●汪玉香

ERP系統(tǒng)下的物資供應(yīng)計(jì)劃管理

●汪玉香

闡述物資供應(yīng)計(jì)劃管理的重要性及ERP系統(tǒng)管理下的物資供應(yīng)計(jì)劃管理的特點(diǎn)，分析了物資供應(yīng)計(jì)劃管理存在的問(wèn)題、原因，提出提高計(jì)劃管理水平的建議，認(rèn)為要進(jìn)一步加強(qiáng)物資供應(yīng)計(jì)劃管理結(jié)果的考核。

ERP系統(tǒng) 物資供應(yīng) 計(jì)劃管理

物資供應(yīng)管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分，物資供應(yīng)管理得好不好，直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。物資供應(yīng)計(jì)劃工作是物資管理的重要環(huán)節(jié)，是物資供應(yīng)管理工作的重中之重，任何業(yè)務(wù)操作都以其為核心。對(duì)企業(yè)而言，搞好物資供應(yīng)計(jì)劃工作非常重要，它要求企業(yè)根據(jù)需求和自身的生產(chǎn)條件、經(jīng)濟(jì)利益，根據(jù)市場(chǎng)的供求規(guī)律，做好市場(chǎng)調(diào)研，綜合平衡庫(kù)存和儲(chǔ)備定額，充分挖掘和利用企業(yè)現(xiàn)有資源，科學(xué)地編制物資需求計(jì)劃，盡可能及時(shí)地、安全地為企業(yè)提供性價(jià)比最優(yōu)的物資，有效地促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高，使企業(yè)獲得盡可能多的利潤(rùn)。

隨著ERP系統(tǒng)的上線，筆者所在的湖北化肥分公司物資供應(yīng)計(jì)劃管理較之以前管理模式更加先進(jìn)，管理水平明顯提高。在本文中筆者以此為例進(jìn)行分析探討。

一、借助ERP平臺(tái)工具，優(yōu)化物資供應(yīng)計(jì)劃管理模式

ERP系統(tǒng)是借助于先進(jìn)信息技術(shù)，以財(cái)務(wù)為核心，集物流、資金流、信息流為一體，支撐企業(yè)精細(xì)化管理和規(guī)范化運(yùn)作的管理信息系統(tǒng)。實(shí)施ERP是加速湖北化肥信息化建設(shè)的一次難得的機(jī)遇，結(jié)合財(cái)務(wù)、銷售、生產(chǎn)計(jì)劃管理、物資供應(yīng)、設(shè)備檢維修等模塊的實(shí)施，將使湖北化肥的組織結(jié)構(gòu)、核心業(yè)務(wù)流程得到合理的配置和優(yōu)化，進(jìn)一步規(guī)范公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)運(yùn)作，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供更全面更準(zhǔn)確更科學(xué)的信息，提高企業(yè)資源的利用率，大幅度提升公司經(jīng)營(yíng)管理水平，進(jìn)一步增強(qiáng)公司參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的能力和贏利能力。在計(jì)劃管理方面，借助ERP管理系統(tǒng)，通過(guò)集成整合需求計(jì)劃平臺(tái)、信息標(biāo)準(zhǔn)化編碼系統(tǒng)、BW系統(tǒng)、物資供應(yīng)管理協(xié)同工作平臺(tái)、供應(yīng)商動(dòng)態(tài)量化考核系統(tǒng)等，使物資供應(yīng)信息能實(shí)時(shí)共享，能隨時(shí)查詢、輸出信息；優(yōu)化業(yè)務(wù)流程；加強(qiáng)了湖北化肥物資需求的調(diào)度，提高了物資需求計(jì)劃準(zhǔn)確率；同時(shí)取消了紙質(zhì)計(jì)劃和線下采購(gòu)計(jì)劃審批流程，提高了工作效率。

