中核四川環(huán)保工程有限責(zé)任公司 蔣慶榮

隨著計算機的普及，財務(wù)會計軟件的日趨成熟，越來越多的單位采用計算機及會計核算軟件進(jìn)行賬務(wù)核算、報表生成與匯總、財務(wù)分析等財會工作，替代傳統(tǒng)的手工記賬方式。與傳統(tǒng)的手工記賬方式相比，利用信息化會計，總賬、明細(xì)賬自動登錄，可以自動進(jìn)行試算平衡、對賬、結(jié)賬，會計報表可以自動生成與匯總，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯，使日?？菰锏臅嫼怂愎ぷ髁看蟠鬁p輕，還能利用會計核算提供的數(shù)據(jù)和其他經(jīng)濟數(shù)據(jù)，借助計算機會計管理軟件的功能，幫助會計人員合理地籌措資金，運用資金，控制成本開支、編制財務(wù)計劃，進(jìn)行財務(wù)分析，為公司的決策提供依據(jù)等。由于所有數(shù)據(jù)都以二進(jìn)制方式存儲在計算機環(huán)境中，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，在會計數(shù)據(jù)處理流程，處理方式，內(nèi)部控制方式及組織機構(gòu)等方面都與手工處理有許多不同之處，使傳統(tǒng)的會計控制方式遇到了挑戰(zhàn)，也為公司的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題，對公司內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，由于會計信息系統(tǒng)的特殊性，建立一整套適合信息化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。

一、會計信息化與傳統(tǒng)手工會計的比較分析

(1)在手工記賬方式下，一切的經(jīng)濟活動都記錄在不同的紙質(zhì)文件上，有據(jù)可查，具有較好的直觀性，財務(wù)人員各自在自己的權(quán)力與責(zé)任范圍內(nèi)制作記賬憑證，登記會計賬簿，編制會計報表，并在上面簽字或簽章，有利于核對，相互制約，責(zé)任分明。這種原件上的數(shù)據(jù)如果被人修改，容易留下能辨別的痕跡。在會計信息化環(huán)境下，記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，電子賬簿的準(zhǔn)確與完整完全依賴于記賬憑證，因而使用者要確保記賬憑證輸入的準(zhǔn)確、完整，雖然最終也會輸出機制的會計憑證，賬簿與報表，但這一切都取決于存儲在計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是無形的，改動時也基本不留痕跡，要安全地保存這些數(shù)據(jù)也與保存紙質(zhì)文件有一些不同。

(2)在手工記賬方式下，憑證要經(jīng)相應(yīng)部門審核簽章后才能登記入賬，財務(wù)部門經(jīng)過長期的探索，實踐，總結(jié)，建立了一整套內(nèi)部會計控制制度，各會計人員做到權(quán)責(zé)分明、相互制約、相互監(jiān)督以確保會計數(shù)據(jù)資料真實、完整，保護(hù)單位資產(chǎn)的安全、完整和確保國家有關(guān)法律法規(guī)和單位內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。會計核算的質(zhì)量取決于會計人員的業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度以及對會計有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行效果。實行信息化會計后，記賬憑證經(jīng)操作員制單錄入、審核后，就可以由于軟件自動生成總賬，明細(xì)賬，日記賬，余額表等多種標(biāo)準(zhǔn)賬表，并可以打印出來，在未輸出之前，也是保存在電腦中，使會計資料的書面形式減少，并帶來新的簽字、審核、記賬方式問題。采用信息化后，除軟件可自動有一定的校對、審核功能外，出納簽字，主管簽字，審核員審核憑證都在電腦上完成，以確保記賬憑證與原始憑證相符，會計分錄的正確。這使得部份手工記賬方式下的內(nèi)部控制制度在實行信息化后沒有存在的必要，如不需要平行登記賬簿來防止差錯；不需手工編制科目匯總表，不需核對總賬和明細(xì)賬；人員的授權(quán)方式與崗位的設(shè)置也有了新的變化。

(3)會計信息化帶來了新的安全問題，由于數(shù)據(jù)存儲在電腦中，數(shù)據(jù)易于被未經(jīng)授權(quán)的人員瀏覽，復(fù)制，系統(tǒng)在聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中易于被入侵，系統(tǒng)也可能被人有意無意地修改和刪除而不易察覺，這都給數(shù)據(jù)的安全完整構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅，給有不良企圖的人員利用計算機進(jìn)行貪污、舞弊等違法犯罪行為提供了方便，從而可能給單位帶來不可估量的損失。

