陳昌宏

【摘 要】辦公自動化系統(tǒng)是一個將多種功能集于一體的的綜合性應用系統(tǒng)，在當今電子信息高速發(fā)展的年代，辦公自動化能夠更好的增強企業(yè)部門的決策、監(jiān)管以及較大的提高工作人員的辦公效率。現就交通辦公自動化系統(tǒng)的應用等方面進行了分析研究。

【關鍵詞】交通；辦公自動化系統(tǒng)；應用

【中圖分類號】TP317.1【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）02-0085-01

一、辦公自動化系統(tǒng)網絡環(huán)境及應用范圍要點分析

辦公自動化系統(tǒng)是一個將多種功能集于一體的的綜合性應用系統(tǒng)，其交通系統(tǒng)辦公自動化的網絡環(huán)境是由交通運輸廳、各市州交通局的網絡建設現狀決定的。主要情況分為：廳直單位有光纖線路和有關廳機關相連接，例如運管局、港航局以及公路局和交通運輸廳能夠進行電子公文交換；廳機關和廳直單位利用現有網絡作為系統(tǒng)運行的網絡環(huán)境；一般情況下，重點工程的指揮部要使用終端連接方式與交通廳相連接；而高速公路管理公司需要依靠公路通信網絡系統(tǒng)與廳機關的辦公網進行互聯(lián)交換。通常在互聯(lián)互通前，需要利用VPN軟件的終端作為解決方案。交通系統(tǒng)網絡辦公自動化主要運用于交通廳日常辦公的公文管理，實現其它日常辦公工作等。例如：交通運輸廳的行政文件、黨組文件發(fā)文；政務信息、領導日程、用印管理、通知公告以及電話記錄等；系統(tǒng)也應用與各個處室、廳機關辦公廳直單位等的公文管理，一般廳機關的單位都有自己的自動化系統(tǒng)與交通廳進行互聯(lián)互通；另外，運管局及公路局等二級單位同樣有自己的自動化系統(tǒng)，能夠實現和交通廳的公文管理相連接。高速公路的相關單位也可以利用通信網絡開發(fā)專用的辦公系統(tǒng)，真正的實現無紙化辦公。在交通運輸廳各個廳直單位的系統(tǒng)中，存在著許多和交通運輸廳收文、發(fā)文相通的流程。

二、交通辦公自動化系統(tǒng)

（一）辦公自動化功能

交通辦公自動化系統(tǒng)的功能主要體現在各模塊的功能上，包括：公文管理、個人辦公及綜合辦公。公文管理是指所有與交通運輸廳有關的公文處理或公文流轉的全部功能。包括簽報管理；收文、發(fā)文管理；公文傳輸、電話記錄等。簽報管理是指運輸廳內部相廳領導匯報事項的管理模塊；收文管理包括所有來文的擬辦、登記、審核、辦理以及簽發(fā)、歸檔等涉及運輸廳所收到的需要批閱的公文處理模塊；與之相對應的發(fā)文管理主要包括對發(fā)文的審核、簽發(fā)、文印及歸檔打印等涉及以運輸廳名義發(fā)出的通告、報告等文件的處理工作；公文的傳輸是指廳機關和下屬單位間加密電子公文的交換模塊；電話記錄是指工作人員接到報告事項電話后的內部處理模塊。綜合辦公包括通知公告、領導日程、參閱文件、政務信息以及公眾訴求等； 個人辦公主要是指交通部門提供服務、處理事務的系統(tǒng)，也是用戶日常辦公的平臺。包括短信管理、郵件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)和個人通信錄等。

（二）辦公自動化作用及優(yōu)點

辦公自動化中的OA系統(tǒng)是信息管理和業(yè)務處理的系統(tǒng)，為管理人員的決策提供了參考依據。OA系統(tǒng)能夠提高干部與職工的協(xié)同工作能力；實現資源共享，強化領導監(jiān)控力度，使公文的審核、流轉及簽批等工作能夠進行自動的處理，有力的促進了部門管理的規(guī)范化、電子化。辦公自動化系統(tǒng)的主要優(yōu)點包括：建立內部通信平臺、建立信息的發(fā)布平臺、實現自動化工作流程、輔助辦公以及遠程辦公等。建立內部通信平臺是指建立單位內部短信、郵件系統(tǒng)，保證單位與外界通信交流的準確通暢；建立信息發(fā)布平臺是建立公告及通知等信息的發(fā)布、交流平臺，在干部和職工間能夠的廣泛傳播單位內部的規(guī)章制度、公告事項以及技術交流等。自動化辦公流程是指改變了單位的傳統(tǒng)辦公模式（公文辦公），單位內外部所有的文件管理、收發(fā)文、會議管理以及檔案管理等都使用電子傳閱、簽發(fā)、起草及歸檔的電子化辦公模式，能夠充分發(fā)揮網絡快速、廉價的優(yōu)點，大大的提高辦公效率，使復雜工作簡單化。輔助辦公的自動化是指會議、車輛管理；領導日程以及辦公用品管理等日常事務性的工作相互結合的輔助辦公；遠程辦公有效的擴大辦公區(qū)域。在任何有網絡的地方，就能隨時使用VPN系統(tǒng)進行登陸辦公，對職工出差的辦公及信息交流提供了很大的方便。同時，自動化辦公免除了傳統(tǒng)紙質文件的收發(fā)，最大限度的減少了辦公過程中用于傳真、電話、打印及辦公用紙上的費用和文件尋找、整理所需要的工作時間，既降低了辦公費用，有提高了辦公的效率，真正的實現了辦公管理的現代化。