1.物資供應(yīng)信息實(shí)時(shí)共享，有利于編制物資采購(gòu)計(jì)劃?？茖W(xué)編制物資采購(gòu)計(jì)劃，必須做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，內(nèi)容完整措施可行，要做好“六平一改”（平庫(kù)存、平積壓、平閑置、平期貨、平自制、平修舊、改代利用），需要綜合平衡庫(kù)存及儲(chǔ)備定額，確定是否采購(gòu)及采購(gòu)數(shù)量，而物資供應(yīng)信息實(shí)時(shí)共享，可隨時(shí)查詢、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)信息，為物資計(jì)劃編制提供完整的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和科學(xué)的依據(jù)，為計(jì)劃管理提供可靠的數(shù)據(jù)來(lái)源，做到計(jì)劃有依據(jù)，核算有定額，資金有來(lái)源，定額有分析，使物資計(jì)劃具有嚴(yán)肅性、預(yù)見(jiàn)性和可行性。為滿足生產(chǎn)所需，物資供應(yīng)部門編制計(jì)劃既要掌握其品種，規(guī)格數(shù)量，還要掌握其安全庫(kù)存數(shù)量；同時(shí)有些生產(chǎn)設(shè)備年代久遠(yuǎn)，已遭淘汰，其配件已庫(kù)存積壓多年，沒(méi)有合理利用；技改技措、工程項(xiàng)目等經(jīng)常會(huì)有設(shè)計(jì)變更，遺留很多工程余料。根據(jù)ERP系統(tǒng)物資庫(kù)存信息可對(duì)其進(jìn)行調(diào)度調(diào)劑使用，有的還可以改造加工，進(jìn)行再利用。這樣不僅有利于科學(xué)地編制物資采購(gòu)計(jì)劃，還可以減少庫(kù)存，加速資金周轉(zhuǎn)。

通過(guò)多個(gè)系統(tǒng)的整合，優(yōu)化了計(jì)劃業(yè)務(wù)流程。物資計(jì)劃流程是：申請(qǐng)編碼—編碼反饋—根據(jù)erp系統(tǒng)的需求平衡庫(kù)存—核實(shí)采購(gòu)申請(qǐng)—處（室）領(lǐng)導(dǎo)審批—框架、寄售的物資由采購(gòu)員形成合同—非框架、寄售的采購(gòu)申請(qǐng)上傳物資供應(yīng)管理協(xié)同工作平臺(tái)的電子商務(wù)系統(tǒng)編制詢價(jià)方案—50萬(wàn)及以上的物資邀請(qǐng)招標(biāo)—50萬(wàn)以下的物資詢比價(jià)—處（室）領(lǐng)導(dǎo)審批—下達(dá)詢價(jià)方案給采購(gòu)員按采購(gòu)流程操作。整個(gè)流程要通過(guò)信息標(biāo)準(zhǔn)化編碼系統(tǒng)、erp系統(tǒng)（含需求計(jì)劃平臺(tái)）、物資供應(yīng)管理綜合信息平臺(tái)實(shí)施；同時(shí)BW系統(tǒng)提供預(yù)留綜合查詢、采購(gòu)申請(qǐng)執(zhí)行分析、需求計(jì)劃的及時(shí)率、準(zhǔn)確率、執(zhí)行率、需求計(jì)劃平均處理時(shí)間等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為計(jì)劃管理提供準(zhǔn)確科學(xué)的依據(jù)；供應(yīng)商動(dòng)態(tài)考核系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商及時(shí)評(píng)估、審核，有利于供應(yīng)商的優(yōu)化選擇及采購(gòu)策略的科學(xué)合理編制。多個(gè)系統(tǒng)通過(guò)接口連接，整合并用，優(yōu)化了計(jì)劃業(yè)務(wù)流程。物資供應(yīng)計(jì)劃流程見(jiàn)圖1。

圖1 物資供應(yīng)計(jì)劃流程

2.通過(guò)集成變更，提高了需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性。為滿足物資供應(yīng)精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，湖北化肥上線了ERP需求計(jì)劃功能提升系統(tǒng)。該系統(tǒng)充分實(shí)現(xiàn)了非集成需求計(jì)劃（包括存續(xù)公司）的線上提報(bào)功能，加強(qiáng)了需求計(jì)劃的變更、審批和標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高了需求計(jì)劃的準(zhǔn)確率。它的管理功能是非集成物資需求計(jì)劃通過(guò)線上提報(bào)、審批，信息共享，集成需求計(jì)劃（檢維修、工程項(xiàng)目物資需求計(jì)劃）同步記錄到物資需求計(jì)劃管理平臺(tái)，統(tǒng)一分析管理。集成物資需求計(jì)劃變更系統(tǒng)中都有詳細(xì)的記錄，改變了以往無(wú)法跟蹤記錄檢維修、工程項(xiàng)目物資需求變更的狀況；同時(shí)物資供應(yīng)部門需求計(jì)劃管理工作向需求單位延伸，參與到物資需求計(jì)劃變更管控工作之中。通過(guò)這一系統(tǒng)的上線，為湖北化肥減少庫(kù)存積壓發(fā)揮了積極作用，提高了物資需求計(jì)劃準(zhǔn)確率，使物資供應(yīng)計(jì)劃管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、制度化。

