申建東

摘要：本文通過對(duì)煤炭企業(yè)辦公用品的管控和制度建設(shè)，有效規(guī)范辦公用品的管理和流程，節(jié)約成本，提高辦公效率，減少鋪張浪費(fèi)，共同渡過當(dāng)前煤炭企業(yè)的低迷時(shí)期。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；成本控制；管理措施

針對(duì)當(dāng)前煤炭行業(yè)的形勢(shì)，從各方面加強(qiáng)各項(xiàng)費(fèi)用支出的管控與考核，制定了加強(qiáng)辦公用品制度管理控本降耗，把好成本的源頭關(guān)實(shí)施降本增效，本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則，規(guī)范公司辦公用品的管理與使用等各環(huán)節(jié)，深挖內(nèi)部潛力，減少鋪張浪費(fèi)，堅(jiān)持精打細(xì)算，減少開支，通過實(shí)施全面預(yù)算管理，努力實(shí)現(xiàn)滿足各部門辦公用品的使用要求，扎實(shí)提高節(jié)能降耗促進(jìn)辦公用品的合理化實(shí)用，充分運(yùn)用內(nèi)部市場(chǎng)化杠桿作用，調(diào)動(dòng)全員的成本管理積極性，提升員工節(jié)約意識(shí)。

一、消耗性辦公用品交舊領(lǐng)新管理制度

以往的管理是根據(jù)各部門部室人員每月進(jìn)行發(fā)放，有時(shí)發(fā)放的數(shù)量不夠正常辦公使用（因每個(gè)部門或部室工作性質(zhì)不同），還得需要再到辦公室領(lǐng)用辦公所需用品，而現(xiàn)在是對(duì)消耗性辦公用品執(zhí)行交舊領(lǐng)新制度，建立交舊領(lǐng)新臺(tái)賬（交舊領(lǐng)新制范圍包括計(jì)算器、訂書機(jī)、筆芯、文件夾（盒）、筆記記錄本、檔案袋、鼠標(biāo)、鍵盤、墨盒、拖把、公司印刷品、復(fù)印紙、膠水瓶、紙簍等），以上消耗性辦公用品領(lǐng)用時(shí)，由領(lǐng)用人填寫消耗性辦公用品使用表，消耗性辦公用品使用表，要有使用部門或部室負(fù)責(zé)人簽字方可到辦公室領(lǐng)取，辦公室每月對(duì)領(lǐng)取表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并裝訂，辦公室按照領(lǐng)用表情況做為下帳依據(jù)，以備后查。大頭針、曲別針注意回收復(fù)用，非正式的文件或初稿，利用廢稿件的背面打（復(fù)）印，提倡了節(jié)約之風(fēng)、精打細(xì)算之風(fēng)。嚴(yán)格控制了非生產(chǎn)性支出。

二、設(shè)備性辦公用品管理制度及維護(hù)

為了保證辦公設(shè)備合理的配置和使用，更好地服務(wù)于各部門或部室的各項(xiàng)工作，制定了設(shè)備性辦公用品的管理制度和維護(hù)辦法。

1.設(shè)備性辦公用品分類定義屬于固定資產(chǎn)類，真對(duì)設(shè)備性辦公用品進(jìn)行了分類及以下管理制度及措施（設(shè)備性辦公用品分類如下：辦公桌（椅）、文件柜、電話機(jī)、傳真機(jī)、打孔機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、碎紙機(jī)、電腦、空調(diào)、投影儀、汽車等），以上物資的實(shí)用與管理上，讓員工自覺愛護(hù)各類設(shè)備性辦公用品。例如辦公桌（椅）等凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成辦公設(shè)備損壞且不能維修的，按照管理辦法程序進(jìn)行報(bào)廢處理，報(bào)廢處理并制定了方案，一是由使用部門或部室填寫設(shè)備性辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單，并由部門主管簽字確認(rèn)。二是由使用部門或部室將設(shè)備性辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單報(bào)行政部審批，審批后交財(cái)務(wù)部審核并進(jìn)行賬務(wù)處理。三是由主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后辦理報(bào)廢手續(xù)，然后再辦理新的領(lǐng)用手續(xù)。如有不正當(dāng)使用或使用不合理而造成損壞的照價(jià)賠付，如有不賠付的按工資兩倍的價(jià)格從當(dāng)月工資中扣出，如價(jià)格較高當(dāng)月工資不夠賠付的逐漸扣出，直到扣出賠付標(biāo)準(zhǔn)為止。

