王鯤

［摘要］ 本文明確了加強醫(yī)院應(yīng)付賬款管理的重要性，從完善應(yīng)付賬款管理流程入手，探討了規(guī)范和加強應(yīng)付賬款的會計核算和內(nèi)控管理的具體措施。

［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)院會計制度；應(yīng)付賬款；內(nèi)控管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 18. 013

［中圖分類號］R197.32 ［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）18- 0025- 02

應(yīng)付賬款在會計理論中是指企業(yè)因購買材料、商品或接受勞務(wù)供應(yīng)等而發(fā)生的債務(wù)，它反映的是經(jīng)濟交易中“買方”與“賣方”之間的關(guān)系，即作為買方的企業(yè)與作為賣方的供應(yīng)商之間的關(guān)系。在醫(yī)院會計制度中，應(yīng)付賬款是指醫(yī)院購買材料、藥品或接受勞務(wù)等而發(fā)生的債務(wù)。一般在較短期限內(nèi)支付，屬于醫(yī)院的一項流動負債。加強醫(yī)院應(yīng)付賬款的管理，是維護醫(yī)院與供應(yīng)商之間的良好合作關(guān)系，保證醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要途徑，也是醫(yī)院財務(wù)管理的一項不可忽視的內(nèi)容。本文從財務(wù)管理的角度，談?wù)勧t(yī)院如何進行應(yīng)付賬款的管理。

1完善應(yīng)付賬款管理的流程

應(yīng)付賬款是醫(yī)院應(yīng)付購貨的款項，它是由發(fā)票審核、批準、支付、檢查和對賬的一整套系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理過程構(gòu)成的，加強和完善應(yīng)付賬款的業(yè)務(wù)流程是應(yīng)付賬款管理的重要內(nèi)容。它的具體業(yè)務(wù)流程為：簽訂采購合同—收貨通知—登記臺賬—填制入庫單—會計審核制單—付款結(jié)算—對賬。醫(yī)院的財務(wù)部門應(yīng)參與采購合同的會簽，并按合同規(guī)定的內(nèi)容和程序進行應(yīng)付賬款的核算 。采購物品運達后，由采購部門查驗數(shù)量和毀損情況，質(zhì)檢人員依據(jù)合同規(guī)定的標準檢驗無誤后，采購經(jīng)辦人員制作“收貨通知單”經(jīng)相關(guān)會計簽字確認后，交倉庫人員辦理入庫。相關(guān)會計在審核“收貨通知單”時，登記采購管理臺賬備案，并開具 “入庫單”，倉庫負責人審核確認，采購經(jīng)辦人將“入庫單”中的一聯(lián)交給采購部備查，一聯(lián)交給往來賬會計審核入賬。往來賬會計審核入庫單無誤后，制作記賬憑證，登記應(yīng)付賬款明細賬。會計依據(jù)醫(yī)院財務(wù)管理程序辦理付款結(jié)算。財務(wù)部門和采購部門定期對賬，及時處理差異。

2規(guī)范應(yīng)付賬款的會計核算

2.1 “應(yīng)付賬款”科目的設(shè)置和核算

醫(yī)院因其公益性的特點，購買材料和勞務(wù)都是為醫(yī)療服務(wù)的，各種物資、設(shè)備和藥品等等品種、數(shù)量繁多，而且進出比較頻繁，因此對會計核算也提出了更高的要求?！皯?yīng)付賬款”明細科目的設(shè)置就要更加準確和規(guī)范。應(yīng)付賬款的二級科目，可按不同的采購部門進行設(shè)置，如：按器械科、總務(wù)科、藥劑科等設(shè)置二級科目。在二級科目下再按照供應(yīng)商分別設(shè)置明細科目進行核算。設(shè)置規(guī)范的會計科目是進行應(yīng)付賬款核算的基礎(chǔ)。為了保證數(shù)據(jù)來源的統(tǒng)一性，減少核算級次，對供應(yīng)商的核算通常只采用“應(yīng)付賬款”一個一級科目，“預付賬款”業(yè)務(wù)反映在“應(yīng)付賬款”的借方?！皯?yīng)付賬款”科目借方藍字反映實際支付的款項，借方紅字反映收到供應(yīng)商退回多付的款項；貸方藍字反映實際收到的材料、設(shè)備或藥品，貸方紅字反映退回供應(yīng)商的材料、設(shè)備或藥品；期末借方余額反映醫(yī)院實際預付、尚未到貨的款項，貸方余額反映醫(yī)院應(yīng)付未付的款項。有些應(yīng)付賬款由于債權(quán)單位撤銷或其他原因，使醫(yī)院無法歸還此筆款項時，即可作為一項收入，列入“其他收入”處理。對采購物品，會計結(jié)合采購合同審核“入庫單”，確認入庫數(shù)量和單價金額的真實合法性；對于接受勞務(wù)，結(jié)合有關(guān)合同和實物驗收證明，審核入賬的審批情況和金額的真實合法性。會計應(yīng)按實際發(fā)生的金額入賬。