3.取消紙質(zhì)計(jì)劃和線下采購(gòu)計(jì)劃審批流程，提高了工作質(zhì)量和工作效率。物資供應(yīng)計(jì)劃管理流程中的每一個(gè)步驟、每一項(xiàng)工作節(jié)點(diǎn)的實(shí)施都是通過(guò)ERP線上完成，計(jì)劃和采購(gòu)之間根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)直接完成資料備案和流程交接工作，不需要紙質(zhì)計(jì)劃，不需要編制紙質(zhì)采購(gòu)計(jì)劃審批單，也不需要找領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，每一步操作系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)留下痕跡，包括需求計(jì)劃的創(chuàng)建、提交、審批、變更、采購(gòu)計(jì)劃的下達(dá)等。取消紙質(zhì)計(jì)劃和線下采購(gòu)計(jì)劃審批流程可以說(shuō)是物資計(jì)劃管理的一次重大的革新，它帶來(lái)了對(duì)傳統(tǒng)觀念的沖擊，扭轉(zhuǎn)了人們對(duì)信息化不信賴的心理，無(wú)紙化辦公省時(shí)省力，大大提高工作質(zhì)量和工作效率。

二、物資計(jì)劃管理目前存在的問(wèn)題

1.需求單位認(rèn)識(shí)程度不夠，需求計(jì)劃差錯(cuò)率高。在實(shí)際生產(chǎn)中，特別是上項(xiàng)目的情況下，需求單位往往過(guò)于注重物資采購(gòu)的價(jià)格、質(zhì)量，注重是否能夠及時(shí)供應(yīng)，保證生產(chǎn)；需求單位業(yè)務(wù)人員對(duì)物資特別是設(shè)備備件、電氣儀表知識(shí)的掌握程度不高，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)裝置不甚熟悉，為急生產(chǎn)之所急，在沒(méi)有弄懂的情況下倉(cāng)促提報(bào)需求；還有對(duì)ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化要求不了解、不理解，還是延續(xù)舊的工作習(xí)慣。正是因?yàn)橛羞@樣的認(rèn)識(shí)，在提報(bào)計(jì)劃的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、標(biāo)準(zhǔn)化程度上達(dá)不到要求，隨意提報(bào)需求計(jì)劃導(dǎo)致需求計(jì)劃差錯(cuò)率高，給物資供應(yīng)部門后續(xù)的系統(tǒng)預(yù)留、采購(gòu)申請(qǐng)的清理，計(jì)劃和采購(gòu)工作帶來(lái)難度。

2.需求計(jì)劃的提報(bào)不及時(shí)、需求日期不合理。裝置停車檢修物資應(yīng)提前6個(gè)月提報(bào)計(jì)劃，工程、技措、安全與環(huán)保等項(xiàng)目物資應(yīng)在施工前3個(gè)月提報(bào)計(jì)劃，進(jìn)口物資應(yīng)根據(jù)采購(gòu)周期的不同應(yīng)在使用前6-10個(gè)月提報(bào)，日常檢維修和正常生產(chǎn)所需物資，需求單位應(yīng)在每月15日之前將月度計(jì)劃下達(dá)到物資供應(yīng)部門。用料單位提報(bào)的需求計(jì)劃存在提報(bào)不及時(shí)，需求日期不合理的問(wèn)題很嚴(yán)重，有的需求日期直接是默認(rèn)的提報(bào)日期，沒(méi)有給物資供應(yīng)部門足夠的采購(gòu)周期，大大影響需求計(jì)劃提報(bào)的及時(shí)性。

3.基層單位提報(bào)需求的業(yè)務(wù)人員素質(zhì)有待提高?；鶎訂挝粯I(yè)務(wù)員新老更替經(jīng)常變動(dòng)，新交接的業(yè)務(wù)員對(duì)新的裝置不太了解，對(duì)物資需求消耗規(guī)律、物資消耗的預(yù)測(cè)及把握能力不夠。另外對(duì)ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化要求不了解，編制出來(lái)的需求計(jì)劃往往與實(shí)際需求有出入，不能及時(shí)準(zhǔn)確地反映出生產(chǎn)單位的實(shí)際需求，影響物資供應(yīng)部門作出正確的采購(gòu)策略和供應(yīng)措施。

