文/中國水電顧問集團西北勘測設計研究院 郝洪慧

財會資料的收集、建檔和保存等一直是財務工作中比較重要的日常工作內容，也是形成最終財務檔案的必要工作步驟。這些財會資料往往是一個單位經濟活動的記錄和反映，是單位審計和查詢時重要的資料與依據。但由于許多單位把經營活動放在財務工作的重心，所以對財務檔案工作往往并不是很重視，這導致一些重要的財務資料沒有被保存，給財務和審計管理工作帶來了很大的影響。所以，做好財務檔案管理工作對提高一個單位的財務工作管理水平具有重要的意義。

一、財務檔案的收集與整理

財務檔案內容主要包括會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他會計資料等，在日常財務管理工作中，相關人員必須要熟悉和掌握這些財務檔案的收集范圍，做好財務檔案的收集管理工作。

（一）會計憑證類資料

會計憑證類檔案包括原始憑證、記帳憑證、憑證匯總表、其他會計憑證、以及對賬單等等。歸檔時，要求憑證粘貼紙張之間要整齊、均勻，對于超過粘貼紙張的憑證要折疊成要求的尺寸，做到憑證賬本整齊、美觀、有序、不亂疊、不亂粘、易于查看。

（二）會計賬簿類資料

這類資料主要是以賬本為主，包括總財務賬、各分類明細帳、固定資產賬以及輔助賬簿等。在工作中，要及時對這些賬簿按分類整理立卷，分類保管。其中，訂本式賬簿可按本保管?；铐撌劫~簿按順序整理好分成各冊，并加裝封面、封底和扉頁。計算機導出的總帳、明細賬等要單獨組卷并加裝封面和扉頁等內容。同時，要編寫流水編碼，便于日后查詢。

（三）財務報告類資料

財務報告類資料包括單位的年度財務報告，其中內容比較豐富，如年、季、月會計報表、資責負債表、損益表等各類會計報表以及附注及文字說明和其他財務報告等等。在具體工作中，會計報表一般按月、季、年等分別整理，附注和決算說明等要同時整理裝訂成冊，并編寫流水號碼。

（四）其他會計核算資料

是指除以上資料外其它與財會工作相關的資料，如合同、統(tǒng)計資料、財產清單等。歸檔、整理、儲存方法與以上會計資料一樣。

二、財務檔案的形成與保管

1.以上談到的財務檔案在整理裝盒后，需在盒上填寫上相關內容提示。同時，這些財務檔案的收集整理要按照存檔單位的相關要求進行立卷、成冊、歸檔，并編寫檔案保管目錄。

2.當年形成的會計檔案，可先在財務部門保管使用，到了規(guī)定歸檔期限后，再編制成冊，移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。如果沒有設立專門的檔案管理部門，可在財務部門中指定專人負責保管。

3.財務檔案按類別和重要程度，其保管的期限可以分為定期和長期兩種。定期的又分為3年、5年、10年、20年等，長期的要求一直保存。一般情況下各類會計憑證、會計賬薄等保管期限為15年，銀行、現金日記賬等等保管為25年，財務報告等為一直保存。

4.一般保存的檔案都有規(guī)定的保存時限，當到了規(guī)定保存時限后，可由檔案管理部門提出銷毀意見，經相關領導批準后，由指定人員到指定地點進行銷毀，并指派財務部門人員進行監(jiān)督。

三、財務檔案管理中存在的問題

（一）財務檔案立卷不規(guī)范

在一些單位的財務檔案建檔過程中，存在著許多不規(guī)范的地方。如：有些財務檔案在裝訂后會計憑證沒有封粘，封粘后也沒有負責人的簽字。裝訂的封皮內容不全，會計憑證、賬簿和報表等擺放混亂，封面填寫不統(tǒng)一，會計報表不齊全，擺放順序混亂等。還有，在財務檔案移交時，財務部門沒有與檔案保管部門按存檔清單交接清楚，沒有明確各檔案的分類、存檔檔案的年度、月份等，使檔案查詢比較困難，不符合檔案管理要求。