2.２ 應(yīng)付賬款的結(jié)算

清晰的結(jié)算流程，能極大地增強財務(wù)工作的計劃性，減輕結(jié)算工作量，提高財務(wù)工作效率。首先要規(guī)定一個結(jié)算期（也就是信用期），根據(jù)各類物品的特點，規(guī)定不同種類物品的結(jié)算期限，根據(jù)醫(yī)院的結(jié)賬日期，以月為周期劃定一個時間周期為結(jié)算期，如劃定１ 個月或３個月為一個結(jié)算期，供應(yīng)商在這個結(jié)算期內(nèi)的所有交貨金額即為當月結(jié)算額。統(tǒng)一結(jié)算期是統(tǒng)一對賬、統(tǒng)一付款的前提，可大大提高工作效率。將結(jié)算工作劃分為以下幾個時間段：①對賬期：一般在醫(yī)院結(jié)賬日期結(jié)束后幾天內(nèi)，在此期間財務(wù)部門集中安排與供應(yīng)商的賬務(wù)核對工作。對賬結(jié)束后，雙方應(yīng)就對賬結(jié)果予以書面確認。②用款計劃提交期：屬于醫(yī)院內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，一般在月末進行。由采購部門提交下月付款計劃，財務(wù)部門根據(jù)資金狀況進行審核并將審核結(jié)果反饋給采購部門。③發(fā)票提交期：一般在對賬后幾天內(nèi)或付款日前幾天，由財務(wù)部門通過采購部門通知供應(yīng)商提交發(fā)票。④付款申請?zhí)峤黄冢阂话阍诟犊钊涨耙恢軆?nèi)，由采購部門根據(jù)審批后的付款計劃提交具體的付款申請單，按醫(yī)院付款審批流程進行審批。⑤付款期：一般每月集中一兩次付款，由財務(wù)部門根據(jù)付款計劃和付款申請單辦理貨款支付手續(xù)。

2.３ 應(yīng)付賬款的定期核對

根據(jù)應(yīng)付賬款管理的要求，應(yīng)當進行應(yīng)付賬款的定期核對。一是財務(wù)部門與采購部門之間的核對。二是采購部門與供應(yīng)商之間的核對。定期核對每一次物品的入庫情況、實際的發(fā)生額和每一筆貨款的結(jié)算情況，防止因為錯記、漏記而導致的差異，以便于及時進行調(diào)整和糾正。

3加強供應(yīng)商信息的管理

不同采購部門應(yīng)根據(jù)各自物品采購的種類設(shè)置供應(yīng)商的信息管理檔案，供應(yīng)商基礎(chǔ)信息的內(nèi)容通常應(yīng)包括以下信息：供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商簡稱、供貨商品類型、開始合作日期、結(jié)算方式、信用額度、信用期、首付比例、到貨比例、尾付比例、運保費承擔方、發(fā)票類型、我方經(jīng)辦人、對方經(jīng)辦人、供應(yīng)商電話、供應(yīng)商地址、供應(yīng)商銀行賬號等等。相關(guān)信息也要通知財務(wù)部門留存。供應(yīng)商的信息如供應(yīng)商名稱、賬號、電話等變化要及時進行更新，并告知財務(wù)部門作相應(yīng)的調(diào)整，保持與供應(yīng)商之間的溝通和聯(lián)系。并對應(yīng)付賬款進行賬齡分析，通過對醫(yī)院欠各供應(yīng)商貨款的時間長短、超過信用期的供應(yīng)商名稱和欠款金額、一定時期內(nèi)各供應(yīng)商產(chǎn)品品種的采購與付款金額等信息的分析，為醫(yī)院資金安排提供輕重緩急的依據(jù)，維護醫(yī)院對供應(yīng)商的良好信譽和合作關(guān)系。

4加強應(yīng)付賬款的內(nèi)控管理

①嚴格執(zhí)行“采購與付款業(yè)務(wù)”崗位職責分工控制制度，確保辦理采購和付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。②優(yōu)化付款安全的內(nèi)控措施，付款要經(jīng)過采購部門、財務(wù)部門兩方面審核確認無誤，經(jīng)院領(lǐng)導審批后才能付款。款項一般不允許開具現(xiàn)金支票，要確保款項付至供貨單位預留的賬戶和開戶銀行。③建立相應(yīng)的內(nèi)部審計監(jiān)督制度，充分發(fā)揮醫(yī)院內(nèi)部審計部門的作用。醫(yī)院內(nèi)部審計部門應(yīng)定期或不定期地對應(yīng)付賬款進行審計，檢查采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。對應(yīng)付賬款采購合同及原始憑證中的數(shù)量、價格及計算的正確性進行驗證，防范因管理不嚴出現(xiàn)的虛假交易、挪用、貪污及資金體外循環(huán)等問題。

應(yīng)付賬款的管理既是醫(yī)院財務(wù)管理的重要內(nèi)容，也是醫(yī)院綜合管理的重要組成部分，應(yīng)付賬款作為醫(yī)院的一項短期負債，具有金額量大，資金量連續(xù)、風險小、無利息的特點，利用應(yīng)付賬款產(chǎn)生的往來資金可以解決醫(yī)院暫時的資金需求，如何更好地利用這個信用工具為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)是我們今后研究的一項重要課題。另外，利用應(yīng)付賬款信息管理系統(tǒng)對醫(yī)院的往來賬款進行綜合管理，將更加準確、方便和快捷，可以提供各種分析報表，合理地進行資金的調(diào)配和資金支出預算的安排，更好提高醫(yī)院資金的使用效率。

主要參考文獻

［１］王海濤，蘭穎.最新醫(yī)院財務(wù)會計制度[M].北京：中國物價出版社，１９９９.