許慧敏
摘要:隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,企業(yè)會計核算已從傳統(tǒng)的手工記賬發(fā)展到有一定功能的會計核算軟件,使企業(yè)發(fā)生了重大變革。企業(yè)會計信息化提高了會計核算的準確性、會計數(shù)據(jù)的處理速度、會計信息的質(zhì)量,最重要的是會計信息化的實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生了廣泛而深遠影響。內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理中的一項重要組成部分,保證企業(yè)管理決策的有效實施,確保企業(yè)內(nèi)部管理的合理性、經(jīng)濟性、效率性。因此,建立適合會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。
關(guān)鍵詞:會計信息化;內(nèi)部控制;企業(yè)管理
企業(yè)實現(xiàn)內(nèi)部控制是為了保證信息的正確和完整,保護企業(yè)資產(chǎn)安全,促進經(jīng)營管理政策能夠有效實施,防止舞弊行為和控制經(jīng)營風險。研究企業(yè)會計信息化內(nèi)部控制有利于提高經(jīng)營效率和效果,促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展。從會計信息化的主要特征著手,闡述會計信息化條件下信息化對企業(yè)對內(nèi)部控制的主要影響,分析了內(nèi)部控制面臨的主要問題,提出了會計信息化條件下完善內(nèi)部控制制度。
一、會計信息化的主要內(nèi)容
“會計信息化”是指將會計信息作為管理信息資源,全面運用將計算機、網(wǎng)絡(luò)通信為主的信息技術(shù)對其進行獲取、加工、傳輸、應(yīng)用等處理,為企業(yè)經(jīng)營管理、控制決策和經(jīng)濟運行提供充足、實時、全方位的信息。會計信息化是信息社會的產(chǎn)物,是未來會計的發(fā)展方向。會計信息化不僅僅是將計算機、網(wǎng)絡(luò)、通信等先進的信息技術(shù)引入會計學(xué)科。與傳統(tǒng)的會計工作相融合,在業(yè)務(wù)核算、財務(wù)處理等方面發(fā)揮作用,它還包含有更深的內(nèi)容,如會計基本理論信息化、會計實務(wù)信息化、會計教育的信息化、會計管理信息化等。
二、會計信息化的特征:
1.普遍性
會計的所有領(lǐng)域(包括會計理論、會計工作、會計管理、會計教育等)要全面運用現(xiàn)代信息技術(shù)。目前,在上述領(lǐng)域中,后三個方面有不同程度的運用,而且可以說是起步晚、發(fā)展快、成效大,只是還不能真正達到會計信息化的水平。而在會計理論方面卻相對滯后。準確地講?,F(xiàn)階段會計信息化賴以存在的還是傳統(tǒng)的會計理論,既沒有修正傳統(tǒng)的會計理論體系,更沒有構(gòu)建起適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的完善的會計理論體系。從會計信息化的要求來看,首先就是現(xiàn)代信息技術(shù)在會計理論、會計工作、會計管理、會計教育諸領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,并形成完整的應(yīng)用體系。
2.動態(tài)性
動態(tài)性,又名實時性或同步性。會計信息化在時間上的動態(tài)性表現(xiàn)為:首先,會計數(shù)據(jù)的采集是動態(tài)的。無論是企業(yè)組織部的數(shù)據(jù)(例如發(fā)票、訂單),還是企業(yè)組織內(nèi)部的數(shù)據(jù)(例如入庫單、產(chǎn)量記錄)。也無論是局域數(shù)據(jù).還是廣域數(shù)據(jù),一旦發(fā)生,都將存入相應(yīng)的服務(wù)器,并及時送到會計信息系統(tǒng)中等待處理。其次,會計數(shù)據(jù)的處理是實時的。在會計信息系統(tǒng)中,會計數(shù)據(jù)一經(jīng)輸入系統(tǒng),就會立即觸發(fā)相應(yīng)的處理模塊。對數(shù)據(jù)進行分類、計算、匯總、更新、分析等一系列操作,以保證信息動態(tài)地反映企業(yè)組織的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。第三,會計數(shù)據(jù)采集和處理的實時化、動態(tài)化。使得會計信息的發(fā)布、傳輸和利用能夠?qū)崟r化、動態(tài)化,會計信息的使用者也就能夠及時地做出管理決策。