4.需求計(jì)劃的執(zhí)行缺乏批量有效跟蹤。ERP本身是個(gè)有效的、龐大的系統(tǒng)，有著豐富的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可供應(yīng)用，但目前系統(tǒng)還無(wú)法實(shí)現(xiàn)需求計(jì)劃批量跟蹤的情況分析。我們是通過(guò)電子版報(bào)表來(lái)實(shí)現(xiàn)物資需求計(jì)劃執(zhí)行狀態(tài)的跟蹤，由物資供應(yīng)部門的各個(gè)相關(guān)崗位人員協(xié)同完成，需要大量的時(shí)間及人力，且及時(shí)性不夠。由于生產(chǎn)單位、管理部門沒(méi)有及時(shí)得到物資計(jì)劃的執(zhí)行狀態(tài)信息，不清楚在什么節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)問(wèn)題，形成了供應(yīng)斷鏈，生產(chǎn)單位后續(xù)的預(yù)算提報(bào)等等工作沒(méi)有依據(jù)，同時(shí)物資供應(yīng)管理工作也非常被動(dòng)。

5.缺乏完善的供應(yīng)部門提前介入需求計(jì)劃編制工作的運(yùn)行機(jī)制。沒(méi)有健全的提前介入運(yùn)行機(jī)制，計(jì)劃人員就不能在項(xiàng)目前期、檢維修計(jì)劃編制階段提前介入物資需求的前期工作；不貼近現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際，沒(méi)有第一手資料，不了解需求的形成，工作中就時(shí)常出現(xiàn)被動(dòng)局面。

三、對(duì)物資計(jì)劃管理問(wèn)題提出的建議

1.加強(qiáng)對(duì)基層單位需求提報(bào)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高計(jì)劃人員的綜合素質(zhì)。一是貫徹ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化要求，進(jìn)行新增物料提報(bào)要求培訓(xùn)，掌握物料描述規(guī)則；二是對(duì)計(jì)劃提報(bào)人員相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，特別要做好傳幫帶，一旦人員變動(dòng)，新上崗人員能快速進(jìn)入角色。加強(qiáng)計(jì)劃人員綜合素質(zhì)、提高其工作能力，就可以掌握物料提報(bào)的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化，提高需求計(jì)劃的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，降低需求計(jì)劃差錯(cuò)率，提高工作效率。

2.通過(guò)企業(yè)門戶網(wǎng)站等多種渠道發(fā)出整改通知，亮出需求計(jì)劃及時(shí)性考核指標(biāo)，明確指標(biāo)含義。要求各單位及時(shí)提報(bào)需求計(jì)劃，并預(yù)留審核時(shí)間和執(zhí)行時(shí)間，根據(jù)各種物資的制造周期的不同，設(shè)置合理的需求時(shí)間，以便在合理的采購(gòu)周期內(nèi)滿足需求。建議在系統(tǒng)中予以提示其需求日期的合理性，限制要求各需求單位認(rèn)真核對(duì)到貨日期，給物資供應(yīng)提供足夠的采購(gòu)周期，為物資采購(gòu)工作提供依據(jù)，提高需求計(jì)劃及時(shí)率。

3.加大對(duì)需求計(jì)劃的執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)控，抓住物資供應(yīng)管理的主動(dòng)權(quán)。一是建立需求物資跟蹤機(jī)制，提高需求計(jì)劃的執(zhí)行力度，特別是主要設(shè)備材料等物資的供應(yīng)進(jìn)度，要做到每個(gè)節(jié)點(diǎn)都清楚；二是申請(qǐng)ERP外掛需求計(jì)劃的執(zhí)行情況跟蹤系統(tǒng)，利用系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，了解物資采購(gòu)的真實(shí)狀態(tài)，及時(shí)核銷已完成供應(yīng)的需求；解決物資供應(yīng)過(guò)程中狀態(tài)不明、權(quán)責(zé)不清、銜接不暢等問(wèn)題，及時(shí)掌握物料消耗的動(dòng)態(tài)變化，查明并分析執(zhí)行過(guò)程停滯原因，有效解決出現(xiàn)的問(wèn)題。同時(shí)讓生產(chǎn)單位、管理部門也能參與進(jìn)來(lái)，能查詢需求計(jì)劃的執(zhí)行狀態(tài)，能正確掌握庫(kù)存信息，及時(shí)出庫(kù)，準(zhǔn)確提報(bào)后續(xù)預(yù)算及需求計(jì)劃。需求計(jì)劃執(zhí)行跟蹤機(jī)制是物資供應(yīng)流程改造的專業(yè)化需要，在提高內(nèi)部管理效率的基礎(chǔ)上，將改變以往“被動(dòng)”供應(yīng)的局面，變?yōu)椤爸鲃?dòng)”保供。跟蹤機(jī)制強(qiáng)調(diào)內(nèi)部銜接與外部協(xié)調(diào)的重要性，為供應(yīng)部門與需求單位搭建一個(gè)交流溝通的平臺(tái)，達(dá)成流程順暢，狀態(tài)清晰，責(zé)任到人，銜接無(wú)斷點(diǎn)的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)對(duì)需求物資執(zhí)行狀態(tài)的自主把控。

