紅杰

【摘 要】中等職業(yè)教育學(xué)校也在朝著更高層次的發(fā)展，建立學(xué)生電子檔案，全面記錄學(xué)生的成長歷程，是規(guī)范中職學(xué)校招生和辦學(xué)行為，認(rèn)真做好學(xué)生評(píng)價(jià)工作的重要手段，是幫助學(xué)生肯定成績，發(fā)現(xiàn)不足，促進(jìn)學(xué)生全面而有個(gè)性發(fā)展的重要措施，是落實(shí)高校招生自主權(quán)，促進(jìn)職校招生多元化的基礎(chǔ)工作，是為學(xué)生就業(yè)、升職提供的重要參考。學(xué)生檔案的管理對(duì)于開展學(xué)生工作的意義重大。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)生 檔案管理 現(xiàn)狀與對(duì)策

在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對(duì)的一個(gè)重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。

一、中職學(xué)生電子檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案人員觀念及專業(yè)素質(zhì)滯后“重藏輕用”“為保管而保管”的傳統(tǒng)觀念仍然存在，長期形成的封閉、被動(dòng)、單一等傳統(tǒng)思維，影響了醫(yī)院綜合檔案信息資源開發(fā)利用工作的深入開展；缺乏真正既懂檔案業(yè)務(wù)、又能熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。難以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的開發(fā)利用。

（二）學(xué)校電子檔案管理混亂。電子文檔管理的關(guān)鍵是標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)志是建設(shè)樞紐性的檔案信息數(shù)據(jù)中心，并安裝能夠?qū)愚D(zhuǎn)換各部門檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)版管理軟件。有些學(xué)校雖然已經(jīng)使用辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，但是由于種種原因，電子文檔處于無序、放任和無人管理的狀態(tài)，大量的電子文件積壓散存在學(xué)生管理科或班主任的電腦里。實(shí)際上還沒有建立一個(gè)對(duì)接各部門信息數(shù)據(jù)的檔案信息數(shù)據(jù)中心，也沒有安裝網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件。檔案載體將以電子為主，每年將產(chǎn)生大量的電子文件，如果在電子文件的形成、收集、整理、歸檔、檢索、傳遞、保護(hù)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)上缺乏一套統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模式和檔案管理軟件，電子檔案就不能相互轉(zhuǎn)化，文檔不能有效對(duì)接，直接影響電子政務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）是學(xué)校硬件投入嚴(yán)重不足，專業(yè)設(shè)施設(shè)備空白。搞檔案信息化，需要有專用軟件，配置計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、高速掃描儀、縮微機(jī)，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，配套信息安全防護(hù)措施等，這是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要一次性投入一筆資金，這些設(shè)施設(shè)備在有些職業(yè)學(xué)校是空白。從總體來看，學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案工作管理工作應(yīng)給予大力支持和資金投入，如果沒有上述設(shè)備，信息化建設(shè)只能是紙上談兵。遠(yuǎn)距離傳遞頻繁：由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會(huì)發(fā)生，學(xué)生的流動(dòng)性強(qiáng)，所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國調(diào)用都是時(shí)常出現(xiàn)的情況。

二、中職學(xué)生電子檔案管理對(duì)策

（一）健全組織提高素質(zhì)改善服務(wù)要從資源共享出發(fā)，建立健學(xué)校綜合檔案室，配備專職檔案員。建立規(guī)范的各類檔案庫房，指定專人管理。在各科室都應(yīng)配備兼職檔案員。在信息采集、加工、組織、服務(wù)方面，要面向網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實(shí)行開放型的服務(wù)，擺脫單個(gè)、重復(fù)、被動(dòng)、瑣碎的手工服務(wù)，多提供編研“精品”，通過最快捷的檢索途徑把檔案信息及時(shí)傳遞給班主任。建立健全校檔案與其他信息融合的一體化管理模式，實(shí)行信息、檔案管理一體化，建立一個(gè)結(jié)構(gòu)合理、功能齊全、運(yùn)行高效的信息中心。要加強(qiáng)檔案信息資源管理專門人才隊(duì)伍的建設(shè)。堅(jiān)持以人為本，始終把培養(yǎng)人才、建設(shè)隊(duì)伍、提高人的素質(zhì)放在第一位。加大培訓(xùn)力度，有針對(duì)性地安排各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高信息專業(yè)技能。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)優(yōu)化資金計(jì)劃，加大經(jīng)費(fèi)投入。要以辦公自動(dòng)化和內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)為基礎(chǔ)，以互聯(lián)網(wǎng)主頁網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為重點(diǎn)，把檔案信息資源軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)納入學(xué)校建設(shè)的總體格局，把檔案管理現(xiàn)代化與專業(yè)、版主熱和學(xué)生管理職能部門辦公自動(dòng)化同步安排、同步建設(shè)、同步發(fā)展。要把計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用作為檔案信息化建設(shè)的基本環(huán)節(jié)來抓，使那些符合業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)水平高的檔案管理軟件產(chǎn)品在學(xué)校檔案室得以廣泛采用，切實(shí)提高科學(xué)管理和有效利用的水平。

（三）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、明確職責(zé)。學(xué)生電子檔案建設(shè)是一項(xiàng)開創(chuàng)性、基礎(chǔ)性的工作，各級(jí)教育行政部門和學(xué)校要切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，確保學(xué)生電子檔案建設(shè)工作順利實(shí)施。各級(jí)教育行政部門要認(rèn)真做好招生和學(xué)籍管理工作，及時(shí)處理學(xué)生異動(dòng)，防止因異動(dòng)處理不及時(shí)影響電子檔案建立，要加強(qiáng)學(xué)校課程開設(shè)、學(xué)分認(rèn)定、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、體質(zhì)健康測(cè)試的督查力度，督促學(xué)校開齊課程、開足課時(shí)，及時(shí)完成學(xué)生評(píng)價(jià)的各項(xiàng)工作。建立學(xué)生電子檔案的主要責(zé)任在學(xué)校，校長是第一責(zé)任人，校長要立足于促進(jìn)每一個(gè)學(xué)生健康成長，為學(xué)生終身發(fā)展負(fù)責(zé)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的為每一個(gè)學(xué)生建立電子檔案。

（四）合理分工，責(zé)任到人。學(xué)生電子檔案內(nèi)容多、時(shí)間長、要求高、責(zé)任大，學(xué)校要把電子檔案建立工作與學(xué)校日常教育教學(xué)工作有機(jī)結(jié)合起來，合理分配到相關(guān)職能部門、學(xué)科教師、班主任和年級(jí)組，并責(zé)任到人，防止把建立電子檔案工作簡單性的交由學(xué)籍管理員、信息技術(shù)課教師或信息管理員處理。

中職學(xué)生檔案作為人事檔案的重要組成部分其管理工作要不斷改進(jìn)和更新，作為中職學(xué)生檔案者我們必須不斷探索新的工作思路和管理理念，不斷優(yōu)化工作方法、提高工作效率，并從日常工作實(shí)踐分析入手，提煉研究出多種潛在的檔案管理理念和方法，積極把人事單位和畢業(yè)生個(gè)體對(duì)檔案信息的需求結(jié)合起來，加大檔案信息的調(diào)研與開發(fā)；以為社會(huì)和學(xué)生提供捷徑和便利為根本，提高中職學(xué)生檔案信息利用的實(shí)效性和可操作性，努力為人事單位提供最直接、最準(zhǔn)確、最可信的信息數(shù)據(jù)，為人才的開發(fā)利用及社會(huì)和諧發(fā)戰(zhàn)做出積極貢獻(xiàn)。

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