三、會計信息化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響
計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入,使系統(tǒng)變得相對復(fù)雜,增加了會計工作的內(nèi)容。同時,也相應(yīng)地增加了內(nèi)部控制的內(nèi)容。會計信息化背景下,會計傳統(tǒng)控制方式無法適應(yīng)會計信息化數(shù)據(jù)處理,會計信息化內(nèi)部控的制范圍與重點發(fā)生變化,內(nèi)部控制技術(shù)和手段發(fā)生了變化,企業(yè)的治理機制也相應(yīng)的發(fā)生變化。
1.對內(nèi)部控制環(huán)境的影響
控制環(huán)境居于內(nèi)部控制中最重要的位置,是其他控制要素的基礎(chǔ).是對建立和實施企業(yè)內(nèi)部控制具有重要影響的各種要素的總稱,完善的控制環(huán)境才能使會計信息化條件下的控制制度得以貫徹實施??刂骗h(huán)境的構(gòu)成要素是多方面的,主要包括:企業(yè)的治理機制、企業(yè)管理者的素質(zhì)品行、管理哲學(xué)、企業(yè)文化、人力資源政策等。會計信息化促使企業(yè)的組織扁平化,在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)扁平化的過程中,會計信息化起了很重要的作用。在扁平化的組織形態(tài)下,決策者和執(zhí)行者能夠快速地進行會計信息溝通,能夠準確快速的為董事會、監(jiān)事會以及小股東提供其履行其職能和維護其權(quán)益所需要的信息.同時,也要求企業(yè)通過良好的人力資源政策,對員工進行激勵和約束,提高員工的整體素質(zhì)和道德。此外,信息化也必然對企業(yè)的管理哲學(xué)和企業(yè)文化產(chǎn)生一定的影響。良好的內(nèi)部控制環(huán)境對企業(yè)的完整性和企業(yè)的高效率發(fā)展提供了良好的條件。
2.對內(nèi)部控制范圍的影響
由于系統(tǒng)建立和運行的復(fù)雜性,內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴大,信息化內(nèi)部控制包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制,如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等以及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護人員的崗位責任制度等。
3.對內(nèi)部控制形勢和手段的影響
會計信息化的引入使內(nèi)部控制的手段多樣化,使企業(yè)信息的采集、處理和運用更加依賴信息技術(shù)和信息系統(tǒng)的實施效果,使傳統(tǒng)的由對人控制為重點轉(zhuǎn)向?qū)θ思皺C器的控制為重點。傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制側(cè)重于對企業(yè)內(nèi)部的管理,而在會計信息化環(huán)境中,企業(yè)面對的不再是一個獨立的、封閉的環(huán)境,它與眾多企業(yè)進行頻繁的電子交易活動,企業(yè)與企業(yè)之間,企業(yè)與客戶之間,企業(yè)與國家之間可以共享對方所擁有的資源。會計信息化使內(nèi)部控制的諸多步驟基本上是通過計算機程序自動進行的。因此,如何加強對信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制,利用良好的管理手段和技術(shù)方式,去降低信息化所帶來的風險。
4.對企業(yè)治理機制的影響
