徐霞

【摘 要】學(xué)校精細(xì)化管理應(yīng)該是緊緊圍繞以人為本，以精心的態(tài)度，精心的過程，落實細(xì)節(jié)管理，實現(xiàn)學(xué)校管理效益最大化和最優(yōu)化的一種現(xiàn)代管理思想，高校輔導(dǎo)員必須秉持精細(xì)化管理的理念去管理和服務(wù)學(xué)生，而檔案管理在輔導(dǎo)員精細(xì)化管理中其中至關(guān)重要的作用。本文我們從細(xì)化檔案管理的必要性，檔案歸類和建檔過程三個方面進(jìn)行分析，細(xì)化檔案管理對高校輔導(dǎo)員工作將會產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；精細(xì)化管理；高校輔導(dǎo)員

隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，青年社會化過程的延長，以及大學(xué)生生活背景、思想狀況的多樣性和復(fù)雜性，高校學(xué)生工作面臨著許多新情況和新問題，結(jié)合當(dāng)今高校學(xué)生的特點和高校輔導(dǎo)員工作內(nèi)容的變化，高校輔導(dǎo)員必須秉持精細(xì)化管理的理念去管理和服務(wù)學(xué)生。細(xì)化學(xué)生檔案是精細(xì)化管理的前提，我們將從細(xì)化檔案管理的必要性，檔案歸類和建檔過程三個方面進(jìn)行分析。

一、建立學(xué)生檔案的必要性

現(xiàn)在大學(xué)生思想狀況的多元化，其出現(xiàn)的各種心理、突發(fā)事件等問題如果不能被輔導(dǎo)員及時發(fā)現(xiàn)并有效解決，情節(jié)嚴(yán)重時甚至釀成惡果。在這種情況下，如何實現(xiàn)對學(xué)生的精細(xì)化教育管理，實現(xiàn)輔導(dǎo)員工作的全覆蓋，讓每一個學(xué)生能夠得到應(yīng)有的指導(dǎo)和幫助，成為一個亟待解決的問題。

在學(xué)生的日常管理中怎樣做到既能服務(wù)學(xué)生又能對突發(fā)事件防范于未然，這就要求輔導(dǎo)員全面及時準(zhǔn)確的掌握學(xué)生的個人信息、學(xué)習(xí)生活情況和思想動態(tài)等，并對其建立起一套完整的學(xué)生檔案，以便及時研究和預(yù)測，對有心理問題的學(xué)生及時干預(yù)幫助。因此細(xì)化檔案管理應(yīng)成為輔導(dǎo)員工作的重中之重。

二、學(xué)生檔案的細(xì)化分類

常規(guī)的學(xué)生檔案只限于學(xué)生的生源信息，包括家庭住址、畢業(yè)學(xué)校和聯(lián)系方式等，我們認(rèn)為這些是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，輔導(dǎo)員應(yīng)該進(jìn)一步細(xì)化學(xué)生檔案，并能根據(jù)學(xué)生的情況及時對檔案進(jìn)行更新。我們將學(xué)生檔案分為以下四類：

（1）常規(guī)檔案。普通學(xué)生的常規(guī)檔案應(yīng)包括學(xué)生生源信息、家庭住址、家庭及個人聯(lián)系方式和學(xué)生的住宿情況等，這些檔案是輔導(dǎo)員必須掌握的，對學(xué)生工作起到鋪墊作用。

（2）違紀(jì)學(xué)生檔案。每個學(xué)校都會有部分叛逆的學(xué)生，他們對學(xué)校的管理及教學(xué)持有不屑的態(tài)度，而且這部分學(xué)生平時會表現(xiàn)為不遵守學(xué)校的規(guī)定，這部分學(xué)生應(yīng)成為輔導(dǎo)員關(guān)注的重點。對于違紀(jì)的學(xué)生應(yīng)單獨建立違紀(jì)學(xué)生檔案，內(nèi)容應(yīng)包括：違紀(jì)的時間，違紀(jì)事因，違紀(jì)次數(shù)，違紀(jì)談話記錄，學(xué)生保證書以及違紀(jì)談話后的表現(xiàn)等，對于多次違紀(jì)的學(xué)生應(yīng)及時通知家長，并將與家長溝通的結(jié)果記錄在違紀(jì)學(xué)生檔案中。

（3）貧困學(xué)生檔案。貧困生是學(xué)校資助的重點，學(xué)校會根據(jù)學(xué)生的貧困程度進(jìn)行不同的資助以幫助其完成學(xué)業(yè)，因此輔導(dǎo)員應(yīng)該建立一套完整的貧困檔案。貧困生檔案應(yīng)包括每個貧困生的具體家庭情況以及學(xué)生對自身情況的態(tài)度等，并應(yīng)該對每個貧困生跟進(jìn)，以便及時掌握家庭突變及對學(xué)生造成的心理影響，做到及時的輔導(dǎo)，并為其爭取相應(yīng)的資助機(jī)會。

