夏立芳

（皖西學院辦公室安徽·六安237012）

關(guān)于政務(wù)公開背景下電子文檔管理的思考

夏立芳

（皖西學院辦公室安徽·六安237012）

本文將探討在政務(wù)公開背景的大趨勢下，如何做好在電子文檔管理方面必須做好完善立法工作、先進的電子文檔保管與安全防范技術(shù)的開發(fā)、檔案與電子文檔登記備份制度的建立、專業(yè)電子文檔管理人才培養(yǎng)等工作。

政府信息公開電子文檔

隨著全球信息化的不斷加深以及公眾民主化意識的不斷提高，政府信息公開已然是大勢所趨。在這種潮流的引導下，我國政府在電子文檔管理方面將會面臨眾多新的挑戰(zhàn)，現(xiàn)行的管理方式與技術(shù)手段，以及法律法規(guī)都將被重新審視。因此，在這樣的背景與形式之下，我們政府檔案管理部門又該采取怎樣的對策與手段以適應(yīng)政務(wù)公開的大趨勢？本文就此加以分析、提出相關(guān)性對策。

一、完善電子文檔的立法工作

政府機構(gòu)每年所產(chǎn)生的電子文件數(shù)量龐大，信息的形式和種類也越來越豐富，我國也先后出臺了不少關(guān)于電子文件管理方面的法律法規(guī)，比如《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子簽名法》等等。但隨著政府信息公開化步伐的不斷深入，新法與舊法，上位法與下位法的銜接問題也逐漸暴露出來。因此，掌握在政府機關(guān)手里的電子文檔如果由于此些原因，而不能向社會公布，讓社會成員知曉并加以有效的利用，那么相應(yīng)的監(jiān)督和保障措施是必須的。

（一）修改《檔案法》與《保密法》

2008年5月1日起正式施行的《中華人民共和國政府信息公開條例》規(guī)定：“行政機關(guān)在公開政府信息前,應(yīng)當依照《中華人民共和國保守國家秘密法》以及其他法律、法規(guī)和國家有關(guān)規(guī)定對擬公開的政府信息進行審查?！迸c此同時，《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定的原則是“凡不宣布公開的事項皆推定為保密”，內(nèi)容上也明確說明了，凡是涉及國家安全、國家商業(yè)秘密以及個人信息隱私的政府信息實行限制公開。在法律效力上，《保密法》屬于上位法,《條例》是行政法規(guī),屬于下位法。這樣一來，政府是否就可以以《保密法》作為依據(jù)，對自己不愿公開的包含政府特殊信息的電子文檔實行不公開而直接忽視《條例》的存在呢？此外，《保密法》是制定于1988年的“舊法”，其中的有些內(nèi)容不免落后于時代的要求而可能造成了另一種極端相反的情況，即政府不清楚電子公文里的信息是否涉及了《保密法》中規(guī)定的不予公開的內(nèi)容而隨意地公開了本不應(yīng)該公開的電子文檔呢？無論是哪種情況，都導致了政府在適應(yīng)信息公開化下電子文檔管理的盲目性與隨意性。

因此，首先，政府部門要緊跟著“十二五規(guī)劃”的步伐，在“十三五規(guī)劃”中正式啟動《檔案法》修改程序，并完善《檔案法》與《保密法》中對電子文件和電子文檔管理部分的規(guī)定。在《檔案法》的修訂中，應(yīng)進一步明確電子文件和電子文檔的法律效力、電子文檔的管理要求和電子文件的管理原則等宏觀方面的內(nèi)容，從而保證政府機構(gòu)對外開放的電子文件內(nèi)容的真實性和法律上的效力性；對《保密法》的修改應(yīng)該適應(yīng)現(xiàn)在社會群體的法律要求，對不適于對外公開的電子文件原因加以具體的說明。

（二）細化《政府信息公開條例》

在《政府信息公開條例》實施的這幾年中，政府行政機構(gòu)應(yīng)該根據(jù)其實施的效果將《條例》規(guī)定的內(nèi)容盡可能細化。當政府行政機關(guān)面對《條例》有不作為時，公民就可以依據(jù)《條例》而獲得有效的司法救濟途徑。再則，政府應(yīng)該制定相關(guān)的配套法規(guī)和規(guī)章，比如完善《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等行政規(guī)章制度來配合《條例》的實施。

二、將政府電子文檔管理納入整個政府電子政務(wù)建設(shè)的核心地位

在當前政府信息公開的大環(huán)境下，政府行政機關(guān)能否高效率地處理數(shù)量龐大的電子文檔將直接制約著政府部門的整個電子政務(wù)建設(shè)的完整性。因此，在這樣的背景中，政府行政部門不僅不應(yīng)該將電子文檔對外公開、電子文檔管理視為與電子政務(wù)建設(shè)無關(guān)的、可分離的其他工作，而更應(yīng)該重視對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子文檔的管理以及電子文檔信息對外公開等一系列工作，將政府電子文檔管理納入電子政務(wù)建設(shè)的綜合性戰(zhàn)略框架，將整個政府電子文件中心與電子政務(wù)中心結(jié)合，及時地歸檔、保存電子政務(wù)中已經(jīng)辦理完畢的現(xiàn)行電子文件，并積極地向社會提供利用與服務(wù)。

