黃乙妹

摘要：教學(xué)管理是高校管理工作的核心內(nèi)容。教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理工作的最基層管理者，承擔(dān)上傳、下達及聯(lián)系全院各相關(guān)部門的工作，是教務(wù)管理部門與具體教學(xué)單位的橋梁，是師生聯(lián)系的紐帶。教學(xué)秘書工作質(zhì)量將直接影響學(xué)院教學(xué)質(zhì)量。因此，從教學(xué)秘書的重要作用入手，以教學(xué)秘書的工作特點為著眼點，提出了當(dāng)好高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；作用；特點；素質(zhì)

教學(xué)工作歷來都是高校工作的重中之重，教學(xué)秘書作為教學(xué)管理隊伍的最基層管理者和執(zhí)行者，對維護高校良好的教學(xué)秩序和高質(zhì)量的教學(xué)工作起著非常重要的作用。正確認識教學(xué)秘書的作用，明確教學(xué)秘書的工作特點和應(yīng)具有的基本素質(zhì)，對做好教學(xué)秘書工作有著十分重要的意義。

一、教學(xué)秘書的作用

1、參謀和助手作用。教學(xué)秘書是高校教學(xué)工作的基層管理者，在工作中，面向老師和學(xué)生，是老師和學(xué)生的服務(wù)者，同時也是系部及學(xué)院的聯(lián)絡(luò)者，這就決定了教學(xué)秘書不是決策者，而是參謀和助手。教學(xué)秘書要明確角色定位，當(dāng)好參謀和助手，協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)做好本部門的教學(xué)管理工作及有關(guān)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行工作，維持教學(xué)工作有序、正常進行。在工作中做到“到位不越位，參與不干預(yù)，出謀不決策”。

2、橋梁和樞紐作用。教學(xué)秘書是高校教務(wù)管理部門與具體教學(xué)單位的橋梁，是師生溝通的紐帶，起著上令下達，下情上報，師生作用。學(xué)校教務(wù)部門下達的教學(xué)任務(wù)、教學(xué)信息等都由教學(xué)秘書向系部領(lǐng)導(dǎo)、老師和學(xué)生來通知、傳達，并將本部門的執(zhí)行情況，意見和建議及時反饋給教務(wù)部門，起著橋梁作用。教學(xué)安排、教師調(diào)課、學(xué)生對老師教學(xué)手段和教學(xué)方法等的意見和建議。也通過教學(xué)秘書來聯(lián)系和傳遞，教學(xué)秘書是師生聯(lián)系的紐帶。

3、監(jiān)控和研究作用。教學(xué)秘書作為基層管理人員，是對教學(xué)過程、教學(xué)質(zhì)量進行監(jiān)控。這就要求教學(xué)秘書經(jīng)常檢查教學(xué)計劃的執(zhí)行情況，協(xié)助檢查教學(xué)質(zhì)量，評估教學(xué)效果，并根據(jù)所掌握的情況進行不斷的總結(jié)、研究和分析，一方面在教學(xué)管理中形成自己的建議和意見，以便促進教學(xué)管理工作取得新進步；另一方面為教學(xué)管理、教學(xué)手段和教學(xué)方法提出建議和意見，出謀策劃，以保證教學(xué)秩序的順利進行和教學(xué)的不斷提高。

4、管理和育人作用。教學(xué)秘書職責(zé)規(guī)定了他們不僅要負責(zé)教學(xué)運行管理和日常管理，還要負責(zé)教學(xué)統(tǒng)計管理，這就要求教學(xué)秘書要具備較強的組織能力和管理水平。教學(xué)秘書在承擔(dān)教學(xué)管理任務(wù)的同時，又可以利用工作中與學(xué)生聯(lián)系廣泛的特點，在育人方面發(fā)揮積極作用，教學(xué)秘書通過與學(xué)生的日常聯(lián)系，有意識地給予學(xué)生幫助和指導(dǎo)，管理育人伴隨著教學(xué)的各個環(huán)節(jié)體現(xiàn)在日?，嵥榈墓ぷ鳟?dāng)中。

二、教學(xué)秘書工作特點

教學(xué)秘書在高校整體工作中具有非常重要的作用，直接影響系部乃至學(xué)院工作的開展。因此，對教學(xué)秘書的工作特點必須有深刻的認識和正確的理解。這對進一步做好教學(xué)秘書工作，具有非常重要的意義。