三、辦公自動化管理及系統(tǒng)維護

（一）提高辦公人員素質

交通辦公自動化系統(tǒng)的管理工作與辦公人員的素質有直接的聯(lián)系。在信息建設過程中，信息技術的主體是辦公人員，辦公人員的熱情及參與程度是自動化辦公工作推進的關鍵。在信息化工作推進中，如何提高辦公人員的積極性，把信息技術和員工進行有效的結合是網絡管理者需要考慮的重點。自動化辦公水平的提高必須需要所有辦公人員的付出。近年來，雖然員工的辦公理念及工作方式有了較大的提高，但仍然無法跟上自動化辦公的變化進度。例如，許多罷工人員都配備的有計算機、傳真機及打印機等，但在應用上仍處于初級水平。所以，如何使這些設備的效能進行充分的發(fā)揮，是管理人員需要認真考慮、分析的問題。因此，經常性的開展一些業(yè)務培訓和知識講座，能夠有效提高職員的綜合素質，增強自動化辦公設備的應用，更好的服務于辦公自動化的發(fā)展建設。

（二）完善信息資源及決策數據庫

在技術環(huán)境改變以前，自動化辦公的設備缺乏且功能單一，只有在為數不多的重要崗位才有辦公設備，相應的設備管理、決策工作就較簡單。管理人員多使用小作坊的形式對數據進行簡單的登記、分析和統(tǒng)計。而且管理人員的管理水平只在表層管理上得以實現，很少使用投放、產出的效益指標來對管理人員的管理水平、組織機構以及決策能力進行衡量。技術環(huán)境得以改變后，自動化辦公的內容更加廣泛，影響因素也更加復雜，例如辦公數據庫的建立、資源分析及設備的分配等，使管理人員產生了很多需要思考、解決的問題。隨著時代的發(fā)展，各種網絡技術及通訊技術對自動化辦公的內涵、理念帶來了變化，自動化辦公設備成了信息網絡的重要部分。針對這種趨勢，各級領導、網絡管理者就要善于在決策過程中把握環(huán)境的因素，客觀現實的對自動化辦公中各種設備的數量、用途以及作用等進行科學合理的評價及決策，盡量取得最佳的效果。并根據要求提出完善數據、儲存安全信息管理等系統(tǒng)的建立，依據相關數據為管理人員提供決策服務分析，真正的實現自動化辦公。

（三）制定業(yè)務規(guī)范

依據業(yè)務標準、制度及規(guī)程對網絡自動化進行管理，是在新形勢下做好自動化辦公管理的重要部分。需要網絡的管理人員對新問題、新情況進行研究分許，并制定相應的新制度。比如各種設備的采購使用、維護維修及報廢階段的資料登記工作，包括設備使用年限、人員配備等情況都要記錄在案。需要制定設備采購、保修、日常維修、定期維護及報廢等制度，并由相應的技術規(guī)范、應用規(guī)范來強化設備的管理工作。所以，制定完善的業(yè)務規(guī)范對信息化的建設起關鍵的作用。

（四）系統(tǒng)的維護

辦公自動化系統(tǒng)的維護工作包括以下幾點重要問題：一些工作人員在辦公中由于誤操作導致文件的終結，這時需要維護人員通過后臺數據庫對終結的文件進行重新的打開辦理；在自動化辦公中，需要通過數據庫來辦理已批閱文件的改動和刪除；若沒有安裝控件，導致收文的查看異常，可以通過控件的安裝重啟進行有效的解決。當工作人員無法找到公章的定位圖片，導致文件無法蓋章時，辦公維護人員可以通過辦公工具欄，進行公章圖片的鉤選，找出定位圖片。

四、結束語

綜上所述，交通辦公自動化系統(tǒng)的應用，實現了科學合理的管理、決策，提高了辦公的質量、效率；實現了辦公成本的降低；規(guī)范了辦公的流程；優(yōu)化了辦公的管理模式，對自動化信息技術的發(fā)展起到有效的促進作用。