信息化為內(nèi)外部治理機制的完善提供了便利,而良好的治理機制將為內(nèi)部控制提供良好的基礎(chǔ)。對于企業(yè)來說,其生產(chǎn)經(jīng)營以及銷售等經(jīng)濟運行情況都能夠在會計信息當中直接的體現(xiàn)出來,因此,高質(zhì)量的會計信息能夠為企業(yè)的決策部門提供良好的決策依據(jù)。企業(yè)建立自己的會計信息化平臺,使會計信息能夠得到企業(yè)內(nèi)部各個部門的共享。從而為企業(yè)的經(jīng)營決策提供相關(guān)的數(shù)據(jù),有利于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營朝著正確的方向發(fā)展。同時企業(yè)的一些投資者可以方便的通過企業(yè)的會計信息平臺獲得企業(yè)的財務(wù)信息狀況,根據(jù)這些會計信息對自己的投資進行相應(yīng)的判斷,保證投資者自身的經(jīng)濟效益。由于采用信息化的會計平臺,能夠有效的建設(shè)會計信息傳遞的層級,提高傳遞的效率,從而保證信息的質(zhì)量,防止信息的失真。因此,信息化將有助于改善企業(yè)的治理機制。
此外,信息技術(shù)的浪潮沖擊著各行各業(yè),會計作為企業(yè)管理的重要手段,自然成為了信息化技術(shù)密集應(yīng)用的行業(yè)。會計信息化技術(shù)的應(yīng)用。對企業(yè)的管理產(chǎn)生了很大影響,改變了企業(yè)經(jīng)營管理戰(zhàn)略、企業(yè)控制的內(nèi)部環(huán)境、企業(yè)控制范圍、企業(yè)治理機制,在帶給企業(yè)高效、便捷的同時,也使企業(yè)的內(nèi)部控制出現(xiàn)了不少問題。
四、會計信息化背景下的內(nèi)部控制存在的主要問題:
1.會計信息的安全不能得到保障
手工會計環(huán)境下,企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)由會計人員手工記錄會計信息,不能輕易改變。而會計信息化條件下,由會計人員錄入原始數(shù)據(jù)后,計算機完成其它程序,最后會計人員將數(shù)據(jù)存儲在磁介質(zhì)中,這種條件下人們修改或刪除數(shù)據(jù)變得很容易,甚至能夠不留痕跡,并且如果計算機遭到病毒感染、黑客攻擊,也容易使會計信息丟失或被刪除,從而大大降低了會計信息的安全性。因此會計信息的安全性問題成為內(nèi)部控制中的一個非常重要的問題。
2.新的授權(quán)方式危及內(nèi)部控制的有效性
在手工業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中,每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每一個處理環(huán)節(jié)都要經(jīng)過上一級管理層的授權(quán),具體方式是簽字或蓋章,而在信息化環(huán)境下這種授權(quán)由人與人之間的關(guān)系部分轉(zhuǎn)化為人與計算機之間的聯(lián)系,簽名或蓋章轉(zhuǎn)化為授權(quán)文件、授權(quán)指令或授權(quán)密碼。這些授權(quán)文件或授權(quán)密碼保管不善,被人盜用或破解就會非法獲得某種權(quán)限或運行特定程序進行非法業(yè)務(wù)處理,或者有些人員為了私利而損害公司的利益,從而增加了公司的風險,使企業(yè)內(nèi)部控制管理的效力受到威脅。
3.企業(yè)對會計信息化下的系統(tǒng)風險缺乏控制
在經(jīng)濟一體化日益加深的大背景下。企業(yè)面臨的風險日益多樣化和復(fù)雜化,企業(yè)在信息化下的系統(tǒng)風險也缺乏控制。當前我國企業(yè)所采用的信息化軟件多由專門的軟件公司為其開發(fā),財務(wù)軟件系統(tǒng)內(nèi)部銜接性比較差,數(shù)據(jù)的兼容性、安全保密性不強,企業(yè)對信息化系統(tǒng)本身缺乏進行開發(fā)和技術(shù)維護的能力,一旦數(shù)據(jù)被竊取、修改或者系統(tǒng)程序發(fā)生損壞就會導(dǎo)致整個會計信息系統(tǒng)的癱瘓,給企業(yè)造成的損失將不可估量。由于企業(yè)在采用會計信息化系統(tǒng)之后,減少會計人員,同時一些實質(zhì)上不相容的職能出現(xiàn)了一人擔任的情況,導(dǎo)致組織機構(gòu)、崗位之間相互制約、相互監(jiān)督的控制機制失效,加上存儲于計算機上的數(shù)據(jù)在安全保密性低,由此加大了信息化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制的難度,系統(tǒng)風險缺乏控制。
五、會計信息化條件下內(nèi)部控制制度的完善
1.建立嚴密的控制制度
