劉崇富， 張 梅

（昭通學院a.招生就業(yè)處，b.科技處， 云南 昭通 657000）

高等學校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是學生在校求學過程的真實記錄[1]。多數(shù)學生檔案記錄從中學時代開始，而大學階段檔案所記錄的內(nèi)容，是學生檔案的重要部分，集中反映學生就讀期間的主要表現(xiàn)，是了解學生個人的學習歷程和整體表現(xiàn)的主要途徑，同時也是畢業(yè)生由學校走向社會的重要通行證。對于每一名畢業(yè)生而言，檔案的作用極其重要，大學階段的學習歷程所形成的今后工作單位選拔任用考核的依據(jù)和憑證[2]，成為單位考察錄用畢業(yè)生的第一手資料[3]，為用人單位提供畢業(yè)生在高校階段全面的個人在校學習情況，學生在大學階段的思想政治表現(xiàn)、知識水平、道德品質(zhì)、在校行為等多方面的綜合素質(zhì)在檔案中能夠真實全面地反映出來，一旦學生被用人單位錄用，以后的工作變動、工資調(diào)整、干部的提升晉級和各種考核，檔案的查閱是必不可少的，畢業(yè)生檔案將伴隨學生本人一生，成為整個人事檔案中的重要組成部分，為用人單位選拔人才提供重要的依據(jù)。

總的來說，在目前我國的就業(yè)形勢之下，學生檔案是學生走上工作崗位的重要憑證，在就業(yè)中有著重要的作用，做好畢業(yè)生檔案管理與流轉(zhuǎn)工作顯得尤為迫切[4]。

一、高校學生檔案特性及其構(gòu)成

高校學生檔案不僅記錄了學生中學、大學求學的整個歷程，還能全面反映學生在校學習期間的各種原始情況，涉及內(nèi)容十分廣泛，它包括幾個大的方面，一是學生的由原來就讀高中所產(chǎn)生的中學階段檔案材料，二是在大學階段所產(chǎn)生的個人履歷和鑒定材料，三是學生學習成績記錄的各種材料，四是原件有黨團關系材料，五是在校期間受到的各種獎勵材料，它是高校在校期間各項表現(xiàn)真實記錄[5]。高校學生檔案，能夠真實地記錄和反映大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐等個人成長經(jīng)歷，是寶貴且不可再生資源[6]?？傊咝W生檔案是學生思想道德、文化素養(yǎng)、科技能力、社會工作能力和身體狀況等綜合素質(zhì)的集中反映[1]。

二、高校學生檔案在管理工作中存在的一些問題

（一）學生檔案管理體制不完善

首先是學生檔案是學校檔案中的一部分，在許多學校檔案的日常管理中，沒有意識到學生檔案管理工作的重要性，往往只重視教學和其它行政管理中產(chǎn)生的檔案，沒有專職人員對學生檔案進行管理、監(jiān)督和指導。其次是實行招生工作在網(wǎng)絡上進行后對學生檔案的轉(zhuǎn)遞沒有統(tǒng)一的要求，畢業(yè)高中地（市）區(qū)教育部門為降低成本，許多高中生自帶檔案，入學后檔案壓在個人手里不交、忘交或丟失，導致學生畢業(yè)時缺少高中階段檔案。再次是檔案經(jīng)常被拆封，難于保證檔案中內(nèi)容的真實性。最后是有的學生檔案材料過于簡單，對于高校管理者了解其中學時的表現(xiàn)及其家庭情況沒有指導作用。

（二）收集歸檔的材料填寫不規(guī)范

部分學生在平時的學習過程中沒有意識到學生檔案的重要性，在填寫時不按要求認真填寫，填寫內(nèi)容不全面準確，敷衍了事，造成了學生檔案歸檔材料質(zhì)量不高，不規(guī)范，學生檔案一般由學生檔案管理部門進行統(tǒng)一管理，由于有的學校學生檔案管理工作沒有配備專職人員，兼職人員業(yè)務不熟悉，導致學生檔案的收集整理缺乏一定的規(guī)范操作，當中錯誤多。

（三）畢業(yè)生對檔案缺乏認識，學校管理難度偏大

隨著社會職業(yè)的多樣化與細致分工，就業(yè)觀念發(fā)生很大的改變，就業(yè)形成多樣化，許多學生在畢業(yè)后進入到私企或外企工作。對企業(yè)而言，一是不具備管理學生檔案的權限，二是企業(yè)只管聘任用人，不需畢業(yè)生個人檔案，因此許多學生畢業(yè)后對自己的檔案不聞不問，形成人檔分離的局面。通常多數(shù)學校把學生檔案寄回學生的生源地，由當?shù)厝耸虏块T處理，直到這些畢業(yè)生遇到轉(zhuǎn)正、定級、轉(zhuǎn)單位、增加工資等問題時才關心找檔案，而由于時間的間隔也會造成學生檔案難于找到。

三、強化高校學生檔案管理工作的建議

隨著社會經(jīng)濟科技的迅猛發(fā)展，社會各界對人才有著越來越高的要求，加強高校學生檔案的管理，確保學生檔案的真實性、準確性和完整性，是各高校畢業(yè)生管理中一項重要的工作。

（一）完善檔案的傳遞流程與途徑

新生入學時檔案應由學生所在地招辦統(tǒng)一郵寄至錄取院校，杜絕學生自帶檔案，避免學生自帶檔案引發(fā)的一系列問題，確保學生檔案內(nèi)容的真實性和完整性，保障學生檔案安全。

