文/賀建東

當前文秘工作中存在的主要問題。一是我國的文秘準入制度存在缺陷。1998年我國制定并實施了《秘書職業(yè)技術標準》。然而，這一制度只能算是一種等級的評定制度而不是職業(yè)準入制度，它只注重從業(yè)人員的專業(yè)知識而忽略了應具備的職業(yè)道德，這就使得我國的文秘行業(yè)出現(xiàn)了良莠不齊、腐敗亂紀的現(xiàn)象。二是文秘工作人員的素質參差不齊。文秘工作是一個組織中和領導接觸最多的職位，由于受官本位思想的影響，一些文秘人員借機討好領導，甚至出現(xiàn)一些腐敗和違法行為，影響了文秘工作的社會地位。三是文秘工作信息化水平有待提高。由于受傳統(tǒng)思想觀念的影響以及辦公室硬件設施資金投入不足的限制，加之，在辦公室內部一些領域還不能完全實現(xiàn)無紙化辦公，辦公內容與實際要求聯(lián)系不夠緊密，雙向的辦公要求使無紙化辦公有更廣闊的發(fā)展空間。四是公文管理中程序不規(guī)范。公文的辦理程序雖說是一個嚴密的體系，但在日常工作中，越級行文，越級簽發(fā)，有校對無復核，不登記就印發(fā)等現(xiàn)象也時有發(fā)生。

針對當前文秘工作中存在的主要問題，推進文秘工作規(guī)范化管理的措施如下：

（一）全面推行文秘工作無紙化辦公。配置優(yōu)良的設備和工具，全面推進電子公文系統(tǒng)，實行無紙化辦公既符合節(jié)能環(huán)保和低碳減排的發(fā)展要求，又可以利用計算機保存資料方便和網(wǎng)絡技術傳輸速度快的優(yōu)勢，大大提高文秘人員的工作效率。一是實行無紙化辦公，可以改變傳統(tǒng)紙張資料的保存易受時間和空間限制的不足，就拿圖書館來講，一個圖書館需要龐大的空間和良好的環(huán)境，人們閱讀和查詢資料需要浪費很長時間，而在電子圖書館只需敲幾個文字進去即可閱覽成功。計算機龐大的存儲功能既能確保資料保存的完整性，也為分立條目及時查閱提供了方便。二是無紙化辦公可以做到省錢和省力。一些大型機構和企業(yè)每天辦公量是巨大的，文秘工作需要大量的紙張和文具，還有打印機、復印機頻繁添加油墨和維修，這些都大量浪費了有限的資金。以前的會議紀要可能需要很多人協(xié)作來完成，浪費人力、物力、財力，無紙化辦公只需要一臺電腦就能滿足要求，達到節(jié)省人力的目的。三是無紙化辦公可以加快工作作風轉變，對文秘工作每一個環(huán)節(jié)實施有效監(jiān)督，既可以增加工作人員應用互聯(lián)網(wǎng)的積極性，又能提高查閱興趣，有助于改善和提高文秘人員的綜合素質。四是無紙化辦公對文秘人員的素質要求是比較高的。文秘人員既要熟練掌握辦公自動化軟件 ，如office系 列 Access、 Outlook、Netmeeting等等。又要注意文件的保密性，時常存儲資料，明確文件格式，做到無紙與有紙結合，減少紙張浪費。

（二）全面強化文秘工作全過程管理。一是要樹立質量服務意識。要強化文秘工作人員的質量意識，樹立質量第一的觀念，明確文秘工作崗位質量責任。二是嚴格執(zhí)行文秘工作質量標準。教育和引導文秘人員認真學習，熟練掌握和嚴格遵循《國家行政機關公文處理辦法》《檔案法》等法律法規(guī)，并結合單位實際，修訂完善公文管理各項制度，使文秘從業(yè)人員自覺遵守公文處理基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求，加快推進辦公自動化系統(tǒng)科學化、規(guī)范化進程。三是理順和完善組織機構，建立一支素質過硬、作風踏實、相對穩(wěn)定的文秘工作人員隊伍，創(chuàng)造出優(yōu)異的工作業(yè)績。同時，要加強對電子公文系統(tǒng)流轉及執(zhí)行情況的考核，督促單位領導養(yǎng)成自覺閱文的良好習慣，形成獎懲分明的約束力，有效發(fā)揮公文管理機構的督查、督辦職能，增強文秘工作的時效性和實效性。四是建立有效的公文流轉程序，嚴格按照規(guī)范程序辦理公文、嚴格執(zhí)行公文行文規(guī)則、嚴格審核簽發(fā)制度、嚴格控制文件“份數(shù)”，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無效無用的文件。并對公文審核簽發(fā)手續(xù)、附件、格式進行復核，嚴格按照標準規(guī)范公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號、排布規(guī)則、裝訂要求，合理確定發(fā)文范圍。五是嚴格執(zhí)行文秘人員保密工作規(guī)定。文秘工作人員經(jīng)常會接觸到本單位的機密，必須嚴格遵守保密管理規(guī)定，做到不該說的“守口如瓶”，不該做的“紋絲不動”。在工作中，還要防止計算機、傳真機等辦公設備的泄密，決不能把領導討論未決的事情泄露出去，給單位工作造成被動。