1、管理性。教學(xué)秘書從事的是對教學(xué)計劃實施過程中的常規(guī)管理，包括教學(xué)運行管理、教學(xué)例行管理和教學(xué)檔案管理。它的主要目的是維持正常的教學(xué)秩序。教學(xué)秘書從每學(xué)期的開學(xué)初至期末，始終圍繞著教學(xué)負責(zé)處理具體教學(xué)事務(wù)，從而保證教學(xué)活動正常、有序的開展。

2、服務(wù)性。教學(xué)秘書承擔(dān)著向全系教師宣傳系部、學(xué)院及上級主管部門所制定的各項規(guī)章制度的職能，同時也負責(zé)向全系教師傳達各類教學(xué)管理文件，主動征示和虛心聽取老師對學(xué)院教學(xué)管理工作的意見和建議，及時反饋信息和意見等工作，所以說教學(xué)秘書是上情下達，下情上達的服務(wù)者。即為系部領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考信息，又為老師的授課和學(xué)生的學(xué)習(xí)提供支持與幫助。

3、責(zé)任性。教學(xué)秘書工作是一項對責(zé)任心要求非常高，容易出現(xiàn)責(zé)任事故，又很難出成績的工作。這項工作瑣碎，繁雜、事多必須認真負責(zé)。稍有不慎就會影響到教學(xué)秩序，甚至造成教學(xué)事故。所以，基于這樣的一個責(zé)任性的特點，要求教學(xué)秘書要始終保持認真仔細、一絲不茍的精神，事事具有高度責(zé)任心。以保證教學(xué)工作的正常進行。

4、繁雜性。從工作內(nèi)容來看，教學(xué)秘書工作幾乎涉及全院（系）教學(xué)管理的各個方面，范圍廣，工作量大，具有繁雜性特點。從教學(xué)工作安排、教案、教學(xué)日志、學(xué)生作業(yè)批改情況的檢查，到重修與補考，調(diào)課與代課，考試和監(jiān)考安排及命題、試卷等等，既有常規(guī)性的教學(xué)管理工作，又有突發(fā)性教學(xué)異常情況管理，工作面面俱到，繁瑣而復(fù)雜。這就要求教學(xué)秘書而對多樣和繁雜的工作能溝通協(xié)調(diào)、合理安排，使得每項工作都順暢，正常進行。

5、形象性。教學(xué)秘書工作與其它各相關(guān)部門有著密切的聯(lián)系，擔(dān)當(dāng)著上傳，下達、聯(lián)系全院各相關(guān)部門的重擔(dān)。所以，教學(xué)秘書的言行和工作作風(fēng)代表著系部的整體形象。這就要求教學(xué)秘書不僅要形象端莊，作風(fēng)正派，言行穩(wěn)重，侃侃大方等素質(zhì)。而且還要體現(xiàn)出積極向上的良好工作作風(fēng)和較強的協(xié)調(diào)能力，在工作和各項活動中都起到表率作用。

6、原則性。教學(xué)秘書工作雖平凡，卻是一項原則性很強的工作。在工作過程中，難免遇到這樣或那樣的問題，這就要求教學(xué)秘書要嚴格按規(guī)章制度辦事、實事求是，冷靜客觀地反映和處理問題，原則性與靈活性相結(jié)合，既要維護學(xué)院的權(quán)威和規(guī)章制度的嚴肅性，又要做到公平、公正和公開，使領(lǐng)導(dǎo)、老師和學(xué)生信賴放心和滿意。

三、教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)

1、過硬的政治素質(zhì)。思想是行為的先導(dǎo)，什么樣的思想決定什么樣的行動。思想政治素質(zhì)是根本。這就要求教學(xué)秘書首先要有較高的政治覺悟，優(yōu)良思想品質(zhì)，熱愛祖國，政治立場堅定。能夠堅定不移地貫徹執(zhí)行黨的路線、方針和政策，并時刻牢記自己的角色任務(wù)——教學(xué)管理中任務(wù)的傳遞者和執(zhí)行者，時刻秉承“全心全意為老師和學(xué)生服務(wù)”這一原則。具有較強的責(zé)任感和服務(wù)意識。在思想和行動上與黨中央保持一致，熱愛教育事業(yè)，不怕辛苦，腳踏實地，大膽創(chuàng)新，立志獻身于教育事業(yè)。其次，教學(xué)秘書必須站在一定的高度去理解和思考問題，擺正自己的位置，認清自己所從事工作的重要性，要有嚴肅認真的工作態(tài)度和甘為人梯的事業(yè)心和敬業(yè)精神。