二、加強會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的途徑

(一)建立健全相應(yīng)的信息化會計崗位責(zé)任制度

1、領(lǐng)導(dǎo)要重視

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司的實際情況和會計業(yè)務(wù)的需要，結(jié)合信息化工作的特點，按不相容職務(wù)相互分離的原則，合理設(shè)置會計及相關(guān)工作崗位，明確職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡機制，防止和減少舞弊行為的發(fā)生，保證會計資料合法、真實、準(zhǔn)確、完整。加強公司監(jiān)督，建立健全合理的內(nèi)部控制制度，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，而且《會計法》規(guī)定單位負(fù)責(zé)人要對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負(fù)責(zé)，所以領(lǐng)導(dǎo)必須重視內(nèi)部控制制度的建立。

2、會計信息化崗位的設(shè)置

一般地，會計信息化后的工作崗位可分為基本會計崗位和信息化會計崗位?；緯媿徫话ǎ簳嬛鞴?、出納、會計核算、會計稽核、會計檔案管理等工作崗位。信息化會計崗位一般可分為：系統(tǒng)管理員、賬套主管（可由系統(tǒng)管理員兼）、操作員、審核記賬員、系統(tǒng)維護(hù)員，會計檔案資料保管員等。

系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，可以建立、刪除賬套、設(shè)置數(shù)據(jù)備份計劃，添加用戶并合理設(shè)置用戶權(quán)限、操作上機日志并負(fù)責(zé)信息化系統(tǒng)的日常管理工作，保障系統(tǒng)的正常運行；賬套主管則可以建立、刪除年度賬，修改賬套和具有可對整套賬的操作權(quán)限；操作員負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，打印記賬憑證、會計賬簿、報表和進(jìn)行部分會計數(shù)據(jù)處理工作；審核記賬員負(fù)責(zé)對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核，操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進(jìn)行確認(rèn)，防止利用計算機進(jìn)行舞弊；系統(tǒng)維護(hù)員負(fù)責(zé)保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)；會計檔案資料員崗位主要是根據(jù)《會計檔案管理辦法》對會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料以及各類數(shù)據(jù)磁盤、光盤的收集、保管、查閱、保密等工作。

3、注意事項

在日常操作管理過程中，系統(tǒng)管理員應(yīng)根據(jù)電算人員的職責(zé)和權(quán)限設(shè)置用戶并分配適當(dāng)?shù)臋?quán)限；憑證的簽字、審核、查詢、打印以及賬簿的打印權(quán)限應(yīng)合理分配給用戶，非出納人員不能授予出納權(quán)限；基礎(chǔ)選項設(shè)置項只能看不能修改，并督促他們設(shè)置用戶密碼并經(jīng)常更改、不得泄漏，各操作人員只能在賦予的權(quán)限內(nèi)操作系統(tǒng)，不得越權(quán)，不允許修改、作廢他人填制的憑證，出納憑證必須由出納簽字，所有憑證需經(jīng)主管會計簽字后才能記賬。權(quán)限分配細(xì)化，使執(zhí)行的每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都有適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和不相容職務(wù)分離控制，賦予一部份人員輸入憑證，一部份人員審核憑證，一部份人可查看憑證，一部份人可打印憑證，以確保輸入記賬憑證正確，財務(wù)數(shù)據(jù)不被非授權(quán)人員查看。及時查看上機日志，定期備份日志并存檔。所有的信息化操作人員都應(yīng)當(dāng)經(jīng)會計信息化培訓(xùn)，并取得財政部門頒發(fā)的會計信息化合格證，同時加強職業(yè)道德教育，提高政治素質(zhì)，強化責(zé)任心?；緯媿徫缓托畔⒒瘯媿徫?，可在保證會計數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。

(二)建立會計信息化操作管理制度

(1)明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，強化安全意識，對操作密碼要嚴(yán)格管理，杜絕未經(jīng)授權(quán)的人員操作會計軟件。密碼設(shè)置要字母和數(shù)字組合，長度要8位以上，不能太短，也不能太簡單，更不要用生日和電話號碼作密碼，防止被人輕易破解。因為知道一個操作員的用戶名和密碼，就相當(dāng)于擁有了他操作軟件的相應(yīng)權(quán)限，泄漏密碼對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全構(gòu)成了相當(dāng)大的危害，必須經(jīng)常更改和嚴(yán)格管理。

