文/廣州市商貿(mào)職業(yè)學校 湯惠玲

隨著辦公自動化、信息化、網(wǎng)絡化進程不斷加快，中職學校也越來越要求教務檔案電子化、標準化，各種管理的日趨規(guī)范化要求我們必須改變目前學校教務檔案管理的方式。辦公自動化朝著計算機網(wǎng)絡化和智能化方向的發(fā)展，它把計算機技術(shù)﹑網(wǎng)絡技術(shù)﹑現(xiàn)實文檔信息的實物和虛擬存儲等通過工作人員的采集錄入，融合在一起。這種技術(shù)的融合就需要我們自動化辦公檔案管理工作人員和科研人員不斷的總結(jié)經(jīng)驗和創(chuàng)新技術(shù)，來完善屬于教務檔案管理的自動化辦公領(lǐng)域。

一、教務檔案管理存在的問題

教務檔案管理是中職學校教學工作中最為重要的部分。它有以下幾個不同意一般檔案的特點：1.檔案源頭多樣,內(nèi)容成分錯綜復雜。2.形式時間跨度大，信息量豐富造成收集困難；3.使用范圍廣，頻率高。

（一）教務檔案存在著信息泄露的漏洞

教務檔案管理辦公自動化存在的第一個問題就是信息安全問題。這也是所有計算機應用領(lǐng)域存在的通病。原有人工的檔案管理及辦公的標準就是“先保密后服務”，這樣就會增大檔案管理工作人員的工作量，且影響其他相關(guān)聯(lián)工作的正常運行。特別是對一些限制級別的檔案或個人信息，這些信息的遺失和泄露很容易影響檔案人的工作和生活。比如說泄露學生的個人信息或?qū)W籍信息，會被不法分子利用，進行違法活動，從而給學生帶來不利的影響。同時，缺少防火墻、入侵檢測等安全設備的防護，造成信息的泄漏。

（二）用戶服務監(jiān)督與反饋機制折射出檔案管理的缺陷

教務檔案管理在現(xiàn)實生活中讓被服務人對計算機﹑網(wǎng)絡的接觸多了，和檔案管理工作人員的直接接觸少了。這種交流一方面而言，是減輕了檔案管理工作人員的任務量；但是從另一個角度看，也減少了被服務人群對檔案管理工作和檔案管理工作者的監(jiān)督，這種小范圍內(nèi)的放任，不利于檔案管理工作者的成長進而阻礙自動化檔案管理的發(fā)展進程。而現(xiàn)實中的自動化檔案管理監(jiān)督﹑意見﹑見解的反饋大多數(shù)時候是通過門戶留言﹑電子郵件等方式操作的。門戶留言操作的留言板塊一般在門戶平臺上很難被找到，使得被服務者即使想提意見或者見解都找不到地方寫。而電子郵件反饋的不是被忽略就是敷衍式回復，還有一些是等被服務者收到回復的時候，都已經(jīng)忘記自己還發(fā)過這么一份郵件了。因此，教務檔案的各項管理標準、法規(guī)、安全技術(shù)和制度的建立是一個系統(tǒng)工程。

（三）教務管理人員技術(shù)素質(zhì)顯現(xiàn)的落后與問題

現(xiàn)代教務檔案管理辦公自動化的高效性，技術(shù)性等特點也突顯出一些亟待解決的問題。首先便是現(xiàn)代教務檔案管理人員的技術(shù)素質(zhì)問題。教務檔案管理的辦公自動化對工作人員本身的技術(shù)素質(zhì)要求很高，包括電腦硬件技術(shù)的了解﹑軟件或操作平臺的運用﹑信息檢索和網(wǎng)絡技術(shù)的水平等。這些技術(shù)是教務檔案管理辦公自動化發(fā)展的原動力，也是對工作人員的硬性要求。當前不少在從事教務檔案管理工作人員還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)知識和觀念上，對現(xiàn)代化管理技術(shù)的不適應，不能運用現(xiàn)代高新技術(shù)工具，缺乏信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識，對自動化辦公的檔案管理知識知之甚少，這一現(xiàn)狀極大地制約了教務檔案管理辦公自動化的發(fā)展，無法適應高速發(fā)展的經(jīng)濟社會的要求。

