馬榮霞，穆江平，焦盟燕

（1.河北民族師范學(xué)院，河北 承德 067000 2.承德供電公司人力資源部，河北 承德 067000）

高校人事檔案工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

馬榮霞1，穆江平1，焦盟燕2

（1.河北民族師范學(xué)院，河北 承德 067000 2.承德供電公司人力資源部，河北 承德 067000）

高校人事檔案管理工作相對(duì)滯后,存在人事檔案意識(shí)簿弱,管理制度不建全,管理人員配備不足,硬件條件較差,信息化、現(xiàn)代化水平不高等問(wèn)題,在一定程度上限制了人事檔案作用的發(fā)揮。其不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的方面有待于加以解決。

高校；人事檔案；對(duì)策；問(wèn)題

高校人事檔案是一種重要的信息資源，它記載了每個(gè)人不同時(shí)期、不同階段的經(jīng)歷，是德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的歷史材料的真實(shí)記錄；是組織人事部門對(duì)教職工培養(yǎng)、選拔、使用和管理的重要依據(jù)。加強(qiáng)人事檔案管理對(duì)提高人事工作的效率和質(zhì)量具有重要的意義和作用。隨著國(guó)家人事制度改革的不斷深化，對(duì)高校人事檔案管理工作提出了更高的要求，使人事檔案工作面臨著任務(wù)和挑戰(zhàn)，高校人事檔案管理中存在的問(wèn)題也日顯突出。

一、高校人事檔案存在的問(wèn)題

（一）人事檔案管理手段落后。隨著教育事業(yè)不斷的發(fā)展、教職工隊(duì)伍逐漸擴(kuò)大，使得人員增加和個(gè)人檔案材料也相應(yīng)地增加，導(dǎo)致人事檔案管理工作日趨繁重。但是在當(dāng)今信息社會(huì)，人事檔案管理工作仍停留在原始的管理方式上，與現(xiàn)代化要求差距較大，已不能適應(yīng)高校事業(yè)發(fā)展和社會(huì)的需要,嚴(yán)重制約了高校人事檔案管理工作的發(fā)展。工作環(huán)境方面已不能適應(yīng)當(dāng)今信息化社會(huì)，例如絕大多數(shù)的檔案管理人員還在比較簡(jiǎn)陋的檔案室里,依然靠手工進(jìn)行審核、收集、分類、歸檔、書寫、整理。工作流程方面也缺少必要的優(yōu)化，今天剛處理完了調(diào)資表，明天又有職稱材料入檔，手頭的任職考察材料沒(méi)處理完，年度考核材料又要收集。最終導(dǎo)致的結(jié)果是人工管理工作量大、效率低、準(zhǔn)確性差。

（二）檔案材料內(nèi)容失真。人事檔案是組織選賢舉能的重要依據(jù)，這就要求人事檔案中每份材料的收集來(lái)源和內(nèi)容必須做到真實(shí)可靠、實(shí)事求是,不得有虛假、想象和夸張，不能摻雜任何水分。但在現(xiàn)實(shí)的人事檔案中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些檔案材料內(nèi)容中,填寫的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)厲等信息前后不一致，這種情況的出現(xiàn)主要是利益驅(qū)動(dòng)所為?！叭g一厲”與個(gè)人利益息息相關(guān)，所以本人在填寫檔案材料信息時(shí)故意把年齡填小、工作時(shí)間填早、文化程度填高，造成檔案材料信息前后矛盾，內(nèi)容失真。這些問(wèn)題給人事檔案管理工作造成諸多不便，嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性。同時(shí)也給組織人事部門辦理考察任免干部、調(diào)資、職稱評(píng)聘、以及退休年齡認(rèn)證等工作帶來(lái)許多困難。

（三）檔案管理意識(shí)薄弱。長(zhǎng)期以來(lái)有些相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)事不足，檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案工作在高校發(fā)展和人才工作中的地位和作用，也沒(méi)有真正把檔案工作列入議事日程，在思想上對(duì)檔案工作沒(méi)有足夠的重視，認(rèn)為人事檔案只是裱糊、裁剪、整理、裝訂、保管等事務(wù)工作，與學(xué)校的發(fā)展沒(méi)有直接聯(lián)系，只要不丟失、不泄密、能應(yīng)付如職稱評(píng)定、工資晉升、合同續(xù)聘、人事調(diào)動(dòng)、干部提拔時(shí)的查檔工作等日常工作就行。因此，使人事檔案管理工作變得無(wú)足輕重，很少有人過(guò)問(wèn)，在某種程度上缺乏應(yīng)有的理解與重視。人事檔案管理工作處于說(shuō)起來(lái)重要、作起來(lái)次要、忙起來(lái)不要的處境。人事檔案管理人員在日常工作中僅僅局限“守?cái)偪撮T”、“充當(dāng)保管”職能，不能充分發(fā)揮人事檔案的自身優(yōu)勢(shì)和作用。

（四）檔案材料缺漏嚴(yán)重。隨著高校人事制度的改革和辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，對(duì)人才的關(guān)注成為高校求生存求發(fā)展的重心，社會(huì)人才引進(jìn)與人才流動(dòng)成為必然。在人才吸納調(diào)動(dòng)過(guò)程中檔案材料“缺漏”甚至“棄檔”現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，從而給人事檔案管理工作造成很大的困難，致使檔案管理工作任務(wù)日益加重。面臨如此復(fù)雜的形勢(shì)，人事檔案管理工作必須加強(qiáng)和改進(jìn)。

