袁紅梅

【摘 要】隨著醫(yī)療制度改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作如何更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，是新時(shí)期所要面對的新任務(wù)、新課題。？由于醫(yī)院檔案工作具有廣泛性的特點(diǎn)，它涉及醫(yī)院的各個(gè)部門，融入了醫(yī)院全方位的信息，因此，良好的檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理的基礎(chǔ)。？對此，筆者對醫(yī)院檔案管理中存在的問題及應(yīng)對策略進(jìn)行了初步的分析和闡述。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 檔案 管理工作

【中圖分類號(hào)】R173【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-5158（2013）02-0312-01

隨著醫(yī)療制度改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作如何更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，是新時(shí)期所要面對的新任務(wù)、新課題。由于醫(yī)院檔案工作具有廣泛性的特點(diǎn)，它涉及醫(yī)院的各個(gè)部門，融入了醫(yī)院全方位的信息，因此，良好的檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理的基礎(chǔ)。對此，筆者對醫(yī)院檔案管理中存在的問題及應(yīng)對策略進(jìn)行了初步的分析和闡述。

一、我國目前醫(yī)院檔案管理中普遍存在的問題

（一）機(jī)制不順、權(quán)責(zé)不明

目前醫(yī)院實(shí)行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個(gè)體系主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科是三級綜合醫(yī)院必備職能科室，負(fù)責(zé)醫(yī)院圖書和計(jì)算機(jī)管理；綜合檔案室也是三級綜合醫(yī)院必備科室，對本單位各種門類載體的檔案，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查。信息科、綜合檔案室在日常工作中基本是各自獨(dú)立地進(jìn)行信息的收集、整理、保管、加工和提供信息使用服務(wù)，兩個(gè)部門缺乏必要的協(xié)調(diào)，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，很大程度上制約了醫(yī)院信息管理整體水平的提高。

（二）網(wǎng)絡(luò)薄弱、制度缺失

大多數(shù)醫(yī)院雖然建立了三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，但它的運(yùn)行效果目前并不理想，有關(guān)人員檔案意識(shí)淡薄，檔案材料丟失損壞不能及時(shí)歸檔的情況時(shí)常出現(xiàn)；涉及檔案管理的制度職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施；隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的內(nèi)涵和外沿都在發(fā)生變化，檔案的范圍由當(dāng)初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、聲像檔案、計(jì)算機(jī)磁盤檔案、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等等。

（三）標(biāo)準(zhǔn)不明、認(rèn)識(shí)不足

在等級醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)中，我省對醫(yī)院綜合檔案室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)并無明確要求，并未形成對醫(yī)院檔案管理的外部激勵(lì)機(jī)制。我國部分省份明確規(guī)定了醫(yī)院綜合檔案室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但執(zhí)行并不嚴(yán)格，甚至要求不斷降低。在醫(yī)院內(nèi)部，檔案管理重要性的宣傳力度也不夠，沒能使全體職工充分認(rèn)識(shí)到檔案是一種不可再生的寶貴信息資源，是社會(huì)財(cái)富，管理好和保護(hù)好這種資源是每個(gè)員工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。

（四）人才緊缺、技術(shù)落后

目前我國檔案專業(yè)人員在業(yè)務(wù)水平、理論水平、文化程度方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為專業(yè)出身人員少，專業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、學(xué)歷低、現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些已不適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。在醫(yī)院中，這種現(xiàn)象更為普遍。在醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃中，往往只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育不納入計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。此外，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案較少，基本停留在手工收集、檢索，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

二、醫(yī)院檔案管理工作的改革思路

（一）以制度建設(shè)為先行，夯實(shí)醫(yī)院檔案管理工作基礎(chǔ)

