不可預(yù)測(cè)的突發(fā)事件，如監(jiān)考人員不到位、上課教室安排沖突、教師患病、出差、開會(huì)引起的任課教師不到崗、教室停電、試卷漏印錯(cuò)印、多媒體設(shè)備故障等情況，教務(wù)秘書要沉著冷靜、靈活機(jī)智，采取高效、及時(shí)的應(yīng)對(duì)補(bǔ)救措施，爭取彌補(bǔ)突發(fā)事件對(duì)教學(xué)造成的不良影響。

總之，高校的教育教學(xué)質(zhì)量的提高離不開教學(xué)管理人員自身綜合素質(zhì)和全面能力的提升，教務(wù)秘書要從自身做起，做好服務(wù)者和管理者的雙重角色，切實(shí)提高服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)管理水平，全心全意為教學(xué)服務(wù)。

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