一方面各級相關單位必須認真執(zhí)行學生檔案轉(zhuǎn)遞制度，根據(jù)國家要求通過機要件寄送學生檔案，寄送單位必須是具備國家規(guī)定的具有管理檔案資質(zhì)的單位與機構(gòu)。若用人單位與機構(gòu)不具備人事檔案保管資格與條件，應送到人力資源和社會保障部門所屬的當?shù)厝瞬欧罩行耐泄堋Ａ硪环矫?，在學生檔案中能夠體現(xiàn)在學校期間德育、智育、能力等的各種材料，如學生的成績表、畢業(yè)生登記表、教師資格認定申請表、黨團關系、三好優(yōu)干等材料形成一式兩份，一份外寄，一份留在校內(nèi)進行存檔。便于在以后有的學生檔案丟失后可通過在學校保存的學籍檔案來重新建檔，避免補辦檔案時學生利用重新建檔的機會偽造檔案。

（二）建立歸檔材料收集制度

對于畢業(yè)生檔案材料的收集，一般分為三類，第一類是在招生時收集新生入學前的高中階段檔案材料；第二類是收集學生在校讀書期間的社會實踐活動表現(xiàn)材料；第三類是學生在校期間的各種總結(jié)和評價材料，如優(yōu)生優(yōu)干表，一般從學生處收集；畢業(yè)生鑒定表、成績總表和積分表，一般從教務處收集；學生黨員關系，從組織部收集；團員關系，從團委收集；畢業(yè)生體檢表，一般從校醫(yī)務室或后勤處等收集。此外，還應建立規(guī)章制度規(guī)范檔案的收集歸檔，相關部門應有相應負責人，及時收集與傳遞各階段形成的檔案材料，如學生畢業(yè)時形成的成績表、實習鑒定表、畢業(yè)論文評定表等。

（三）豐富檔案材料的內(nèi)容

由于當前高中階段檔案內(nèi)容較少，要想辦法規(guī)范高中階段學籍材料、體檢表、家庭基本信息、聯(lián)系方式等相關信息，因人施教，因人管理，才能有利于高校對學生的管理和教育。我校自主開發(fā)了學生管理系統(tǒng)，能夠在學生剛?cè)雽W時報到時就完善學生的這些基礎信息，并能設置不同權限的管理者有一定的管理使用權限，有利于高校管理者與學生家長的溝通和聯(lián)系，為學生以后畢業(yè)時提供基礎數(shù)據(jù)。

（四）嚴格規(guī)范歸檔材料

學生在校期間填寫自己所有資料時，要養(yǎng)成良好的習慣，按照人事檔案管理要求，統(tǒng)一使用紙張，字跡材料不得使用圓珠筆、復寫紙、鉛筆等，對于不符合歸檔條件的，要求歸檔單位必須重新處理加工，以確保歸檔材料的規(guī)范統(tǒng)一，符合歸檔質(zhì)量要求，配備責任心強、素質(zhì)高、業(yè)務熟練的工作人員，嚴格規(guī)范管理學生檔案。

（五）引導畢業(yè)生重視個人檔案

大多數(shù)畢業(yè)生離校時清楚自己的檔案是發(fā)到生源地、工作地或未辦清手續(xù)滯留學校等多種去向的哪一種，等到要用檔案時才到處尋找自己的檔案，所以要建立畢業(yè)生的檔案去向臺賬，以免人檔分離。根據(jù)畢業(yè)生檔案管理的規(guī)定，假如畢業(yè)生就業(yè)單位不具有檔案、人事管理權限，可以申請暫緩郵寄檔案由學校暫時統(tǒng)一保管，也可以把檔案掛靠在教育廳大中專畢業(yè)生服務中心或當?shù)厝瞬沤涣魇袌龃鸀楸９埽厴I(yè)生只要按照要求，繳納一定的手續(xù)費和檔案管理費用。

（六）加速學生檔案的網(wǎng)絡化管理

現(xiàn)在的大多數(shù)大學隨著招生量的增長，檔案數(shù)量急劇增加，傳統(tǒng)的手工操作方法已經(jīng)不能適應現(xiàn)代發(fā)展的需要，學生檔案管理人員要充分利用信息技術，加強檔案數(shù)字化管理，建立學生檔案、目錄、全文信息數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)學生檔案管理工作的信息化，使學生檔案管理工作全部信息化、網(wǎng)絡化。我校開發(fā)了學生檔案查詢系統(tǒng)便于學生查詢自己檔案的去向，在需要檔案時能及時查詢到自己檔案的所在地。

綜上所述，學生檔案是學校管理中的一個重要成分。雖然高校學生檔案管理工作有著不足之處，但高校學生檔案是用人單位使用人的可靠憑證，起著直接宣傳與介紹畢業(yè)生的作用。進一步加強學生檔案管理，完善歸檔制度，及時豐富完善學生檔案內(nèi)容，加快學生檔案數(shù)字化管理步伐，使畢業(yè)生檔案更好地發(fā)揮其服務社會服務人才的作用。

[1]趙淑惠.論高校學生檔案管理工作[J].科技資訊，2011，（25）：242.

[2]王金玉.淺談如何加強技工學校的學生檔案管理[J].黑龍江史志，2011，（18）：41—42.

[3]莫萍.淺談高校學生檔案的管理方法[J].貴陽市委黨校學報，2011，（05）：60—61.

[4]王爽.加強高校學生檔案管理為大學生就業(yè)服務[J].中國外資，2011，（22）：200.

[5]練紅珍.就業(yè)視角下的高校學生檔案實效性管理研究[J].檔案與建設，2011，（08）：21—23.

[6]黃華.淺議高校學生檔案管理工作[J].科技信息，2011，（23）：609—623.