三、開發(fā)先進的電子文檔保管技術(shù)與安全防范技術(shù)

在目前的政府檔案管理領(lǐng)域，電子文件與電子文檔的有效保管至關(guān)重要。隨著今后政府部門的檔案管理工作逐漸由手工管理向電子管理轉(zhuǎn)變的發(fā)展趨勢，電子文檔管理工作更要按電子政務(wù)的政府管理方式和行政流程調(diào)整運作模式，通過電子政務(wù)系統(tǒng)與計算機技術(shù)完成電子文件的起草、簽發(fā)、打印、收發(fā)、傳閱、催還和歸檔；利用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字通信技術(shù)遠距離傳輸電子文件和交流信息，使政府間各部門的文件報批、信息資源、行政進程等管理工作由書面?zhèn)鬟f變革為電子文件的傳輸，加快政府的行政效率；完善電子文件錄入系統(tǒng)與電子檔案信息數(shù)據(jù)庫以便使檔案用戶能迅速、準確地查詢、瀏覽和檢索檔案信息；運用與研發(fā)更多的與電子政務(wù)信息系統(tǒng)相通的適應(yīng)政府信息公開化的電子文件保管技術(shù)，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、數(shù)字簽證技術(shù)、訪問數(shù)量與權(quán)限控制技術(shù)、元數(shù)據(jù)實時捕獲技術(shù)、安全路由器、安全網(wǎng)關(guān)、系統(tǒng)漏洞掃描軟件等，保證電子文檔在對社會公開的過程中的安全性與完整性。

四、全面啟動檔案與電子文件登記備份制度

檔案與電子文檔登記備份制度是一種能夠充分發(fā)揮政府檔案部門第三方鑒證作用的制度設(shè)計。政府部門可以通過它來引導企業(yè)將重要的科技研發(fā)、專利申請、商標注冊等知識產(chǎn)權(quán)原始檔案及時地進行登記備份，從而第一時間確定權(quán)利主體、形成時間和具體內(nèi)容。這樣，在政務(wù)公開的大背景下，政府部門，在面對企業(yè)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，就能夠及時地為企業(yè)提供知識產(chǎn)權(quán)檔案登記證明及備份檔案等鑒證服務(wù)。

因此，在全國范圍內(nèi)，縣級以上的檔案行政管理部門都應(yīng)對國家和社會具有重要保存價值的檔案和電子文檔進行等級和備份，對紙質(zhì)或其他載體形式的檔案都要以數(shù)字化全息復(fù)制的形式進行備份。通過加強電子文檔備份制度的優(yōu)越性，及時化解糾紛、抵制企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)風險，確保政府部門在社會民生領(lǐng)域檔案安全的制度創(chuàng)新。

五、培養(yǎng)新時期政府電子文件管理人才

在政府信息公開化的新時期下的電子政務(wù)建設(shè)僅僅依靠發(fā)達的現(xiàn)代信息技術(shù)是遠遠不夠的，高素質(zhì)的政府電子文件管理人才的培養(yǎng)同樣是電子政務(wù)發(fā)展的必要條件。

（一）對現(xiàn)有檔案工作人員的培訓

政府檔案部門要定期、定向地對政府電子文檔管理人員進行專業(yè)技能、現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力以及政府信息公開相關(guān)知識的培訓。并開設(shè)電子文檔管理知識與計算機應(yīng)用相關(guān)的課程，不斷提高檔案工作人員的實踐運用能力。

（二）引進電子文檔信息化建設(shè)人才

隨著電子文件管理由原來的實體管理向著以信息管理為主過渡，這樣，就需要高素質(zhì)的檔案信息化專員在政府電子政務(wù)中扮演重要的角色。這些檔案工作人員不僅要有高尚的政治素養(yǎng)，在精通電子文檔業(yè)務(wù)的同時，還要熟悉檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)、檔案保護技術(shù)和具備相當?shù)耐庹Z水平以及與時俱進的能力，能夠把握好電子文檔各類項目的技術(shù)性應(yīng)用與質(zhì)量控制等問題的具有專業(yè)性技術(shù)的全面性人才。

（三）培養(yǎng)電子文檔專業(yè)管理人才

培養(yǎng)的案信息管理人才是具有有效利用現(xiàn)代工具開展工作的習慣和意識，能夠科學地管理好、維護好本部門的數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，實現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)型向多元和復(fù)合知識型方向轉(zhuǎn)變，即一專多能培養(yǎng)一批既懂信息化、電子政務(wù)知識，又懂電子文檔管理，信息組織與計算機操作知識的多元化人才。

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2013-08-17

夏立芳(1971.10—），女，安徽六安人，館員，研究方向：檔案管理。