（4）問題學(xué)生檔案。問題學(xué)生是細(xì)化學(xué)生檔案里最重要的一部分，是輔導(dǎo)員關(guān)注的重點。問題學(xué)生可以分為失戀引起的問題學(xué)生，家庭生長環(huán)境引起的問題學(xué)生，心理方面的問題學(xué)生等，學(xué)校在新生入學(xué)時應(yīng)該對新生做一些心理方面的測試，對于不同心理問題的學(xué)生進(jìn)行分類篩選，針對較嚴(yán)重的問題學(xué)生做分批次的談話，并將談話內(nèi)容記錄于學(xué)生檔案，并及時跟進(jìn)更新。問題學(xué)生是學(xué)生管理的中心，做好問題學(xué)生的檔案管理，對于及時掌握并防范突發(fā)事件有著重要的意義。

三、細(xì)化學(xué)生檔案的過程

建立檔案很重要，但是建立檔案的過程更重要。多渠道了解學(xué)生信息，是檔案精細(xì)化的前提。要做好學(xué)生心靈層面的精細(xì)化教育，即以人為本，真情教育，讓輔導(dǎo)員走入學(xué)生心中，發(fā)揮輔導(dǎo)員獨有的“亦師亦友”的優(yōu)勢，真正成為學(xué)生值得信賴的知心朋友。只有這樣，學(xué)生才肯主動將自己的思想動態(tài)和心理狀況同輔導(dǎo)員進(jìn)行交流，在遇到困難和疑惑時才能主動想到尋求兼職輔導(dǎo)員的幫助，而不是將輔導(dǎo)員放在自己的對立面，被動地接受輔導(dǎo)員的教育和管理。我認(rèn)為可以從以下幾個方面做起。

（1）班會制度。輔導(dǎo)員基本上每周都要深入班級，參加一個班級的心理班會，在這個班會上與班上的每一個學(xué)生聊天，了解學(xué)生們的困惑，并為他們解惑，回來做好記錄。

（2）深入宿舍調(diào)研。宿舍是一個小集體，通過深入宿舍，輔導(dǎo)員可以了解到每一個學(xué)生最真實的生活狀況，并且可以通過他們的個人用品，悉知他們的興趣愛好。

（3）召開座談會。學(xué)生座談會可以分為班委座談會、舍長座談會和勞動組長座談會，每種不同形式的座談會可以了解每個學(xué)生在不同方面的表現(xiàn)。

（4）個別談話。對于個別有心理問題的同學(xué)，輔導(dǎo)員應(yīng)與其單獨聊天，聊天的時間和地點都會預(yù)先計劃好，為的是保護(hù)好學(xué)生的隱私同時也達(dá)到交流的效果。

（5）家訪。與家長坦誠的談?wù)撈浜⒆釉趯W(xué)校的學(xué)習(xí)和生活情況，仔細(xì)的了解其在入學(xué)前的表現(xiàn)，同時做好記錄，并與家長探討共同教育好孩子的方法，極力爭取家長的支持和參與。

（6）班主任交流制度，我們輔導(dǎo)員一般會定期的與每個班的班主任見面交流，了解他們對班級同學(xué)的學(xué)習(xí)和管理的想法和意見，共同商量做好學(xué)生的教育工作。

（7）充分利用心理輔導(dǎo)室，心理輔導(dǎo)室是每個學(xué)校的必備科室，心理專業(yè)的老師會通過約談或者網(wǎng)上交流的方式，與學(xué)生進(jìn)行各方面的溝通。輔導(dǎo)員老師應(yīng)與各位心理導(dǎo)師定時聯(lián)系，加強(qiáng)溝通，相互交流記錄材料，完善學(xué)生心理健康管理檔案。

（8）做好與任課老師的溝通。與任課老師定時交流，了解學(xué)生們在課堂和實驗室的學(xué)習(xí)情況，做記錄，然后與任課老師協(xié)商辦法，共同做好學(xué)生的上課、學(xué)習(xí)工作。

通過以上這些舉措，精細(xì)化檔案管理工作基本上可以做到了全覆蓋，不留死角。“千里之行，始于足下”，學(xué)生檔案精細(xì)化的多層面和繁瑣的過程無不需要我們一步一個腳印地去探索和實踐。精致管理是一種境界，它既不能一蹴而就，也不是高不可攀，它就存在于日常工作的每一個細(xì)節(jié)之中，持之以恒地做下去，它必將對我們輔導(dǎo)員的工作產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

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