(2)預(yù)防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記入賬。制單人員要對原始憑證進(jìn)行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報告；對記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按規(guī)定更正、補充。記賬憑證應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)過審核的原始憑證及有關(guān)資料編制。審核人員對輸入的憑證按照財會制度的要求，核對記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確，如果有誤，應(yīng)交與制單人員修改后再審核。如果需要出納和主管會計簽字，應(yīng)在他們簽字后再審核。

(3)操作人員離開機房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計系統(tǒng)，防止非授權(quán)人員利用此用戶操作信息化軟件。

(4)根據(jù)本單位實際情況，由專人保存必要的上機操作日志，所有上機日志經(jīng)系統(tǒng)管理員打印后，由檔案管理人員按《會計檔案管理辦法》的要求管理。

(三)建立計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度

(1)保證機房設(shè)備安全和計算機正常運行是進(jìn)行會計信息化的前提條件，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)，保持機房和設(shè)備的整潔，具備防雷，防火、防盜的措施，防止意外事故的發(fā)生。

(2)確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；給電腦配備不間斷電源，防止意外的停電對系統(tǒng)造成意外中止；不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入機房，非授權(quán)人員不準(zhǔn)操作本電腦；數(shù)據(jù)要每天備份，對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份，并存放在不同的房間，以備系統(tǒng)在崩潰時恢復(fù)系統(tǒng)。在聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)中，還要加裝相應(yīng)的防火墻等軟件，防止別人攻擊系統(tǒng)、非法獲取會計資料。

(3)對正在使用的會計核算軟件進(jìn)行修改、對通用會計軟件進(jìn)行升級和計算機硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，要有一定的審批手續(xù)；在軟件修改、升級和硬件更換過程中，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。

(4)健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進(jìn)行排除的管理措施，保證會計數(shù)據(jù)的完整性。在操作過程中，如發(fā)現(xiàn)機器有異響，有糊味，應(yīng)立即關(guān)機并及時上報，故障未消出前不能再開機，發(fā)現(xiàn)軟件運行有問題，要即時報告系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)員。

(5)健全必要的防治計算機病毒的措施。安裝一些必要的殺毒軟件并及時升級。所有外來的程序，如需在本機上運行，要先在別的計算機上經(jīng)檢測無病毒后才可以進(jìn)行。

(四)建立信息化會計檔案管理制度

(1)根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，采用電子計算機進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。根據(jù)《會計電算化管理辦法》的規(guī)定，已經(jīng)采用電子計算機替代手工記賬的，其會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。信息化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)。

(2)信息化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)，建立完善的借閱、歸還制度。出納人員不得兼任會計檔案的保管。

(3)要購置必要的檔案保管設(shè)備，對信息化會計檔案管理要做好防磁、防火、防盜、防潮和防塵等工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點，以確保數(shù)據(jù)的安全。

(4)采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失?，F(xiàn)在優(yōu)盤和移動硬盤也比較普及，少量的可以用優(yōu)盤備份，大量的數(shù)據(jù)備份可以用移動硬盤。現(xiàn)在一個年度賬套每天的數(shù)據(jù)備份就多達(dá)上百兆，而這種數(shù)據(jù)經(jīng)常在變化，長期保存價值不大，適合用移動硬盤來備份。一個會計年度末，還可以把數(shù)據(jù)保存在不能修改的光盤上。

三、結(jié)論

建立完善的內(nèi)部控制制度并把各項措施貫徹落實到實處，經(jīng)常檢查制度的執(zhí)行情況，評價執(zhí)行的效果，及時發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)控制環(huán)節(jié)中存在的問題，以保證信息化會計信息系統(tǒng)的安全和正常運行，確保會計數(shù)據(jù)的真實、完整和有關(guān)法律法規(guī)及規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，防止各種舞弊行為的發(fā)生，從而為公司創(chuàng)造更好的經(jīng)濟效益。

[1]張新平.《ERP環(huán)境下企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制淺探》，《財會通訊》（綜合）2012年第 1期（上）

[2]陳云.《信息化環(huán)境下財務(wù)管理的內(nèi)部控制建設(shè)》，《中國總會計師》2011年11月

[3]王金剛,續(xù)鳴.《淺談會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制》，《財會通訊》（綜合）2011年第4期（中）