2、良好的職業(yè)道德素質(zhì)。教學(xué)秘書的崗位特點要求每一位合格的教學(xué)秘書要有良好的職責(zé)首選素養(yǎng)。“干一行，愛一行”。這是每一位教學(xué)秘書真正應(yīng)具有的基本職業(yè)道德素養(yǎng)。首先教學(xué)秘書必須真正熱愛自已的本職工作，要有嚴肅認真的工作態(tài)度和甘為人梯的事業(yè)心和敬業(yè)精神。教學(xué)秘書所從事的主要是服務(wù)性工作，工作繁雜而瑣碎，不僅任務(wù)繁重，頭緒多，而且任務(wù)急，有時回到家里也要處理工作之事，如果沒有一種服務(wù)意識和甘為人梯的敬業(yè)奉獻精神，很難做好教學(xué)秘書工作。其次，一個人的價值觀是通過對社會，對事業(yè)的奉獻來實現(xiàn)的，教學(xué)秘書要正確看待自己的人生價值，不管工作性質(zhì)如何，只要真心地?zé)釔鬯?，任勞任怨，嚴肅認真地做好每一件事，平凡的事業(yè)也同樣做出顯著的成績。從而顯示出教學(xué)秘書不平凡的人生價值。教學(xué)秘書還要從大局出發(fā)，圍繞教學(xué)這個中心開展工作，當(dāng)好參謀，發(fā)揮助手作用。

3、廣博的知識結(jié)構(gòu)素質(zhì)。第一，要具有相應(yīng)的專業(yè)知識。作為教學(xué)秘書，必須了解所在系部專業(yè)知識，熟悉各門學(xué)科的基本知識、結(jié)構(gòu)體系，教學(xué)大綱，教學(xué)計劃等，熟悉教學(xué)過程和教學(xué)規(guī)律，及時高效地完成日常教學(xué)管理工作，協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)處理、解決好教學(xué)中出現(xiàn)的各種問題，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)助手和參謀。第二，要具有較高的管理知識。教學(xué)管理既是學(xué)術(shù)管理又是行政管理。要把它當(dāng)做一門科學(xué)來學(xué)習(xí)，又要把它當(dāng)做一門藝術(shù)去研究。教學(xué)秘書要不斷地豐富自己的管理學(xué)知識，掌握先進科學(xué)的管理理念和方法，并通過實際工作、理論和實踐相結(jié)合，不斷地積累經(jīng)驗，只有這樣考驗才能保質(zhì)保量地完成本職工作。第三，要具有一定的秘書專業(yè)知識。很多教學(xué)秘書都不是文秘專業(yè)畢業(yè)的，甚至原來所學(xué)專業(yè)與秘書專業(yè)毫無關(guān)聯(lián)，這就要求教學(xué)秘書必須學(xué)習(xí)相應(yīng)的秘書專業(yè)知識，包括秘書學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、文秘處理等。并在工作中加以運用，不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高工作水平。第四，要具有一定的教育理論知識。在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書要經(jīng)常接觸學(xué)生，那么就必須了解學(xué)生的心理和生理特征，掌握一定的教育理論知識，只有這樣才能按照教育規(guī)律，達到管理育人、服務(wù)育人的目的。

