張金紅

【摘 要】根據(jù)辦公用品管理流程和特殊要求，結(jié)合微軟Excel軟件的優(yōu)點(diǎn)、網(wǎng)頁(yè)安全性，評(píng)價(jià)了利用微軟Excel軟件數(shù)字化管理辦公用品的可行性及便利性，同時(shí)給出了具體的實(shí)現(xiàn)方案。

【關(guān)鍵詞】微軟Excel；辦公用品；多表管理；在線服務(wù)

計(jì)算機(jī)及其技術(shù)的應(yīng)用、普及，使得人們?cè)谏a(chǎn)生活中的勞動(dòng)強(qiáng)度顯著降低，而處理數(shù)據(jù)的效率大幅提高。微軟Office辦公軟件中的Excel操作簡(jiǎn)單快捷，其最主要的作用是制作表格和數(shù)據(jù)計(jì)算，即：處理報(bào)表，利用Excel內(nèi)置或用戶定義的函數(shù)實(shí)現(xiàn)復(fù)雜運(yùn)算。一些通用軟件做賬目比較繁瑣，而采用Excel則有諸多優(yōu)點(diǎn)，并可實(shí)現(xiàn)多個(gè)賬目副本同時(shí)制作，彼此之間可對(duì)比和實(shí)時(shí)更新，從而節(jié)省人工對(duì)賬時(shí)間。針對(duì)繁復(fù)和瑣碎的辦公用品管理，本文論述了采用微軟Excel進(jìn)行辦公用品數(shù)字化管理的可行性，并給出了具體的實(shí)現(xiàn)方案。

1.辦公用品數(shù)字化管理的總體設(shè)計(jì)

1.1應(yīng)用需求分析

大至企業(yè)，小到具體的辦公室都有一些必備辦公用品（包括耗材和一些貴重物品）需要管理，并涉及計(jì)劃、采購(gòu)、庫(kù)存、借領(lǐng)（包括歸還某些循環(huán)使用物品）等方面工作，人工管理非常繁瑣，為規(guī)范操作，確保所需，避免浪費(fèi)、減少人為失誤，可考慮通過(guò)軟件進(jìn)行自動(dòng)化管理。在這方面Excel有著諸多優(yōu)勢(shì)：

（1）一個(gè)工作簿可包含多個(gè)工作表，可用來(lái)組織相關(guān)信息。同時(shí)可對(duì)多張工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總計(jì)算。

（2）從安全角度考慮，管理員本機(jī)可實(shí)現(xiàn)安全操作，實(shí)時(shí)備份。

（3）所生成的每個(gè)表單可進(jìn)行排序、自動(dòng)篩選（按選定內(nèi)容篩選）、高級(jí)篩選（適用于復(fù)雜條件）。篩選區(qū)域僅顯示滿足條件的行（即“記錄”），該條件由針對(duì)某列（即“字段”）指定。篩選只是暫時(shí)隱藏不必要顯示的行。

（4）可利用公式（函數(shù)、引用、常量、運(yùn)算符）聯(lián)動(dòng)若干個(gè)單元格顯示。

（5）支持VBscript語(yǔ)言，通過(guò)自定義函數(shù)，編輯代碼，運(yùn)行宏命令實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)計(jì)算與方案分析等一系列功能。

基于以上優(yōu)點(diǎn)，可將傳統(tǒng)的人工管理手段和辦公用品管理制度交由Excel來(lái)實(shí)現(xiàn)，幫助管理員分析信息，協(xié)調(diào)收支，實(shí)現(xiàn)賬目基本功能，降低成本，同時(shí)方便用戶及時(shí)了解領(lǐng)用信息、庫(kù)存情況。

1.2辦公用品數(shù)字化管理的總體框架

圖1 采用Excel實(shí)現(xiàn)辦公用品管理的基本思路和構(gòu)架

1.2.1設(shè)計(jì)思路

采用Excel實(shí)現(xiàn)辦公用品管理的基本思路和構(gòu)架如圖1所述，管理軟件的具體構(gòu)架如下：

（1）建立五個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)（即在工作簿A上建立的五個(gè)表單）：庫(kù)存表、入庫(kù)表（采購(gòu)記錄）、出庫(kù)表（領(lǐng)用/借用記錄）、庫(kù)存限制（最大存貨量，可變更）、領(lǐng)用限制。

（2）建立三個(gè)數(shù)據(jù)報(bào)表（在工作簿B上建立的幾個(gè)表單，）：下月采購(gòu)單、個(gè)人領(lǐng)取記錄、本月出庫(kù)記錄。

（3）設(shè)置四項(xiàng)操作：本月入庫(kù)錄入、本月領(lǐng)用申請(qǐng)、查詢（庫(kù)存狀況、入庫(kù)狀況、出庫(kù)狀況）、報(bào)表生成及打印。

具體過(guò)程中，可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗(yàn)法則設(shè)定領(lǐng)取基準(zhǔn)，對(duì)于高檔/耐用辦公用品，盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不重復(fù)購(gòu)置，以上等細(xì)節(jié)規(guī)定將體現(xiàn)在Excel函數(shù)之中。

