何 琴

（湖北中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校，荊州434020）

檔案管理存在的問題及對(duì)策

何 琴

（湖北中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校，荊州434020）

檔案管理；問題；對(duì)策

檔案管理工作中存在的主要問題：對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)：認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”、不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想，表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級(jí)管理部門要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性。加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持。

1 當(dāng)前檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理的重要性未被認(rèn)識(shí)有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理只是為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查，可有可無，對(duì)檔案管理的重要意義認(rèn)識(shí)不足，也沒有安排專業(yè)的部門和專業(yè)的人員從事檔案管理工作，檔案管理往往被邊緣化。由此，檔案管理工作的不受重視與檔案在人力資源開發(fā)與管理中的作用發(fā)揮不夠形成了惡性循環(huán)。

1.2檔案管理人員素質(zhì)不高檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，且比較繁瑣，要求工作人員細(xì)心、不急不躁。但當(dāng)前檔案管理人員的理論知識(shí)、文化素養(yǎng)等與合格檔案管理人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)要求有一定的差距。

1.3管理力量薄弱管理水平不高管理手段落后大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次，一些歸檔的材料不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

1.4檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全很多單位對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀、整潔及完整。

2 檔案管理工作的對(duì)策

2.1提高檔案管理人員素質(zhì)要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事檔案管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

2.2健全檔案管理制度建立檔案工作制度必須遵循以下要求：①規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。②簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。③堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。④堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門［2］。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

2.3改進(jìn)和完善檔案功能為使檔案記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)，對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

2.4管理手段信息化采用信息化管理手段信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多［1］。檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。

2.5強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)提高服務(wù)水平做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是有必要的檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

［1］李多.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的信用檔案及其管理和利用［M］.合肥：安徽大學(xué)出版社，2005：108.

［2］樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策［J］.科技風(fēng)，2008，18（6）：23.

10.3969／j.issn.1672-2779.2013.02.101

：1672-2779（2013）-02-0150-02

張文娟

2012-12-08）