于新萍

【摘 要】信息技術的高速發(fā)展，給高校檔案工作者帶來了壓力和挑戰(zhàn)，同時也迎來了新的發(fā)展機遇。但是，人們盡管擁有越來越現(xiàn)代化的手段，但面臨的仍將是持續(xù)復雜的工作，如檔案信息資源的組織、整理、加工與建庫等，在網(wǎng)絡化、一體化過程中，還將會涉及資金、保密和知識產(chǎn)權保護、標準化、數(shù)據(jù)安全等問題。所以高校檔案信息化建設，應從檔案管理體制、管理設備設施、實現(xiàn)信息資源共享、管理人員素質及服務質量方面入手，徹底改革舊的管理模式，實行全開放型的科學管理。在建設中，高校檔案部門一定要轉變觀念，必須把信息化建設作為檔案基礎業(yè)務建設的重點來抓。

【關鍵詞】高校；檔案；信息化；建設；探討

著名檔案學家吳寶康教授指出：“我們正處在信息時代，檔案工作也由實體管理向信息管理與實體管理相結合的方向發(fā)展”可以說，運用現(xiàn)代信息技術，能夠將高校檔案檢索由成批檢索、聯(lián)機檢索發(fā)展成為聯(lián)網(wǎng)檢索，實現(xiàn)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡化，加快高校檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設，在部分高校建設示范性數(shù)字檔案館（室），開展大學生網(wǎng)上查詢檔案信息服務。

一、進一步加強檔案信息規(guī)范化和標準化建設

隨著我國高等教育規(guī)模逐步擴大，高校檔案信息化建設必將納入高校發(fā)展規(guī)劃，高校檔案部門要嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《高校檔案信息管理系統(tǒng)規(guī)定》 等相關法規(guī)，在學習研究國家有關政策法律、法規(guī)的基礎上，研究建立高校檔案信息化發(fā)展的政策法律、法規(guī)體系，形成高校檔案信息化工作的法制環(huán)境的保障體系。結合高校檔案信息化建設的實際情況，適時制定高校檔案電子文件、電子檔案管理的標準與規(guī)范及其實施細則。同時要加強對計算機、網(wǎng)絡硬件設備和軟件系統(tǒng)的管理。抓緊構建網(wǎng)絡安全體系，逐步完善檔案信息安全管理體制，落實信息安全責任制。建立健全電子文件的形成、流轉、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責任追究制度。堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施的目標。

二、加大資金投入，逐步改進檔案館（室）設備設施

提高檔案館（室）科學化管理水平，必須改進技術和設備，這就需要加大資金投入。搞好檔案館（室）的基礎設施建設，要建立適合保存檔案的專用庫房、閱檔室，增添必要的專業(yè)設備，以便做到恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，配備相應設備設施和軟、硬件設施。搞好檔案信息化建設，需要購置計算機、掃描儀、縮微設備、打印、復印等設備。建設大容量館藏需要大容量的電子貯存設備，包括大容量、高密度的硬盤和光盤及光盤庫，尤其對那些館藏百萬卷的檔案館來說，對貯存設備的容量要求就更高。在購置器材上，嚴把采購質量關，確保設備設施可靠實用。高校資金盡管都很緊張，但不能以節(jié)約為借口暫停建設。在資金籌措上，堅持爭取財政支持與積極自籌相結合。最基本的投入渠道是靠財政，一次解決不了的可以分批兌現(xiàn)。