（二）財務檔案保管不規(guī)范

在財務保管過程中，存在著許多不規(guī)范的地方。例如：有些單位并沒有按規(guī)定設立檔案管理部門，而是由財務人員自行保管。而有些單位雖然有專門的檔案管理部門，但并沒有把財務檔案列為保管范圍。有的則由于領導不了解財務檔案的管理流程，而不主動進行歸檔。有的則在保管中，未設有專門的儲存辦公柜，只是任意放在紙箱中。有的財務檔案在檔案室儲存時，借閱登記制度不健全，任意查閱現象比較普遍。

（三）財務檔案管理及銷毀不規(guī)范

有些單位在財務檔案保管過程中，沒有按規(guī)定對財務檔案進行銷毀。比如，有的單位當檔案保管區(qū)域不夠用時，就把一些并沒有到期的財務檔案提前銷毀。有的單位則是當財務檔案到期后，并沒有經過財務人員的簽字就自行銷毀。還有的財務檔案到期該銷毀時，沒有及時銷毀。

四、財務檔案管理工作的改進措施

（一）建立財務檔案管理制度，落實財務檔案管理責任

各單位要建立建全財務檔案管理制度，制定財務檔案管理流程，并嚴格按這些規(guī)定來進行財務檔案管理。同時要理順財務檔案管理體制，落實財務檔案管理責任。在檔案保管工作中，首先財務部門要按檔案部門的要求建立規(guī)范的財務檔案，然后在規(guī)定的時間內，辦理移交手續(xù)，交由檔案部門保管。未有專門檔案管理部門的單位，可以由財務部門進行保管，但一定要指定專門的人員負責。檔案保管中，要使用專用的保管柜，同時要做好防火、防盜、防潮等防護工作。另外，對于離職的財務人員，其財務檔案要及進進行移交，不可在不進行移交或交接不清時就提前離職，以免財務檔案中途遺失或存檔內容中斷。另外，對于何時移交，保存期限，檔案規(guī)范等都要有明確的要求。

（二）規(guī)范財務檔案的立卷

在日常財務管理工作中，要規(guī)范財務檔案的立卷工作，在裝訂各類會計憑證時要裝訂會計憑證封皮，按裝訂線封裝好，并有財務人員的簽字蓋章。封皮上有關內容也要填寫完全。封裝好后，要按月份存入檔案保管盒中，檔案盒上也要填寫好相關內容。年終時，要及時封賬，對活頁賬簿要去掉空白的賬頁，沒有業(yè)務發(fā)生但已設置科目的賬頁要保留。另外，還要按賬頁的編號順序，編寫賬本“目錄”等。

（三）規(guī)范財務檔案銷毀工作

財務檔案到了保管期限后，要由檔案管理部門提出銷毀意見，經與財務部門共同審核確定后，編寫銷毀清單，經上級領導批準后，方可進行銷毀。在銷毀財務檔案時，要仔細核對銷毀檔案數量與科目，保證銷核檔案的準確性。同時要由檔案保管部門和財務部門的人員同時在場進行監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字蓋章。

（四）加強財務人員培訓，提高財務檔案質量

財務人員是財務檔案的具體建立者和使用者，因此必須對財務檔案的標準和規(guī)范有清晰的了解和掌握。各單位要把財務檔案管理知識納入到財務培訓范圍中，定期組織財務檔案知識培訓，提高財務人員財務檔案管理工作技能，使財務人員能夠熟練掌握財務檔案管理的知識，提高財務檔案的質量。

（五）加大財務檔案的監(jiān)管力度

在日常工作中，各單位財務主管領導要經常檢查和督促財務檔案工作，將財務檔案管理工作列為日常工作的內容。同時，審計部門要參與其中，定期對此項工作進行審計，使財務檔案工作能夠規(guī)范化、制度化。

五、總結

總之，各單位領導要對財務檔案管理工作引起足夠的重視，制定規(guī)范的財務檔案管理制度，完善檔案管理的流程，落實財務檔案管理責任。促使財務、檔案、審計等各部門在工作中密切配合，共同做好財務檔案管理工作，使財務管理工作水平更上一個臺階。

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[2]王海波.關于如何加強財務檔案管理的探討 [J].黑龍江科技信息,2012（1）.

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