張治霞

摘 要：隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)中的檔案管理工作也應該不斷的改進，提升檔案管理水平，加快科學建設的步伐。在企業(yè)的檔案管理工作中，還存在很多的問題，影響到企業(yè)的正常發(fā)展，所以要改善現(xiàn)有的工作方法和工作模式，提高檔案管理水平，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造有利的基礎。

關鍵詞：企業(yè)檔案；收集；整理；人員素質(zhì)

企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的基礎，對于企業(yè)日常經(jīng)營中的各種資料進行收集整理，對于企業(yè)經(jīng)營策略的制定，生產(chǎn)技術(shù)的發(fā)展具有重要的推動作用。企業(yè)要想在激烈的市場競爭中獲勝，就需要提高核心競爭力，不斷的充實自己，壯大自己。在進行檔案管理的過程中，要根據(jù)時代的發(fā)展趨勢，不斷的創(chuàng)新，將先進的管理理念和管理方式應用到檔案管理工作中，提高檔案管理的工作效率，為企業(yè)的發(fā)展提供更多的支持。

1 企業(yè)檔案管理的特征和目的

企業(yè)中的檔案管理工作要進行統(tǒng)一的整理和保管，維護檔案的完整性。一般在企業(yè)中都會設立獨立的檔案管理部門和檔案管理人員，對企業(yè)發(fā)展中的各項檔案資料進行收集和整理。并且要制定規(guī)范的管理制度對檔案進行管理，保證檔案的數(shù)量和質(zhì)量，集中存放，統(tǒng)一管理，這是企業(yè)檔案管理的特征。企業(yè)是在不斷發(fā)展的，在發(fā)展的過程中會形成很多珍貴的資料，一方面可以對企業(yè)的歷史進行記錄，另一方面對于企業(yè)中的生產(chǎn)技術(shù)以及各種記錄進行收集，為企業(yè)的生產(chǎn)提供依據(jù)。在進行檔案管理的過程中，要保證檔案的完整性，防止受到損害。注意檔案的保密性，對于有閱讀權(quán)限的檔案要進行權(quán)限設置，只有經(jīng)過允許才可以進行借閱。因為檔案工作具有很強的嚴肅性，所以在進行管理的過程中，要注意維護檔案的真實性，嚴禁隨意對檔案進行篡改和更換，必須保持檔案的原有屬性。只有將檔案管理工作做好，才能夠為企業(yè)的發(fā)展提供重要的依據(jù)，促進企業(yè)經(jīng)濟效益的提升。

2 當前企業(yè)檔案管理中的主要問題

2.1 企業(yè)檔案管理工作制度不完善

由于市場經(jīng)濟的競爭，造成很多企業(yè)以追求利潤為目的，普遍存在檔案管理工作意識淡薄。企業(yè)領導把精力和資金主要投向企業(yè)建設開發(fā)和生產(chǎn)經(jīng)營銷售上，認為檔案管理工作不重要，尤其在部分企業(yè)檔案管理工作中，甚至片面地認為企業(yè)與員工是雇傭關系，沒必要把太多的精力用在這方面，導致對檔案基礎工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動應付局面，難以按時或很好的完成，給企業(yè)健康發(fā)展造成了一定的損失。

2.2 檔案收集和整理不規(guī)范

檔案的收集和整理是做好檔案管理工作的重要基礎，但是在有些企業(yè)中，對于檔案的收集工作不夠重視，檔案制度執(zhí)行力差。因為對檔案收集工作的不重視，致使很多珍貴的技術(shù)性檔案丟失。因為檔案管理人員的數(shù)量有限，并且在平時不可能參與到企業(yè)的各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)中，在各個部門人員不將技術(shù)材料送往檔案部門的情況下，將會造成大量檔案的丟失。在對檔案的整理方面，沒有完善的規(guī)章制度，并且執(zhí)行不到位，沒有規(guī)范的劃分標準，致使各種檔案存放混亂，在使用的過程中，造成很大的困難，不便于管理。在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，出現(xiàn)了大量的人員流動和流失，在檔案部門中，如果對檔案管理工作的交接不夠完整，容易造成檔案的流失。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