三、進一步加強檔案信息化資源建設，促進檔案信息資源共享

“十五”期間，我國高校檔案工作取得了豐富而寶貴的經(jīng)驗。這些經(jīng)驗的取得是檔案發(fā)展進步的關鍵所在。檔案信息化建設的核心是資源建設，資源建設需從兩點來抓；一是館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，進一步擴大館藏能力，切實改善檔案保管條件。加快檔案數(shù)據(jù)庫建設，提高檔案數(shù)據(jù)庫質量。建立檔案館綜合信息平臺，使館藏全部檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)庫和文件機讀目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)字化，要有步驟的開展紙制檔案數(shù)字化工作，建立符合質量標準的檔案全文數(shù)據(jù)庫。對錄音、錄像、照片檔案進行數(shù)字化，建立多媒體數(shù)據(jù)庫。豐富和優(yōu)化館藏，館藏建設要注重建立內容豐富、結構合理的館藏體系。二是電子文件歸檔與電子檔案管理。從高校檔案工作的實際情況看，有一定的特殊性。“十一五”期間要加大檔案信息資源管理力度，規(guī)范電子文件歸檔、電子檔案接收與管理工作，調整接收、征集范圍。要以《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為指導，建立電子文件歸檔管理和電子檔案管理系統(tǒng)，電子文件與紙質文件并存的原則。有序推進高校檔案信息化建設，加快傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進程，科學整合各類檔案信息資源，促進檔案信息資源總量增加、質量提高、結構優(yōu)化；檔案信息化建設的目的是實現(xiàn)檔案信息資源共享，應用信息技術，提高檔案利用水平。加強多形式多層次共享平臺建設，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用水平和公共服務能力，促進檔案信息資源的共享和再利用。加快發(fā)展社會信息化，要求我們必須加快檔案信息化建設的步伐，建立高校檔案信息化的長效發(fā)展機制。

四、加強檔案信息化應用系統(tǒng)建設

（一）繼續(xù)推廣先進技術、實用的檔案管理軟件

按照“相對統(tǒng)一、標準通用”符合規(guī)范的檔案管理軟件的原則要求，推廣較高版本檔案管理軟件。為保證檔案信息交換、檔案信息共享創(chuàng)造條件。

（二）建立文檔一體化的信息管理體系

高校檔案館（室）要積極參與本系統(tǒng)、本地區(qū)的辦公自動化應用系統(tǒng)建設，對文檔一體化應用項目提出需求分析和設計要求，做好文檔管理系統(tǒng)與辦公自動化管理系統(tǒng)的銜接。實現(xiàn)檔案計算機管理系統(tǒng)與辦公自動化管理系統(tǒng)的融合。

（三）加強檔案網(wǎng)站建設

高校檔案館（室）應確立以網(wǎng)絡建設為基礎，盡快建立起以高校檔案信息資源網(wǎng)為主體的檔案服務公共體系，以信息資源建設為核心，積極參與電子文件和電子檔案上網(wǎng)工程。高校檔案館（室）和專業(yè)主管部門建立的檔案網(wǎng)站或網(wǎng)頁，應與其他高校檔案館（室）網(wǎng)站相鏈接。高校檔案館（室）網(wǎng)站要與校園辦公自動化同步發(fā)展，將館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫上網(wǎng)，為利用者提供更多更好的服務。充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)

站成為宣傳檔案工作、公開政務信息、開展檔案信息服務的窗口。電子政務和文檔一體化的推進，網(wǎng)上開放檔案和授權查閱成為檔案管理利用的一個新的發(fā)展趨勢，應不斷地加以完善和更新，要辦理獨立域名，設置用戶名和密碼，自主進行管理，并且要有計劃地上網(wǎng)開放檔案目錄以及已公開的文件、檔案全文信息為利用者提供更多的文檔信息服務。

五、結論

搞好高校檔案信息化建設工作要優(yōu)化專業(yè)結構，抓好隊伍建設，樹立服務理念。適應檔案事業(yè)快速發(fā)展的需要。一方面，使檔案技術的突飛猛進。檔案人員必須不斷更新知識結構才能適應形勢的發(fā)展，對館內人員可進行在職培訓或出去深造等各種形式的再教育。堅持以人為本，優(yōu)化人員結構，建立一支政治強，業(yè)務精，作風好的檔案干部隊伍，實現(xiàn)人盡其才，才盡其用。另一方面，需要大量的計算機信息處理人員，信息分析與研究人員，數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)與維護人員，計算機軟件、硬件人才，網(wǎng)絡環(huán)境創(chuàng)建與運行維護人員等；特別是檔案館（室）的領導和業(yè)務骨干必須接受有關計算機、網(wǎng)絡技術、數(shù)字化技術、信息管理、現(xiàn)代管理技術等知識的培訓，以適應新技術發(fā)展的需要。高校檔案部門要樹立一種開放意識和服務意識，增大開放度，改進服務方式。推進服務機制創(chuàng)新，為利用者創(chuàng)造一個良好的服務環(huán)境，使高校檔案部門真正成為一個為學校、乃至為整個社會服務的檔案信息中心。

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