建立健全檔案管理制度內(nèi)容十分廣泛，如建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管制度、制定保管期限、歸檔范圍、檔案鑒定等制度，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位制和考核辦法中。醫(yī)院檔案工作內(nèi)容繁多復(fù)雜，部門眾多而又分散，專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，檔案管理要求及機(jī)密程度高低差異懸殊。因此應(yīng)建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。健全三級管理網(wǎng)絡(luò)，形成垂直式管理，為了適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，要建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，成立檔案管理小組，由分管院長任組長，職能科室主任擔(dān)任成員，各職能科室設(shè)兼職檔案員一名，形成三級管理網(wǎng)絡(luò)，兼職檔案員具體負(fù)責(zé)收集、整理本部門在日常工作中形成的、對今后工作具有參考利用價(jià)值的文件材料，定期向檔案室移交，這樣既保證了歸檔材料的完整性、系統(tǒng)性，又便于將檔案開發(fā)工作列入計(jì)劃，納入日程，落實(shí)責(zé)任跟蹤監(jiān)督檢查。

（二）以綜合效益為導(dǎo)向，改善醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發(fā)，可以提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者提供更好的服務(wù)。同時(shí)，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，不斷完善檔案檢索工具，以滿足醫(yī)院各部門及醫(yī)護(hù)人員對檔案利用的需求，通過提供熱情、細(xì)致、快捷、簡便的檔案服務(wù)，以樹立醫(yī)院檔案部門良好的服務(wù)形象，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。醫(yī)院運(yùn)作和管理的過程是一個(gè)獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫(yī)院作為一個(gè)綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是一個(gè)信息資源系統(tǒng)，將這個(gè)信息資源系統(tǒng)融入到醫(yī)院整體信息化工作中，不但可以節(jié)約人力、物力和財(cái)力，而且還能提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫，不僅能充分發(fā)揮信息整體效能，也是形成醫(yī)院電子計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)。

（三）以人員培養(yǎng)為后盾，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展

檔案管理人員要改變過去？等、靠、要？的傳統(tǒng)工作模式，打破過去？重管輕用？的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，由被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮檔案的信息資源功能，把檔案工作同醫(yī)院的社會(huì)效益聯(lián)系起來，在主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開發(fā)利用上狠下功夫。只有檔案管理人員的素質(zhì)跟上時(shí)代的節(jié)拍，開拓進(jìn)取，才能保證檔案工作在醫(yī)院改革中發(fā)揮應(yīng)有的作用。要加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)，根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，制定切實(shí)可行的年度學(xué)習(xí)計(jì)劃，并區(qū)別不同層次、不同對象、不同崗位明確學(xué)習(xí)目標(biāo)，采取不同的學(xué)習(xí)內(nèi)容和方法。鼓勵(lì)工作人員積極參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，注重知識(shí)的更新。結(jié)合醫(yī)院管理與臨床實(shí)際發(fā)展的需要，有目的、有針對性地開展應(yīng)用為主的檔案方面的研究和技術(shù)創(chuàng)新，不斷提高檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)和管理水平。

（四）以科學(xué)技術(shù)為手段，提高醫(yī)院檔案管理工作效率

利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案是信息的收集、傳遞、開發(fā)、利用的主要功能。在目前，最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是計(jì)算機(jī)管理，將檔案內(nèi)容按黨群管理、行政管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、醫(yī)療收入、耗材使用、財(cái)務(wù)管理、病案管理等分門別類地輸入計(jì)算機(jī)，具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)。這樣既節(jié)約了人力資源，也避免了人工檢索出現(xiàn)的失誤，使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理傳輸獲得前所未有的積極效果。

綜上所述，檔案管理人員應(yīng)把以醫(yī)療技術(shù)水平的提升作為服務(wù)著眼點(diǎn)，以檔案的跟蹤服務(wù)和超值服務(wù)為著力點(diǎn)，不斷提高自身素質(zhì)，深入開發(fā)檔案信息資源，醫(yī)院檔案工作就會(huì)在新形勢下呈現(xiàn)新的生機(jī)。