文/延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館 董文英

科研檔案是一種重要的科學(xué)信息資源，是科研成果的直接載體。它記錄著科研人員的研究思想、研究方法和研究經(jīng)驗，是國家檔案的組成部分之一。只有產(chǎn)教結(jié)合、產(chǎn)學(xué)結(jié)合、產(chǎn)研結(jié)合的辦學(xué)才可以使高職教育辦學(xué)向縱深發(fā)展，服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟，凸顯產(chǎn)業(yè)特色，辦出人民滿意的高職教育。而產(chǎn)研結(jié)合的科研檔案反映了高職院校專業(yè)建設(shè)與產(chǎn)業(yè)發(fā)展融合、課程與技能融合、辦學(xué)與區(qū)域經(jīng)濟社會融合的研究成果與成果推廣，乃學(xué)院寶貴的文化資源，也是高職院?？蒲谐晒c職業(yè)教育科學(xué)發(fā)展的歷史見證，更是職教科研人亟待解決的課題。

一、高職院校院校科研檔案工作存在的問題

（一）檔案管理制度缺失，體制運行不暢

眾所皆知，高職院?？蒲袡n案管理沿用普通高等專科學(xué)校檔案管理辦法來執(zhí)行，缺乏相應(yīng)的科研檔案管理實施細(xì)則，對科研檔案的歸檔要求不明確，在檔案管理運行過程中，科研管理部門一般都根據(jù)課題申報、立項、課題開題、驗收結(jié)題程序整理建卷歸檔。但是，科研檔案資料在工作過程中收集是否齊全，是否完整往往沒有統(tǒng)一規(guī)范要求。在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，那些歸檔的科研課題材料中，往往都?xì)埲辈蝗?，質(zhì)量較低。特別是核心部分技術(shù)內(nèi)容和研制階段的材料很難保存完整性。上述問題的存在影響到科研檔案的使用質(zhì)量和使用效能?？傊?，高職院?？蒲袡n案管理體制運行相互牽制，運行不暢，導(dǎo)致使檔案不能跟上實踐活動，不僅使學(xué)院在接受評檔案估時極為被動，而且使科研課題質(zhì)量的評估受到影響。

（二）科研檔案信息載體單一化，檔案信息化建設(shè)理念落后

現(xiàn)代信息技術(shù)日新月異，科研檔案的信息化遠遠落后。高職院?？蒲袡n案還停留在傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)檔案層面，規(guī)格不一的復(fù)印件和不成系統(tǒng)的材料大面積堆徹于檔案室，這種管理使安全保存的問題越發(fā)突出，也影響到檔案的高效利用。我們知道，電子文檔利用以共享文檔形式，不受時間和空間的限制，譬如下載、復(fù)制、修改既方便快捷，又提高了查閱的效能。因此，落后的傳統(tǒng)理念必須適應(yīng)檔案信息電子化形勢的挑戰(zhàn)。

（三）檔案科研工作人員檔案意識薄弱

高職院校一般沒有專設(shè)檔案人員編制，至于對科研課題立項、結(jié)題，甚至科研課題主持人工作調(diào)遣變動等動態(tài)并不掌握。他們研究過程的延期往往束手無策。一些個別科研人員對自己的科研成果倍加珍愛，不愿把科研檔案材料交給檔案員立卷存檔。此外，科研檔案管理人員工作主動性意識較差，不及時追蹤收集科研材料，從而導(dǎo)致科研檔案內(nèi)容不能及時入檔，有礙于科研工作人員對檔案的系統(tǒng)管理。

二、開拓思路，優(yōu)化科研檔案管理機制

（一）加強科研檔案管理，規(guī)章制度建立必要也必須

1.健全檔案管理制度。高職院校檔案部門在院級主管部門及分管院長的高度重視下，參與制定出符合本院?？蒲袡n案管理的具體細(xì)則：科研檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統(tǒng)計等八個環(huán)節(jié)。如此諸多環(huán)節(jié)，科研管理部門應(yīng)建章立制，制定一套行之有效的科研課題管理辦法。對于國家級、省廳課題項目，管理采取問責(zé)制，落實責(zé)任到人，使項目負(fù)責(zé)人和各級管理部門各司其職，各負(fù)其責(zé)。對各類重點課題進行中期檢查和跟蹤檢查，保障課題高質(zhì)量完成。