嚴密的會計控制制度是推動企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的法律保障。財政部門作為會計工作的主管部門應(yīng)依法推動內(nèi)部控制的建設(shè)與實施,財政部門應(yīng)協(xié)調(diào)企業(yè)的相關(guān)部門依法對企業(yè)內(nèi)部控制實施監(jiān)督檢查.共同營造一個促進內(nèi)部控制有效實施的良好環(huán)境。在信息環(huán)境下來構(gòu)建與完善內(nèi)部會計控制控制度不僅有利于保證企業(yè)會計信息的準確性、全面性、實時性,也有利于企業(yè)經(jīng)濟的健康發(fā)展,企業(yè)必須注重建立嚴密的控制制度。
2.加強系統(tǒng)內(nèi)部控制
由于操作系統(tǒng)的用戶較多和系統(tǒng)本身的缺陷,系統(tǒng)不得不面臨著來自各方面的潛在威脅。為了保障會計信息系統(tǒng)的正常運行,必須對系統(tǒng)操作進行嚴格的控制,并對系統(tǒng)的硬件和軟件進行檢查和維護,定期對會計檔案進行檢查和備份,防止由于存儲介質(zhì)的損壞而使會計信息丟失。要明確規(guī)定好每個用戶應(yīng)被授予的權(quán)限,不能越權(quán)使用,要使用系統(tǒng)的人員進行登記和監(jiān)控,系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的故障及時進行維修并記錄,定期對軟件和硬件進行升級,以確保系統(tǒng)的安全和系統(tǒng)運行的效率,對系統(tǒng)運行過程中打印出的或者存在磁盤中的各種賬簿、報表、憑證等必須被妥善保管,防止會計信息的泄漏或丟失。
3.加強外部監(jiān)督機制
要加強審計的作用,對于審計部門的設(shè)置應(yīng)高于其他職能部門,這樣才能保證內(nèi)部審計的獨立性和權(quán)威性,否則職能是形同虛設(shè)。同時要把審計工作的主要職能從差錯防弊轉(zhuǎn)到對公司的管理做出分析、評價和提出管理建議上來。通過對企業(yè)財務(wù)活動進行分類,并根據(jù)經(jīng)濟活動的重要程度、風險大小決定是否引入審計部門進行全程監(jiān)督,以此來加強內(nèi)部控制的力量,從而提高內(nèi)部控制的整體水平。
4.提高會計人員素質(zhì)
會計人員素質(zhì)是加強內(nèi)部會計控制的關(guān)鍵,企業(yè)要通過科學(xué)合理的措施,提高財會人員整體素質(zhì)。在聘用會計人員上,要制定嚴格的招聘程序,不僅要選擇業(yè)務(wù)能力強的人,更要選擇那些具有良好的道德觀、價值觀的人才。在培養(yǎng)人才上,不僅要定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn),更要注意其職業(yè)道德及法制觀念的培養(yǎng)。并定期對會計人員進行業(yè)績、道德品質(zhì)、思想操守等綜合考核,以充分激發(fā)會計人員的積極性和責任感。
總之,會計信息系統(tǒng)將真正成為企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)。企業(yè)發(fā)生的各項業(yè)務(wù),能夠自動從企業(yè)的內(nèi)部和外部采集相關(guān)的會計核算資料,并匯集與企業(yè)的內(nèi)部會計信息系統(tǒng)進行實時處理。會計將從傳統(tǒng)的記賬算賬的局限中解脫出來,從而更大的發(fā)揮會計的管理控制職能,讓企業(yè)經(jīng)營者和信息使用者可隨時利用企業(yè)的會計信息對企業(yè)的未來財務(wù)形勢做出合理的預(yù)測,為企業(yè)的管理和發(fā)展做出正確的決策。對于會計假設(shè)中,特別是傳統(tǒng)的會計主體不再是擁有實實在在的資金和廠房的企業(yè),它還將包括一些網(wǎng)上的虛擬公司和網(wǎng)絡(luò)公司,這些公司為了共同的目標,會在短時間結(jié)合在一起,當完成特定的目標后會很快解散,它的持續(xù)經(jīng)營、會計分期和貨幣計量的基本前提都將會受到?jīng)_擊。實現(xiàn)會計信息化后,企業(yè)網(wǎng)與外界網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了互聯(lián),會計信息的使用者可以隨時獲取有關(guān)的會計信息。由于信息技術(shù)的全面應(yīng)用,極大地提高了信息的及時性,信息的預(yù)測價值和反饋價值也大大提高,信息的流速也大大加快,有利地促進了經(jīng)濟管理水平的提高。另外通過會計信息系統(tǒng)直接獲取相關(guān)數(shù)據(jù)并進行分析,減少了人為的舞弊現(xiàn)象,從而也大大提高了會計信息的可靠性和信息的質(zhì)量。