二、加強(qiáng)高校人事檔案管理對(duì)策

（一）抓好基礎(chǔ)建設(shè)，使人事檔案工作適應(yīng)新形勢(shì)、新發(fā)展、新要求的需要

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是組織人事部門發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。高校人事檔案管理工作應(yīng)首先要做到“四化”。一是收集整理程序化。要嚴(yán)格按照人事檔案管理規(guī)定和要求、收集鑒別、驗(yàn)收分類、整理加工檔案材料。嚴(yán)把材料入口關(guān)，對(duì)個(gè)人信息材料要認(rèn)真審查核對(duì)，杜絕檔案材料前后矛盾不一致的現(xiàn)象發(fā)生。使材料齊全完整，真實(shí)可靠；二是設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化。抓好檔案管理設(shè)施建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的重要條件，高校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案管理工作，加大檔案管理的投資力度、使軟硬件跟上時(shí)代的發(fā)展需要，要按照要求配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品、微機(jī)和專用設(shè)備等，從而改善工作環(huán)境，使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化；三是管理工作制度化。要執(zhí)行建全完備的檔案管理制度，使干部人事檔案工作走向規(guī)范。保證檔案管理工作有序開(kāi)展,做到有章可循,對(duì)涂改檔案信息、弄虛作假者，做到違法必糾；四是服務(wù)利用效能化。人事檔案工作目的就是要開(kāi)發(fā)人力信息資源，發(fā)揮利用效能，人事檔案管理人員必需增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平,在全面、準(zhǔn)確、高效上下工夫.改變長(zhǎng)期以來(lái)的被動(dòng)服務(wù)方式，做到勤于主動(dòng)服務(wù),善于主動(dòng)服務(wù),為高校事業(yè)發(fā)展和組織人事部門提供有一定深度的超前性服務(wù)。在不影響保密的情況下，為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要提供利用服務(wù)。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)，確保檔案管理適應(yīng)高校的快速發(fā)展

高校是人才聚集之地，因而對(duì)人事檔案管理更為重要，提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好這項(xiàng)工作的重要保證。檔案管理需要一批黨性強(qiáng)、思想素質(zhì)好、工作作風(fēng)扎實(shí)、公道正派、有科學(xué)管理能力能夠掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)的干部隊(duì)伍。相關(guān)部門要重視加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想教育工作，使檔案管理人員成為既懂專業(yè)知識(shí)，又適應(yīng)信息化要求的檔案管理新型人才。

（三）進(jìn)一步解放思想更新觀念，努力實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理

加快人事檔案信息化建設(shè)步伐是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必由之路。檔案管理信息化改變過(guò)去那種單從紙質(zhì)檔案了解干部的傳統(tǒng)方式，可以極大地提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。目前自動(dòng)化辦公基本普及，為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化提供了物質(zhì)保證。我們可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案動(dòng)態(tài)管理。采用將人事檔案資料信息存儲(chǔ)電腦中，如干部的個(gè)人情況、主要經(jīng)歷、德才表現(xiàn)、專業(yè)技能等有關(guān)信息并對(duì)材料信息不斷更新、充實(shí)，以保證檔案材料內(nèi)容全面和完整。同時(shí)，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，全面記錄和反映干部的情況，確保人事檔案信息的完整性、時(shí)效性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。人事檔案管理信息化建設(shè)能為高校組織人事部門提供方便、快捷直接的服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)也可實(shí)現(xiàn)資源共享,極大地提高了工作效率和質(zhì)量。

（四）針對(duì)檔案材料缺漏和“棄檔”現(xiàn)象的解決對(duì)策

形成一級(jí)抓一級(jí),層層有人抓，形成上下齊抓共管的合力。首先，檔案管理人員在收集檔案材料時(shí)，應(yīng)采取靈活多樣的收集方法，作到即普遍與重點(diǎn)收集,定期與平時(shí)收集,校內(nèi)收集與外部收集等。在收到外單位引進(jìn)、調(diào)入人員檔案時(shí)，要認(rèn)真逐項(xiàng)審查、核實(shí)，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，要做到口勤、手勤、腳勤，及時(shí)與原單位聯(lián)系追補(bǔ)所缺漏材料。其次，檔案收集工作應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)。把收集工作做得更細(xì)、更好、建立校內(nèi)外聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，保證歸檔材料及時(shí)齊全完整。再次，嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案轉(zhuǎn)遞制度及有關(guān)規(guī)定，檔案轉(zhuǎn)遞必須做到材料齊全手續(xù)完備,轉(zhuǎn)遞及時(shí),按規(guī)定辦事,絕不允許個(gè)人自帶檔案,維護(hù)人事檔案的機(jī)密性和嚴(yán)肅性。對(duì)人才引進(jìn)中“棄檔”問(wèn)題要堅(jiān)決堵塞“綠色通道”糾正“重新建檔”作為人才引進(jìn)的優(yōu)惠政策的這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)及做法，要從源頭上杜絕“棄檔”現(xiàn)象發(fā)生，確保人檔同步管理。

總之，隨著高校事業(yè)的發(fā)展和人事制度的不斷改革，要求高校人事檔案管理必須要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，適應(yīng)時(shí)帶發(fā)展要求和需要。積極推動(dòng)高校人事檔案管理制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。使檔案信息內(nèi)容完整、真實(shí)可靠，能及時(shí)全面反映廣大教職工工作能力和工作業(yè)績(jī)，真正實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。才能為高校選拔人才、使用人才提供科學(xué)合理的依據(jù)，才能為高校的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。

G647

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2095-3763（2013）04-0120-02

2013-03-06

馬榮霞（1958-），女，河北灤平人，河北民族師范學(xué)院高級(jí)政工師。