二、教務檔案管理辦公自動化的應對策略

隨著社會信息化、自動化進程的廣泛應用，中職學校檔案工作不僅是從內(nèi)容到形式，還是到從管理到開發(fā)利用，都融進了新知識和高科技的成份。如何解決存在的問題，這就要求還沒有轉(zhuǎn)變和沒有完全轉(zhuǎn)變觀念的自動化辦公檔案管理人員的快速轉(zhuǎn)變和適應。首先是檔案管理工作人員培訓和培養(yǎng)。現(xiàn)有的檔案管理工作人員，這就要求中職學校對人才培養(yǎng)的“供給關(guān)系”做出相應的調(diào)整，為自動化檔案管理工作崗位提供專業(yè)的工作人員，同時要求中職學校為檔案管理工作人員提供更多的培訓學習機會，幫助其適現(xiàn)代化教務檔案管理工作。

（一）大力加強信息安全保密措施

信息利用中采取有效的安全保密措施：一是根據(jù)教務檔案所記錄的信息對保密性的需求不同，我們可以根據(jù)這個保密性的需求提出不同的檔案保密級別，通過不同級別檔案的加密存儲和查詢。二是計算機的防火墻設置，由于大量的信息存儲在計算機數(shù)據(jù)庫內(nèi)，這就需要建立一套嚴格的管理機制，三是可以在系統(tǒng)登錄時設置密碼登陸環(huán)節(jié)；確保信息的機密性；最后是檔案管理工作人員的監(jiān)督檢查，共同維護檔案信息的安全。在建立安全環(huán)境的同時加強對工作人員的職業(yè)服務特性要求，使被服務人員在接受高效和諧的服務同時，不用擔心信息被泄露。

（二）及時補救用戶服務監(jiān)督與反饋機制

建立健全相關(guān)的監(jiān)督機制，教務檔案管理必須納入教學管理制度和各級管理人員崗位責任，作為考核教學質(zhì)量和管理水平依據(jù)之一，教學活動作為一個動態(tài)的行為過程，要求監(jiān)督體系必須日常教學管理。教務檔案管理的監(jiān)督，這就要求自動化檔案管理工作者先做好自身的監(jiān)督，多吸收好的見解。同時注重信息的反饋，因為信息反饋者往往是自動化辦公檔案管理的使用者，他們的意見往往就是管理者和研究者的突破點。作為檔案管理者首先應該對留言板塊標志的著重化，不論是外觀還是實用性。其次是對郵件等信息的采集回復和處理應該及時，這個及時就是針對不同程度建議規(guī)定回復時間，落實登記制度，完善監(jiān)督措施。

（三）努力提高檔案管理工作者的技術(shù)素質(zhì)

隨著現(xiàn)代高新技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應用，計算機替代了傳統(tǒng)手工操作成為檔案管理自動化的重要工具。因此，面對中職業(yè)學校的事業(yè)建設與發(fā)展的新形勢，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的技術(shù)人員隊伍，實現(xiàn)中職業(yè)學校教務檔案自動化管理是十分重要的。檔案管理人員是檔案規(guī)范化管理的具體實施者，不斷提高檔案管理人員的技術(shù)素質(zhì)和文化水平,是做好檔案工作的重要保證,檔案工作人員不但要具備檔案管理專業(yè)技術(shù)知識，還需具備相關(guān)的科學文化知識及自動化管理技能。就應采用多種有效措施,讓檔案管理人員參加崗位培訓和專業(yè)技術(shù)培訓,同時鼓勵檔案管理人員向同行學習先進的管理方法,擴大知識面，能夠及時學習檔案領(lǐng)域的新思想、新方法和新技術(shù)。通過理論學習與技術(shù)培訓相結(jié)合的方式，使檔案人管理員提高思想認識的同時，又掌握計算機信息檢索和網(wǎng)絡技術(shù)的應用及保密技術(shù)的防護措施。促進檔案管理工作者對教務檔案信息電子化、數(shù)據(jù)化的自動化管理。只有掌握相關(guān)專業(yè)技術(shù)知識，才能更好地從事檔案管理工作。

三、結(jié)束語

由此可見，隨著中職學校各項事業(yè)的不斷發(fā)展和進步，檔案工作者不但要具備過硬的理論文化素養(yǎng)，更重要的是要以科學發(fā)展觀來統(tǒng)領(lǐng)思想，樹立較強的工作責任心和事業(yè)心，把中職學校教務檔案建設事業(yè)推向一個新的水平。當下，我國教育事業(yè)正處于發(fā)展的關(guān)鍵時期，加快完善教務檔案管理辦公自動化的建設，提高學校教學水平，是中職學校亟需完成的任務。

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