2.設(shè)備性辦公用品的維護(hù)設(shè)立專人負(fù)責(zé)制度，統(tǒng)一管理及不定期對(duì)各部門或部室檢查，維護(hù)好公司設(shè)備性辦公用品，避免維護(hù)不及時(shí)給公司帶來損失。一是對(duì)電腦進(jìn)行不定期的檢查，檢查過程中如發(fā)現(xiàn)私自更換配置或私設(shè)IP地址影響公司網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的，對(duì)其違反者按照公司的員工獎(jiǎng)懲辦法進(jìn)行處理。二是對(duì)打印機(jī)和復(fù)印機(jī)的維護(hù)，打印機(jī)和復(fù)印機(jī)雖然是設(shè)備性辦公用品，但也是屬于比較貴重的易耗易損類辦公用品，將會(huì)不定期的進(jìn)行維修與維護(hù)，每一部門或部室都應(yīng)該愛護(hù)使用，按照程序操作實(shí)用，打印機(jī)和復(fù)印機(jī)在使用過程中如果發(fā)生不正常使用并損壞的，按照公司的員工獎(jiǎng)懲辦法追究使用人的責(zé)任。發(fā)生意外情況造成辦公設(shè)備損壞的除外。三是對(duì)下班后或外出及長(zhǎng)時(shí)間離開辦公室，必須確認(rèn)電源是否關(guān)閉，如發(fā)現(xiàn)一次扣除當(dāng)天工資。因沒有確認(rèn)電源是否關(guān)閉，給公司造成損失的視情節(jié)情況進(jìn)行處理，意外情況造成的除外。

三、工作作風(fēng)制度

辦公室的保密制度也尤為重要。網(wǎng)絡(luò)雖然發(fā)達(dá)，但是也不能單注重網(wǎng)絡(luò)的泄密，同時(shí)也要注重傳真機(jī)的作用，可以說傳真機(jī)接收的每一份資料都關(guān)系著公司的切身利益，特對(duì)傳真機(jī)也做出了相關(guān)管理制定，建立傳真簽收、登記臺(tái)賬，并進(jìn)行立檔備案。一是對(duì)傳真機(jī)不定期檢查，檢查接收傳真或?qū)ν獍l(fā)放傳真時(shí)是否有記錄，記錄是否完整。接收傳真應(yīng)建立單獨(dú)的傳真登記記錄臺(tái)賬，接收的每一份傳真都應(yīng)有傳真去向，是否送達(dá)了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門或部室，是否送達(dá)后有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門或部室的簽字，避免造成工作上的漏洞，嚴(yán)重的可能給公司帶來不必要的損失。二是對(duì)外發(fā)傳真，對(duì)外發(fā)傳真也建立了單獨(dú)的傳真登記記錄臺(tái)賬，對(duì)外發(fā)傳真時(shí)需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意并簽字，避免公司機(jī)密文件的外漏而造成不必要的損失。確實(shí)出現(xiàn)嚴(yán)重問題的移交司法機(jī)關(guān)。

四、結(jié)語

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)粗放式辦公用品管理的方式方法，逐步走向精細(xì)化管理道路，應(yīng)對(duì)當(dāng)前低迷的煤炭形勢(shì)，辦公室也應(yīng)做出減少鋪張浪費(fèi)人措施，最大程度的為企業(yè)節(jié)約不必要的開支。辦公用品雖然比不上井下的采煤設(shè)備或材料，但節(jié)約無處不在，同時(shí)也不分高低貴賤，各部門或部室對(duì)自己的節(jié)約工作予以總結(jié)，正確理解、有效執(zhí)行，以適當(dāng)形式進(jìn)行評(píng)比，對(duì)維護(hù)企業(yè)認(rèn)識(shí)高的員工進(jìn)行表彰，選出先進(jìn)，弘揚(yáng)節(jié)能減排的良好風(fēng)氣，形成“節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥”的良好風(fēng)尚，共同渡過當(dāng)前的低迷時(shí)期。