4、較強的能力結(jié)構(gòu)素質(zhì)。教學(xué)秘書工作涉及面廣，綜合性強，這就要求既能當(dāng)專家，又能當(dāng)通才，不僅具有廣博的知識結(jié)構(gòu)，還要有較強的能力結(jié)構(gòu)。第一，統(tǒng)籌規(guī)劃能力。教學(xué)事務(wù)頭緒繁多，教學(xué)秘書不僅要有計劃地處理好每年、每學(xué)期、每時段的常規(guī)性教學(xué)事務(wù)，而且要對臨時性、突發(fā)性的各類事務(wù)進行處理，妥善、有序地安排，這就要求教學(xué)秘書事事做到心中有數(shù)，統(tǒng)籌規(guī)劃好每一項工作，把有限的精力合理地分配到各項工作中去，并在有限的時間內(nèi)做好全部的工作。第二，協(xié)調(diào)溝通能力。教學(xué)秘書工作經(jīng)常與教務(wù)部門、教師和學(xué)生打交道，起著橋梁和紐帶的作用。許多工作要順利完成，都要有相關(guān)部門和各類人員的相互配合與共同努力，要協(xié)調(diào)，處理各方面的關(guān)系，溝通各類人員關(guān)系，從而形成合力，順利完成各項工作。所以教學(xué)秘書要有很好的協(xié)作溝通能力。第三，寫作表達能力。由于工作需要，教學(xué)秘書要經(jīng)常根據(jù)教學(xué)情況撰寫，上報一些教學(xué)公文并處理事務(wù)中與工作對象反復(fù)磋商，上情下達，下情上達，解釋商議等。所以，教學(xué)秘書要具有一定的寫作能力和較強的語言表達能力，并注重方法，講求表達藝術(shù)，這樣工作才能完成得更快更好。第四，調(diào)研分析能力。教學(xué)秘書要對教學(xué)過程進行跟蹤調(diào)查，了解教師的教學(xué)情況，學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，檢查監(jiān)督教學(xué)環(huán)節(jié)的落實情況，所以，教學(xué)秘書要具有一定的調(diào)研分析能力，在工作中發(fā)現(xiàn)問題及時解決，及時處理，以保證教學(xué)質(zhì)量，從而提高教學(xué)效果。要重視教學(xué)信息采集，統(tǒng)計和管理，為領(lǐng)導(dǎo)提供完整、準確、有價值的信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。第五，應(yīng)用能力。應(yīng)用能力主要是指使用各種工具，設(shè)備的能力。高效快捷的工作方法不僅是時代提出的要求，也是衡量管理水平的重要標志，隨著辦公現(xiàn)代化水平的不斷提高，對應(yīng)用能力的要求也越來越高，一個優(yōu)秀的教學(xué)秘書除了具有以上幾種能力，還應(yīng)具備以下幾種工具和設(shè)備的操作使用能力：熟練計算機應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、打字、復(fù)印機、傳真機使用等。

5、良好的身心素質(zhì)。良好的身心素質(zhì)包括健康的身體和良好的心理素質(zhì)。強健的體魄是做好工作的基礎(chǔ)條件。教學(xué)秘書在緊張繁重工作之余要注意鍛煉身體養(yǎng)成良好的飲食生活習(xí)慣，保證身體處于健康狀態(tài)，為更好地工作打下良好基礎(chǔ)。教學(xué)秘書的地位特殊，角色重要，工作復(fù)雜，任務(wù)繁重，對其心理素質(zhì)提出了更高的要求。首先要正確認識和評價自己；二是要對待工作任勞任怨，主動適應(yīng)環(huán)境的變化，面對困難要有應(yīng)對的勇氣和信心。三是要有良好的情結(jié)修養(yǎng)，做到情緒穩(wěn)定，樂觀向上，不感情用事；四是要具有良好的自我調(diào)節(jié)能力，遇事不煩，不慌，以開朗豁達的性格和輕松平靜的心態(tài)去面對每一項工作。

6、嚴謹求實的工作作風(fēng)。教學(xué)秘書工作是教學(xué)運轉(zhuǎn)的神經(jīng)中樞，某個環(huán)節(jié)稍有疏忽，就會引發(fā)教學(xué)故事，影響整個教學(xué)過程，影響教學(xué)計劃的順利完成。所以，教學(xué)秘書要具有嚴謹求實的工作作風(fēng)。工作認真仔細，不可有絲毫的疏漏和懈怠。對待工作要做到有“六心”即虛心，耐心、熱心、用心、平常心和現(xiàn)任心；面對繁雜的工作要做到淡泊名利，有奉獻意識，統(tǒng)籌規(guī)劃每項工作，又不紕漏，有前瞻意識，工作方方面面照顧周到，有全局意識。

總之，教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，教學(xué)秘書的工作質(zhì)量直接影響學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量，在高校教學(xué)管理中具有舉足輕重的地位。隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教學(xué)管理工作將更加繁重和復(fù)雜，教學(xué)秘書將面臨更大的挑戰(zhàn)，在實際工作中要不斷提高自身的綜合素質(zhì)和管理水平，不斷完善自己，強化服務(wù)意識和奉獻精神，提高管理水平，為高校教育事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮其應(yīng)有的作用。