4.建立健全的物資供應(yīng)部門提前介入需求計(jì)劃編制工作運(yùn)行機(jī)制。從建設(shè)項(xiàng)目可行性研究階段、檢維修計(jì)劃編制階段提前介入需求計(jì)劃的形成過(guò)程，直接參與基礎(chǔ)設(shè)計(jì)審查、技術(shù)協(xié)議的簽訂，提前參與年度需求預(yù)測(cè)、市場(chǎng)供求關(guān)系分析、采購(gòu)方式及供應(yīng)商選擇策略，掌握動(dòng)態(tài)的物資需求和消耗規(guī)律；對(duì)接物資需求計(jì)劃，合理提出設(shè)計(jì)選型和物資需求計(jì)劃優(yōu)化建議，增強(qiáng)需求計(jì)劃的預(yù)見(jiàn)性和主動(dòng)性；確立供應(yīng)部門介入制度，加強(qiáng)相關(guān)部門溝通、協(xié)調(diào)、配合，加深了解、理解，增強(qiáng)協(xié)作，增強(qiáng)物資需求的約束性和嚴(yán)肅性。

5.完善物資計(jì)劃管理系統(tǒng)，加強(qiáng)計(jì)劃管理結(jié)果的考核。物資需求計(jì)劃管理是企業(yè)設(shè)計(jì)、計(jì)劃、機(jī)動(dòng)、技術(shù)、物資供應(yīng)以及需求單位協(xié)同工作的整體活動(dòng)，影響企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈的整體績(jī)效。隨著erp應(yīng)用的不斷深入，使得各相關(guān)單位、部門之間能共享到物資供應(yīng)管理信息，能相互配合、有效溝通，但是任何系統(tǒng)都是由人來(lái)操作，任何技術(shù)都不可能代替人的工作，只有各相關(guān)部門提高對(duì)需求計(jì)劃管理重要性的認(rèn)識(shí)，盡可能地加強(qiáng)協(xié)作，共同改進(jìn)，提出有效的意見(jiàn)和建議，不斷完善物資計(jì)劃管理系統(tǒng)，使其更加符合當(dāng)前物資供應(yīng)管理的要求。同時(shí)加強(qiáng)需求計(jì)劃管理考核，完善監(jiān)督考核機(jī)制，加大考核力度，實(shí)施責(zé)任追溯，對(duì)考核結(jié)果劃清職責(zé)、獎(jiǎng)懲分明、獎(jiǎng)罰兌現(xiàn)。修訂、完善、細(xì)化考核內(nèi)容，制定考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類計(jì)劃提報(bào)時(shí)間、計(jì)劃量和審批程序做具體規(guī)定，并制定考核標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)因需求計(jì)劃提報(bào)不準(zhǔn)確、設(shè)計(jì)變更、無(wú)計(jì)劃或超計(jì)劃采購(gòu)造成物資積壓等情況制定相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，并具體到獎(jiǎng)懲額度以及責(zé)任主體落實(shí)工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

物資需求計(jì)劃是物資采購(gòu)的依據(jù)，其準(zhǔn)確性、及時(shí)性是實(shí)現(xiàn)安全供應(yīng)、及時(shí)供應(yīng)、經(jīng)濟(jì)供應(yīng)的基礎(chǔ)，物資計(jì)劃管理是按照“集成需求、計(jì)劃控制、批量采購(gòu)、保證供應(yīng)”的原則實(shí)現(xiàn)的。借助erp管理系統(tǒng)，加強(qiáng)物資計(jì)劃管理，使物資供應(yīng)管理走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化。

[1]王海強(qiáng)，劉維民.ERP下的物資集約化管理.中國(guó)電力企業(yè)管理，2010（22）

[2]茍群.石化行業(yè)在ERP系統(tǒng)下的物資庫(kù)存管理.經(jīng)營(yíng)管理者，2011（7）

（作者單位：中石化湖北化肥分公司物資供應(yīng)處 湖北枝江 443200）

（責(zé)編：若佳）

F252.21

A

1004-4914（2014）06-237-02