2.建立課題組立卷歸檔制，規(guī)范歸檔程序，實行責(zé)任追究。承擔(dān)項目部門以既定工作程序，確保課題材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)化。檔案內(nèi)容具體包括，科研準(zhǔn)備階段材料有科研課題審批文件、任務(wù)書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議書等文件；研究實驗階段的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗收階段的工作總結(jié)、科研成果、論文、專著、技術(shù)鑒定材料、成果申報獎勵及推廣應(yīng)用的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等。這些科研文件材料均需要按照相應(yīng)的規(guī)范進行歸檔，形成課題結(jié)題檔案?？傊?，對檔案內(nèi)容進行梳理，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，使電子文字、印象、照片、光盤、獎杯、獎狀等形式的檔案作為檔案工作的重點。

（二）科研檔案管理電子信息化、規(guī)范化

高職院校的科研檔案管理多重于收藏，少量用于查詢服務(wù)，隨著電子信息化的發(fā)展，科研檔案管理手段從傳統(tǒng)館藏要變?yōu)闄n案管理軟件，促使信息交流便捷電子化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、工作程序化?？蒲袡n案信息化系統(tǒng)是一個綜合管理系統(tǒng)，這樣可以集中所有的信息資源，有利于科研檔案利用，同時又可推動檔案工作的收集工作。在科技檔案信息化的過程中加強信息法制建設(shè)，強化安全保障體系，在信息的開發(fā)、處理、傳遞工作，確保安全高效?？蒲胁块T應(yīng)努力建設(shè)自己的網(wǎng)站、網(wǎng)頁，在校園網(wǎng)，進行材料收集或報道成果，實現(xiàn)信息資源網(wǎng)絡(luò)共享，使檔案工作為學(xué)院又好又快發(fā)展中占據(jù)一席之地。

（三）強化科研檔案管理先進理念

1.增大科研檔案的宣傳咨詢工作，提升科研人員和檔案管理人員的管理意識。科研人員的檔案意識是實現(xiàn)科研檔案管理規(guī)范化的保證?！稒n案法》明確指出，科研材料歸檔是高?？蒲腥藛T或教師法律的義務(wù)。首先，設(shè)立檔案歸檔的宣傳咨詢工作開放日制度，進行大量宣傳工作。其次，學(xué)校舉辦檔案專家到報告會、座談會，營造良好的氛圍，通過講座、報告等宣傳形式提高全體科研人員的檔案意識，明確法定權(quán)利與義務(wù)，提升檔案歸檔和高效利用檔案意識，不斷提高科研人員和檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。最后，在檔案日常的管理工作中，根據(jù)科研人員課題進度，與科研老師充分溝通，跟蹤檔案核心技術(shù)、重點課題的檔案，推動科研檔案工作更趨規(guī)范化。

2.提升科研管理人員的素養(yǎng)。高素質(zhì)的科研管理人員隊伍是實現(xiàn)科研檔案管理規(guī)范化的重要基礎(chǔ)。科研檔案人員是科研檔案的具體管理者，對科研檔案的收集、整理、歸檔有全面監(jiān)控的職責(zé)。

第一、建立健全考核制度，對檔案管理人員進行專項業(yè)務(wù)考核；同時，學(xué)院更要加強人文關(guān)懷，穩(wěn)定檔案隊伍，維護檔案隊伍整體形象，提升團隊服務(wù)能力。

第二、培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)骨干，科學(xué)選拔、計劃培養(yǎng)骨干、激勵使用骨干。多策齊下，多措并舉培養(yǎng)檔案管理隊伍。

第三、采取靈活方式，為檔案管理人員隊伍有可持續(xù)發(fā)展的平臺和提供終身學(xué)習(xí)的機會。請進業(yè)務(wù)骨干培訓(xùn)；鼓勵檔案管理人員走出去交流。重視與兄弟院校、普通高校的交流與溝通，轉(zhuǎn)換思維，啟迪心智，提高技能，盡心安心從事檔案管理工作。

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