在設(shè)計(jì)管理軟件時(shí)將Excel與網(wǎng)頁(yè)相結(jié)合。對(duì)于非保密數(shù)據(jù)，可對(duì)其所在表單設(shè)置保護(hù)權(quán)限，通過(guò)“我的電腦”/“控制面板”上建立DSN與相關(guān)EXCEL連接，制作網(wǎng)頁(yè)（包含用VBscript編寫(xiě)的程序），使領(lǐng)用人通過(guò)局域網(wǎng)查閱相關(guān)信息（“只讀”屬性，不能更改），而管理員則擁有“更改”權(quán)限。

1.2.2 數(shù)據(jù)關(guān)系

管理員每月先執(zhí)行“本月入庫(kù)錄入”（上月要求采購(gòu)的條目），從而更新了庫(kù)存表、入庫(kù)表（購(gòu)買記錄）；而領(lǐng)用人可執(zhí)行“本月領(lǐng)用申請(qǐng)”（不能超過(guò)庫(kù)存表中存量限制，不能跨越領(lǐng)用人級(jí)別要求），從而更新出庫(kù)表、庫(kù)存表；根據(jù)庫(kù)存表、庫(kù)存表中存量限制和領(lǐng)用失敗狀況生成下月采購(gòu)單。

2.辦公用品數(shù)字化管理的細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)

由于辦公用品管理的繁復(fù)和瑣碎性，在具體實(shí)施時(shí)，以下問(wèn)題應(yīng)給予考慮或需要特別注意：

⑴管理員使用的文件在一個(gè)文件夾A，每次更新后，使庫(kù)存表、領(lǐng)用記錄等以獨(dú)立EXCEL表形式備份到文件夾B中，對(duì)文件夾B內(nèi)文件設(shè)安全級(jí)別，建立數(shù)據(jù)鏈接，以 HTML 格式動(dòng)態(tài)地呈現(xiàn)電子表格，因此其它用戶可以使用 Web 瀏覽器訪問(wèn)信息，進(jìn)行瀏覽、排序、篩選，通過(guò)“本月領(lǐng)用申請(qǐng)”格式輸入借領(lǐng)要求并申報(bào)給管理員。

⑵用品每次采購(gòu)價(jià)格可能有出入，每月采購(gòu)記錄輸入，填寫(xiě)采購(gòu)日期，而生成的庫(kù)存表中同一用品可能有幾條記錄（領(lǐng)用限制中有金額要求，在領(lǐng)用表中可追溯每條記錄來(lái)源，保證貴重不合格品的及時(shí)退還）。

⑶考慮用品自身特點(diǎn)和庫(kù)房要求，應(yīng)及時(shí)改動(dòng)“庫(kù)存限制”；考慮到使用狀況，應(yīng)及時(shí)改動(dòng)“領(lǐng)用限制”，以免不必要的儲(chǔ)存或過(guò)量積壓，確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、減小損失。

⑷辦公用品分耗材和循環(huán)用品（耐用、價(jià)高）兩種，前者可連續(xù)領(lǐng)取，后者是借用，應(yīng)設(shè)有歸還期限報(bào)警、循環(huán)使用期限（報(bào)廢處理），并在庫(kù)存表、出庫(kù)表中顯示標(biāo)記。

⑸在EXCEL表單中設(shè)計(jì)固定的報(bào)表格式，通過(guò)定義函數(shù)，運(yùn)行宏更改、給相應(yīng)單元格賦值。

⑹對(duì)EXCEL表單菜單欄“工具”-“宏”-“Visual basic編輯器”-“工程屬性”內(nèi)設(shè)密碼，避免誤改動(dòng)。

⑺如有質(zhì)量不合格用品，需要退還供貨商的，仍執(zhí)行常規(guī)入庫(kù)錄入，對(duì)應(yīng)數(shù)量寫(xiě)為負(fù)值，在備注列寫(xiě)原因，退還日期。領(lǐng)用人寫(xiě)退還申請(qǐng)（與領(lǐng)用申請(qǐng)一樣，對(duì)應(yīng)數(shù)量為負(fù)值，填好備注項(xiàng)，歸還循環(huán)用品時(shí)與此步同）。

此外，在滿足領(lǐng)用人瀏覽信息方面，可基于Macromedia Dreamweaver MX2004，運(yùn)用腳本語(yǔ)言編制，由MacromediaFireworks MX2004、UleadGIFAnimator結(jié)合產(chǎn)生圖片、動(dòng)畫(huà)，構(gòu)成一組網(wǎng)頁(yè)，兼顧美觀和安全。

3.結(jié)語(yǔ)

以上分析了利用微軟Excel軟件實(shí)現(xiàn)辦公用品數(shù)字化管理的可行性及便利性，希望根據(jù)以上構(gòu)思能夠完善辦公用品管理的基本功能，從而增加數(shù)據(jù)透明度，輔助紙面管理，使用戶及時(shí)了解庫(kù)存狀況，合理控制用品種類、數(shù)量，保證質(zhì)量；同時(shí)減輕管理員負(fù)擔(dān)，方便借用人及時(shí)了解相關(guān)信息，提高工作效率。