企業(yè)檔案管理是一項政策性、規(guī)范性、技術(shù)性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和技術(shù)業(yè)務能力。但當前很多企業(yè)的檔案管理人員素質(zhì)較低，文化程度和專業(yè)技術(shù)水平還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些檔案管理人員責任心不強，造成企業(yè)檔案材料的客觀性、準確性、完整性差，給企業(yè)利用檔案材料增加了困難。另外有些檔案工作人員由于法律意識淡薄，為了自身利用，泄露企業(yè)檔案商業(yè)機密，商業(yè)秘密是企業(yè)科技檔案的核心部分，管好、用好科技檔案中的商業(yè)秘密，同提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益有著十分密切的關系，它對于企業(yè)發(fā)展，具有重要的意義，由于檔案管理人員素質(zhì)較低泄露商業(yè)機密會給企業(yè)造成很大的經(jīng)濟損失。

3 提高企業(yè)檔案管理水平的措施分析

3.1 建立健全企業(yè)檔案工作管理體制

建立健全企業(yè)檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機構(gòu)，成立檔案工作領導小組，加強宣傳，提高企業(yè)領導的檔案意識。充分利用報紙、電視等媒體，加大檔案法規(guī)及有關檔案保障法規(guī)的宣傳。采取有效的檔案宣傳手法，使企業(yè)領導把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)一定的位置，明確相關檔案工作的重要性。為促使企業(yè)檔案工作的性質(zhì)、任務和作用，最大限度地被企業(yè)領導了解和認識，工作實踐中應自覺地形成利用檔案、關心重視和支持檔案工作，加大樓案工作經(jīng)費投入，使檔案管理工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機地結(jié)合起來，促進企業(yè)全面健康發(fā)展。

3.2 加強檔案的收集和整理規(guī)范化工作

做好檔案材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng)的基礎。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環(huán)節(jié)各個部門的關系。要求檔案人員要主動深入到各部門，主動收集需要存檔的各種檔案資料、信息：對檔案形成的全過程進行動態(tài)監(jiān)督與檢查，檔案工作人員要參加廠部召開的各種生產(chǎn)經(jīng)營會議，掌握生產(chǎn)經(jīng)營動態(tài)，及時催促該歸檔的資料一定要歸檔。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的水平，在社會發(fā)展的新時期，企業(yè)間的競爭逐漸加劇，為企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的難度，所以要提升檔案管理人員的素質(zhì)。處于現(xiàn)代信息化社會，檔案管理人員應該進行信息化學習，熟練掌握計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，將其充分的應用到檔案管理工作中。檔案管理人員不僅要熟練掌握專業(yè)知識，并且還要熟悉企業(yè)文化和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營模式，能夠在日常生產(chǎn)中，更加廣泛的收集具有重要意義的技術(shù)資料。檔案管理人員應該具有基本的職業(yè)道德，保證檔案資料的完整性和私密性，嚴禁將有權(quán)限的檔案私自節(jié)約他人，嚴格防范企業(yè)的商業(yè)機密外泄。

4 結(jié)束語

檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要基礎，在社會不斷發(fā)展的形勢下，應該不斷的提升檔案管理水平，加強規(guī)章制度的建設，提高檔案管理人員的素質(zhì)，完善各項設備的管理。檔案管理工作是一項長期的系統(tǒng)性的工作，需要引起企業(yè)的高度重視，引進專業(yè)的技術(shù)人才。為了適應時代的發(fā)展趨勢，企業(yè)的檔案管理工作應該與時俱進，不斷創(chuàng)新，才能夠發(fā)揮出檔案工作的優(yōu)勢，為企業(yè)的發(fā)展提供有利的基礎。

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